各種專門檔案的整理方法

1、實用標準文案各種專門檔案的整理方法一、業(yè)務檔案的整理業(yè)務檔案的范圍：主要包括反映本單位在從事業(yè)務工作等活動中形成的專門文件材料。比如審計局的審計檔案，民政局的婚姻登記檔案、社會救助、低保檔案、收養(yǎng)檔案、優(yōu)撫檔案，人民法院的訴訟檔案、仲裁檔案，縣人口和計劃生育局的病殘兒鑒定檔案、再生育審批檔案，縣農(nóng)村合作醫(yī)療管理辦、縣醫(yī)保站的醫(yī)療保險檔案，各醫(yī)院的出生檔案、病歷檔案、 疾控中心的計劃免疫檔案、 防疫檔案， 縣公安局、派出所的戶籍檔案、案件檔案，縣經(jīng)管局的土地承包檔案，縣林業(yè)局的山林定權發(fā)證、退耕還林檔案，縣教育局、各學校的學生檔案、 教學檔案， 縣房產(chǎn)局的房地產(chǎn)買賣交易檔案、城市拆遷檔案、房屋產(chǎn)

2、權產(chǎn)籍檔案、抵押檔案、廉租住房保障檔案，縣國土資源局的農(nóng)村宅基地檔案、土地普查檔案、地籍檔案、地產(chǎn)、法規(guī)檔案，縣住房公積金管理中心的公積金貸款，提取檔案，縣工商局的個體工商戶登記檔案消費者權益保護檔案、法規(guī)檔案，縣物價局的物價管理檔案，縣環(huán)保局的環(huán)境監(jiān)測檔案，縣殘聯(lián)的殘疾人檔案，縣勞動就業(yè)局的職業(yè)介紹檔案、失業(yè)保險發(fā)放檔案、技能培訓檔案、保險補貼檔案、下崗職工個人檔案，縣工傷保險站的參保單位檔案、工傷認定、鑒定檔案，縣勞動和社會保障局的勞動仲裁精彩文檔實用標準文案檔案，縣財政局、鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所的農(nóng)民補貼檔案等。這些業(yè)務檔案特別重要，很多都是民生檔案，必須收集到檔案室統(tǒng)一管理。業(yè)務檔案的整理方法：

3、各單位形成的業(yè)務檔案必須按照怎樣整理好檔案課程中第三大點“檔案整理的質量要求”規(guī)范化整理、 編目、裝訂，并編制全引目錄或案卷目錄。以軟卷皮裝訂的案卷檔案（如公證處的公證檔案、工商局及國土局的法規(guī)檔案）和以檔案袋為單位保管的業(yè)務檔案（農(nóng)合辦的醫(yī)保檔案）必須裝盒，并規(guī)范填寫檔案盒背脊項目，所有檔案不得直接裸露在檔案架上。如有些醫(yī)院的病例檔案到目前為止都沒有裝卷、裝盒，自成立以來的檔案不是捆扎成堆就是直接都裸露在檔案架上，98 年形成的病例檔案都已經(jīng)發(fā)黃、變脆，離保管期限30 年還有很遠就快無法使用了，這是對檔案、也是對以后的利用者極不負責任的做法，雖然檔案盒要點成本，但這些投入是必須的 , 同時各

4、醫(yī)院必須將應該永久保存的出生病歷檔案分出來重新整理，跟嬰兒出生證明一起編號，編制檢索工具，方便服務民生。業(yè)務檔案的具體整理辦法上級主管部門有規(guī)定的按上級要求整理，如審計局的審計業(yè)務檔案，法院、檢察院的訴訟檔案，公安局的戶籍、案件檔案、紀檢會的案件處理檔案，公證處的公證檔案，工商局、質量技術監(jiān)督局的法規(guī)檔案等，其上級都有具體整理要求，因此案卷整理就必須嚴格照規(guī)定執(zhí)行。對于上精彩文檔實用標準文案級沒有具體要求的業(yè)務檔案，各單位應該請檔案局的同志前去指導，由檔案局的業(yè)務指導人員依據(jù)其檔案形成特點和價值制定整理方案。如農(nóng)合辦的醫(yī)保檔案、計生局的生育審批檔案就是在檔案局有關同志的指導下，將檔案規(guī)范整理編

5、目。財政所的民生檔案整理方法：各鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所的民生檔案主要分三種，一是納稅登記表、二是農(nóng)民信息網(wǎng)資料、三是農(nóng)民補貼檔案。對于這些重要資料，必須以村為單位組卷，并編寫卷內目錄，再裝入檔案盒，統(tǒng)一編制盒號，填寫好封面和背脊，編制案卷目錄和全引目錄。業(yè)務檔案硬卷皮、軟卷皮和硬卷盒如下圖：二、會計檔案的整理方法會計檔案是指會計憑證、會計賬薄、財務報告（會計報表等）和其他會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映本單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。 主要包括： 會計憑證： 原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證；會計賬?。嚎傎~、明細賬、日記賬（銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬）、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬薄、其他會計賬（公積金、養(yǎng)老

6、金明細賬）；財務報告：月報、季報、年報（包括附表及文字說明）、其他財務報告；其他：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單及其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，還有會計檔案的移交清冊和銷毀清冊（此項也可放在全宗卷內）。精彩文檔實用標準文案會計檔案整理工作的內容主要包括：分類、立卷、排列與編目等環(huán)節(jié)。根據(jù)國家有關規(guī)定，會計檔案的立卷工作由財務會計部門按照本單位會計檔案分類方法承擔，其它整理環(huán)節(jié)的工作，原則上由檔案部門負責。（一）會計類檔案分類有 2 種方法：會計部門將當年年度的會計憑證、會計賬薄、財務報告及其他會計核算專業(yè)材料收集齊全、完整，然后按照憑證、賬薄、報告等幾種主要形式進行分類。通常采用 1、采用種

7、類保管期限年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量少的單位。 2、年度類別保管期限的分類方法，首先應分開會計年度，再按形式分為幾類（先報表、帳薄再憑證），然后在各類內按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量特別多的單位。（二）會計檔案的立卷方法：1、會計憑證的立卷方法：會計憑證一般按月立卷。會計人員根據(jù)憑證登記帳簿后，應將各種記帳憑證按時間和原始憑證號順序組卷， 每本為一卷， 每卷厚薄要適中 （ 3cm左右）。憑證卷裝訂前要剔除金屬物，編寫頁號，所附原始憑證可以不編號，但應折疊整齊，要填寫好憑

8、證封面和脊背，并在封精彩文檔實用標準文案面與脊背的接封處，加蓋財務專用章和裝訂人的印章，然后裝入會計憑證盒，并填寫好憑證盒封面。2、會計帳簿的立卷方法：會計帳簿按年度立卷，在會計年度終結時進行。帳簿一般都有固定格式和明確分類，立卷時要嚴格按照帳簿的種類進行，一本帳簿為一卷。對于活頁帳簿，保留已使用過的帳頁 , 編制頁碼 , 去除空白頁 , 撤掉帳夾，用會計檔案封皮裝訂成冊。對于死頁帳簿，應該保持原來面目 , 不必折去空頁 , 編制頁碼后用會計檔案封皮裝訂。帳簿裝訂時 , 應有卷內文件目錄和備考表。封面應填寫齊全, 平整 , 并注明所屬年度及帳簿名稱。封皮上除了全宗號、目錄號、案卷號外 , 其余

9、都由財務部門填寫。3、會計報表的立卷： 會計報表是按年度立卷。 立卷時要區(qū)分不同的保管期限， 年度報表與季度、 月份報表分別組卷。本單位的報表與下屬單位的表，可根據(jù)保管期限的異同，分別裝訂或合訂成卷。會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù) , 下邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺地裝訂。在整理會計報表時,可能會遇到一些文字材料，這些材料是對會計報表的分析和說明，應為會計報表的組成部分，應當與會計報表合在一起組卷，以保持內容上的密切聯(lián)系。訂前要編制頁碼，填寫卷內文件目錄及備考表，去除金屬物，用會計卷皮裝訂。工資表、銀行對帳單等整理方法參照會計報表。精彩文檔實用

10、標準文案（三）會計檔案的排列與編目會計檔案的編號要便于管理、查找、鑒定銷毀，通?？梢愿鶕?jù)案卷排列的方法，按類別各編一個大流水號。會計檔案經(jīng)過裝訂和排列以后，都要填寫案卷目錄，作為會計檔案最基本的檢索和統(tǒng)計工具。案卷目錄的編制方法通常分別編制憑證、帳簿、報表三本目錄，案卷目錄填寫項目有：歸檔日期、案卷號、案卷名稱、起止年月日、起止號次、冊數(shù)、保管期限、備注、銷毀日期。3、聲像檔案整理（一）照片檔案的整理方法照片檔案是指國家機構、社會組織以及個人在社會活動中直接形成的，有保存價值的以感光材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史記錄。照片檔案的整理應遵循有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系，有利于保管， 便于

11、提供利用的整理原則。1 、照片的整理。照片一般采用的分類方法是年代問題分類法，即在全宗內把照片先按年代分開，再在每個年代內按問題進行分類。照片檔案較少的單位，可直接按問題分類。分類應保持前后一致，不能隨意變動。照片經(jīng)過分類后，應分別排列存放，每類內按時間順序排列。照片分類后， 再按類將照片組合成案卷， 一般情況下，一類內容一卷，內容相近的可組成一卷，照片數(shù)量少的，一精彩文檔實用標準文案年的照片也可以組成一卷。卷內排列一般按時間順序或重要程度排列。照片的分類號、底片號、參見號應在文字說明欄中寫清。另外，在每張照片的背面也應寫明上述各種號碼，以便查找后歸還。照片的編號，應先編每卷的卷號，再編卷內照

12、片的順序號。在完成案卷整理后，還要編制案卷的卷內目錄，填寫備考表、案卷目錄，以利于查找利用。（案卷目錄中需要說明的項有照片號和照片題名，照片號即案卷內照片的順序號，照片的題名即文字說明改成照片名稱，不超過50 個字）2 、底片的整理方法。 按年度、尺寸或內容等分類后，再按底片收到的先后次序流水編號即可。 底片號在編寫時，應用鐵筆橫排刻寫在膠片乳劑面片邊外。3 、照片文字說明的成分與要求。照片文字說明是補充反映照片內容的基本要素。如果沒有文字說明作補充，就會使人無法明白畫面上所反映的內容、時間和地點。一般，每張照片都要編寫文字說明，一組（若干張）聯(lián)系密切的照片應加總說明。文字說明包括：事由、時間

13、、地點、人物、背景、攝影者六要素。事由即照片影像所反映事件、事物的情由；時間即事件的發(fā)生和照片拍攝的時間；地點即被攝物所在的具體地點；人物即照片上主要人物的姓名、身份；背景即對揭示照片影像主題具有一定作用的情況；攝影者即照精彩文檔實用標準文案片的拍攝單位和拍攝人。這六個要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。單張照片的說明在照片正下方書寫，也可在照片右側或左側書寫。大照片的文字說明可另紙書寫，一同保存。隨著數(shù)碼相機技術的不斷發(fā)展，很多單位都使用數(shù)碼相機進行照片的拍攝，形成數(shù)碼照片。對于數(shù)碼照相可以通過光盤刻錄進行保存、檢索。具體講就是，先建立一個照片類目文件夾，然后將所攝的具有保存價值的數(shù)碼照

14、片按類目錄保存到計算機上，并給每張照片附上文字說明，再刻錄成光盤。多個類目的照片可以刻錄在一張光盤上。檢索的方法可以通過打開計算機左下角的“開始搜索所有文件和文件夾”按鈕，輸入相關內容，就能快速檢索到此照片。（二）磁性載體檔案的整理與編目磁性載體檔案系指國家機構、社會組織和個人在社會活動及科學實踐中直接形成的有保存價值的以磁性材料（如計算機磁帶、軟磁盤、錄像帶、錄音帶）為信息載體的文件。磁性載體文件應一式兩份，與相應的紙質文件一樣及時整理。在全宗內，磁性載體檔案一般按年代問題進行分類。1 、錄音帶、錄像帶檔案的整理以自然盒為一卷，在一般單位，錄音錄像檔案形成的量不大，內容也比較單一，可暫不分類

15、整理。錄音錄像檔案較多的單位，如廣播電臺、電視臺等， 可按內容進行分類， 通常按政治、 經(jīng)濟、文學藝術、精彩文檔實用標準文案科學、教育等分為若干類別。 如果數(shù)量多， 還可以再分屬類。分類時應把永久保留性節(jié)目與臨時性節(jié)目分開，把機密的與一般的分開， 把不同版種區(qū)別開來 （原版、復制版、播出版）。檔案部門對驗收并須入庫的錄音錄像檔案，應登記入冊。如果數(shù)量少，只需建立總登記簿即可，按收到的先后次序入冊即可。登記的項目包括：編號、收到日期、錄制日期、內容、責任者、錄制單位、錄制地點、放送時間、技術狀況（消磁情況、模版質量）、數(shù)量備注等。編號采用流水編號或分類號類流水號。如檔案數(shù)量多，可先進行分類，然后

16、建立分類登記簿，登記項目如上。經(jīng)過登記的錄音錄像檔案應裝在特制的盒內或套內，在盒套外面貼上標簽，上面注明題目（內容）、講演人、錄制日期、卷（盤）數(shù)、編號、帶長、時間等項內容。盒內還附有文字材料，并統(tǒng)一編號。2 、軟盤、光盤以每張為一卷，每盒（盤、張）的外套上要貼有標簽、注明內容、主要任務，形成時間、帶長（分鐘）、編號、型號和保管期限等內容，同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷， 編一個案卷號， 然后每盤再依次編排序號，并編制磁性載體檔案案卷目錄，歸檔的磁性載體文件應由文字形成部門編制歸檔說明。四、科技檔案的整理與編目科技檔案的整理工作，就是由檔案部門對收集來的科技檔案，按其形成規(guī)律和特點，進行科學

17、分類、系統(tǒng)排列及編精彩文檔實用標準文案目的工作。這項工作包括系統(tǒng)整理和科學編目兩部分。系統(tǒng)整理包括對案卷的分類和排列，以真實反映科技、生產(chǎn)活動的歷史面貌，保持其有機聯(lián)系?？茖W編目包括編檔號和編目錄，用以固定案卷分類、排列的整理成果，揭示各類案卷的內容和構成?？萍紮n案整理的原則：遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，保持科技檔案材料之間的有機聯(lián)系，充分利用檔案原有的整理基礎，便于保管和利用?？萍紮n案的整理方法：一般講，基層檔案部門對科技檔案的整理， 大體要經(jīng)過分類、案卷組織與排列、編目幾個環(huán)節(jié)。分類?？萍紮n案分類，就是根據(jù)科技檔案的內容性質和形成特點，把一定范圍的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有

18、一定從屬關系和平行關系的不同等級的科技檔案庫藏系統(tǒng)。工程項目分類法。它適用于對基本建設工程檔案的分類，就是在本單位全部基建檔案范圍內，以工程項目為分類單元，劃分科技檔案的類別。型號分類法。它適用于產(chǎn)品檔案和設備檔案的分類，就是以各個型號的產(chǎn)品或設備為分類單元， 劃分科技檔案的類別。 課題分類法。適用于對科研檔案的分類，以各個獨立的研究課題為分類單元，劃分科技檔案的類別。專業(yè)特征分類法。按照科技檔案所反映的專業(yè)性質劃分科研檔案的類別。地域特征分類法。根據(jù)科技檔案內容所反映的地域特征劃分科技檔案的類精彩文檔實用標準文案別。時間特征分類法。按科技檔案內容所反映的時間特征劃分科技檔案的類別。以上幾種基

19、本方法，在實際應用時，可根據(jù)具體情況，結合其中幾種靈活運用?；窘ㄔO檔案的分類，具體到不同單位和不同基建項目，其檔案主要有性質工程項目分類法、流域工程項目分類法。產(chǎn)品檔案的分類，由于產(chǎn)品種類繁多，各種產(chǎn)品代號也不盡相同，因此在型號分類法的基礎上，派生出許多具體分類方法，比較常用的有使用性質型號分類法、系列型號分類法、年度型號分類法。設備檔案的分類，根據(jù)組織形式和設備類型的不同，設備檔案具體的分類主要有性質型號分類法、工序型號分類法?？蒲袡n案的分類方法主要有學科課題分類法、專業(yè)課題分類法。案卷組織與排列1、案卷組織。案卷是一組具有有機聯(lián)系、價值相同、密級相同的科技文件的最小集合體?？萍嘉募g的

20、聯(lián)系是多方面的，因此組織案卷的方法也是多種多樣的。一般情況下，組織案卷的方法應當與該類科技檔案的分類方法相一致。常用的案卷組織方法有以下幾種：按結構組織案卷、按子項或子課題組織案卷、按工序或階段組織案卷、按專業(yè)組織案卷、按問題組織案卷、按名稱或文件性質精彩文檔實用標準文案組織案卷。此項工作應由有關的科技業(yè)務部門承擔，檔案部門協(xié)助、指導。2、科技文件材料的排列要注意以下幾點：基建類案卷按項目依據(jù)性材料、基礎性材料、工程設計（含初步設計、技術設計、施工圖設計）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。設備類案卷按設備依據(jù)性材料、外購設備開箱驗收（自制設備的設計、制造、驗收）、設備安裝調試、隨機文件

21、材料、設備運行、設備維護等排列。案卷內管理性科技文件材料按問題、時間或重要程度排列。圖樣材料的排列。有兩種情況：一是對于有圖樣目錄的圖紙，可以按圖樣目錄的順序進行排列；二是對于沒有圖樣目錄的圖紙，可以按總體與局部的關系排列。圖文混合材料的排列。一般要求文字材料在前，圖樣材料在后。有譯文的外文資料的排列。譯文在前，原文在后。（三）案卷編目案卷編目，是在科技文件歸檔前由科技業(yè)務部門隨同組織案卷一并進行的，是科技文件整理工作的一項內容，基層科技檔案部門應協(xié)助和指導科技業(yè)務部門做好案卷編目工作。案卷編目，是以案卷為對象，通過一定的形式固定案卷系統(tǒng)整理成果，揭示案卷內科技文件內容與成分的工作。其內容有：

22、編號及填制案卷內科技文件目錄，填寫備考表，裝精彩文檔實用標準文案訂案卷以及裝盒、填制案卷封面和脊背標簽，編制科技檔案總目錄、分類目錄。1、編號及填制卷內科技文件目錄。案卷內科技文件目錄，是卷內每一份文字材料或每一張圖樣的明細表。它對于管理和使用案卷具有重要作用。成套圖樣或科技文字材料，一般在編制時就有圖樣目錄或文件目錄，編目時應盡量利用原有目錄。如果在科技文件形成時沒有編制目錄，或原有目錄不適用時，則要編制或重新編制目錄。案卷內科技文件目錄，其項目有編號及填寫卷內文件目錄。（ 1）編號。案卷內科技文件材料均以有書寫內容的頁面編寫頁號。單面書寫的科技文件材料在其右下角編寫頁號；雙面書寫的科技文件

23、材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號。圖樣頁號編寫在標題欄外。成套圖樣印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁號；與其他科技材料組成一卷的，應排在卷內文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù)。（ 2）案卷內科技文件目錄的編制。 案卷內科技文件目錄，其項目有：序號，指該份文字材料或圖樣在案卷內的排列序號，序號應用阿拉伯數(shù)字從” 1”起依次標注卷內科技文件材料件數(shù)的順序；文件編號應填寫科技文件材料的文號或精彩文檔實用標準文案圖樣的圖號、設備代號、項目代號等；責任者，指該份文字材料或圖樣的直接編制部門或主要責任者或個人

24、的姓名；題名，指該份文字材料或圖樣的標題（全稱）；日期，指該份文字材料圖樣的編制日期；頁號應填寫每件科技文件材料的首頁上標注的頁號。卷內目錄排列在卷內科技文件材料首頁之前。2、填寫備考表。 備考表是用來記載說明歸檔前和歸檔后案卷內科技文件基本情況和變化情況的一種工具。它對于案卷的保管和使用，乃至鑒定和統(tǒng)計都有一定的作用。備考表的項目主要包括兩個部分：一部分是對組織案卷時，卷內科技文件基本情況的有關記載和說明，如圖樣、照片、文字材料等數(shù)量的記載，以及歸檔單位或案卷組織者對卷內科技文件完整、準確情況的說明。這部分內容是由有關的科技人員填寫的。另一部分是科技文件歸檔后，在科技檔案管理工作過程中，對有

25、關該案卷變化情況的記載和說明。這部分內容由科技檔案部門的有關人員負責填寫。備考表排列在案卷內科技文件的尾頁之后。3、裝訂案卷以及裝盒、填寫案卷封面及背脊。(1)裝訂時科技文件材料都要折疊為統(tǒng)一的A4 幅面、取掉金屬物，將下側、右側對齊，用裝訂條將卷內目錄和科技材料夾在一起三孔一線裝訂，并在卷內目錄右上角的小方框內填寫全宗號、目錄號、案卷號，再放入科技檔案盒內。精彩文檔實用標準文案(2) 填制案卷封面。案卷封面，是以一定的格式概要介紹卷內科技文件內容和形式特征的一種工具。同時，它又對案卷內的科技文件起著保護作用，封面編制的質量和水平，將直接影響到對科技檔案著錄和檢索工具的編制，關系到科技檔案的管

26、理和開發(fā)利用。所以，填制案卷封面在案卷編目中是一項重要內容。封面的內容項目，主要由3 部分組成。案卷題名。又稱案卷標題，是案卷內科技文件的綜合名稱。它概括地反映了案卷的內容特征，是直接指引和幫助利用科技檔案的向導。案卷題名在結構上一般由3 個部分組成：一是項目名稱，即案卷內科技文件所屬工程、產(chǎn)品、課題或設備等的名稱。二是案卷內科技文件的內容特征，如機械產(chǎn)品某組成部分（結構特征），工程設計某設計階段（階段特征）等科技文件。三是科技文件名稱特征，如圖樣、說明書、計算書、實驗記錄、成果報告等。擬定案卷題名，要注意概括性，做到文字簡練，表達準確。不可繁雜冗長，防止卷內科技文件名稱和簡單羅列；同時要注意

27、完整性，能夠恰當?shù)亟沂景妇淼膬热莺统煞郑苊獠贿m當?shù)暮喕?。案卷的管理性內容項目。?4 個：立卷單位，填寫負責科技文件材料組卷的部門或項目負責人；編制日期，指案卷內科技文件形成日期或起止日期；保管期限，填寫經(jīng)鑒別劃定的保管期限；密級，密級是根據(jù)保密規(guī)定填卷內文件材料的最高密級。檔號項。包括檔號，即本案卷的科技檔案精彩文檔實用標準文案號，由目錄號或分類號和案卷排列順序號組成；檔案館（室）號，填寫國家給定的本檔案館（室）的編號。(3)填寫案卷脊背標簽。脊背標簽，是管理和使用案卷的必備工具，其項目有保管期限、案卷題名，填寫同封面。檔號填寫實例：縣檢察院的基建檔案永久第一卷，其檔號為25 J 001。

28、4、編制科技檔案總目錄、分類目錄科技檔案總目錄，是科技檔案登記總帳，是按照科技檔案歸檔時間的順序，以案卷為對象進行登記，也稱流水賬?？萍紮n案的分類目錄， 是嚴格按照科技檔案分類、 排列次序，對案卷進行登記的目錄，是直接按照類別查找科技檔案，為利用者提供服務的工具。五、歸檔實物的整理方法歸檔實物的整理就是將歸檔實物以件為單位進行鑒定、分類、排列、編號、著錄、上架，使之有序化的過程。歸檔實物的整理單位。一般以每件實物為一件。實物檔案的整理應遵循保持實物檔案的有機聯(lián)系、便于保管和利用的原則。（一）整理要求一是歸檔實物應齊全完整。凡是本單位在公務活動中形成、獲得、接受、贈送或者征集的各種實物檔案均應收

29、集齊全、完整無損，整理歸檔。二是 每件歸檔實物均應轉拍照片進行相應歸檔。（二）整理方法精彩文檔實用標準文案1、鑒定。一是根據(jù)本單位的歸檔范圍，對每一件實物進行鑒定，判斷其是否應當歸檔。二是對存有真?zhèn)我闪x的實物應采取必要措施進行鑒定。三是歸檔實物的保管期限一般劃為永久保存。其它無永久保存價值的實物由立檔單位造冊保管若干年后自行處理。2、分類歸檔實物應在其全宗實物類別內，按照年度或類別年度進行分類。歸檔實物數(shù)量較少（每年少于30 件）的立檔單位可不進行分類。同一全宗只能選擇一種分類方案并保持分類方案的穩(wěn)定。按年度分類將歸檔實物按形成或獲得年度分類。采用公元紀年標識，如“ 2006”。按類別分類將歸

30、檔實物按問題進行分類。歸檔實物按問題一般分為榮譽類、紀念品（禮品）類、印信類。榮譽類包括：證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎章、獎牌、匾等；紀念品（禮品）類包括：紀念杯、紀念章、紀念冊、紀念票證、字畫、題詞、雕塑、產(chǎn)品、樣品、花瓶等；印信類包括：本單位已宣布停止使用的舊印章、印模、徽標。精彩文檔實用標準文案3、排列根據(jù)分類方案，每件歸檔實物在最低一級類目內按時間先后順序排列。格式主要有如下幾種：格式：全宗號實物件號。格式：全宗號實物年度件號。格式：全宗號實物類別年度件號。實物檔案較少的單位（每年少于30 件）可選擇格式或；實物檔案較多的單位可選擇格式。4、編號根據(jù)排列方式，編制由全宗號、實物檔案代號、

31、年度、類別、件號等各選項組成的序列號，即編制歸檔章。這個歸檔章完全不跟文書檔案一樣需要蓋印，而是可以跟圖書標簽一樣先用不干膠按這個模式做好，整理時就在實物上粘貼項目完整的歸檔章（見圖 1），再編制歸檔章項目。平面實物將歸檔章粘貼在實物正面右下方，立體實物將歸檔章粘貼在實物底座。歸檔章項目包括全宗號、實物檔案代號、年度、類別、件號、參見號。如下圖：( 全宗S( 年( 類別 )號)度 )( 件( 參見號 )號)精彩文檔實用標準文案長寬 =55 16mm全宗號：同文書檔案實物檔案代號：用第一個漢語拼音字母標識，即“S”。年度：填寫實物形成或獲得的年度。類別：榮譽類、紀念品（禮品）類、印信類。件號 :

32、 歸檔實物的排列順序號。在分類方案的最低一級類目內，按歸檔實物排列順序從“ 1”開始標注。參見號：指與本件實物有密切聯(lián)系的其它載體檔案的主要檔號。5、編制實物檔案目錄實物檔案歸檔目錄包括件號、題名（文字說明）、材質、型制、年度、類別、參見號、備注。目錄用紙A4 型圖 2: 實物檔案歸檔目錄題名材型制年備件號（文字說質類別參見號度注明）?件號：見歸檔章題名（文字說明）：綜合運用時間、級別、內容、授予者、接受者、實物名稱等要素書寫文字說明。精彩文檔實用標準文案材質：實物的制成材料。型制：實物的外形，長、寬、高、直徑等外形尺寸, 單位用 mm。年度、類別、參見號：見歸檔章備注：注釋實物檔案除題名外需

33、說明的情況。6、編制目錄封面實物檔案目錄應編制目錄封面，并可以將歷年的目錄裝入歸檔文件目錄夾，方便查閱統(tǒng)計。封面可以視需要設置全宗名稱、年度、類別、起止件號等項目。（三）保管實物檔案應專柜保管。對貴重的實物檔案，要采取相應措施確保安全，移出檔案室必須要履行簽字手續(xù)。 存放實物檔案的庫房和框架應保持整潔，定期除塵，避免實物檔案褪色，確保實物檔案完好無損。易蟲蛀、易銹蝕的實物檔案要做好防蟲、防銹蝕的技術保護工作。 有條件的單位應建立實物檔案庫房，作為專門保管實物檔案的場所。六、電子檔案的整理：電子檔案是指利用計算機技術形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價值，按照有關電子文件歸檔管理規(guī)定處理并且已經(jīng)歸檔的電

34、子文件。（一）歸檔要求精彩文檔實用標準文案1、文件形成部門應隨時對電子文件進行邏輯歸檔（邏輯歸檔指在計算機網(wǎng)絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。邏輯歸檔隨時歸檔） ，定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件進行物理歸檔（物理歸檔指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。物理歸檔原則上參照紙質文件歸檔時間進行），并按檔案管理的要求進行登記。2、歸檔電子文件應按“件”進行管理。一般情況下把一份電子文件作為一件，密不可分的幾份電子文件應作為一件來進行管理，如：正文與附件、重要法規(guī)的歷次修改稿、一套計算機軟件或源程序等。3、電子文件形成部門要隨時收集

35、符合電子文件歸檔范圍的電子文件，著錄并填寫歸檔電子文件登記表。歸檔電子文件應逐件編目。歸檔電子文件登記表(1)形成部門?文完成日期?載體類型?件題名?特文件生成者 ?征文件歸檔者 ?設硬件環(huán)境?備（主機類精彩文檔實用標準文案環(huán)型、網(wǎng)絡情境況）特操作系統(tǒng)?征軟件環(huán)境數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)?（類型、版應用軟件處理平臺?本）（字處理、 電子表格、演示文檔）文字格式?文記錄格式圖像格式（類型）?件( 文字、圖音頻格式（類型）?紀像、多媒體 ) 視頻格式（類型）?錄?特其它?征文件載體類型數(shù)量件盤文送交部門?件送交人?交領導簽字?接送交日期? ?4 、文件形成部門應將經(jīng)過檢驗的電子文件和歸檔電子文件登記表保存在脫機

36、載體上。精彩文檔實用標準文案5 、檔案館（室）應對歸檔電子文件進行真實性、有效性和完整性測試，并填寫歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表檢驗項目檢驗結果備注載體外觀檢驗?病毒檢驗?真實性檢驗?完整性檢驗?有效性檢驗?移交人：?年? 月? 日移交單位：?年? 月? 日接收人：?年? 月? 日歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表形成部門 ?完成日期?載體類型?題名?文件生成者 ?文件歸檔者 ?精彩文檔實用標準文案硬件環(huán)境?（主機類型、網(wǎng)絡情況）操作系統(tǒng)?軟件環(huán)境數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)?（類型、版應用軟件處理平臺?本）（字處理、 電子表格、演示文檔）文字格式?記錄格式圖像格式（類型）?( 文字、圖音頻格式（類型）?像、

37、多媒體 ) 視頻格式（類型）?其它?文件載體類型?數(shù)量件盤送交部門?送交人?領導簽字?送交日期? ?精彩文檔實用標準文案（二）歸檔方法1、一個歸檔年度的電子文件應拷貝至一盤或多盤載體中，視文件數(shù)量，跨年度電子文件也可拷入一盤載體中。2、推薦采用只讀光盤作為歸檔電子文件的保存載體。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體，但可以作為短期備份或遷移。歸檔后的電子文件的載體應設置成禁止寫狀態(tài)。3、存儲電子文件的裝具上應貼有標簽，注明電子檔案號、歸檔年度、盤號等。如下圖：歸檔電子文件登記表(2)盤名 文件名 形成時間文件類型載體保管期備注限4、信息組織結構每盤存儲載體的根目錄下有說明文件、歸檔電子文件

38、登記表、歸檔電子文件目錄。電子文件保存在相應目錄中。各級目錄按照樹狀結構排列。（ 1）說明文件。文件名： README。文件內容：有關本存儲載體的各種信息。應包括分類號、立檔單位名稱、歸檔年度、盤號、制作人、檢查人、制作時間。文件格式：說明文精彩文檔實用標準文案件為字符文件。每行的左邊為標題，右邊為說明內容，中間用冒號分開。例如：2005 年黨員年報： 2005 年教育系統(tǒng)黨員年報。（ 2）歸檔電子文件登記表。文件名： REGISTER。文件內容：歸檔電子文件登記表的電子版本。（ 3）歸檔電子文件目錄。目錄名： DATA。目錄內容：以子目錄的形式存放歸檔電子文件，一組電子文件保存在一個子目錄中。（ 4）對電子檔案的說明性文檔一律用TXT文檔編寫。（三）電子文件的歸檔標準電子文件具有對計算機系統(tǒng)的依賴性、非人工直接識讀性、復制傳遞的高保真性、信息與載體的可分離性、信息內容的易改性、載體的不穩(wěn)定性等特性，并且對于不同信息類型的電子文件，由于其技術特點不同，存儲載體和記錄信息的標準、算法也不同，所以電子檔案的存儲應根據(jù)電子文件的特點分別采取措施保證其原始