辦公室日常管理制度.doc

1、辦公室日常管理制度辦公室日常管理制度目錄 總那么.第一條 辦公秩序.第二條 考勤制度.第三條 辦公室衛(wèi)生規(guī)章制度.第四條 IT類設(shè)備使用標(biāo)準(zhǔn).第五條 辦公室用電平安.第六條 檔案管理.第七條 印鑒管理.第八條 辦公用品管理第九條 會(huì)議制度 第十條 罰那么 1 總 那么 1.為加強(qiáng)公司管理，維護(hù)公司良好形象，特制定本規(guī)定，明確要求，標(biāo)準(zhǔn)行為。創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氣氛。2.本規(guī)定所指行政事務(wù)包括效勞標(biāo)準(zhǔn)、辦公秩序、辦公室衛(wèi)生規(guī)章制度、檔案管理、印鑒管理、辦公用品管理等。第一條 辦公秩序一根本準(zhǔn)那么 1.不可大聲喧嘩、打鬧，不利用計(jì)算機(jī)、手機(jī)等播放音樂(lè)或歌曲影響別人工作，也不許議論與工作無(wú)關(guān)的事及公開(kāi)

2、對(duì)公司內(nèi)部和外部人員發(fā)表直接或間接的評(píng)論和牢騷；2.個(gè)人通訊方式要留存公司，如變動(dòng)及時(shí)通知行政部進(jìn)展更新，如有急事須及時(shí)回復(fù)，以免耽誤工作；3.保持辦公區(qū)域環(huán)境清潔：不得在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙；不得在辦公區(qū)內(nèi)堆放紙箱、書籍或其他雜物；不亂仍雜物、隨地吐痰；不得在辦公區(qū)內(nèi)用餐；保持 、電腦等辦公設(shè)備清潔；不得在室內(nèi)擺放與工作無(wú)關(guān)的物品，下班前保持桌面整潔、座椅歸位。4.不得在公司電腦上玩游戲、下載電影、游戲包括下班后。5.不得在工作時(shí)間進(jìn)展網(wǎng)上聊天或閱讀、下載與工作無(wú)關(guān)的內(nèi)容，。6.未經(jīng)答應(yīng)，不準(zhǔn)隨意翻動(dòng)、閱覽別人辦公桌上的文件、資料、報(bào)告等材料，廢棄的文件應(yīng)及時(shí)銷毀，機(jī)要 、文件內(nèi)容不得隨意傳閱泄密

3、。重要文件存放應(yīng)注意保密，不得隨意擺放。7.工作期間不得在辦公區(qū)接打私人 ，確有需要時(shí)間在非辦公區(qū)接打私人 不得超過(guò)15分鐘，制止利用公司 接打私人 。8.飲食，就餐時(shí)間為：12:00-13:00 ，不允許在辦公區(qū)域就餐。自備食物的員工在下班休息時(shí)間按先后順序使用微波爐進(jìn)展加熱，最后一位使用微波爐者關(guān)閉電。工作時(shí)間內(nèi)制止在辦公區(qū)域內(nèi)食用有氣味的食品及零食。10.不得利用工作時(shí)間和公司設(shè)備干私事。11.不得賭博、不得聚眾鬧事、不得使用侮辱語(yǔ)言。12.下班后，最后分開(kāi)工作區(qū)的同事負(fù)責(zé)檢查并關(guān)閉電電燈、電腦、空調(diào)等設(shè)備，關(guān)好門、窗。13.辦公區(qū)內(nèi)嚴(yán)禁燃燒雜物或使用明火，不能自行安裝或亂拉電線，防止失

4、火。14.未辦理相關(guān)手續(xù)，不得將公司財(cái)產(chǎn)、記錄或其他物品帶出。15.來(lái)客、來(lái)訪的接待必須在辦公時(shí)間內(nèi)進(jìn)展，未經(jīng)特許，非辦公時(shí)間不得帶外人進(jìn)入辦公室。16.辦公室桌面每日下班前各自進(jìn)展整理保持臺(tái)桌面整潔、衛(wèi)生，辦公用品擺放整齊。17.未經(jīng)行政部同意，制止私自調(diào)換工作位置或挪開(kāi)工作臺(tái)、文件柜等辦公家具、辦公設(shè)備。二禮儀標(biāo)準(zhǔn) 1.儀表：?jiǎn)T工穿著應(yīng)符合企業(yè)形象，原那么上員工穿著及修飾應(yīng)穩(wěn)重大方、整齊清爽、干凈利落、服飾整潔、完好協(xié)調(diào)、悅目不能穿拖鞋、女士不能穿短褲、吊帶裝、睡衣、超短裙等；男士不能頭發(fā)太長(zhǎng)、長(zhǎng)指甲、面容不清潔等等2.微笑效勞;在接待公司內(nèi)外人員的垂詢、要求等任何場(chǎng)合，應(yīng)注視對(duì)方，微笑應(yīng)

5、答，切不可冒犯對(duì)方。3.用語(yǔ)：在任何場(chǎng)合應(yīng)用語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)，語(yǔ)氣溫和，音量適中，嚴(yán)禁大聲喧嘩。4.現(xiàn)場(chǎng)接待：遇到客人進(jìn)入工作場(chǎng)地應(yīng)禮貌勸阻，上班時(shí)間，辦公室內(nèi)應(yīng)保證有人接待。原那么上公司不允許在辦公室接待親友，如特殊情況，經(jīng)部門主管同意，可在不影響公司正常業(yè)務(wù)的情況下，在接待室或會(huì)議室進(jìn)展。5.接通 接 應(yīng)及時(shí)，一般鈴響不應(yīng)超過(guò)三聲，如受話人不能接聽(tīng)，離之最近的職員應(yīng)主動(dòng)接聽(tīng)，重要 做好接聽(tīng)記錄包括何時(shí)，何地，何事，回復(fù)時(shí)間等，嚴(yán)禁占用公司 時(shí)間太長(zhǎng)。第二條 考勤制度為標(biāo)準(zhǔn)員工的作息、進(jìn)步工作效率。達(dá)成工作目的。公司全體員工都要遵守公司的考勤和休假制度。詳見(jiàn)考勤規(guī)章制度。第三條 辦公室衛(wèi)生規(guī)章制度一內(nèi)

6、容與適用范圍 1.本制度規(guī)定了辦公室衛(wèi)生管理的工作內(nèi)容和要求及檢查與考核。2.此管理制度適用于本公司所有辦公室衛(wèi)生的管理。二定義 1.公共區(qū)域：包括辦公室走道、會(huì)議室、衛(wèi)生間，每天由保潔員進(jìn)展清掃；2.個(gè)人區(qū)域：包括個(gè)人辦公桌及辦公區(qū)域由各部門工作人員每天自行清掃。三辦公室衛(wèi)生要求 1.要做到公共區(qū)域及個(gè)人區(qū)域地面干凈清潔、無(wú)污物、污水、浮土，無(wú)死角；門窗干凈、無(wú)塵土、玻璃清潔、透明；墻壁清潔，外表無(wú)灰塵、污跡；沙發(fā)、茶幾、掛件、畫框及其他裝飾品外表干凈整潔；衛(wèi)生間、洗手池內(nèi)無(wú)污垢，保持清潔；衛(wèi)生工具用后及時(shí)清潔整理，保持清潔、擺放整齊；垃圾簍及時(shí)清理，無(wú)溢滿現(xiàn)象；保持魚(yú)缸清潔，定期換水和給魚(yú)

7、喂食。2.員工工位衛(wèi)生由員工自己負(fù)責(zé)清理干凈，自己的辦公用品和各種用具存放整齊有序，辦公桌面要保持外表無(wú)污垢，無(wú)灰塵，蜘蛛網(wǎng)等，辦公室內(nèi)電器線走向要美觀，標(biāo)準(zhǔn)，并用護(hù)釘固定不可亂搭接臨時(shí)線。新進(jìn)設(shè)備的包裝和報(bào)廢設(shè)備以及不用的雜物應(yīng)按規(guī)定的程序及時(shí)予以去除。3.員工不隨地吐痰，不隨地亂扔垃圾；不準(zhǔn)在室內(nèi)和走廊堆放物品、燃燒廢紙、亂貼亂畫；辦公室門口及窗外不得丟棄廢紙、傾倒剩茶；下班后要整理辦公桌上的用品，放罷整齊；下班后先檢查各自辦公區(qū)域的門窗是否鎖好，將一切電切斷后即可分開(kāi)。4.室內(nèi)不許存放垃圾，定時(shí)清理干凈。5.辦公室工作人員要講究衛(wèi)生，養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣，保持辦公室內(nèi)外清潔美觀，創(chuàng)造良好的

8、工作環(huán)境。6.辦公室人員有義務(wù)提醒外來(lái)人員，不準(zhǔn)隨地吐痰，亂扔紙屑、瓜果、皮核、制止從窗戶往外吐痰倒水，亂扔雜物。第四條 辦公室IT類產(chǎn)品使用標(biāo)準(zhǔn) 機(jī)、計(jì)算機(jī)由公司統(tǒng)一為員工配發(fā)，日常操作和保潔由使用者自行負(fù)責(zé)；復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、 機(jī)等放置在公共區(qū)；U盤和挪動(dòng)硬盤按需求申請(qǐng)使用，使用完立即歸還。監(jiān)控設(shè)備為公司安防需求，任何人不得擅自拆裝。第五條 辦公室用電平安 1.公司本部辦公平安用電管理由企管中心負(fù)責(zé)。2.公司辦公室電輸電線路由企管中心指定專人負(fù)責(zé)，任何部門均不得自行接線接電。無(wú)電工執(zhí)照的人員不準(zhǔn)安裝電線路。3.對(duì)陳舊老化、超負(fù)荷的電線路，必須有方案地逐步更換。一時(shí)難于更換的，必須在確保平安的

9、條件下，采取特別防護(hù)措施，否那么，必須暫停使用。4.電線路必須安裝可靠的保險(xiǎn)裝置，并正確使用保險(xiǎn)絲，確保用電平安。制止使用銅線和其它非專用金屬線當(dāng)保險(xiǎn)絲使用。5.各辦公室制止員工使用大容量電器設(shè)備。需安裝大容量的電器設(shè)備時(shí)，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。凡電線路容量不允許安裝大容量用電器的地方，一律制止安裝。6.所有用電場(chǎng)所必須執(zhí)行“人走電關(guān)”的規(guī)定，人員分開(kāi)用電場(chǎng)所或電器設(shè)備不使用時(shí)，要關(guān)閉電。24小時(shí)用電的設(shè)備，必須有專人值班，隨時(shí)掌握用電的平安情況。7.電器在使用過(guò)程中，發(fā)生打火、異味、高熱、怪聲等異常情況時(shí)，必須立即停頓操作，關(guān)閉電，并及時(shí)找電工檢查、修理，確認(rèn)能平安運(yùn)行時(shí)，才能繼續(xù)使用。8.平安

10、用電必須堅(jiān)持定期檢查制度，企管中心會(huì)同有關(guān)部門，每年組織12次檢查，各部門每月要進(jìn)展一次檢查，對(duì)不平安隱患及時(shí)整改。9.任何部門和個(gè)人都必須嚴(yán)格遵守平安用電規(guī)那么，嚴(yán)禁私拉亂接電，嚴(yán)禁違章違規(guī)使用電器，嚴(yán)禁電線路超負(fù)荷使用，確保電插座附近的清潔、遠(yuǎn)離水。對(duì)于違規(guī)違章用電的部門和個(gè)人，每位員工都有檢舉和監(jiān)視的義務(wù)。10.違背上述規(guī)定，根據(jù)情節(jié)按有關(guān)規(guī)定給予處分；違背規(guī)定造成人身傷亡和設(shè)備、財(cái)產(chǎn)損失的，將根據(jù)情節(jié)和損失程度給予罰款、賠償、行政處分的處分，直至移送司法機(jī)關(guān)追究其刑事責(zé)任。第六條 檔案管理 1.歸檔范圍 公司的規(guī)劃、年度方案、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞開(kāi)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、

11、會(huì)議紀(jì)要、決議、決定、委任狀、協(xié)議、合同、工程方案、通告、通知等具有參考價(jià)值的文件材料。2.檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完好，重要檔案必須保證平安。3.檔案的借閱與索取 1總經(jīng)理、副總經(jīng)理借閱檔案可通過(guò)檔案管理人員辦理直接提檔。2公司其別人員需借閱檔案時(shí)，要經(jīng)主管指導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱檔案必須保護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意平安和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。4.檔案的銷毀 1任何組合或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。2如按規(guī)定需要銷毀時(shí)，須經(jīng)主管指導(dǎo)、企管中心批準(zhǔn)前方可銷毀；3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，有專人監(jiān)視銷

12、毀。第七條 印鑒管理 1.公司印鑒公章由企管中心負(fù)責(zé)保管。2.公司印鑒的使用一律由部門經(jīng)理或總經(jīng)理簽字答應(yīng)后管理印鑒的人方可蓋章，如違背此項(xiàng)規(guī)定造成的后果由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。3.公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說(shuō)明及對(duì)外開(kāi)出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)登記、存檔，以備查詢。4.公司一般不允許開(kāi)具空白介紹信、證明，如因工作需要或其他特殊情況需要開(kāi)具時(shí)，必須經(jīng)總經(jīng)理簽字批條方可開(kāi)出。持空白介紹信外出工作回來(lái)必須向公司匯報(bào)介紹信的用處，未使用的必須交回。5.公司財(cái)務(wù)章由財(cái)務(wù)部保管，只限于財(cái)務(wù)部處理財(cái)務(wù)事務(wù)使用。6.公司合同章由總經(jīng)理指定專人管理，只限于業(yè)務(wù)合同往來(lái)事務(wù)處理使用。7.人事章由人力資部保管，只限于

13、處理人事行政事務(wù)使用。8.蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。第八條 辦公用品管理制度1.目的 為標(biāo)準(zhǔn)辦公用品的管理，特制定本制度。2.辦公種類：消耗辦公品，IT辦公資產(chǎn)用品,管理性辦公用品。3.辦公用品的管理方法 1辦公用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種?！皞€(gè)人領(lǐng)用”系個(gè)人使用保管用品，如圓珠筆、橡皮；“部門使用”系本部門共同使用用品，如打孔機(jī)、大型訂書機(jī)及消費(fèi)部、技術(shù)部專用辦公工具。2消耗品可根據(jù)歷史記錄如已過(guò)去半年耗用平均數(shù)、經(jīng)歷法那么估計(jì)消耗時(shí)間設(shè)定。3領(lǐng)用管理基準(zhǔn)如圓珠筆每月發(fā)放一次，并可隨部門或人員的工作調(diào)整發(fā)放。4管理消耗品文具應(yīng)限定人員使用，自第三次發(fā)放起，必須以舊品交換新品，但消耗

14、品不在此限。5管理性辦公用品列入移交，如有故障或損壞，應(yīng)以舊換新，如遺失應(yīng)由個(gè)人或部門賠償。6辦公用品的申請(qǐng)應(yīng)于每月二十五日由各部門提出“辦公用品申請(qǐng)單”，交企管中心匯總，次月一日發(fā)放。但管理性辦公用品的請(qǐng)領(lǐng)不受上述時(shí)間限制。7企管中心發(fā)放辦公用品時(shí)應(yīng)分別登記，并控制文具領(lǐng)用狀況。8辦公用品嚴(yán)禁員工取回家用，特殊情況需帶回家用的，需部門經(jīng)理批準(zhǔn)，后交由企管中心批準(zhǔn)方可。9辦公用品采購(gòu)由企管中心匯總、采購(gòu)。消耗類辦公用品可批發(fā)采購(gòu)或耗用量大者應(yīng)酌量庫(kù)存如：必需品、采購(gòu)不易的。特殊辦公用品價(jià)值較高或辦公室固定資產(chǎn)類需經(jīng)總經(jīng)理同意受權(quán)后采購(gòu)。10新進(jìn)人員到職時(shí)由各部門提出辦公用品申請(qǐng)，向企管中心申領(lǐng)

15、辦公用品，人員離任時(shí)，應(yīng)將剩余辦公用品一并繳交人事行政部。辦公用品管 理流程圖 一、 目的 為進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)公司會(huì)議管理，做好上情下達(dá)和下情上報(bào)工作，實(shí)現(xiàn)公司信息資在各部門之間快速有效傳遞，確保會(huì)議內(nèi)容及議定的事項(xiàng)得到有效落實(shí)，以便有效地提升公司運(yùn)營(yíng)程度，特制定本制度。二、 公司會(huì)議類型 公司各種例會(huì)召開(kāi)時(shí)間、地點(diǎn)及主持人和參會(huì)人員表 時(shí)間 主題 地點(diǎn) 參會(huì)人 主持人 如有其它臨時(shí)召開(kāi)會(huì)議或時(shí)間變動(dòng)，請(qǐng)以臨時(shí)通知為準(zhǔn)三、 會(huì)議議題 1每次開(kāi)會(huì)都要有主題，主持人召開(kāi)專題會(huì)議，傳達(dá)公司會(huì)議精神，講評(píng)部門工作要點(diǎn)及存在問(wèn)題，幫助下屬解決工作匯中遇到的困難和問(wèn)題，并對(duì)下一步工作進(jìn)展指導(dǎo)。2各部門根據(jù)實(shí)際情

16、況，由各部門經(jīng)理決定是否邀請(qǐng)財(cái)務(wù)、人事等其他部門同事或公司指導(dǎo)參加例會(huì)。四、 會(huì)議要求 1做好會(huì)議記錄。2會(huì)議紀(jì)要在會(huì)議召開(kāi)2天之內(nèi)形成書面材料，并上傳公司共享文件夾中，以便各部門學(xué)習(xí)與落實(shí)會(huì)議精神，以使大家共同遵守執(zhí)行。3對(duì)外專題會(huì)議組織部門應(yīng)提早做好會(huì)議資料如會(huì)議議程議題、提案、匯報(bào)材料、方案草案、決議決定草案、參會(huì)人應(yīng)提交資料等準(zhǔn)備組織工作。4每次會(huì)議都要有明確的主題和需要解決的問(wèn)題，并圍繞此召開(kāi)會(huì)議，不可以在會(huì)議時(shí)間討論于此無(wú)關(guān)的話題。五、 會(huì)議紀(jì)律 1書記員認(rèn)真記錄會(huì)議紀(jì)要，如實(shí)按會(huì)議制度記錄會(huì)議內(nèi)容，參會(huì)缺席、遲到等情況。2各部門參會(huì)人員必須準(zhǔn)時(shí)，不得無(wú)故缺席，無(wú)故缺席累計(jì)達(dá)三次以上，視為。與會(huì)人員一般不得缺席或指定別人代表，確因個(gè)人緊急事務(wù)需要請(qǐng)假的，須向會(huì)議主持人請(qǐng)假，同時(shí)指定專人代為履行職責(zé)。3會(huì)場(chǎng)內(nèi)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至震動(dòng)，會(huì)議期間來(lái)電，如無(wú)緊急事情，會(huì)后由當(dāng)事人回復(fù)來(lái)電，如有緊急事情，需經(jīng)主會(huì)人允許再外出接聽(tīng) ，會(huì)議期間參會(huì)者不喧嘩、不竊竊私語(yǔ)，特殊情況會(huì)場(chǎng)外再聯(lián)絡(luò)。六 會(huì)后事項(xiàng) 1會(huì)議室使用者應(yīng)自覺(jué)保持會(huì)議室的清潔衛(wèi)生，會(huì)議完畢后，應(yīng)將電燈、空調(diào)等設(shè)備電關(guān)閉，同時(shí)清理雜物、座椅歸位，保持室內(nèi)衛(wèi)生整潔、設(shè)施完好。2會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公