工程檔案管理制度

1、九、工程檔案管理制度、檔案資料得歸檔分類及范圍1.1. 檔案資料得歸檔分類工程建設(shè)檔案主要有公文、工程建設(shè)技術(shù)資料、經(jīng)濟(jì)合同、工程建設(shè)財(cái)務(wù)、行政管理及圖片等幾類。檔案 資料應(yīng)按國家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一分類、立卷、歸檔與存放 2 2、檔案資料得歸檔范圍(1(1 )省、市政府得來往公文；2)2) 建管處得來往公文3)3) 建管公司得來往公文；( (4)有關(guān)技術(shù)問題得審查、咨詢意見;(5(5 )會(huì)議文件、記錄等；6 6 )工程建設(shè)期間形成得工程技術(shù)材料：施工組織設(shè)計(jì)；工程開工報(bào)告、施工方案、施工技術(shù)措施、施工計(jì)劃、報(bào)表等文件；建筑材料與中間產(chǎn)品得事故及處理情況報(bào)告；施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)、工程竣 工圖及竣工驗(yàn)收

2、報(bào)告及質(zhì)量評(píng)定等；工程機(jī)械設(shè)備、 儀器及引進(jìn)得技術(shù)設(shè)備圖紙等；(7)(7) 工程價(jià)款結(jié)算等資料。、工程文件收發(fā)及管理規(guī)定招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、合同及協(xié)議；設(shè)計(jì)圖紙、合格證、試驗(yàn)報(bào)告，砼、砂漿等配合比得試驗(yàn)報(bào)告; ; 設(shè)計(jì)變更及索賠資料；施工測(cè)量記錄、地質(zhì)勘探資料, ,基礎(chǔ)處理、隱蔽工程施工記錄等材料；工程質(zhì)量、安全、為加強(qiáng)工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關(guān)系，并按工程進(jìn)度 作好工程文件得提供利用 , ,特制定本制度。1 1、?工程文件接收(1)(1) 各單位提供給工程部得工程文件(工程技術(shù)文件、圖紙 資料、來文通知等)由檔案資料員統(tǒng)一接收。2)2)工程部個(gè)人從外單位帶回或通過其它途徑收到得工程文 件,

3、 ,一律移交檔案資料組進(jìn)行統(tǒng)一歸檔整理。3 3)檔案資料組對(duì)接收得工程文件資料 , ,必須進(jìn)行數(shù)量與外 觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)通知寄發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。4)4)檔案資料組對(duì)收發(fā)工程文件應(yīng)及時(shí)建立工程文件收發(fā) 登記帳(收文簿、 發(fā)文簿) (5(5)登記完畢得工程文件， 應(yīng)及時(shí)予以處理， 在保證歸檔份 數(shù)后 , ,及時(shí)報(bào)審工程部領(lǐng)導(dǎo)審定 , ,并及時(shí)處理 . .6)6) 對(duì)接收得密級(jí)文件資料，要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存 并認(rèn)真執(zhí)行密級(jí)文件資料得借閱規(guī)定。7)7) 檔案資料組對(duì)歸檔得工程文件資料實(shí)施整編作業(yè)，并建 立檔案分類登記帳2 2 、 工程文件資料發(fā)放 (1)(1)分發(fā)外單位與部門得工程文件資料由檔

4、案資料組統(tǒng)一辦理。(2)(2)呈送上級(jí)單位得工程文件由工程部領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放單位與數(shù)量。(3)(3) 分發(fā)得圖紙資料應(yīng)建立資料分發(fā)臺(tái)帳, ,資料分發(fā)臺(tái)帳應(yīng)留 存?zhèn)洳?. .(4 )為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)得錯(cuò)發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領(lǐng)取單位應(yīng)指定領(lǐng)取人名單或部門, ,并及時(shí)通知檔 案資料組 ; ;檔案資料組按指定名單發(fā)放工程文件資料。3、設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單、傳遞及管理規(guī)定(1)(1) 設(shè)計(jì)修改通知單、 工程聯(lián)系單統(tǒng)一由檔案資料組按設(shè)計(jì)修 改通知單、工程聯(lián)系單中所指定得部門及時(shí)傳遞并建立簽收 記錄. .2)2) 設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單原件一律及時(shí)交檔案資料 組歸檔保存 , ,工程結(jié)

5、束后由檔案資料組向設(shè)計(jì)院提供全部設(shè) 計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單得復(fù)印件供設(shè)計(jì)院編制竣工圖。三、 工程項(xiàng)目各參與方檔案部門職責(zé)參建單位(總承包、發(fā)包、建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、 承辦單位)應(yīng)按各自得職責(zé)，將負(fù)責(zé)承建、承辦得項(xiàng)目文件 材料進(jìn)行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設(shè)單位。項(xiàng)目實(shí)行總承包得，由總承包單位負(fù)責(zé)對(duì)其總包項(xiàng)目得 文件從形成到編制得全過程進(jìn)行監(jiān)督、 檢查與指導(dǎo) . .并負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)分包單位得歸檔工作 . .按規(guī)定向建設(shè)單位提交全套完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)得符合檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)得項(xiàng)目檔案. .由建設(shè)單位分 別向幾個(gè)單位發(fā)包得，由各承包單位負(fù)責(zé)收集、積累、整理 其承包項(xiàng)目得全部文件。1 1、建設(shè)單

6、位各機(jī)構(gòu)：負(fù)責(zé)對(duì)形成或收到得有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目得 前期、設(shè)備技術(shù)、工藝、涉外、專利及商檢索賠、竣工、試 運(yùn)行及驗(yàn)收等全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行收集、組織及匯總整理。2 2 、設(shè)計(jì)單位 : :負(fù)責(zé)對(duì)形成得基礎(chǔ)材料與項(xiàng)目設(shè)計(jì)等文件進(jìn)行 3 3、施工單位：整理現(xiàn)場(chǎng)得譯文及安裝、調(diào)試形成得非標(biāo)準(zhǔn) 圖、（竣工圖）、設(shè)計(jì)變更、試運(yùn)行及維護(hù)、工程事故處理文 件. .4 4 、監(jiān)理單位 : :負(fù)責(zé)對(duì)各參建單位在工程建設(shè)中文件得形成及 竣工檔案得編制進(jìn)行監(jiān)督與審核 , ,特別就是對(duì)竣工圖完整、 確、系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)督與審查。負(fù)責(zé)收集、積累、整理、歸檔項(xiàng) 目監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目文件得收集、積累與完整、準(zhǔn)確、

7、系統(tǒng)情況, ,并審核、簽署 . .同 時(shí)向建設(shè)單位提交有關(guān)專項(xiàng)報(bào)告。驗(yàn)證材料及其她監(jiān)理文 件。四、 聲像檔案管理辦法 1 1、建設(shè)工程聲像檔案主要就是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中直接形成得 , ,具有保存價(jià)值得照片、底片（包括反轉(zhuǎn) 片）、影片、錄像帶、光盤及磁性載體 , ,以聲像為主，輔以文 字說明得歷史記錄。2、建設(shè)單位應(yīng)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送得聲像檔案主要有建設(shè)工程得照片檔案、錄像檔案與相應(yīng)得文字說明。3 3 、照片檔案應(yīng)符合以下要求：（1 ）主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁2 2）能體現(xiàn)工程竣工后得外觀、設(shè)計(jì)特色、地理位置；3 3）以傳統(tǒng)感光材料為載體得照片需報(bào)送底片、正片（

8、照片） ; ;（4 4 ）使用數(shù)碼相機(jī)拍攝 , ,其影像不能進(jìn)行后期加工, ,光學(xué)分辨率 不得小于40000 萬有效像素（不允許插值）4、錄像檔案應(yīng)符合以下要求:1）主題明確、內(nèi)容連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn)； （2 2）需注明工程項(xiàng)目所在得地理位置、外觀、周圍環(huán)境、人 防設(shè)施、消防設(shè)施、水電設(shè)施、保安設(shè)施、標(biāo)準(zhǔn)房、標(biāo)準(zhǔn)層、 設(shè)計(jì)特色、建筑特色等 ; ;（3 3 ）報(bào)送第一代素材錄像帶，以及編輯后成品帶或光盤（DVDVD 或以上素質(zhì)得格式） 。文字說明包括:工程名稱、建設(shè)單位名稱、設(shè)計(jì)單位、施工 單位、地點(diǎn)、開工日期、竣工日期、投資額、占地面積、建 筑面積、結(jié)構(gòu)、層數(shù)、攝影日期、攝影者等。本部

9、門全部文書、技術(shù)檔案及資料均可借閱、利用。本著既能保守檔案機(jī)密，又能充分發(fā)揮檔案、資料為公租房 建設(shè)發(fā)展服務(wù)得宗旨，凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續(xù)：寫文件利用登記表 （附表一） . .歸還時(shí)管理人員要對(duì)其檢查之 后方可歸檔。2 2、借閱檔案、秘密技術(shù)檔案與資料，須填寫文件利用登記表，經(jīng)工程部部門經(jīng)理簽字同意即可。影, ,如確因工作需要， 應(yīng)在文件利用登記表上注明范圍、 內(nèi)容、 用途 , ,必須經(jīng)部門經(jīng)理同意。檔案人員只能按其范圍、要求、 內(nèi)容提供利用。4 4、外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要 注明查閱范圍、內(nèi)容、用途，屬機(jī)密、絕密檔案或資料， 主管副總同意，總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借

10、閱。5 5 、借閱得檔案材料要妥善保存 , ,不得損壞、勾劃、刪改、加 注、拆頁等 . .借閱人必須妥善保管，防止丟失與泄密。未經(jīng)同 意，不得復(fù)印、抄錄與轉(zhuǎn)借 , ,不能將檔案內(nèi)容公開出去。如遇 丟失 , ,要及時(shí)寫出丟失報(bào)告，在沒有做出處理前停止借閱。6、借閱時(shí)間在兩周以內(nèi)，如需繼續(xù)使用可辦續(xù)借手續(xù)。對(duì)特殊情況需較長時(shí)間利用得要經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)，但年末要將所 借檔案交到檔案室進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)后重新借出。對(duì)長期借閱 檔案不歸還，又不說明原因，不辦理續(xù)借手續(xù)得，檔案人員要 通知借閱部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)催還，否則對(duì)其整個(gè)部門暫停借 閱。并嚴(yán)格按經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核辦法執(zhí)行。7 7、凡借有檔案、資料者，在工作調(diào)動(dòng)、

11、單位撤銷、退職、 退休、生病住院或五、檔案、資料、圖書借閱制度1 1、借閱檔案、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可, ,并填3、絕密文書、技術(shù)檔案與資料般不借出、不復(fù)制、不攝借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回 檔案室, ,否則不能辦理調(diào)離手續(xù)。 同時(shí)檔案組如因工作需要有 權(quán)將檔案、資料調(diào)回檔案室。附表文件利用登記表用途領(lǐng)用時(shí)間歸還時(shí)間借閱人經(jīng)辦人部門簽字備注六、檔案資料管理歸檔制度1 1、控制印章，嚴(yán)格制度管理為有效控制項(xiàng)目部印章得使用，印章用途由項(xiàng)目經(jīng)理審批并辦理登記手續(xù)。2 2、文件編號(hào)總文檔目錄文件編號(hào)規(guī)則：公司有規(guī)定得采用公司要求，無規(guī)定得按如下例子編號(hào)市公租房公司一項(xiàng)目名稱 2 2

12、一 SJSJ00 01、 2 2 代表標(biāo)段2、SJSJ 代表文件分類縮寫3、001 1 代表文件順序號(hào)3、文件有效版本標(biāo)識(shí)如收到文件已有版本標(biāo)識(shí)， 則照實(shí)登記。 無版本標(biāo)識(shí)得，按以下編號(hào)規(guī)則標(biāo)識(shí)，修定狀態(tài)從 0 09 9 依次遞增，版本由 A AZ Z 依次遞增。4 4 、文件得歸檔及利用工程文件在標(biāo)識(shí)清楚完備后 , ,由文檔專員按分類編號(hào)存放, ,要有固定得文件夾，放入編有序號(hào)得資料柜中妥善保管。工程部所存放資料以簡單、易查為原則進(jìn)行有關(guān)資料得標(biāo)識(shí)登錄 , ,以方便查詢資料達(dá)到快捷目得工程部在進(jìn)行圖紙資料管理時(shí) , ,應(yīng)按工程所在區(qū)域分類，如“空港項(xiàng)目一期” ，再于同一地域得圖紙資料中按建筑、 結(jié)構(gòu)、電氣等專業(yè)分類集中保存。資料借用、調(diào)用、查閱要經(jīng)批準(zhǔn)并填寫文件利用登記表，調(diào)用重要文件要復(fù)印存底 , ,經(jīng)批準(zhǔn)后登記借閱 . .詳細(xì)請(qǐng)按 四、檔案、資料、圖書借閱制度辦理。5、文件得移交工程竣工時(shí)，所有文件要移交相關(guān)部門永久保存。項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)整理，并向政府城建檔案管理部門移交工程竣工 檔案資料 . .項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)竣工后向物業(yè)管理移交一套工程竣工資料 , ,移交物業(yè)管理處得資料報(bào)公司批準(zhǔn)。 其余工程文件資料整理完備后統(tǒng)一移交公司辦公室保存。所有移交均要填寫文件交接登記表 ，由雙方簽字確認(rèn) . .七、檔案