有效時間管理課件

1、2022-1-21有效時間管理12022-1-21有效時間管理2課程目標課程目標幫助學員分析時間利用情況，合理安排時間。掌握正確且實用的時間管理技巧；根據自身時間管理的不良習慣，制訂對癥下藥的時間管理計劃。配合時間管理工具的運用，達到自我發(fā)展與提升。 2022-1-21有效時間管理3小案例小案例 如果每天早晨銀行向你的帳戶里如果每天早晨銀行向你的帳戶里撥款撥款8.648.64萬元。你可以在一天之中隨萬元。你可以在一天之中隨意支配，想用多少就用多少，用途也意支配，想用多少就用多少，用途也不加限制。但必須在不加限制。但必須在2424小時內用完，小時內用完，否則銀行將會沒收注銷。否則銀行將會沒收注銷

2、。請問：您會如何使用這筆錢？請問：您會如何使用這筆錢？2022-1-21有效時間管理4第一部分第一部分“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰。一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰?！?時間是我們最寶貴的財富理理 解解 時時 間間 2022-1-21有效時間管理5人生的時間銀行人生的時間銀行 現代人平均壽命現代人平均壽命7676歲，也就是歲，也就是說我們一生平均擁有：說我們一生平均擁有： 27,759 27,759 天天 666,216 666,216 小時小時 39,972,960 39,972,960 分鐘分鐘 2,398,377,600 2,398,377,600 秒秒2022-1-21有效時間管理6

3、如果生命如果生命7676歲歲工作工作 14 年年學習學習 5 年年睡覺睡覺 23 年年吃飯吃飯 7 年年個人衛(wèi)生個人衛(wèi)生 6 年年開會開會 3 年年休閑休閑 6 年年乘車乘車 4 年年排隊排隊 2 年年打電話打電話 2 年年找東西找東西 1 年年其他其他 3 年年2022-1-21有效時間管理7時間的價值（一）時間的價值（一）您的時間價值幾何？您的時間價值幾何？年收入年收入（萬元）（萬元）年工作年工作時間時間日工作日工作時間時間每天每天價值價值每小時每小時價值價值每分鐘每分鐘價值價值1250天天8小時小時4050.083250天天8小時小時120150.255250天天8小時小時200250.

4、428250天天8小時小時320400.6710250天天8小時小時400500.8315250天天8小時小時600751.2520250天天8小時小時8001001.67您的您的時間價值：時間價值： 元元/ /天天 元元/ /時時 元元/ /分分2022-1-21有效時間管理8時間的分類時間的分類按時間的狀態(tài)分按時間的狀態(tài)分 大塊時間大塊時間 固定時間固定時間 零碎時間零碎時間按時間的效用分按時間的效用分 工作時間工作時間 休閑時間休閑時間 安靜時間安靜時間 交通時間交通時間 彈性時間彈性時間2022-1-21有效時間管理9時間的價值（二）時間的價值（二） 有形價值有形價值 時間的有形價值是

5、指你所苦心開拓的許多家庭關系、時間的有形價值是指你所苦心開拓的許多家庭關系、社會關系，會在以后帶來有形的報酬。例如你是一名銷社會關系，會在以后帶來有形的報酬。例如你是一名銷售人員，拜訪客戶，跟客戶建立關系，最后與客戶達成售人員，拜訪客戶，跟客戶建立關系，最后與客戶達成交易，你定會有報酬。交易，你定會有報酬。無形價值無形價值 時間的無形價值是把時間投資于你的工作、家庭、時間的無形價值是把時間投資于你的工作、家庭、社交的功能方面，建立工作關系、家庭關系、人際關社交的功能方面，建立工作關系、家庭關系、人際關系等。你為此花掉時間，但它帶給你的收獲可能是無系等。你為此花掉時間，但它帶給你的收獲可能是無法

6、用金錢來衡量的這叫做無形的價值法用金錢來衡量的這叫做無形的價值。2022-1-21有效時間管理10時間的特性時間的特性供給毫無彈性供給毫無彈性無法積蓄無法積蓄無法取代無法取代無法失而復得無法失而復得2022-1-21有效時間管理11時間管理時間管理是尋求事業(yè)、家庭與社會生活平衡的需要是尋求事業(yè)、家庭與社會生活平衡的需要是信息爆炸時代，對信息處理的要求。是信息爆炸時代，對信息處理的要求。是競爭的壓力交給我們的任務。是競爭的壓力交給我們的任務。是你的客戶對品質的要求。是你的客戶對品質的要求。2022-1-21有效時間管理12第二部分第二部分 “ “時間是物質運動的順序性和持續(xù)性，時間是物質運動的順

7、序性和持續(xù)性，其特點是一維性，是一種特殊的資源其特點是一維性，是一種特殊的資源” 規(guī)規(guī) 劃劃 時時 間間 2022-1-21有效時間管理13時間使用的現狀時間使用的現狀課堂練習課堂練習 請為每一個空格，選擇一個與您的現請為每一個空格，選擇一個與您的現狀描述最貼切的詞匯。狀描述最貼切的詞匯。我的工作總是 （不、比較、很）忙。我 （經常、很少）陪伴我的家人和朋友，他們對我的表現 （很、較、不）滿意。我總是 （精力充沛、很疲憊），為事業(yè)與家庭而努力，讓我感到 （快樂幸福、是履行責任、筋疲力盡）。1. 對生活我 （有、沒有）自己的目標，我的每一步 （都是、基本上、不確定）朝著目標前進。2022-1-2

8、1有效時間管理14課堂練習：課堂練習：工作時間的使用工作時間的使用 這個練習能幫你注意到你是如何安排工作時間性的。它提供了一套一般性的問題來幫助你反思你特有的情況。不要在某個問題上思考太長時間，把精神集中于明確你安排工作時間的總模式上。 2022-1-21有效時間管理15課堂練習：課堂練習：工作時間的使用（工作時間的使用（1）你與你的任務（一）你與你的任務（一）1. 你是否利用某種形式的時間表來分配今后幾天的工作時間 ？2. 當你想到要做的事情時，你會經常感到驚慌嗎？3. 你常常發(fā)現自己試圖同時做幾件事嗎？ 4. 當你開始進行一項任務時，心中有一個明確的目標嗎？ 5. 你不斷掙扎在長期積壓、等

9、待完成的任務中嗎？ 6. 當你離開辦公室一陣以后，你經常得返回去找那張待打電話的人的名單嗎？7. 你有時間預先做計劃嗎？或者你常常遭受突然事件的襲擊嗎？ 8. 你經常為了完成任務而熬夜嗎？ 9. 你經常把日常工作帶回家完成嗎？ 10. 你出外一段時間歸來后，書桌上總堆積了大量的文件、資料嗎？2022-1-21有效時間管理16課堂練習：課堂練習：工作時間的使用（工作時間的使用（2）你與你的任務（二）你與你的任務（二）11.你經常匆匆忙忙趕在最后期限前完任務嗎？ 12.你經?；仡櫮愕幕顒右员阏{整工作，減去不必要的責任嗎？13.你知道從哪里獲得工作上可能需用要的資料嗎？14.你是否經常做些必要的記錄

10、，而不是主要依賴記憶力？15.你有沒有能幫你回憶起事情的方法？16.你保存會議的記錄，并將它們有條理地歸檔嗎？17.你對工作的先后次序清楚嗎？ 18.每當需要用一些日常資料，如：檔案，電話號碼名單和地址的時候，你能立即找到它們嗎？ 19.為了不使腦子經常從一項工作轉向另一項工作，你將任務分門別類嗎？20.你有時會在半夜醒來，想本應白天做的事嗎？2022-1-21有效時間管理17課堂練習：課堂練習：工作時間的使用（工作時間的使用（3）你與自己（一）你與自己（一）1.你經常把工作延期到“更晚時間”做嗎？ 2.你開始工作時通常處于積極的精神狀態(tài)嗎？ 3.你結束工作時通常處于積極的精神狀態(tài)嗎？ 4.你

11、對手頭的工作是否 難以集中注意力？ 5.你能記起你昨天工作的細節(jié)情況嗎？ 6.你知道在自己一星期/一年的什么時間從事哪些工作時能處于最佳狀態(tài)嗎？ 7.你（或者同事）認為你自己是個準時的人嗎？ 8.當你客觀地評價自己的工作方式 時，其中是否具有反效果的習慣和癖性？（如有，請列出） 。2022-1-21有效時間管理18課堂練習：課堂練習：工作時間的使用（工作時間的使用（4）你與自己（二）你與自己（二）9. 你工作時經常感到疲勞過度嗎？ 10.你是否經常對開始一項新任務或一天的工作感受到困難？ 11.工作被打斷全你能迅速地把注意力又轉回工作上嗎？ 12.你經常是一接到通知就馬上投入工作嗎？ 13.一

12、旦接受了工作任務，你決心盡可能去完成嗎？ 14.你常把等待著你考慮的事情記在碎紙上嗎？ 15.有時會發(fā)現一些記錄、姓名或數字，但卻記不得它們是怎么回事。 16.是否有時試圖回憶某個你剛剛獲得的“了不起”的想法，但你卻已把它忘得出一干二凈 ？ 17.你確信你能避免繪自己制造不必要的工作嗎？ 2022-1-21有效時間管理19課堂練習：課堂練習：工作時間的使用（工作時間的使用（5）你與自己（三）你與自己（三）18.在辦公室或家里的空閑時候，是放松自己還是又想到工作呢？ 19.你很慢才能作出決定嗎？ 20.你為自己總是這么忙而感到驕傲嗎？ 21.事實上許多事都是遵循報酬遞減規(guī)律的，你仍然把時間花在細

13、節(jié)上嗎？22.你能認清任務和信息的原則基礎，而不在細節(jié)中不知所措嗎？ 23.你是否常意識到短暫的休息會提高工作效率，并已如此執(zhí)行呢？ 24.你是否經?！巴洝痹谇‘數臅r候著手進行那些令人不悅的任務？ 25.你經常感到自己必須下決心去收拾辦公室、整理辦公桌，或者要更有效地管理時間嗎？2022-1-21有效時間管理20課堂練習：課堂練習：工作時間的使用（工作時間的使用（6）你與他人（一）你與他人（一）1.必要時你能把任務委托給你的同事嗎？ 2.一旦你已得到你所需的信息時，你是否有辦法禮貌地結束會見和談話？ 3.你能否幫助別人在談話時緊扣要點嗎？ 4.你經常把時間浪費在猜測別人的動機上嗎？ 5.你與

14、那些難以應付的同事或者顧客發(fā)生沖突之后，經常把時間浪費在煩惱、發(fā)怒上嗎？6.必要時你能說聲“不”，并且堅持這樣做嗎？ 7.當你向他人作簡要指示時，他們經常需要反復尋求確認或補充信息嗎？2022-1-21有效時間管理21課堂練習：課堂練習：工作時間的使用（工作時間的使用（7）你與他人（二）你與他人（二）8.當你向他人作簡要指示時，你經常要尋求澄清或補充信息嗎？ 9.你經常忙于干那些可以讓不需要你的資格和訓練的人來做的工作嗎？ 10.你經常與你的同事就利益沖突而爭斗嗎？ 11.你確信自己不會給其他人制造不必要的工作嗎？ 12.你有恰當的交際渠道把信息傳給他人，而他也因此不必經常來向你詢問信息嗎？

15、13.你在合適的時候向他人通報你的計劃嗎？ 14.你能做到嚴肅客氣地處理他人的打擾嗎？ 15.你知道必要時向誰獲取信息和指導嗎？ 2022-1-21有效時間管理22時間管理時間管理什么是什么是“時間管理時間管理”？ “時間管理”所探索的是如何減少，以便有效地完成既定目標。由于時間所具備的四個獨特性，所以時間管理的對象不是“時間”，而是面對時間而進行的“”。1.所謂“時間浪費”：指對目標毫無貢獻地時間消耗。2.所謂“自我管理”：指你必須拋棄陋習，引進新的工作方式和生 活習慣，包括要訂立目標、妥善計劃、分配時間、權衡輕重和權利下放，加上自我約束、持之以恒才可以提高效率，事半功倍。2022-1-21

16、有效時間管理23時間管理的誤區(qū)時間管理的誤區(qū)誤區(qū)一：工作缺乏計劃誤區(qū)一：工作缺乏計劃誤區(qū)二：組織工作不當誤區(qū)二：組織工作不當誤區(qū)三：時間控制不夠誤區(qū)三：時間控制不夠誤區(qū)四：整理整頓不足誤區(qū)四：整理整頓不足2022-1-21有效時間管理24誤區(qū)一：工作缺乏計劃（一）誤區(qū)一：工作缺乏計劃（一）你與你的任務你與你的任務1. 你是否利用某種形式的時間表來分配今后幾天的工作時間 ？2. 當你想到要做的事情時，你會經常感到驚慌嗎？3. 你常常發(fā)現自己試圖同時做幾件事嗎？ 4. 當你開始進行一項任務時，心中有一個明確的目標嗎？ 5. 你不斷掙扎在長期積壓、等待完成的任務中嗎？ 7. 你有時間預先做計劃嗎？或

17、者你常常遭受突然事件的襲擊嗎？ 11.你經常匆匆忙忙趕在最后期限前完任務嗎？2022-1-21有效時間管理25誤區(qū)一：工作缺乏計劃（一）誤區(qū)一：工作缺乏計劃（一）你與自己你與自己1.你經常把工作延期到“更晚時間”做嗎？ 5.你能記起你昨天工作的細節(jié)情況嗎？ 6.你知道在自己一星期/一年的什么時間從事哪些工作時能處于最佳狀態(tài)嗎？ 7.你（或者同事）認為你自己是個準時的人嗎？ 10.你是否經常對開始一項新任務或一天的工作感受到困難？ 11.工作被打斷全你能迅速地把注意力又轉回工作上嗎？ 12.你經常是一接到通知就馬上投入工作嗎？ 13.一旦接受了工作任務，你決心盡可能去完成嗎？ 17.你確信你能避

18、免繪自己制造不必要的工作嗎？23.你是否常意識到短暫的休息會提高工作效率，并已如此執(zhí)行呢？ 24.你是否經?！巴洝痹谇‘數臅r候著手進行那些令人不悅的任務？2022-1-21有效時間管理26誤區(qū)一：工作缺乏計劃（一）誤區(qū)一：工作缺乏計劃（一）你與他人（一）你與他人（一）2.一旦你已得到你所需的信息時，你是否有辦法禮貌地結束會見和談話？ 9.你經常忙于干那些可以讓不需要你的資格和訓練的人來做的工作嗎？ 11.你確信自己不會給其他人制造不必要的工作嗎？ 13.你在合適的時候向他人通報你的計劃嗎？ 14.你能做到嚴肅客氣地處理他人的打擾嗎？ 2022-1-21有效時間管理27誤區(qū)一：工作缺乏計劃（二

19、）誤區(qū)一：工作缺乏計劃（二） 盡管計劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們有的同事從來不做或是不重視做計劃，原因不外乎如下幾條： 1 1、因過分強調、因過分強調“知難行易知難行易”而認為沒有必要在行而認為沒有必要在行動之前多做思考；動之前多做思考； 2 2、不做計劃也能獲得實效；、不做計劃也能獲得實效； 3 3、不了解做計劃的好處；、不了解做計劃的好處； 4 4、計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失、計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心；信心； 5 5、不知如何做計劃。、不知如何做計劃。 2022-1-21有效時間管理28誤區(qū)一：工作缺乏計劃（三）誤區(qū)一：工作缺乏計劃（三）如果工作

20、長期缺乏計劃，必將導致：如果工作長期缺乏計劃，必將導致： 1 1、工作目標不明確，所以無法有效達成、工作目標不明確，所以無法有效達成目標。目標。 2 2、沒有進行工作歸類的習慣，在重復勞、沒有進行工作歸類的習慣，在重復勞動中消耗大量寶貴的時間。動中消耗大量寶貴的時間。 3 3、做事缺乏輕重緩急的順序，事倍功半。、做事缺乏輕重緩急的順序，事倍功半。 4 4、沒有時間分配的原則、沒有時間分配的原則，所以總是時間所以總是時間不夠用。不夠用。2022-1-21有效時間管理29分析我們的時間分析我們的時間時間使用清單表周時間日志與簡略分析表一周時間總結表2022-1-21有效時間管理30時間使用清單表時

21、間使用清單表計劃工作任務 起止時間使用時長臨時插入任務重要性/緊急性評價評語/備注日工作時間使用清單日工作時間使用清單 姓名姓名 年年 月月 日日2022-1-21有效時間管理31編制時間計劃編制時間計劃四個象限原則四個象限原則緊急性緊急性重要性重要性（緊急不重要）（重要不緊急）（緊急重要）（不緊急不重要）2022-1-21有效時間管理32編制時間計劃編制時間計劃平衡工作任務平衡工作任務你應該嘗試每天完成幾項緊急且有難度的任務。通常是不緊急的事情應放在有時間的時候再做。你的大部分工作構成這部分工作應占去大部分的工作時間一個工作日一個工作日2022-1-21有效時間管理33編制時間計劃編制時間計

22、劃任務的優(yōu)先度任務的優(yōu)先度今天就要完成嗎制訂可行的期限這項工作能否更好的助你工作這項任務是否緊急不重要或重要不緊急這項任務是否是日常性的這項任務有最后期限嗎留出時間完成立即行動分出時間完成這項任務是否必要是否是是是否否是是否留待有空時再做是2022-1-21有效時間管理34編制時間計劃（編制時間計劃（4）重要性/緊急性工作任務開始時間個人時間安排2022-1-21有效時間管理35誤區(qū)二：組織工作不當（一）誤區(qū)二：組織工作不當（一）組織工作不當的主要體現在以下幾個方面：組織工作不當的主要體現在以下幾個方面： * * 職責權限不清，工作內容重復職責權限不清，工作內容重復 * * “ “事必躬親，親

23、力而為事必躬親，親力而為” ” * * 溝通不良溝通不良 * * 工作時斷時續(xù)工作時斷時續(xù) 2022-1-21有效時間管理36誤區(qū)二：組織工作不當（二）誤區(qū)二：組織工作不當（二）組織工作不當的解決方案：組織工作不當的解決方案：首先，學會如何接受請求與托付。首先，學會如何接受請求與托付。 “明智地接受請托”的重要性在于：第一第一：“拒絕”是一種“量力”的表現。第二第二，拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。其次，學會利用資源。其次，學會利用資源。 對于基層人員而言，要善于利用資源，學會從相關的 部門或人員手中獲取所需的資料，既節(jié)約了時間，又保證了信息的正確性。 2022-1-21有效時間管理3

24、7誤區(qū)二：組織工作不當（三）誤區(qū)二：組織工作不當（三） 對于管理者而言，他們經常容易犯下面的錯誤：對于管理者而言，他們經常容易犯下面的錯誤： 1 1、擔心部屬做錯事；、擔心部屬做錯事； 2 2、擔心下屬表現太好；、擔心下屬表現太好； 3 3、擔心喪失對下屬的控制；、擔心喪失對下屬的控制； 4 4、不愿意放棄得心應手的工作；、不愿意放棄得心應手的工作； 5 5、找不到合適的下屬授權。、找不到合適的下屬授權。 其實每個人的精力都是有限的，尤其是管理者應其實每個人的精力都是有限的，尤其是管理者應當學會授權，將主要的精力和時間放在更重要的事情當學會授權，將主要的精力和時間放在更重要的事情上。上。 20

25、22-1-21有效時間管理38誤區(qū)三：時間控制不夠（一）誤區(qū)三：時間控制不夠（一） 我們提供了一個拖延商數的測驗，請你先做一下自我評核。請據實選擇以下每一個陳述最切合你的答案： A.A.非常同意非常同意 B.B.略表同意略表同意 C.C.略表不同意略表不同意 D.D.極不同意極不同意 1.為了避免對棘手的難題采取行動，我于是尋找理由和借口。 2.為使困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行者下壓力是必要的。3.我經常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。 4.我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務的干擾與危機。 5.當被迫從事一項不愉快的決策時，我避免直截了當的答復。6.我對重要的行動計劃的追蹤工作一般

26、不予理會。7.試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。 2022-1-21有效時間管理39誤區(qū)三：時間控制不夠（二）誤區(qū)三：時間控制不夠（二）8.我經常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。 9.我在過分疲勞（或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制）時，以致無法處理所面對的困難任務。 10.在著手處理一件艱難的任務之前，我喜歡清除桌上的每一個物件。評分標準：評分標準： 每一個“非常同意”評4分，“略表同意”評3分，“略表不同意”評2分，“極不同意”評1分?？偡中∮?0分，表示你不是拖延者，你僅偶爾有拖延的習慣?？偡?1分-30分，表示你有拖延的毛病，但不太嚴重?？偡执笥?0分

27、，表示你或許已患上嚴重的拖延毛病。2022-1-21有效時間管理40誤區(qū)三：時間控制不夠（三）誤區(qū)三：時間控制不夠（三） 時間控制容易陷入下面的陷井：時間控制容易陷入下面的陷井： 1 1、習慣拖延時間。、習慣拖延時間。 2 2、不擅處理不速之客的打擾。、不擅處理不速之客的打擾。 3 3、不擅處理無端電話的打擾。、不擅處理無端電話的打擾。 4 4、泛濫的、泛濫的“會議病會議病”困擾。困擾。2022-1-21有效時間管理41誤區(qū)四：整理整頓不足（一）誤區(qū)四：整理整頓不足（一）“帕金森定律帕金森定律”“工作將被擴展，以便填滿可供完成工作的工作將被擴展，以便填滿可供完成工作的時間時間”“文件堆積定律文

28、件堆積定律”“文件的堆積將被擴展，以便填滿可供堆積文件的堆積將被擴展，以便填滿可供堆積的空間。的空間?！?“雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思”2022-1-21有效時間管理42誤區(qū)四：整理整頓不足（二）誤區(qū)四：整理整頓不足（二） 下面是一份下面是一份“文件處置測驗文件處置測驗”，看看你的文件處置，看看你的文件處置系統(tǒng)是否完善。系統(tǒng)是否完善。 請快速地解答以下十二個問題。如你無法即刻對某些題請快速地解答以下十二個問題。如你無法即刻對某些題目提供確切的答案，則請在題目前打問號目提供確切的答案，則請在題目前打問號“？”。 1.訂購文具后所取得的帳單。 2.收到一本管理雜志，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無暇閱讀。 3.來自上司的會議通知（下周一舉行會議）。 4.某大學企管系學生（或業(yè)務相關公司）寄來的問卷。 5.部屬交來的（或是你個人的）一份用于準備下月業(yè)務報告的有關資料。 6.一封需要盡快回復的信，但你必須先打數次電話才能回復。2022-1-21有效時間管理43誤區(qū)四：整理整頓不足（三）誤區(qū)四：整理整頓不足（三）7. 一位你經常接觸的人告知新地址及新電話號碼的E-mail。 8. 組織內其它平行部門的來函，要求取得你部門的市場