IT預(yù)算編制實(shí)用指引-2019年文檔

1、IT預(yù)算編制實(shí)用指南雖然計(jì)劃趕不上變化， 但是年初的計(jì)劃還是要做。 對 于CIO來說，如何編制年度預(yù)算是個大難題。CEO認(rèn)為IT部門是個成本中心，當(dāng)然對預(yù)算一審再審，每一塊都要花在刀刃上。 而CIO認(rèn)為，IT建設(shè)事關(guān)企業(yè)下一步的發(fā)展計(jì)劃，重之又重， 當(dāng)然不能因小失大。CIO和CEO之間就像隔著一道IT預(yù)算迷宮，CIO既要穿過迷 宮獲得CEQ的認(rèn)可，又要在闖迷宮時帶著工具找到最佳路徑。關(guān)鍵動作：1. 思想重視2. 按高中低檔上報(bào)3. 分門別類算清投資回報(bào)率，包括硬性和軟性4. 不輕易許諾大部分CIO都是技術(shù)練家子出身，如果讓他們選擇是做一年 的技術(shù)規(guī)劃還是財(cái)務(wù)規(guī)劃， 他們一定會毫無疑問地選擇前者

2、， 但 是CIO們必須充分認(rèn)識到IT預(yù)算的重要性。過去一年的市場調(diào) 查顯示，許多CIO發(fā)現(xiàn)他們的信譽(yù)正在降低。 如果CIO不能做一 個好的財(cái)務(wù)規(guī)劃， 不能證明技術(shù)對公司是有價值的， 他將在董事 會失去一席之地。 但反過來， 他終于會有一個好機(jī)會成功地建 立一項(xiàng)有完善的業(yè)務(wù)計(jì)劃支持和可證明收益的項(xiàng)目，提高CIO的地位，為職業(yè)生涯推波助瀾。IT 預(yù)算表為什么重要？是因?yàn)樯厦媲逦尸F(xiàn)了企業(yè)全年各IT項(xiàng)目的詳細(xì)資金預(yù)算和實(shí)施計(jì)劃，使CEO能夠清楚地掌握信息化建設(shè)所投入的各項(xiàng)費(fèi)用及時間表。CIO可以利用這張財(cái)務(wù)化的工作表來保證 IT 投入、項(xiàng)目建設(shè)能夠有效執(zhí)行，并對項(xiàng)目投 資和進(jìn)度進(jìn)行有效的監(jiān)控。此外，

3、CIO還可以運(yùn)用這張表在項(xiàng)目實(shí)施中期對項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)整、在項(xiàng)目結(jié)束后進(jìn)行收益評估等。任何一個企業(yè)都是以獲取利潤為目標(biāo)，那CIO必須拿出可靠的報(bào)表告訴老板， IT 的投資回報(bào)率非常可觀才有望順利拿到預(yù) 算。而投資回報(bào)率怎么計(jì)算呢？首先要分類。 把近期要做的事情 畫一張表，將近期可能進(jìn)行的項(xiàng)目分類， 比如說必須進(jìn)行的項(xiàng)目、 高回報(bào)率的大項(xiàng)目、 錦上添花的項(xiàng)目等。 然后在分類的基礎(chǔ)上進(jìn) 行組合管理，深入挖掘可預(yù)期的收益。幾個組合下來，就會有不 同的方案出現(xiàn)，呈現(xiàn)給CEOS有據(jù)可依，又有高中低幾個檔次供 選擇，通過的可能性比較大，相對也會有回還的余地。例如廣東 移動在做年度預(yù)算時，各市公司一般都會做高、中

4、、低三個預(yù)算 方案，而數(shù)據(jù)表明省公司一般會取中方案。此外，對于那種已制定 35 年的長期計(jì)劃的 IT 部門，可以 考慮以實(shí)施的狀況調(diào)整年度投資回報(bào)率。當(dāng)然，投資回報(bào)率的計(jì)算不是那么想當(dāng)然， 有時候甚至?xí)?風(fēng)險(xiǎn)，CIO不要輕易許諾。例如，美國著名的基金管理企業(yè) Fidelity 在成功上線了一套新的網(wǎng)上訂單系統(tǒng)后發(fā)現(xiàn)只有 12% 的客戶使用，而許諾的比率是 80匯這就是IT小組忽略了對顧客和企業(yè)內(nèi)部員工的培訓(xùn)， 就輕易在討論收益的業(yè)務(wù)計(jì)劃部分簽 字的后果。這句盛行的對 CIO 的告誡非常中肯且一針見血。 制定一份既容易通過又含金量高的 IT 年度預(yù)算是一門科 學(xué)，更是一門藝術(shù)。一旦掌握了其中的

5、一些竅門，一定會讓 CIO 感到其樂無窮。關(guān)鍵動作：1. 研究企業(yè)所處狀況2. 細(xì)分3. 重視培訓(xùn)IT預(yù)算大盤子定下來，作為 CIO,為了達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，如何將 IT 預(yù)算進(jìn)行細(xì)分，怎樣細(xì)分才最合理？一般而言， IT 預(yù)算包括兩方面的內(nèi)容：一是運(yùn)行原有信息 化系統(tǒng)需要的日?；A(chǔ)費(fèi)用， 另一個是計(jì)劃上線新的應(yīng)用軟件及 基礎(chǔ)設(shè)施升級的費(fèi)用。 對于信息化建設(shè)較為成熟的用戶來說， 大 部分 IT 預(yù)算是用于日常維護(hù)，經(jīng)常占到了總額的8090%。相對比較少的一部分資金用于新的投資或者初始化投資。 不過，這也 不是絕對的。比如，對于大部分中小企業(yè)，信息化基礎(chǔ)較弱，他 們的 IT 預(yù)算有很大一部分用于新系統(tǒng)上

6、線和人員的培訓(xùn)。 另外， 很多大型企業(yè)正面臨提升商務(wù)性能，例如建立SCM和CRM系統(tǒng)，以大大提高他們供應(yīng)鏈反應(yīng)能力或改變客戶體驗(yàn)等， 而上線這些 系統(tǒng)需要建立大型的數(shù)據(jù)庫和存儲設(shè)備等， 因此， 上線新系統(tǒng)可 能在某時間段內(nèi)的投入也會非常大。無論是日常費(fèi)用，還是上線新應(yīng)用的費(fèi)用，事實(shí)上，再把IT 預(yù)算從費(fèi)用類別進(jìn)行細(xì)分，不外乎軟件、硬件、安全、咨詢、 維護(hù)和培訓(xùn)等六大類， 而每部分所占的比例與公司所處的行業(yè)類 別及信息化所處階段有關(guān)。對于銀行、政府等行業(yè)來說，在信息 安全上的投資非常大， 而且呈現(xiàn)越來越大的趨勢。 對于大型企業(yè) 和即將走入國際化舞臺的跨國企業(yè)來說， 找一家國外知名咨詢公 司認(rèn)真分

7、析企業(yè)戰(zhàn)略， 結(jié)合國內(nèi)外競爭對信息化項(xiàng)目做好前期咨 詢是項(xiàng)目成功的一半。對于電力等穩(wěn)定性和安全性要求大的企 業(yè)，維護(hù)成本占的比例最大。特別一提的是培訓(xùn)費(fèi)用。 目前來看， 培訓(xùn)費(fèi)用是一項(xiàng)容易被 低估的項(xiàng)目。一般來說稍有 IT 項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的人都不會完全忽 視培訓(xùn)費(fèi)用， 但往往會低估培訓(xùn)費(fèi)用。 培訓(xùn)費(fèi)用之所以高是因?yàn)?信息化并不只是買些硬件、上套軟件系統(tǒng)那樣簡單。事實(shí)上，除 了學(xué)習(xí)軟件操作外， 幾乎每個員工都必須學(xué)一套全新的流程， 同 時要求管理上配合做許多改變。 因此， 要對各部門參與人員進(jìn)行 信息化知識培訓(xùn)， 使大家對未來信息化的系統(tǒng)功能和預(yù)期可能達(dá) 到的效果形成共識。 這種改變所需的費(fèi)用必須

8、包含在培訓(xùn)費(fèi)用預(yù) 算之內(nèi)。2006 年初，通過翻看每年的 IT 預(yù)算，許多用戶驚喜發(fā)現(xiàn)這 些年在 IT 支出上的變化： 3 年前，硬件投資遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過軟件，現(xiàn) 在兩者投入幾乎持平，且在軟件投資中維護(hù)的成本正在逐年遞 增。這是 IT 建設(shè)從起步階段邁向成熟階段的標(biāo)志。如何進(jìn)行軟件、硬件、安全、咨詢、維護(hù)和培訓(xùn)等不同項(xiàng)目 的預(yù)算配比，需要依不同企業(yè)而異。對CIO而言，做IT預(yù)算的原則或核心挑戰(zhàn)在于如何有效制定 IT 年度計(jì)劃。 IT 年度計(jì)劃是 IT 預(yù)算的基礎(chǔ)， 而業(yè)務(wù)需求則是 IT 年度計(jì)劃的根本所在。 IT 預(yù) 算一般要在業(yè)務(wù)部門都報(bào)完預(yù)算后做出， 因?yàn)檫@樣才能很明確地 知道哪些業(yè)務(wù)需要IT技術(shù)

9、的支撐。在制定預(yù)算之前，CIO要與業(yè)務(wù)部門有效溝通， 從而正確制定出滿足企業(yè)業(yè)務(wù)、 管理發(fā)展的 IT 規(guī)劃。雖然企業(yè) IT 建設(shè)難免會有臨時性變化，但相對而言， 大方向是不變的，因此企業(yè)在做每年 IT 預(yù)算的同時，應(yīng)該對中 期 IT 規(guī)劃有所考慮和準(zhǔn)備， 這樣工作才能擺脫就事論事的局限。 當(dāng)然，如果企業(yè)已經(jīng)有一份成熟的IT總體規(guī)劃，這對于 CIO把握 IT 投資重點(diǎn)、制定科學(xué)細(xì)致的 IT 預(yù)算更為有利。由此可見， 為了盡可能地將IT規(guī)劃做準(zhǔn)確，CIO必須把握兩方面的脈搏： 一是 IT 技術(shù)的發(fā)展趨勢，二是企業(yè)的戰(zhàn)略方向。關(guān)鍵動作：1. 關(guān)注財(cái)務(wù)技巧2. 考慮設(shè)備租賃3. 人員成本、管理費(fèi)用攤銷

10、到業(yè)務(wù)部門盤算好了軟硬件等部分的預(yù)算之后，CIO就該考慮攤銷方式、 人員成本分配、 計(jì)成本或費(fèi)用的差別等因素對預(yù)算的影響。 一些 CIO可能認(rèn)為，這些是財(cái)務(wù)技巧，只不過是數(shù)字游戲，無關(guān)緊要。 可是，這些直接影響到預(yù)算的最終結(jié)果，關(guān)系著預(yù)算能否通過。為了讓 CIO 有一個感性的認(rèn)識，先來看一個攤銷影響預(yù)算的例 子。A公司計(jì)劃2007年擴(kuò)大規(guī)模，人員增加1000名。據(jù)此，CIO 需要購買計(jì)算機(jī) 1000 臺，每臺 4000 元，預(yù)算 400 萬元。對于此 項(xiàng)預(yù)算，甲乙丙三個 CIO有三種不同的預(yù)算方法。甲：購買計(jì)算機(jī) 1000 臺，預(yù)算 400 萬元。 乙：購買計(jì)算機(jī) 1000臺，需支出 400萬

11、元，分三年攤銷， 2007 預(yù)算年度攤銷 133 萬元。丙：購買計(jì)算機(jī) 1000 臺，需支出 400 萬元，分五年攤銷， 2007 預(yù)算年度攤銷 80 萬元。同樣的一項(xiàng)業(yè)務(wù)， 為什么預(yù)算結(jié)果差別這么大呢？甲 CIO 計(jì)算的其實(shí)是本年度的支出， 并不是本年度的費(fèi)用。 計(jì)算機(jī)屬于 固定資產(chǎn)， 不會只用一年， 所以應(yīng)該將購買計(jì)算機(jī)支出按照使用 年限分?jǐn)偟礁髂甓取?那么，乙丙為什么按照不同的年限來分?jǐn)偅?原來，我國稅法和會計(jì)制度對計(jì)算機(jī)等硬件的攤銷有不同的規(guī) 定。稅法的原則是保護(hù)國家稅收， 規(guī)定固定資產(chǎn)攤銷年限是 5 年。 而會計(jì)制度認(rèn)為， 計(jì)算機(jī)類產(chǎn)品更新?lián)Q代很快， 如果按照一般固 定資產(chǎn)攤銷的方法

12、計(jì)算， 則不能反映真實(shí)情況。 出于保護(hù)投資人 利益的原則，會計(jì)制度減少了計(jì)算機(jī)類產(chǎn)品的攤銷年限。在全面預(yù)算日益盛行的今天， CIO在預(yù)算中考慮使用年限， 不僅使預(yù)算更符合控制預(yù)算的要求， 還是高層科學(xué)評估預(yù)算年度 收支狀況的需要。 不僅計(jì)算機(jī)等硬件需要考慮攤銷年限， 使用年 限比較長的軟件也需要考慮攤銷年限。 按照目前的規(guī)定， 單獨(dú)購 買的軟件可以作為無形資產(chǎn)入賬， 攤銷年限更長， 應(yīng)計(jì)入預(yù)算年 度的費(fèi)用則更低。某些企業(yè)可能并不認(rèn)可這一套方法。 攤銷并沒有減少預(yù)算年 度的實(shí)際支出，而現(xiàn)金流肯定是CEO考慮的首要因素，減少預(yù)算 年度現(xiàn)金支出正是 CEO對CIO的具體要求。對此，CIO應(yīng)該拋棄 用

13、東西就去買這種傳統(tǒng)觀念， 嘗試租賃等靈活的方式。 通過租賃， CIO不僅可以減少預(yù)算年度的實(shí)際支出，還可以在變化來臨時有 更靈活的應(yīng)對措施。這年頭，除了變化一切都在變。年初CEC還意氣風(fēng)發(fā)地宣布擴(kuò)張的宏圖大志， 好景不到半年， 裁員的秘密計(jì) 劃就在悄然實(shí)施了。如果恰好采用了租賃方式，CIO就不會為倉庫堆滿了被裁員工的電腦而嘆息。在預(yù)算時，除了考慮攤銷年限的影響之外，CIO還需要考慮人員和服務(wù)費(fèi)用的分配。 盡管CIO經(jīng)常與手下稱兄道弟，但在做 預(yù)算時卻沒必要把他們都當(dāng)作自己人。CIO負(fù)責(zé)的信息中心很大一部分工作是電腦維護(hù)等， 這些人員的工資、 辦公費(fèi)用也就應(yīng)該 算到相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門名下，而不是信息中心獨(dú)包獨(dú)攬。機(jī)械工業(yè)出版社網(wǎng)絡(luò)信息中心主任趙少平介紹， 該出版社每 年度的預(yù)算包括三個主