會議管理制度修改版

1、1、目的本制度明確規(guī)定公司會議種類、組織及會務(wù)管理等工作相關(guān)內(nèi)容，確保會議召開的質(zhì)量 和效率，推動對會議決議的執(zhí)行。2、范圍本制度適用于公司各部門召開的各項會議的組織與管理。3、權(quán)責(zé)人力資源部協(xié)助公司管理層確定公司會議的種類，組織會議進(jìn)行、以及制定、發(fā)布和推 廣會務(wù)管理相關(guān)制度；會議主辦部門負(fù)責(zé)各項會議的會議申請、通知、組織、記錄及會議決議催辦落實完成工 作。4、會議召開原則高效。凡召開的會議應(yīng)具備必要性，注重實效，主題鮮明，準(zhǔn)備充分。會議組織者應(yīng)將會議主持者、議題、議程、時間、地點等安排預(yù)先告知與會者；精簡。大力精簡會議，盡量縮短會期，減少與會人員，能合并召開的會議要盡可能統(tǒng)籌合并；務(wù)實。把

2、工作重點放在深入實際，加強(qiáng)調(diào)研和督查，集中精力研究和解決實際問題上，可采取現(xiàn)場辦公會議等形式，及時協(xié)調(diào)研究解決有關(guān)問題；節(jié)約。會議召開倡導(dǎo)勤儉節(jié)約，會議地點安排在公司內(nèi)進(jìn)行，特殊情況需經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，會議所需經(jīng)費由主辦部門負(fù)責(zé)申報，人力資源部審核。5、會議分類公司級會議：主要包括年度員工大會、工作總結(jié)會（月度/季度/年度）、月度經(jīng)營研討 會、營銷總結(jié)會（季度/年度）、業(yè)務(wù)相關(guān)會議（如客戶或供應(yīng)商研討會、洽談會，座談會等）及各類臨時召開的代表大會；例會:公司各一級部門周例會、月度例會；專項會議：項目研討會、業(yè)務(wù)綜合會（如計劃協(xié)調(diào)會、質(zhì)量分析會、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備會、生 產(chǎn)調(diào)度會、安全工作會等）。6、

3、會議周期及時間安排質(zhì)量分析會生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備會 生產(chǎn)協(xié)調(diào)會-安全工作會7、會議申報及組織各部門須按照事先規(guī)定的會議時間、與會人員、會議報告內(nèi)容等做好充分準(zhǔn)備參會;會議通知：列入會議計劃的會議通知由人力資源部統(tǒng)一安排，會議通知須提前一天以文字或電話發(fā)出。各部自行安排的小范圍會議可自行安排;如召開須上級部門參與的不定期會議，由會議主辦單位根據(jù)工作需要和會議內(nèi)容，向上一級單位提出，提報會議申請單，詳見附件一。經(jīng)上級單位審批，如批準(zhǔn)開會，會前準(zhǔn)備相關(guān)事宜由會議主辦單位負(fù)責(zé)，同時參照本程序執(zhí)行;會議籌備工作：根據(jù)會議內(nèi)容，由會議主辦部門負(fù)責(zé)組織，會議相關(guān)部門配合完成具體工作的籌備與落實（包括：領(lǐng)導(dǎo)講話、會場

4、布置、橫幅標(biāo)識、安全保衛(wèi)、音響、會議通知、會議方案等）；會議簽到：會議主辦部門應(yīng)事先準(zhǔn)備簽到表、冊。中小型會議實行個人簽到，規(guī)模較大會議名稱會議內(nèi)容會議時間會議召集會議主持參會人員會議記錄輸出結(jié)果年度經(jīng)營策略研討會年度經(jīng)營策略宣貫大會討論年度經(jīng)營策略方向- 目標(biāo)、計劃。1、年度經(jīng)營策略宣導(dǎo)；2、各部門績效責(zé)任狀簽訂每年 2-3 月每年 4 月總經(jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理助理總經(jīng)理助理工作總結(jié)會月度經(jīng)營研討會1、上月工作重點及經(jīng)營 成果回顧；2、上月工作 問題及解決辦法研討。1、月度各部門各項KP 標(biāo)達(dá)成情況及原因分析；乍 次（季/月）第一周周六總經(jīng)理總經(jīng)理助理營銷計劃總結(jié)會部門周例會營銷周例會第一事業(yè)部

5、周例會部門月例會 營銷月例會第一事業(yè)部月例會項目研討會計劃協(xié)調(diào)會部門經(jīng)理及以上崗位總經(jīng)理秘書年度經(jīng)營銷策略公司全體總經(jīng)理秘書1、年度經(jīng)營銷策略大紀(jì)要；2、年度部門績責(zé)任狀。各部門負(fù)責(zé)人總經(jīng)理秘書1、會議紀(jì)要；2、月 工作中問題及下階段解 決方案。2、次月 KPI 指標(biāo)調(diào)整和經(jīng)營重點。1、 各大區(qū)、 省月度計戈 達(dá)成情況及原因分析；2、下月營銷計劃分解；3、下月營銷舉措上月（周）部門工作總結(jié)及下月（周部門工作計戈打1、項目進(jìn)展情況通報；、項目進(jìn)展問題分析； 、次階段工作安排及分工1、上階段各系統(tǒng)計劃達(dá) 成分析；2、各項 KPI 達(dá) 分析；3、計劃溝通事項 安排。每月 5 號前每月 5 號前次周一

6、下班前吉次周一下班前口次周一下班前當(dāng)月最后一周周末當(dāng)月最后一周周末當(dāng)月最后一周周末23不定期每周二總經(jīng)理總經(jīng)理部門負(fù)責(zé)人部門負(fù)責(zé)人部門負(fù)責(zé)人部門負(fù)責(zé)人部門負(fù)責(zé)人部門負(fù)責(zé)人項目負(fù)責(zé)人計劃采購總監(jiān)總經(jīng)理助理營銷總監(jiān)部門指定部 門 指 定部 門 指 定部 門 指 定部 門 指 定部門指定項目負(fù)責(zé)人計劃經(jīng)理各部門負(fù)責(zé)人省經(jīng)理大區(qū)總監(jiān) 場部經(jīng)理（主管）銷客服部經(jīng)理（主管）部門全體部 門 全 體部 門 全 體部 門 全 體部 門 全 體部門全體項目小組全體生產(chǎn)接口人營銷監(jiān)銷管部經(jīng)理總經(jīng)理秘書部門文員部門助理部門助理部門助理部門助理部門助理部門助理項目助理總 部門助理1、上月低績效達(dá)成原及解決方案；2、次K

7、PI 指標(biāo)設(shè)定。1、上月營銷總結(jié)得失2、下月營銷計劃分解3、下月營銷舉措上周（月）工作總結(jié)及下周（ 月）工作計劃項目進(jìn)程及下階段安排1、計戈惰理問題及解方案；2、計劃問題解責(zé)任人。每 周 三不 定 期不 定 期不定期的會議實行部門領(lǐng)導(dǎo)簽到。會議結(jié)束時，主辦部門可對各單位的出勤情況進(jìn)行檢查或抽查;會議文件及會議檔案：全員性會議的文件由主辦部門準(zhǔn)備，會議結(jié)束后，應(yīng)及時將完整 的會議文件整理歸檔， 按規(guī)定時間移交到人力資源部存檔； 一般性工作會議由主辦部門負(fù)責(zé) 會議記錄和紀(jì)要整理，會議紀(jì)要經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)后，公布執(zhí)行并發(fā)至相關(guān)部門備忘；與平級或縱向溝通的不定期會議召開，由會議發(fā)起單位提出并參照本程序

8、執(zhí)行。7、會議要求及紀(jì)律會議接待由會議主辦部門負(fù)責(zé)，會議召開前5分鐘進(jìn)行簽到，須準(zhǔn)確統(tǒng)計會議人數(shù)并留 存檔案資料，詳見會議簽到表附件三；會議相關(guān)部門負(fù)責(zé)在會前將與會議相關(guān)的參閱資料及時、準(zhǔn)確分發(fā)至與會人員；會議記錄由會議主辦部門負(fù)責(zé)記錄；與會人員應(yīng)做到不遲到，不早退，因故不能參加會議應(yīng)提前向主辦會議部門請假；有事 離開會場需向會議組織者請假；會議期間應(yīng)關(guān)閉通訊工具，保持會場安靜，不做與會議主題 無關(guān)的事；會議內(nèi)容有保密事項時，與會者必須嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律；人力資源部將于會議召開后對會議紀(jì)律執(zhí)行情況（包括會議出勤、請假制度履行情況及 會風(fēng)會紀(jì)情況）在全公司范圍內(nèi)通報。各部門負(fù)責(zé)人要重視對會議紀(jì)律的

9、執(zhí)行，以身作則， 促進(jìn)良好會風(fēng)的形成。8、會后工作跟進(jìn)主辦部門負(fù)責(zé)整理及下發(fā)會議紀(jì)要 （詳見附件四）及會議決議的催辦；會后聚餐、娛樂等活動由人力資源部組織、協(xié)調(diào)，會議主辦部門應(yīng)在會議召開前通知人 力資源部，以便提前準(zhǔn)備安排；會議文件材料的立卷歸檔，建立會議檔案。8.3.1主辦部門負(fù)責(zé)會議的相關(guān)材料保存，如會議通知、會議議程、簽到表、會議紀(jì)要、 會議報告等文書須一并收集、整理齊全，按一會一卷的立卷方法設(shè)立案卷；8.3.2部門內(nèi)部會議均需將會議議程、簽到表、會議紀(jì)要、會議報告等文書備份呈報總 經(jīng)理。9、會議室使用管理辦法管理歸口9.1.1人力資源部負(fù)責(zé)會議室的統(tǒng)籌管理和協(xié)調(diào)安排使用。9.1.2日常

10、管理具體：會議室內(nèi)財產(chǎn)的保管、衛(wèi)生保潔、門窗及電器的關(guān)閉、使用交接 手續(xù)辦理、鑰匙交接等。9.1.3所有會議室的燈光、音響、多媒體投影等的操控工作、日常調(diào)試及報修工作均由 網(wǎng)絡(luò)管理員或總經(jīng)辦指定專人負(fù)責(zé)。使用范圍及預(yù)約程序9.2.1按照“會議管理制度”之規(guī)定，列入每周會議計劃的會議優(yōu)先編排使用會議室； 各部如需使用會議室一般要提前1天向人力資源部申請預(yù)約， 以便統(tǒng)籌安排使用。 若各部擬 預(yù)約的會議室使用時間與每周列入會議計劃或已預(yù)定的會議室與臨時性重要會議發(fā)生沖突 時，以重要會議為先。9.2.2外部租賃會議室主要用于全公司的大型活動及重要會議等，如有特殊活動需要， 需經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，方可執(zhí)行租用安排。9.2.3申請使用會議室可在公用盤下載申請表，要求要逐項填寫申請單中各項內(nèi)容，并 在“其它說明”欄中注明參會人數(shù)、需使用設(shè)施等，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用；嚴(yán)禁擅自使用會議 室。使用規(guī)定9.3.1按照“誰使用誰負(fù)責(zé)”的原則，使用部門須派專人負(fù)責(zé)本部門活動期間的管理及 安全工作。9.3.2會議期間非與會人員不得隨意進(jìn)入會議室。?9.3.3凡進(jìn)入會議室的人員必須自覺遵守會議室使用管理規(guī)定。講衛(wèi)生，不得喧嘩、不 得損壞公物、不得損壞公用設(shè)施。對于違反本規(guī)定的人員，人力資源部或指定管理人員有權(quán) 制止、教育、直至給予行政處罰。9.3.4