如何制定公司行政管理工作手冊

1、行政管理職位工作手冊) 行政部工作職責(zé)28第一章行政部職責(zé)描述(一) 行政部工作職責(zé)一覽表行政部部門職責(zé)職責(zé)細(xì)分備注1.日常辦公事務(wù)管理(1) 企業(yè)各種日常辦公事務(wù)的計劃、組織、協(xié)調(diào)與控制(2) 會議的組織、協(xié)調(diào)，會議內(nèi)容的記錄與傳達(dá)在建立辦公自動化系統(tǒng)方面有給予協(xié)助的職責(zé)2.辦公物品及設(shè)備管理(1)負(fù)責(zé)制定辦公物品及設(shè)備的采購、保管、發(fā)放與使用制度(2)負(fù)責(zé)辦公物品及設(shè)備的采購事宜(3) 辦公物品的保管、發(fā)放、使用(4) 辦公設(shè)備的日常保養(yǎng)與故障維修計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的故障一般由專業(yè)人員維修3.文書資料管理(1)印信的管理和文書、公文的起草、收取、傳達(dá)與處理(2) 企業(yè)各種檔案、書刊的建檔、保

2、管、借閱(3) 做好文書資料以及內(nèi)部信息的保密工作4.車輛管理(1) 辦公車輛的調(diào)度管理(2)安排車輛年檢、定期保養(yǎng)、日常維修等工作(3) 對司機(jī)人員進(jìn)行安全駕駛教育、考勤等日常管理5.人事日常事務(wù)管理(1)員工考勤、出勤統(tǒng)計、報表、分析等人事管理工作(2) 對員工生活福利、安全保健、衛(wèi)生等方面的管理(3) 組織員工開展各種形式的活動6.后勤保障事務(wù)管理(1)企業(yè)環(huán)境綠化、衛(wèi)生和廠區(qū)及宿舍財產(chǎn)、員工安全管理(2)企業(yè)員工食堂、宿舍的日常管理(3)維持企業(yè)水、電等動力系統(tǒng)的正常運(yùn)行及相關(guān)設(shè)施維修(4)企業(yè)日常安全保衛(wèi)及消防管理7.涉外事務(wù)管理(1)來客接待事宜管理，包括前臺接待、客人來訪登記與迎

3、送等(2)企業(yè)對外宣傳、公關(guān)聯(lián)系(3)牽頭組織危機(jī)管理委員會，制定危機(jī)處理預(yù)案8.法律事務(wù)管理(1)審議合同的合法性，保障企業(yè)的合法利益(2)協(xié)助處理日常涉法事務(wù)及管理合同(3) 參與企業(yè)重大合作項(xiàng)目和重大業(yè)務(wù)項(xiàng)目的談判(4)代理企業(yè)涉訟案件(一) 行政部組織結(jié)構(gòu)與責(zé)權(quán)表第二章行政部組織管理部門權(quán)力相關(guān)說明編制人數(shù)審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期（二）行政辦公工作一覽表（三）行政辦公職位規(guī)范表職位名稱直接上級直接下級管轄范圍直接責(zé)任主要權(quán)力職務(wù)代理人任職條件序號工作內(nèi)容概述部門:人數(shù):填寫日期：年 月 日第三章辦公事務(wù)管理（一）行政費(fèi)用計劃表單位：元編號:科目上年度平均數(shù)本年度預(yù)算數(shù)變

4、動量變動率%備注一季度二季度三季度四季度01薪資支出02間接人工03租金支出04辦公費(fèi)05郵電費(fèi)06水電油料費(fèi)07保險費(fèi)08醫(yī)保費(fèi)09社保費(fèi)合計01加班費(fèi)02差旅費(fèi)03運(yùn)費(fèi)04維護(hù)費(fèi)05交際費(fèi)06樣品費(fèi)07包裝費(fèi)08燃料費(fèi)09職工福利費(fèi)用10雜項(xiàng)購置費(fèi)用11會務(wù)費(fèi)固定費(fèi)用變動費(fèi)用12培訓(xùn)費(fèi)13勞務(wù)費(fèi)14間接材料費(fèi)用15消耗品費(fèi)用16保健費(fèi)17其他費(fèi)用合計費(fèi)用總計（二）行政費(fèi)用申請單費(fèi)用類別金額用途說明附件張數(shù)合計人民幣（大寫）編號:填寫日期:部門:單位：元報銷人簽字:審核人簽字:主管領(lǐng)導(dǎo)簽字:（三）通訊費(fèi)用報銷單部門使用人通訊工具類別（）固定電話（）移動電話（ ）其他號碼費(fèi)用（合計）人民幣（大

5、寫）審批意見主管領(lǐng)導(dǎo)（簽字）審核（簽字）總經(jīng)理（簽字）費(fèi)用明細(xì)編號:填寫日期:（四）外勤費(fèi)用報銷單（五）車輛費(fèi)用報銷單員工姓名所屬部門報銷時間備注序號費(fèi)用類別大寫小寫0001交通費(fèi)0002資料費(fèi)0003交際費(fèi)0004補(bǔ)貼費(fèi)0005其他費(fèi)用合計財務(wù)審批部門主管審批財務(wù)復(fù)核部門經(jīng)理審核經(jīng)辦人簽名報銷人簽名駕駛員部門車號預(yù)支期間年月日至年月日車型項(xiàng)目張數(shù)金額（單據(jù)粘貼處）合計金額（大寫）財務(wù)審批部門主管審批財務(wù)復(fù)核部門經(jīng)理審核經(jīng)辦人簽名報銷人簽名編號:（六）招待費(fèi)用報銷單填表日期:填表日期:年 月編號:（七）公務(wù)聯(lián)系單送抵時間簽收人已閱簽字轉(zhuǎn)出時間聯(lián)系事項(xiàng)簽復(fù)填表人姓名職務(wù)招待事由部 門招待對象招待

6、人數(shù)客人 人，陪同 人備注日 期招待地點(diǎn)餐飲費(fèi)住宿費(fèi)禮品禮金其他費(fèi)用金額合計十萬千百十元角分金額（大寫）合計財務(wù)審批部門主管審批財務(wù)復(fù)核部門經(jīng)理審核經(jīng)辦人簽名報銷人簽名附件張（八）參觀許可證許可編號發(fā)證日期印章參觀單位參觀日期參觀者姓名職務(wù)單位參觀區(qū)域參觀內(nèi)容參觀目的參觀路線相關(guān)部門簽章主管副總生產(chǎn)部行政部營銷部公關(guān)主管（九）接待用餐申請表申請日期：年 月 日接待負(fù)責(zé)部門接待負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人職務(wù)來賓負(fù)責(zé)人工作單位部門和職務(wù)接待總?cè)藬?shù)用餐時間陪同人數(shù)接待事由招待規(guī)格（根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定確定）受理日期經(jīng)辦人審核意見接待部門行政部主管副總（十）公關(guān)工作計劃表公關(guān)工作主體負(fù)責(zé)部門負(fù)責(zé)人員公關(guān)專員口公關(guān)主管口

7、； 行政部經(jīng)理口行政總監(jiān)口配合人員計劃情況工作目標(biāo)工作進(jìn)度進(jìn)度目標(biāo)工作成果工作預(yù)算工作結(jié)算（十）會議記錄表編號:填寫日期:會場布置15主席臺、會標(biāo)、燈光、音響效果、錄音、座次、臺下座位、緊急疏散方案、茶水飲料供應(yīng)(7)播放背景音樂(8)放映宣傳影片、幻燈片宴會的形式(1)餐桌入座式(2)自助餐入座式16(3)半入座式自助餐(4)雞尾酒立食式自助餐28服務(wù)柜臺的工作方面(1)(2)(3)來賓出、缺席之確認(rèn)發(fā)放胸章發(fā)放活動行程表16料理樣式和菜單印制(4)引導(dǎo)來賓到休息室飲料香煙17(1)國產(chǎn)白酒 (2)雞尾酒(3)啤酒(4)飲料類(5)(6)(7)花飾發(fā)放座位牌發(fā)放紀(jì)念品設(shè)置臨時電話18(1)花

8、籃(2)桌上花飾(3)雕冰花飾(4)胸花(5)贈用花束(6)典禮臺花飾(7)載掛花飾(8)蠟燭(9)展示品飾花(8) 來賓簽名紀(jì)念看板、標(biāo)示板類(1)大門看板19(2)方向標(biāo)示(3)專用停車場示牌(4)展示商品說明標(biāo)牌29座位順序(1)桌面標(biāo)示卡(2)桌面標(biāo)示卡的書寫拍照攝影方面20(1)紀(jì)念照片(2)快照30胸章、名牌(1)顏色、大小、種類的選定(2)公司名稱、職銜、姓名的書21選擇桌子(如圓桌或方桌)(十四)決議事項(xiàng)確認(rèn)表決議事項(xiàng)決議內(nèi)容達(dá)到目標(biāo)所需支持執(zhí)行措施執(zhí)行負(fù)責(zé)人備注（十五）決議事項(xiàng)實(shí)施表會議名稱:決議事項(xiàng)決議日期決議負(fù)責(zé)人部門執(zhí)行負(fù)責(zé)人1實(shí)施目標(biāo)實(shí)施進(jìn)度等評價各部門每個月的實(shí)施檢

9、查表月份實(shí)施進(jìn)度評價月份實(shí)施進(jìn)度評價142536（十六）會議室使用申請表填寫日期:使用日期使用時間會議名稱具體地點(diǎn)參會人數(shù)所需設(shè)備備注申請使用單位管理單位名稱填表人主管管理人主管經(jīng)理（十七）印章使用登記表蓋章時間文件名稱發(fā)文號印章類別蓋章次數(shù)使用人批準(zhǔn)人備注（十八）印章使用審批表編號用章部門蓋章時間印章類別蓋章次數(shù)文件發(fā)文號文件名稱備注用章人（簽章）批準(zhǔn)人（簽章）注：請?jiān)趥渥谥泻喴f明蓋章用途（十九）印章使用申請單單位申請日期年 月曰用印類別用印份數(shù)文件名稱文件說明申請人核準(zhǔn)人（二十）印章管理登記表種類區(qū)分名稱印章內(nèi)容管理責(zé)任人辦理責(zé)任人備注公司名印公司名印公司全稱行政部經(jīng)理行政部經(jīng)理印章部

10、部門印行政部印公司名、部門名行政部經(jīng)理行政事務(wù)主管（二十一）印章使用范圍表種類區(qū)分公司債券支票及銀行兌現(xiàn)憑證合同及其他重要文件定貨單及日常 業(yè)務(wù)文件各類對外文件辭令請示收據(jù)人事關(guān)系及有關(guān)證明員工存款賬目委任狀公司 名稱 印章公司名章股份公司專用部門名章分公司名章職 務(wù)名章董事長名章董事（股份公司專用）名章其他高級職員名章財務(wù)部 經(jīng)理名章分公司經(jīng)理章分店工廠名分店印公司名、分店名XX分店經(jīng)理分店行政科長職務(wù)印章董事、經(jīng)理職務(wù)名稱行政部經(jīng)理行政事務(wù)主管金屬制部長印財務(wù)部經(jīng)理?。ㄣy行專用）公司名、職務(wù)名財務(wù)部經(jīng)理財務(wù)主管門印第四章網(wǎng)絡(luò)信息管理（一）計算機(jī)故障維修記錄卡（二）計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)報修登記表（二）

11、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備檔案表設(shè)備使用部門:設(shè)備名稱設(shè)備品牌規(guī)格型號銷售號碼銷售公司設(shè)備價格購買日期維護(hù)公司維護(hù)年限年維修費(fèi)用機(jī)器編號規(guī)格數(shù)量故障說明預(yù)估修理費(fèi)使用人備注填寫日期:部門:單號:故障現(xiàn)象及維修情況維修人維修時間更換配件記錄故障記錄第五章文書檔案資料管理（一）收（發(fā)）文登記表收文發(fā)文月日發(fā)文單位文號事由份數(shù)有無附件簽收月日收文單位文號事由份數(shù)有無附件寄件人簽收（二）公文傳遞單填寫日期：年 月 日收文公文編號文件名稱發(fā)文簽收備注備注（三）公文會簽單時限普通件急件 特急件密級普通 秘密 機(jī)密 絕密內(nèi)容會 簽 順 序單位接文時間交文時間行政部轉(zhuǎn)呈時間1月日時月日時月曰時2月日時月日時月曰時3月日時

12、月日時月曰時發(fā)文單位發(fā)文文號發(fā)文日期年 月曰（四）檔案索引表序號檔案號檔案名稱建檔日期儲存位置檔案內(nèi)容處理（五）檔案明細(xì)表全宗號目錄號案卷號移出歸還日期單位名稱經(jīng)手人姓名管理人員簽字日期管理人員簽字備注（六）檔案調(diào)閱單類另U調(diào)卷部門調(diào)卷人文件內(nèi)容摘要調(diào)閱用途調(diào)閱期限自年 月 日起至年 月曰止，計 日原收文編號借出日期檔號歸還日期備注保管人簽章編號:填寫日期： 年 月 日（七）信件接收登記表（八）外發(fā)信件登記表序號外發(fā)時間信件信息發(fā)信人信息密級信件類別外發(fā)地址收信人發(fā)信件單位（九）圖書借閱卡圖書信息欄借閱信息欄圖書編號借閱人圖書名稱辦理人圖書價格借閱日期圖書等級歸還日期簽字確認(rèn)欄借閱人簽字：年

13、月日辦理人簽字：年 月日說明：雙方各留一份，便于日后歸還確認(rèn)。日期信件種類接收人收信人所屬單位/職位分發(fā)日期簽收人月份:年份:（十）借閱登記表年 月 日借閱日期編號名稱借閱人歸還日期借閱人簽字（十一）丟失報告單填表日期：年 月 日丟失資料編號丟失資料名稱發(fā)現(xiàn)（大致）日期資料存檔日期資料所屬級別資料管理人丟失原因：資料管理人員簽名： 日期：年 月曰單位處理意見保衛(wèi)處處理意見單位主管簽名：年 月日保衛(wèi)處主管簽名：年 月日總經(jīng)理審批意見：年 月日（十二）聲像材料送審表送審日期：年 月 日聲像資料名稱附加文字材料頁數(shù)聲像資料送審人簽字確認(rèn)欄攝編人員配音人員文字起草人員參審人員簽名：簽名：簽名：簽名：年 月曰年