(完整版)行政部事務(wù)工作流程圖

1、行政事務(wù)工作流程圖一、印章管理1、流程圖2、說明 使用公章到行政部填寫印章使用申請表； 印章使用申請表要有經(jīng)手人、部門負(fù)責(zé)人簽字； 報總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可為其加蓋；（可如遇總經(jīng)理不在，由總經(jīng)理委托受托人簽字有效； 如果工作需要使用財務(wù)章，須到財務(wù)部門按上述程序辦理； 因工作需要將印章攜帶外出的，由總經(jīng)理特批，批準(zhǔn)程序如 上。具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第一節(jié)。3、使用表格印章使用登記表4二、檔案、公文管理（一）檔案管理1、歸檔流程2、說明1）檔案分類：合同（包括銷售和采購合同）、投標(biāo)書、招標(biāo)書、相關(guān)圖紙、通知、文件2）歸檔 各部門將所需存檔的檔案整理成冊； 本部門存檔及移交行政部存檔； 相關(guān)人員在

2、存檔登記表登記。（可技術(shù)檔案歸檔：由工程部、項目研發(fā)部自行建檔并報行政部備案具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第二節(jié)第十、十一條。3、使用表格 存檔登記表（二）公文管理1、行文流程2、說明1）擬稿：由各部門進行擬稿，文稿必須內(nèi)容清晰、層次分明、觀點明確、文字簡練、標(biāo)點符號正確、書寫工整，用鋼筆書寫，嚴(yán)禁用鉛筆或油筆；2）匯稿：文件擬草后，如須匯簽的文件，必須先履行匯簽手續(xù), 匯簽人在文稿的匯簽處，簽署自己的意見；3）核搞：文件由行政部負(fù)責(zé)人核搞，內(nèi)容包括文件質(zhì)量、內(nèi)容 是否符合規(guī)定；4）簽批：報總經(jīng)理簽批后，行政部打印、定稿、核對、蓋章和 印發(fā)。5）對不同內(nèi)容的發(fā)文建立發(fā)文登記簿，含發(fā)文的時間、文件名

3、 稱、收文單位、發(fā)出時間和收文回執(zhí)；6）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第二節(jié)十二、十三條。3、使用表格1 ）發(fā)文登記表2 ）哈爾濱日達(dá)興科技實業(yè)股份有限公司發(fā)文審批單（三）、收文管理1、流程圖2、說明1）收文的范圍：上級來文、函件、郵件、傳真、信件等；2）收文的處理：行政部文秘在接到上級來文、信、函、郵件、傳 真后，要對文件進行分類登記，對有密件開口和國外信函，郵票被撕 應(yīng)拒絕簽收，登記的內(nèi)容包括：來文單位、文件內(nèi)容、收到時間。3 ）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第二節(jié)十四條。3、使用表格1 ）哈爾濱日達(dá)興科技實業(yè)股份有限公司收文處理單；2 ）收文登記表（四）、受控文件管理1、流程圖2、說明具體參照行

4、政部事務(wù)管理規(guī)程第二節(jié)十五、十六條3、使用表格1）受控文件目錄2）文件發(fā)放、回收記錄（五）文件/檔案查詢、借閱管理1、流程圖2、說明1 ）查詢文件/檔案先由申請人提出申請，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意;2）由總經(jīng)理批準(zhǔn)行政部方可借閱。具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第二節(jié)一、二十三、二十四條。3、使用表格1 ）檔案借閱登記表2 ）公文查詢登記表三、會議管理1、會議管理流程1 ）由會議主持單位提出要召開會議種類并確定會議議題、時間、 地點及列席人員；2）經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)行政部按會議主持單位要求下發(fā)會議通知，接到 通知人員要有回執(zhí)；3 ）會議召開要有專人記錄，整理會議紀(jì)要，會議紀(jì)要要有與人員 簽字；4 ）會議紀(jì)要

5、下發(fā)，行政部備案；5）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第三節(jié)。3、使用表格1 ）會議通知單2 ）會議紀(jì)要四、圖書資料管理1、圖書管理流程2、說明1 ）公司圖書資料由行政部統(tǒng)一保管，需圖書資料由所需人提出申請, 行政部登記，并由本人簽字，方可借閱；2 ）圖書借出如到期未還由行政部負(fù)責(zé)催還，直至返回。3 ）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第四節(jié)。3、使用表格圖書借閱登記表五、辦公用品管理（一）辦公用品采購管理1、辦公用品采購流程圖2、說明1 ）部門提出所需辦公用品，到行政部領(lǐng)取物品需求申請單；2）部門經(jīng)理在申請單上簽字，再由行政部負(fù)責(zé)人簽字，最后經(jīng)總經(jīng) 理審批；3 ）由行政部對總經(jīng)理批準(zhǔn)申請單進行匯總，由行政

6、部統(tǒng)一購買；4 ）行政部對米購物品進行驗收、入庫；5 ）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第五節(jié)3、使用表格1）辦公用品需求單（二）辦公用品領(lǐng)用管理1、流程圖1） 各部門提出要要領(lǐng)用的辦公用品到行政部填寫領(lǐng)用申請單，由部 門經(jīng)理簽字；2 ）到行政部核準(zhǔn)，100元以下辦公用品由行政部負(fù)責(zé)人簽字直接領(lǐng) 用，100元以上辦公用品由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可領(lǐng)用；3 ）辦公用品出庫直接記入個人臺賬；4 ）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第五節(jié)。3、使用表格1 ）辦公用品領(lǐng)用申請單2）個人辦公用品登記表六、復(fù)印、打印、電話管理（一）復(fù)印、打印管理1、流程圖復(fù)印/打印材料行政部填登記表>行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可復(fù)印/打印2、說明

7、1 ）由各部門拿到所需復(fù)印/打印材料到行政部登記表；2 ）由行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可復(fù)印/打?。? ）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第六節(jié)第三十七至四十一條3、使用表格復(fù)印、打印登記表（二）電話管理 一）電話接聽管理1、電話接聽流程圖2、說明1 ）電話鈴響三次接線員接聽，把電話轉(zhuǎn)入來電人要聯(lián)系人的部門;2）如聯(lián)系人不在，本部門人要做記錄，及時通知被聯(lián)系人。3）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第六節(jié)四十二條。二）電話費用管理1、電話費用申請流程圖2、說明1）電話費用每月各部門定額，如各部門提出申請到行政部領(lǐng)取電話 費用申請單；2 ）由行政部審核，如未超出定額，直接對所申請電話充值，如超出 定額，由總經(jīng)理審批，

8、經(jīng)總經(jīng)理同意方可為其充值；3 ）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第六節(jié)四十三條。3、使用表格電話費用申請單三）長途電話管理1、使用流程圖2、說明1）因公需要撥打長途電話，由使用人到行政部登記；2）并填寫呼叫號碼、聯(lián)絡(luò)事項、使用時間，經(jīng)行政部確認(rèn)即可到指 定電話機撥打；3）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第六節(jié)四十三條。3、使用表格1）長途電話使用登記表七、招待費用管理1、招待費用管理流程圖2、說明1 ）各部門需招待業(yè)務(wù)往來客人，提出來訪單位、來訪事由、時間、 人數(shù)，報總經(jīng)理批準(zhǔn)；2）總經(jīng)理確定招待標(biāo)準(zhǔn)、費用和規(guī)模，由招待部門到財務(wù)借取費用;3 ）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第七節(jié)。八、傳真、信件收發(fā)及名片管

9、理（一）傳真接收管理1、傳真接收管理流程圖K取走傳真2、說明1 ）接收到傳真由行政部進行登記，通知接收人來領(lǐng)取，接收人簽 字方可拿走傳真；2 ）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第七節(jié)四十九至五十一條。3、使用表格傳真接收登記表（二）傳真發(fā)送管理1、傳真發(fā)送管理流程圖2、說明1 ）各部門需發(fā)傳真，先到行政部登記再由部門負(fù)責(zé)人簽字；2）如發(fā)送關(guān)于公司資料的文件需總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，一般性文件由各部門經(jīng)理簽字即可發(fā)送；3 ）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第七節(jié)四十九至五十一條。3、使用表格傳真發(fā)送登記表（三）名片管理1、名片管理流程圖2、說明1 ）申請人提出印制名片申請，至怖政部領(lǐng)取名片印刷申請單；2 ）申請人認(rèn)

10、真填清本人職務(wù)、姓名、聯(lián)系方式等內(nèi)容；3 ）由部門經(jīng)理審核批準(zhǔn)，再由總經(jīng)理批準(zhǔn)，轉(zhuǎn)交行政部統(tǒng)一印制;4）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第八節(jié)五十七至六十一條。3、使用表格1 ）名片印刷申請單九、設(shè)備申請及維修流程（一）設(shè)備申請管理1、流程圖152、說明1）各部門根據(jù)各自工作的實際情況和預(yù)算計劃， 提出切實可行的申 請要求（內(nèi)容具體翔實、理由充分），經(jīng)部門經(jīng)理和總經(jīng)理簽字同意 后，抄送給行政部。2） 行政部根據(jù)各部門現(xiàn)有的設(shè)備資產(chǎn)情況對申請進行核實， 并對各 部門要求從真正的客觀需求出發(fā)，遵循設(shè)備申請原則，提出解決建議 和意見（調(diào)撥或購買）。3）如果采取“調(diào)撥”程序，行政部將調(diào)撥計劃上總經(jīng)理簽字確認(rèn)

11、 后實施；如果采取“購買”程序，行政部將參照公司辦公用品采購 程序進行。4）采購由行政部統(tǒng)一申請費用、組織購買、費用攤銷，過程遵循“價 廉物美”的原則，在滿足各部門需求的基礎(chǔ)上，注意設(shè)備的性能價格 比，多壓價比價、厲行節(jié)約。設(shè)備采購結(jié)束后統(tǒng)一由行政部組織驗收 核查；固定資產(chǎn)登記后，由各部門登記領(lǐng)用，責(zé)任到人。5）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第九節(jié)六十二至六十九條。3、使用表格1 ）設(shè)備申請單2 ）設(shè)備調(diào)撥單（二）設(shè)備維修流程1、流程圖2、說明1 ）報修人員先將報修信息反饋給各部門的負(fù)責(zé)人；2）部門經(jīng)理報送到行政部；3）行政部根據(jù)編號，聯(lián)系廠商，組織及時維修；4）通過暫借、調(diào)撥等方式，將暫時不用的設(shè)備給報修者使用；5）機器設(shè)備維修完畢，行政部登記備案，發(fā)還給報修者使用；6）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第九節(jié)七十條。3、使用表格1 ）設(shè)備維修單十、車輛管理1、車輛管理流程圖用車人提出申請 部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn) 總經(jīng)理批準(zhǔn) 行政部安排車輛、駕駛員2、說明1）用車人