國家開放大學(xué)電大?？啤掇k公室管理》筒答設(shè)計題題庫及答案（試卷號2180）.doc

1、國家開放大學(xué)電大?？妻k公室管理筒答設(shè)計題題庫及答案試卷號2180國家開放大學(xué)電大?？妻k公室管理筒答設(shè)計題題庫及答案試卷號2180 一、筒答題 1簡述辦公環(huán)境的含義并按照由遠(yuǎn)及近的順序列舉環(huán)境類別。答：(1)辦公環(huán)境或稱辦公室環(huán)境，是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合。5分(2)按照由遠(yuǎn)及近的順序?qū)⑥k公環(huán)境分為辦公活動社會環(huán)境、辦公活動職能環(huán)境和辦公活開工作環(huán)境。5分2簡述剪彩儀式需要準(zhǔn)備的材料及其程序。答：(1)剪彩的準(zhǔn)備：紅色緞帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤、紅色地毯。5分(2)剪彩的程序：請來賓就位一宣布儀式正式開場一奏國歌一進(jìn)展發(fā)言一進(jìn)展剪彩一進(jìn)展參觀。5分3談?wù)勀銓k公室人

2、員應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解 答：(1)辦公室人員“善謀”要求：可以正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事務(wù)；要“參”到點(diǎn)子上、“謀”到關(guān)鍵處、注重諫言技巧。3分(2)辦公室工作人員“善謀”還必須謹(jǐn)防幾個誤區(qū)：一是“參政”意識過“度”，把自己擺在“準(zhǔn)指導(dǎo)”或副職的位置，把幕后工作放到臺前；二是輕易拋出“夾生”想法，強(qiáng)加于指導(dǎo)，于公于己都不利；三是出“餿主意”，幫飼忙，給工作帶來損失，造成被動場面。要防止以上誤區(qū)，就要求秘書人員用良好的職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)約束自己，踏踏實(shí)實(shí)地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悅、應(yīng)付指導(dǎo)。7分4筒述會務(wù)管理中對會務(wù)工作人員的要求 答：(1)會前的最后檢查工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、

3、細(xì)心、耐心；(2分) (2)組織簽到和登記任勞任怨，能連續(xù)作戰(zhàn)；2分(3)做好聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)溝通協(xié)調(diào)才能強(qiáng)；(2分) (4)會議記錄與保密(業(yè)務(wù)素質(zhì)強(qiáng)，有原那么)(2分) (5)會議后勤保障服從分配，具有協(xié)作意識。2分5簡述文員向上司做請示的考前須知。答：(1)請示要對口。遵守按上級分工，對口請示的原那么。防止多頭、越級請示。對涉及多方面的綜合性工作，應(yīng)向主持全面工作的指導(dǎo)人請示，并將有關(guān)情況通報其他分管上司。5分(2)請示要單一。遵守一文一事的規(guī)那么，防止將多項(xiàng)事務(wù)寫在一份請示內(nèi)，造成上司批復(fù)的困難。5分6.核稿，是擬稿人員的上級負(fù)責(zé)人對初稿的審查和核實(shí)，要做到“六查”，請簡述六查內(nèi)容。答：(1)

4、查是否需要行文，以什么名義行文。2分(2)查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)、政策及其它已有規(guī)定是否矛盾。2分(3)查要求和措施是否明確詳細(xì)，實(shí)在可行。2分(4)查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽。2分(5)查行文是否標(biāo)準(zhǔn)，文件格式是否符合規(guī)定。2分7簡述辦公室的四種含義。答：(1)廣義的：泛指一切辦公場所，區(qū)別于教室、車間、醫(yī)療室、實(shí)驗(yàn)室等。3分(2)狹義的：是指某一類職業(yè)人員或某一級職務(wù)人員的辦公場所，如廠長辦公室等。3分(3)特指的：黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機(jī)構(gòu)，級別高的又稱辦公廳，如河北省政府辦公廳。3分(4)專指的：某種專門的獨(dú)立的工作機(jī)構(gòu)，如國務(wù)院臺灣事務(wù)辦公

5、室。1分8會見與會談的前期準(zhǔn)備工作有哪些？ 答：(1)確定議題和明確目的。2分(2)搜集信息和分析p 雙方材料。2分(3)確定參加人員。2分(4)雙方協(xié)商時間、地點(diǎn)。2分(5)布置座位。2分9辦公室事務(wù)管理的效勞性表如今哪三個方面？ 答：一是為上司效勞，使上司擺脫繁雜瑣事的壓力，把主要精力集中在重要工作上。3分二是為組織效勞，為組織員工提供一個高效、舒適的工作生活環(huán)境。3分三是為公眾效勞，保證組織與外界的信息渠道通暢，親密與社會各界聯(lián)絡(luò)。4分10制發(fā)文件時加蓋機(jī)關(guān)印章，稱為用印，詳細(xì)要求有哪些？ 答：(1)文件用印時，必須以機(jī)關(guān)指導(dǎo)人或部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)的文件原稿為根據(jù)，經(jīng)核對無誤后始得用印。3分

6、(2)文件用印要端正、明晰，要端正地蓋在成文日期上方，上不壓正文，下要騎年蓋月。3分(3)文件用印一定要與制發(fā)文件的機(jī)關(guān)、部門或單位相一致。2分(4)要核實(shí)用印份數(shù)，超過份數(shù)的不能蓋印。2分11簡要說明會議紀(jì)要有什么作用？有哪兩種形式？ 答：會議紀(jì)要具有溝通情況、交流經(jīng)歷、統(tǒng)一認(rèn)識、指導(dǎo)工作的作用。3分可以用于向上級匯報會議情況；也可以分發(fā)給平級或下屬單位，以傳達(dá)會議精神和議定事項(xiàng)，或要求與會單位共同遵守、執(zhí)行。3分有兩種形式：(1)議決性會議紀(jì)要。2分(2)周知性會議紀(jì)要。2分12文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？詳細(xì)做法是怎樣的？ 答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)。2分電子提

7、示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報警系統(tǒng)、一周方案以及其他提示事項(xiàng)，文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。3分人工提示系統(tǒng)的做法：設(shè)置根本辦公日程表、固定活動日期一覽表。1分使用提示性備忘錄。1分準(zhǔn)備約會表。1分準(zhǔn)備特殊提示卡。1分準(zhǔn)備交往提示文件。1分二、設(shè)計題 1._市政府辦公室的李助理，在承受徐市長的一份緊急材料寫作任務(wù)之后，急匆匆地趕往自己辦公室，在走廊被分管經(jīng)濟(jì)工作的楊副市長叫了過去。楊副市長要李秘書趕緊為他查找有關(guān)市場經(jīng)濟(jì)的重要資料。李助理此時此刻一心只想到完成徐市長布置的任務(wù)，對楊副市長說的什么心不在焉。楊副市長見他有些走神，又重述了一遍自己的話。面對兩位指導(dǎo)幾乎同時

8、布置的工作，李助理陷入左右為難的境地。請你為李助理設(shè)計一個合理的應(yīng)對之策。答：(1)辦公室的一項(xiàng)根本職能是為指導(dǎo)政務(wù)效勞，李助理對于徐市長和楊副市長交辦的事情都不可回絕，而是應(yīng)當(dāng)承當(dāng)下來。8分(2)李助理承受任務(wù)后回到辦公室，向辦公室主任匯報，與其他助理協(xié)商，由別人完成楊副市長交辦的事項(xiàng)。8分(3)李助理自己全神貫注認(rèn)認(rèn)真真起草徐市長交代的緊急材料寫作任務(wù)。7分(4)別人查找完楊副市長所要的材料后，李助理親自將材料送至楊副市長處，假如可能，可以順帶把實(shí)際參與查找人員的名字講一下。7分2設(shè)計一份 記錄表 3.上司在與客人談話，這時有某公司張總經(jīng)理來找上司解決緊急事情，文員如何向上司傳話？ 答：(

9、1)用便條把所要傳達(dá)的內(nèi)容逐項(xiàng)書寫：“某公司張總，為急事來訪，請他等幾分鐘，還是請何人代為會見，要問他哪些事情？”然后將寫好的便條對折折好。6分(2)走入會客室，在上司背后說一聲：“對不起，打攪一下”。4分(3)上司回頭時，遞上便條與鉛筆。3分(4)退一步，等候指示。2分4如何承受對方的名片？ 答：(1)在接對方名片時，務(wù)必表現(xiàn)出尊重的態(tài)度。2分(2)當(dāng)對方遞知名片時，應(yīng)點(diǎn)頭致意，雙手在平行胸部的位置接過名片，最好不要捏到名片上的字，以示尊重。4分(3)雙手接過名片，再收回雙肘，扔輕捧名片，抬起頭，注視著對方，鄭重地讀知名片上的名稱，以確認(rèn)無誤。4分(4)遇到名片上有不認(rèn)識的字，不可輕率錯讀，

10、可誠懇地請教對方：“很冒昧，可否請問一下，這個字怎么念？”對方答復(fù)后，可按對方發(fā)音，重復(fù)一遍：“您是某某單位某某，很抱歉！”并行禮致歉。5分5.辦公室的清理和清掃方法。答：文員應(yīng)該參照以下標(biāo)準(zhǔn)做好辦公室的清理和清掃工作。(1)辦公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家那么應(yīng)打蠟，而金屬用品要用清潔劑擦拭。(2)辦公用品。電腦、打印機(jī)等不用時要用罩子蓋好，定期用干凈的抹布擦拭。 機(jī)聽筒兩端要用消毒液定期消毒。其他物品養(yǎng)成隨時清理，歸置整齊的習(xí)慣。(3)書架上的書籍、文件夾里的資料應(yīng)該擺放整齊，沒有灰塵。(4)地毯。每天清掃辦公室和會客室，用吸塵器吸去地毯、墻角的灰塵。(5)整套沙發(fā)裝飾。要用毛刷子刷

11、，椅套、桌巾一周要換一次，并拿去清洗。(6)抽煙工具。來訪者離去后立即檢查香煙是否用完？打火機(jī)還能點(diǎn)燃嗎？煙火缸是否清洗干凈？檢查清楚并拾掇妥當(dāng)。(7)掛畫、擺設(shè)。用撣子或毛刷子把灰塵拂掉，抹布容易使纖維污漬附在上面，最好不用。(8)廢物筒。每天清倒廢物筒。文員在清理上司字紙簍時要特別細(xì)心，因?yàn)榭赡苡猩纤倦S手丟棄的或底稿，需要揀出來用碎紙機(jī)打碎，不可粗心大意地一倒了之。6.當(dāng)來訪者自稱事先已和上司約好會面時，文員如何接待與應(yīng)對？ 答：(1)先向來訪者說：“是嗎？請稍等一下?！?分(2)然后請來訪者稍坐，再聯(lián)絡(luò)上司。3分(3)向上司匯報：“您約好的某某單位某先生女士，如今已經(jīng)來了”。4分(4)假

12、如上司確認(rèn)已事先約好，文員就回來向來訪者說：“某先生女士，真抱歉，不知您已約好，讓您久等了，請往這邊走”。然后引導(dǎo)客人去會見上司。5分7所謂有問題的來訪者一般是怎樣的？文員應(yīng)如何應(yīng)對？ 答：(1)固執(zhí)任性的來訪者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應(yīng)毫不妥協(xié)，但要注意禮貌地反復(fù)進(jìn)展解釋并提出建議。堅(jiān)持說你沒有權(quán)利更改規(guī)章制度?？杀ＷC：假如對方寫信給上司，上司一定會看到這封信。4分(2)進(jìn)展威脅的來訪者。悄悄地告訴老板，打 保安部門，不要與蠻橫無理、可能帶來危險的來訪者直接沖突。3分(3)情緒沖動的來訪者。假如來訪者是男性，女文員應(yīng)該找男的幫助；假如是女性；女文員可能會使她平靜下來；如不行，找一個成熟的女同事來幫助。4分(4)騙人的老手。他們介紹的產(chǎn)品或效勞價格低得離譜；公司經(jīng)營時間不長；個人或公司沒有通訊地址，或 號碼有疑問。必須保護(hù)公司和上司的利益。4分8.某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購置禮物贈送，小陳應(yīng)如何