open office使用用技巧5

1、5 OpenO Calc 教學利用範例來進行 OpenO Calc 簡單功能的介紹,以及和微軟 Excel 相異之處。 5-1 基本操作與流水號大部分的試算表軟體,其介面都差不多。橫列以 1、2、3 來定位,直欄則以 A、B、C 來定 位。我們習慣以 A1 或 D8 來稱呼或指定某個欄位。圖 1. 試算表的基本畫面流水號製作流水號是試算表軟體的基本功能,在 MS Excel 中,需要輸入兩個欄位數(shù)字才能產(chǎn)生流 水號,但在 OpenO Calc 中,只要有一個欄位做為起點就行了。點選該欄位作為起始點,右下有個小黑點往下拉即可。 圖 2. 先輸

2、入一格以製作流水號 看需要多少號碼,在游標的右方會有個黃色標籤,標示目前欄位的流水號。圖 3. 往下拉數(shù)字會遞增 放開滑鼠,流水號就自動產(chǎn)生了。圖 4. 流水號出來囉!5-1-1 插入與刪除列插入與刪除列或欄的方法有很多種,我們示範最簡單的一種。插入列如果您想在 1 之前加入一列,那麼只要點選1,並且在該數(shù)字欄位上方點選滑鼠右鍵, 便可以從內(nèi)文選單中找到插入列的功能,點一下就可以多出一列。圖 1. 插入列插入欄的方法也是一樣,只不過是直的。刪除列把您要刪除的列給選取起來(點選標記最左邊的數(shù)字即可,並且在該數(shù)字欄位上方點選滑 鼠右鍵,便可以從內(nèi)文選單中找到刪除列的功能,點一下就可把標記的列刪除。

3、 圖 2. 刪除列當然,刪除欄的方法也是一樣,只不過是直的。5-1-2 調(diào)整欄寬列高、內(nèi)容水平垂直對齊調(diào)整欄寬如果您想調(diào)整欄寬,那麼有個方法可以讓您快速的調(diào)整所有欄位的最適欄寬。1. 點選左上角的空白欄,標記所有資料。2. 滑鼠移到任兩直欄的中間縫隙處。3. 連擊兩下滑鼠,便會自動縮放成最適欄寬。 圖 1. 自動調(diào)整欄寬 您可以點選置中的圖示來讓所有內(nèi)容水平置中。圖 2. 對齊內(nèi)容調(diào)整列高調(diào)整列高的方法和調(diào)整欄寬很像:1. 把您欲調(diào)整的列標記起來。2. 滑鼠移到任兩橫列的中間縫隙處。3. 連擊兩下滑鼠,便會自動縮放成最適列高。圖 3. 調(diào)整列高4. 如果您是用拖曳的方式,那麼可以讓所有您標記的

4、列高同步手動調(diào)整列高。(欄寬也 可以這麼做 圖 4. 調(diào)整任一列都可以 每個儲存格的文字都比較靠下方,您可以點選垂直置中的圖示來讓所有內(nèi)容垂直置中。 圖 5. 內(nèi)容垂直置中5-2 調(diào)整儲存格外觀 設定儲存格背景1. 標記欲設定背景顏色的儲存格。2. 選擇顏色。圖 1. 設定背景色3. 這樣就行了! 圖 4. 背景色已經(jīng)出現(xiàn)了 定儲存格框線1. 標記欲設定框線的儲存格。2. 選擇框線樣式。圖 2. 設定框線3. 這樣就行了!圖 3. 框線已經(jīng)出現(xiàn)了5-3 修 改工 作表 名 稱在 OpenO 1.0.x 版 的 時候 ,Calc 的 工 作表示 無 法用中文 命名 的,如 此

5、會 導致許 多 問題 的產(chǎn)生。不過 OpenO 1.1 版 已經(jīng)修 正 這個 問題 了!您可以用中文來 替工 作 表 命名喔 !在欲修 改名 稱的 工 作表上點選滑鼠右鍵,並選擇 重新命名工 作表,然 後 輸入 新 的 名 稱。圖 1. 修 改工 作表 名 稱這樣就 完 成了! 圖 2. 可以用中文 喔 !5-4 公 式:加 總 及 公 式 複 製加 總加 總 是最 常 用的 公 式,所以加 總牠 有自 己 的圖示可以 使 用 喔 !1. 點選 1 號的 總 分欄位(G 2。2. 點選加 總 圖示。 圖 1. 使 用小 計 功能來加 總3. Calc 會自動 判斷 範 圍 ,

6、不過 遇 到空白就 停 下來了,所以,有 時候 自動 判斷 的範 圍 並 不 正確 ,要自 己留意 一下。圖 2. 有 時候 會 判斷錯誤4. 重新 用滑鼠標記一下範 圍 即可(藍 色框部分。圖 3. 需自行調(diào)整一下加 總 範 圍複 製 公 式我們不可能每個欄位都 去寫 一 次公 式, 因此 , 公 式 複 製的動作就相當 重 要了!所 幸 ,這個動 作 非常 簡單。1. 點選 1 號的 總 分欄位(G 2,拉取該欄位右下方的小黑點。2. 往下拉就行了。圖 4. 複 製 公 式3. 只要是您拉取到的範 圍 都會自動 填 上相同的 公 式 喔 ! 而 且,對 應 欄位也會自動 改變 , 相當方便

7、。例如:原 本是加 總 C2:F2,如果您 複 製 公 式到下一個,那麼加 總 的範 圍 會自動調(diào)整成 C3:F3。 圖 5. 已經(jīng) 全 有有 公 式了5-4-2 自 己寫公 式:if 的 應 用自 己寫公 式有 時候 , 公 式不 見得 會用到 函 數(shù),例如簡單的加 減乘 除,所以您也可以自 己寫公 式。 寫 法很 簡單,一 律 以 =作為開 頭 ,Calc 就 知道 您這一欄是個 公 式了。 在 OpenO Calc 中,加 減乘 除的 符 號分 別 如下:加(+減(-乘 (*除(/ 底 下我們就利用 等第 來做示範,我們會利用到 if 邏輯判斷 。, 雖 然 判斷等第

8、也可以用 函 數(shù) 來做,不過,為了讓大 家練 習自 己寫公 式以及 if 的用法,所以我們用 if 來做即可。 if 函 數(shù)的用法:if(條件 ; 真 ; 假條件 就是給 他 一個 判斷條件 ,如果 符合條件 ,那就 執(zhí) 行 真 ; 如果不 符合條件 ,那就 執(zhí) 行 假 。1. 點選 1 號的 等第 欄位(I 2。2. 輸入 = 作為 公 式開 頭 。圖 1. 輸入 = 表示 公 式開始3. 我們以平 均 分數(shù)(H 2來作為 判斷 的 主 要欄位。圖 2. 點選欲 判斷 欄位4. 假 設 80 分以上算是 優(yōu) ,所以我們 填 入 H 2>=80作為 判斷條件 ,如果 符合條件 , 就 印

9、 出 優(yōu) ; 如果不 符合條件 ,那就不要 印 出任 何東西 。圖 3. 把 公 式 寫完 整 MS Excel 的 參 數(shù)是用 逗 號 , 隔 開,但 OpenO Calc 的 參 數(shù)則是用分號 ; 隔 開,不一樣 喔 !所以要 特別注意 !5. 把 公 式往下 複 製,您就會看到 符合 調(diào) 件 的都會出現(xiàn) 優(yōu) 。 圖 4. 複 製 公 式如果 還 要 繼續(xù)判斷呢? 例如 70 分以上是 甲 以下則是 乙 ,那 怎 麼 辦? 簡單, 再判斷 一 次 不就行了!1. 在 公 式的前 半 部都是一樣的,只有在 第 一 次判斷後 ,如果不 符合條件 的 話 要做 第二次 判斷 。

10、2. 第二次判斷 也差不多: if(H2>70;"甲""乙"3.把這 公 式放到 第 一 次公 式的 第三 個 參 數(shù)中,如 if(H2>=80;"優(yōu)" if(H2>70;"甲""乙" 圖 5. 第二次判斷4. 再重新複 製一 次公 式,那就 OK 囉!圖 6. 再重新複 製一 次公 式5-4-3 $絕 對位置之前 說 過在 複 製 公 式 時 ,欄位會自動調(diào)整,如果不 希望他 自動調(diào)整該 怎 麼 辦? 您可以用 $ 符 號來 鎖 定。 底 下就用 名次 的範例來 解釋 :1.

11、 點選 1 號的 名次 欄位(J 2。2. 使 用自動 函 數(shù) 助理 。 圖 1. 使 用 函 數(shù)來做 名次3. 選用 R A NK 函 數(shù)。圖 2. 使 用 R A NK 函 數(shù)4. 由粗 體字 知道 ,有兩個 參 數(shù)一定要 填 。 圖 3. 有兩個欄位 必填5. 因 為 名次 是用比較出來的,所以 第 一個是 填 入欲比較的單一欄位(例如某個 人 的平 均 , 第二 個則是 填 入比較範 圍 (每個 人 的平 均 。圖 4. 第 一個 填被 比較欄位, 第二 個 填 所有範 圍6. 名次 已經(jīng) 判斷 出來了! 注意 一個 地 方, 全班 的平 均 欄位是 H 2:H11, 換句話說 ,每

12、個 人 在比較 時 都是要在這範 圍裡 比較。圖 5. 看來 似乎 OK7. 公 式 複 製! 結 果 好 像不 正確 , 因 為有 好幾 個 人名次 相同。 圖 6. 複 製 公 式,很 顯 然有 問題8. 隨 便找一個 人 來看, 第二 個 參 數(shù)範 圍 已經(jīng) 改變 了, 變 成 H 3:H12, 難怪結 果不 正確 。圖 10. 原 來是範 圍跑掉 了9. 我們利用 $ 把範 圍鎖 定。 變 成:$H$2:$H$11 圖 7. 把範 圍 加上 絕 對 符 號 鎖 定10. 重新複 製一 次 , 結 果就 正確 了!圖 9. 重新複 製, 結 果就 正確 了! 11. 隨 便找一個看看,果

13、然範 圍沒 有 改變 ! 圖 8. 範 圍 就不會 改變 了5-5 圖表製作圖表製作一直是試算表軟體的 強項 ,有 時候 一 張 圖 勝 過一 堆 數(shù) 據(jù) , 因此 ,我們來看一下 怎 麼 製作圖表。1. 可以先標記範 圍後 , 再 插入圖表,如 此 , 等 一下就不需 回 過 頭 來設定範 圍 。圖 1. 標記範 圍後 ,插入圖表2. 接著 拉出要放圖表的範 圍 圖 2. 拉出要放圖表的範 圍3. 也可以在 此重新 選擇圖表的資料來 源圖 3. 也可以在 此 選擇資料來 源4. 選擇一個圖表的 形 式,有 2D 和 3D 兩大 類 。 圖 4. 選擇圖表 形 式5. 勾 選 預覽 文字文 件

14、 便可以看到一 些 標 題 以及數(shù) 據(jù) 資料, 等於 是圖表的 預覽 。圖 5. 可以 勾 選 預覽 文字文 件 6. 在 此 設定標 題 以及 X 、 Y 軸名 稱 圖 6. 設定標 題 以及 XY 軸名 稱7. 圖表已經(jīng)做出來囉!您可以利用 周圍 的點來調(diào)整大小或位置。圖 7. 圖表已經(jīng)做出來囉!5-5-1 變更 圖表 類型如果 事後 想修 改 圖表的 形 式可以 嗎? 當然可以!以下就是 變更 圖表 類型 的方法:在圖表上點兩下,就可以進入圖表的 編輯模 式,左邊會出現(xiàn)相 關工具 列, 請 選擇 編輯 圖表 類型 。 圖 1. 點進 去 圖表,左邊會出現(xiàn)相 關工具 列 一樣先選擇圖表 類

15、型圖 2. 選擇圖表 類型送 出 後 ,圖表 救 已經(jīng) 換 成 別 的 型態(tài) 了!圖 3. 圖表已經(jīng) 換 成 別 的 型態(tài) 了!5-5-2 更改 圖表背景 牆更改 圖表背景 牆 指是一個小功能,用法很簡單:在圖表上點兩下,就可以進入圖表的 編輯模 式。 接著 點選圖表本 身 並 按 右鍵,並選擇圖表 背景 牆 。 圖 1. 點選圖表本 身 並 按 右鍵以修 改屬性 選擇顏色圖 2. 選擇顏色顏色 換好 囉!就這麼簡單 圖 3. 顏色 換好 囉!其 實 這 些屬性各 位都可以自行試試。5-5-3 把圖表中的文字 變 成直 書在圖表中的文字, 若 是有一 些 是 倒著 的該 怎 麼 辦? 只要 將

16、 之 變 成直 書 即可!該如 何 是設定 呢? 請 看:在圖表上點兩下,就可以進入圖表的 編輯模 式。選取欲 變 直 書 的文字 物件 ,點選右鍵選單中 的 物件屬性圖 1. 選取 物件 ,並點選右鍵選單中的 物件屬性切換 到對齊 頁 面修 改書寫 方 向圖 2. 切換 到對齊 頁 面修 改書寫 方 向這樣 救變 成直的了!當然, 他還 有 許 多的選 項 您可以設定,例如 換 字 型 或 換 顏色。 圖 3. 變 成直的了!5-6保護 儲存格試算表 雖 然很方便,但也 潛藏許 多 危機 ,例如,不小 心 把 寫好 的 公 式,不小 心 修 改 到或刪 掉 而 不自 知 ,那麼整個算起來的

17、結 果就 錯誤 了! 因此 ,您可以利用 保護 儲存格的功能,來把一 些公 式或不需要輸入的 地 方給 保護 起來,以 免 不小 心去 修 改 到。Calc 的儲存格 屬性 中有 預 設儲存格都是 受保護 的,只要 工 作表的 保護 功能一開,所有的儲 存格都 無 法輸入 東西 。所以,我們 得 先把不想 受保護 的欄位標記起來,並 將 其 鎖 定取 消 。 標記不想 受保護 的欄位,並點選右鍵選單中的儲存格格式 化 。圖 1. 先標記不要 受保護 的欄位切換 到儲存格 保護 ,把 鎖 定取 消 。 圖 2. 把 鎖 定取 消點選 工具 /保護 文 件 /工 作表以開 啟工 作表 保護 。圖

18、3. 開 啟工 作表 保護設定 密 碼 圖 4. 設定 密 碼如 此 一來, 受保護 的儲存格就 無 法修 改 了!圖 5. 受保護 的儲存格就 無 法修 改 了 其 它剛剛 我們?nèi)?消鎖 定的儲存格 仍 可輸入。圖 6. 其 它 的欄位 仍 可輸入5-6-1 複 製 受保護 的 工 作表當一個 工 作表都做 完 之 後 ,如果 第二 個 工 作表也 類似第 一個 工 作表,那麼可以用 複 製的方式 來製作,以 節(jié)省時 間。不過,有 受保護 的 工 作表如果用 錯誤 的 複 製方式,那麼其 保護 功能 將 喪失 作用。全 選然 後複 製這是 許 多 人常 用的方法之一。圖 1. 全 選然 後複

19、 製整個 貼 到 第二 個 工 作表,看起來 似乎 一 切 OK !連 排版 都 沒變 ! 圖 2. 貼 到 第二 個 工 作表可以是當您點選並 寫 入 保護 的欄位 時 ,您就會 發(fā) 現(xiàn) 保護 已經(jīng) 失效 了!用來 破解工 作表 保護倒 是個 好 方法,如果 擔心被破解 ,那儲存 時 ,整 份 文 件 設定 密 碼就行了! 由此 我們也可以 知道 , 工 作表 保護實際 上只是 避免誤 刪或修 改 ,並 無實質(zhì) 的文 件保密 功能。圖 3. 保護 的欄位 失效如果用 正確 的方式來 複 製那就 沒問題 了!在 工 作表上方, 按 滑鼠右鍵,並選擇移動 /複製 工 作表。圖 4. 用 正確 的

20、方式來 複 製 放到 工 作表 2 之前圖 5. 放到 工 作表 2 之前 這樣就 確確實實無 法修 改 了! 圖 6. 這樣就 無 法 改變 了5-6-2 解 除 工 作表 保護若日後 不想要 保護工 作表,或是想要修 改裡 面的資料 怎 麼 辦? 例如 工 作表 二 的圖表資料來 源 不 正確 ,要修 改 就要先取 消保護 囉!取 消 就 好啦 !取 消 工具 /保護 文 件 /工 作表圖 1. 把 保護 取 消然 後 輸入 密 碼就取 消保護 囉! 圖 2. 輸入 密 碼即可5-6-3 修 正複 製 工 作表中圖表的資料來 源複 製的表如果有圖表,那麼其資料來 源 可能要 檢查 一下,以

21、 免 資料來 源還 是上一個表的。 點選圖表,然 後按 滑鼠右鍵選單中的修 改 資料 區(qū)域 以修 改 圖表資料來 源 。圖 1. 修 改 圖表資料來 源重新 選取範 圍 圖 2. 重新 選取範 圍變 成 新 的範 圍圖 3. 變 成 新 的範 圍如 此 圖表就會 讀 取 新 的資料來 源 了! 圖 4. 圖表就會 更新 了修 改完後 ,如果有 更改工 作表 名 稱也 沒關係 ,圖表也會自動修 正 其 讀 取資料的來 源 。圖 5. 即 使更改工 作表 名 稱也 沒關係5-7 樣式 應 用:新 增樣式樣式在 Calc 中 雖 然不 常 用,不過也 佔 有 重 要的 地 位!有 些地 方加了樣式

22、更 能 提 高 工 作 效率 , 例如想要從一 堆 學生成 績 中,找出不及格的分數(shù),並以不同的外觀來 顯 示,那這個功能就相當有用!我們先來做兩個樣式,一個是不及格 另 一個是 滿 分。按 F 11開出樣式的 工具 選單, 切換 到儲存格樣式並點選標 準 , 按 右鍵選單 中的開 啟新檔 ,以 建 立 一個 新 樣式。圖 1. 建 立 一個 新 樣式先 將此 樣式 命名 為不及格。圖 2. 命名 為不及格接著 設定文字外觀,我們設成 紅 色的 輪廓 字。圖 3. 設定文字外觀另 外用同樣的方法 再新 增一個 名 為 滿 分的樣式圖 4. 另 外 再新 增一個 名 為 滿 分的樣式 把字 型 設成 粗 體圖 5. 設成 粗 體如 此 ,樣式表便多了兩種樣式。圖 6. 樣式表多了兩種樣式怎 麼 使 用這兩種樣式 呢?請 往下看 吧 !5-7-1 有 條件 的樣式所 謂 有 條件 的樣式就是 說 ,當資料 符合 您定的 條件時 ,便以 另