采購(gòu)部?jī)?nèi)部審計(jì)報(bào)告

1、F面為我在我公司歷時(shí)三月的審計(jì)報(bào)告，有什么意見(jiàn)，請(qǐng)指點(diǎn)指點(diǎn)加強(qiáng)采購(gòu)與付款內(nèi)部會(huì)計(jì)控制關(guān)于采購(gòu)及采購(gòu)管理審計(jì)調(diào)查的報(bào)告為了進(jìn)一步完善公司采購(gòu)供應(yīng)流程， 促進(jìn)建立和健全內(nèi)部控制制度， 提高工作效率和有效控 制成本， 根據(jù)2009年第四季度的工作安排，審計(jì)部于2009年10月20日一12月3日對(duì)采購(gòu)部 及相關(guān)部門(mén)的采購(gòu)情況和采購(gòu)管理進(jìn)行了審計(jì)調(diào)查。此次審計(jì)調(diào)查重點(diǎn)內(nèi)容：是否制定采購(gòu)及采購(gòu)管 理的相關(guān)流程、制度并有效執(zhí)行，采購(gòu)數(shù)量、質(zhì)量、時(shí)間、 議價(jià)、定價(jià)）過(guò)程的有效控制，有關(guān)效率指標(biāo)的分析（充分履行崗位職責(zé)、自購(gòu)與年實(shí)際采購(gòu)量的百分比、年采 購(gòu)金額占年銷(xiāo)售額的實(shí)際百分比、計(jì)劃采購(gòu)?fù)瓿陕省⑿鹿?yīng)商開(kāi)發(fā)

2、個(gè) 數(shù)、錯(cuò)誤采購(gòu)次數(shù)）等。在審計(jì)調(diào)查 前，我們與采購(gòu)部進(jìn)行了會(huì)議溝通、了解基本情況、制作并送發(fā)有關(guān)問(wèn)卷和收集相關(guān)制度。在審計(jì)調(diào)查過(guò)程中，我們查閱合同及制度規(guī)范、抽 查會(huì)計(jì)憑證、對(duì)有關(guān)部門(mén)提供的數(shù)據(jù)整理，采用了調(diào)查表、詢(xún)問(wèn)、實(shí)地觀(guān)察、檢查、分析 性復(fù)核等方法?，F(xiàn)將審計(jì)調(diào)查情況匯報(bào)如下。、基本情況采購(gòu)部 現(xiàn)有員工6名，其中總監(jiān)、畐經(jīng)理、文員和信息員各一名，采購(gòu)員 兩名。主要負(fù)責(zé) 全公司原材料、物料、設(shè)備等合同簽訂和采購(gòu)及供應(yīng)商管理工作。采購(gòu)部提供合格供應(yīng)商 名錄49位（含項(xiàng) 目10位），按發(fā)貨頻率上進(jìn)行ABC員類(lèi)，其中A類(lèi)17位，B類(lèi)15位,C類(lèi)17位。采 購(gòu)部共制定內(nèi)部管理文件17項(xiàng)，供應(yīng)商管理

3、文件6項(xiàng)，制定了采購(gòu)部詢(xún)價(jià)與 定價(jià)管理規(guī)范、詢(xún)價(jià)小組工作流程。制定了相應(yīng)的供應(yīng)商管理程序和采購(gòu)控制程序。每月填 制供應(yīng)商O(píng)EC考評(píng)表進(jìn)行考評(píng)。根據(jù)米購(gòu)方式和結(jié)算方式的不同，把米購(gòu)控制流程分為 供應(yīng)商送貨流程和采購(gòu)員自購(gòu)流程。在采 購(gòu)時(shí)間分配上，制訂了供應(yīng)商供貨時(shí)間表。采購(gòu)部?jī)?nèi)部審計(jì)報(bào)告（建議:重要性排列、條理清晰）價(jià)格（詢(xún)價(jià)、根據(jù)賬務(wù)管理部提供的數(shù)據(jù)，2009年2月至10月份共完成采購(gòu)量元，自購(gòu)部分757771.56元，占采購(gòu)總量的2.99%。共查閱合同65份，34個(gè)供應(yīng)商，其中14個(gè)A類(lèi)供貨商；7個(gè)B類(lèi)供貨商；4個(gè)C類(lèi)供貨商。為保 證公司發(fā)展的需要，2009年引進(jìn)新的供貨商（合作商）14個(gè)（

4、工程類(lèi)6個(gè)，廣告商3個(gè), 原材料3個(gè)，其他2個(gè)）。根據(jù)2008年、2009年的月定價(jià)表物品均價(jià)匯總 表，104種物品略有下降，168種物品略有 上浮，39種物品保持原價(jià)，平均上浮3.23%。2009年新增67個(gè)品種，減少86個(gè)品種。在原定價(jià)上承擔(dān)了稅金（增加了供貨門(mén)店）、由原批發(fā) 價(jià)上7%筆到了增加了供貨門(mén)店）。在開(kāi)店投入過(guò)程中保證質(zhì)量，通過(guò)“貨比三家、公開(kāi)議 價(jià)”，合同簽訂價(jià)比最低報(bào)價(jià)節(jié)約564654元。根據(jù)合同，物料單價(jià)均略有上漲。根據(jù)2008年和2009年7月、8月、9月ERP系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)，選擇了23種自購(gòu)量較大的 物品單價(jià)進(jìn)行同期比較，平均上浮1.02%。其中泰輪王米，2008年7月

5、份為3.1元/kg,2008年8月 份及以后月份為3.24元/kg。大豆油的有關(guān)數(shù)據(jù)還在核對(duì)中。采購(gòu)部未能提供對(duì)詢(xún)價(jià)結(jié)果真實(shí)性、準(zhǔn)確性的抽查報(bào)告、質(zhì)量抽查報(bào)告、新供應(yīng)商資質(zhì)考評(píng) 表、過(guò)期或沽清事件的處理報(bào)告和定價(jià)執(zhí)行情況抽查表。二、存在的問(wèn)題（一）、不能提供年度采購(gòu)計(jì) 戈閑部門(mén)工作目標(biāo)。采購(gòu)計(jì)劃是采購(gòu)管 理中“科學(xué)采購(gòu)”的前提條件，無(wú)采購(gòu)計(jì)劃，公司所需各種物質(zhì)保質(zhì)、保量、經(jīng)濟(jì)、及時(shí)的連續(xù)供應(yīng)得不到有效保障。無(wú)工作目標(biāo)，部門(mén)及各崗位年度績(jī)效考評(píng) 標(biāo)準(zhǔn)不完整。（二）、米購(gòu)流程有待完善。通過(guò)對(duì)采購(gòu)部的采購(gòu)控制程序制度的查閱，并制作了相應(yīng)的流程測(cè)試，發(fā)現(xiàn)存在以下問(wèn)題:（1）未制訂供應(yīng)商送貨流程管理、自

6、購(gòu)產(chǎn)品的管理辦法。制訂了供應(yīng)商送貨時(shí)間表、供應(yīng)商管理制度，但未體現(xiàn)相應(yīng)的餐廳訂購(gòu)管理制度。使用部 門(mén)多以電話(huà)形式的報(bào)單，容易造成物品驗(yàn)收環(huán)節(jié)出現(xiàn)誤解。自購(gòu)的產(chǎn)品由采購(gòu)人員定點(diǎn)采購(gòu),但未進(jìn)行合同管理，也未列明相應(yīng)名稱(chēng)、地點(diǎn)和產(chǎn)品規(guī)格。餐廳物資采購(gòu)(除新品外)金額不論多寡，不需總經(jīng)理的批復(fù)，不符合采購(gòu)控制程序管理的要求。(2)無(wú)采購(gòu)訂單。未制作采購(gòu)訂單，造成采購(gòu)部 對(duì)未完成的采購(gòu)訂單進(jìn)行合理分析和監(jiān)督管理。(3)申購(gòu)單不統(tǒng)一餐廳報(bào)料單不統(tǒng)一，如中餐報(bào)單使用統(tǒng)一報(bào)料單、水果類(lèi)及西餐類(lèi)使用白紙報(bào)料，不利于 單據(jù)的收齊、整理、統(tǒng)計(jì)和管理。(4)采購(gòu)控制程序制度的執(zhí)行無(wú)相關(guān)責(zé)任人檢視、監(jiān)督。(三)、采購(gòu)數(shù)

7、量、質(zhì)量、時(shí)間、價(jià)格過(guò)程的有效控制(1)采購(gòu)時(shí)間不到位我們抽查了相關(guān)憑證，申購(gòu)時(shí)間和送貨時(shí)間與制訂的規(guī)定有所差異。如：8月93#申購(gòu)合 頁(yè)3月1日，供應(yīng)商送貨單3月25日，入庫(kù)單5月9日；8月60#申購(gòu)掛鎖7月2日，供 應(yīng)商送貨單7月25日，入庫(kù)單7月31日。(2)采購(gòu)的質(zhì)量、數(shù)量驗(yàn)收由倉(cāng)庫(kù)管理人員完成，使用部門(mén)監(jiān)督，無(wú)采購(gòu)部抽查記錄，采購(gòu)部未能對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行有效控制。原材料的驗(yàn)收對(duì)應(yīng)圖示，采購(gòu)部對(duì)其他物資未詳細(xì)說(shuō)明。如候家塘調(diào)料品鮮 花椒，物品包裝袋標(biāo)明規(guī)格500g,而實(shí)際凈含量400g。物資的驗(yàn)收，未 對(duì)應(yīng)相應(yīng)申購(gòu)單明 細(xì)。申購(gòu)單所列品名與采購(gòu)部制定的品 名、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量不一致。申購(gòu)與到

8、貨可能不是同一品種，且采購(gòu)部 之前無(wú)此類(lèi)物品的定價(jià)，導(dǎo)致付款審核依據(jù)不足。如：8月28#申購(gòu)單：紅外線(xiàn)消毒柜，規(guī)格1800*1500*500;送貨單：康庭638B消毒柜；入庫(kù)單：康庭638B消毒柜(康庭638B消毒柜規(guī) 格：1130*510*1625)。8月125#申購(gòu)憑證封面300套、憑證 包角150張，實(shí)際送貨憑證封面320個(gè)，憑證包角18個(gè)。庫(kù)存數(shù)量，是財(cái)務(wù) 部每月監(jiān)盤(pán)的 數(shù)據(jù)。采購(gòu)部對(duì)庫(kù)存、使用數(shù)量不能做到有效 統(tǒng)計(jì)，對(duì)物資的采購(gòu)計(jì)劃、審批和供應(yīng)商的 選擇不能做到有效管理。(3)采購(gòu)的價(jià)格采購(gòu)的價(jià)格有詢(xún)價(jià)、定價(jià)、比價(jià)。1、詢(xún)價(jià)詢(xún)價(jià)小組的不完全執(zhí)行，和工作單上無(wú)相關(guān)預(yù)算日常原材料由詢(xún)價(jià)小

9、組完成。在抽查的6 7、8月、周原材料詢(xún)價(jià)單，有賬務(wù)管理部、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)管理部、使 用部門(mén)和供應(yīng)商的簽名，但新品的詢(xún)價(jià)僅財(cái)務(wù)管理部、采購(gòu)部 相關(guān) 人員的簽名，新品價(jià)格存在由一個(gè)供應(yīng)商提供的情況。工作單未提供預(yù)算金額，使用部門(mén)對(duì) 采購(gòu)的物資未能做到合理監(jiān)督。在查閱的2009年1-10月月定價(jià)表中，我們發(fā) 現(xiàn):固定資產(chǎn)、1、2月基本上建議定價(jià)=上期價(jià)，本期無(wú)詢(xún)價(jià)；2、7月、8月基本上建議定價(jià)=詢(xún)價(jià)、報(bào)價(jià)、上期 價(jià);、9月基本上建議定價(jià)高于本期詢(xún)價(jià)、 低于或等于上 期價(jià)及報(bào)價(jià)（本期共計(jì)200個(gè)品種, 其中詢(xún)價(jià)低于報(bào)價(jià)及上期價(jià)的有152個(gè)品種。（2）、定價(jià)價(jià)格執(zhí)行不到位、入賬價(jià)格不一致，無(wú)基準(zhǔn)價(jià)格 定

10、價(jià)由采購(gòu)委員會(huì)完成。在抽查的6 7、8月、周原材料定價(jià)單，僅財(cái)務(wù)管理部、采購(gòu)部負(fù)責(zé)人簽名。根據(jù)周、月定價(jià)表，核對(duì)入庫(kù)單入賬價(jià)格。在8月份的憑證抽查 中：SEVEN雞汁脆筍定價(jià)單為11.5元/斤，入庫(kù)單17.2元/斤；火培魚(yú)分為大、小火培魚(yú)，大劇院統(tǒng)一 入庫(kù)名稱(chēng)為火培魚(yú)，入庫(kù)價(jià)格21元/斤，而采購(gòu)部大火培魚(yú)為21元/斤，小火培魚(yú)為16.5元/斤。入庫(kù)單與定價(jià)單的價(jià)格不一 致，執(zhí)行不到位，使財(cái)務(wù)付款存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。由于ERP系統(tǒng)未能限定價(jià)格、規(guī)格，有可能的導(dǎo)致錯(cuò)誤資金流出。無(wú)基準(zhǔn)價(jià)格，使價(jià)格的波動(dòng)無(wú) 相關(guān)可比性，對(duì)采購(gòu)價(jià)格信息無(wú)確定性。根據(jù)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，對(duì)2009年1-10月各 門(mén)店平均價(jià)格

11、的分析比較，各店價(jià)格不一: 、百潔布的平均價(jià)1.36元，店平均價(jià)46.70元;、玻璃刮的平均價(jià)21.00元，店平均價(jià)36.00元;采購(gòu)部對(duì)物品入庫(kù)名稱(chēng)、規(guī)格未進(jìn)行監(jiān)督管理。供應(yīng)商送貨單品名與采購(gòu)部制定的品名不符,入庫(kù)單品名、規(guī)格不統(tǒng)一。如：8月28#申購(gòu)單：粘板（無(wú)規(guī)格）；送貨單：粘板45*15;入庫(kù)單：粘板（無(wú)規(guī)格）。采 購(gòu)部制定的不同規(guī)格的粘板不同定價(jià)，由于申購(gòu)單未能列明規(guī)格，使物資的驗(yàn)收入庫(kù)帶來(lái)難度；入庫(kù)單不規(guī)范使物資價(jià)格同店不同期不可比、同期不 同店不可比。（3）比價(jià)比價(jià)不規(guī)范比價(jià)由采購(gòu)部ERP系統(tǒng)操作員負(fù)責(zé)，但數(shù)據(jù)的提供無(wú)其他詢(xún)價(jià)小組成員認(rèn)同。三、審計(jì)建議根據(jù)以上問(wèn)題，提出如下審計(jì)意

12、見(jiàn)和建議根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃制定 當(dāng)年采購(gòu)政策及工作重點(diǎn)。（二）完善采購(gòu)流程并有效執(zhí)行，加強(qiáng)物資采購(gòu)的計(jì)劃管理。根據(jù)各部門(mén)上報(bào)的年度所需物 資計(jì)劃及倉(cāng)存情況，每年第四季度統(tǒng)籌做好 第二年的物資供應(yīng)計(jì)劃，力爭(zhēng)按時(shí)準(zhǔn)確上報(bào)公 司年度材料計(jì)劃。（三）使用采購(gòu)訂單，按照采購(gòu)緊 急、時(shí)間順序，跟進(jìn)采購(gòu)訂單，提高效率。（四）做到物料統(tǒng)一管理，提高性?xún)r(jià)比。對(duì)公司所需物料統(tǒng)一名稱(chēng)、產(chǎn)地、生產(chǎn)廠(chǎng)家、規(guī) 格、材質(zhì)等并統(tǒng)一采購(gòu)， 爭(zhēng)取價(jià)格優(yōu)惠和品質(zhì)保證。由于價(jià)格信息不對(duì)稱(chēng)，2008年大豆油儲(chǔ)存的往來(lái)核 對(duì)差異為9.2萬(wàn)（2008年2月入庫(kù)價(jià)分別是214元、232元、272元、296元、315元）。（五）、采購(gòu)政策有待調(diào)

13、整。定價(jià)：在采購(gòu)部制訂的詢(xún)價(jià)與定價(jià)管理規(guī)范中，西冷、調(diào)料不高于市場(chǎng)批發(fā)價(jià)的5%而實(shí)際定 價(jià)依據(jù)與規(guī)定不一致?，F(xiàn)金預(yù)支：在制訂的采購(gòu)控制程序中，采購(gòu)員預(yù)支現(xiàn)金上限不能超過(guò)10000元；餐廳申購(gòu)單管理及財(cái)務(wù)報(bào)賬規(guī)范中：采購(gòu)部預(yù)先向財(cái)務(wù)部預(yù)十天的備用金，上限不能超過(guò)60000元。（三）采購(gòu)合同管理不規(guī)范物料合同的簽訂，無(wú)相關(guān)規(guī)格、產(chǎn)地、生產(chǎn)廠(chǎng)商，致使價(jià)格無(wú)法比較，致使對(duì)采購(gòu)價(jià)格無(wú)法合理評(píng)價(jià)。大部分供貨 渠道和定價(jià)標(biāo)準(zhǔn)近年以來(lái)沒(méi)有調(diào)整。供應(yīng)商合同管理存在瑕疵。通過(guò)65份合同抽查，34位供貨商（合作商）中27位是長(zhǎng)期供貨商，其中合同未到期（含續(xù)簽）的只有5位（A類(lèi)：；B類(lèi)：；C類(lèi)：）。供應(yīng)商管理有待完善。未提供除原材料外其他物品的驗(yàn) 收標(biāo)準(zhǔn)、新供應(yīng)商的引進(jìn)未制作新供應(yīng)商引進(jìn)表；根據(jù)供應(yīng)商O(píng)EC考核標(biāo)準(zhǔn)，制定并進(jìn)行了供應(yīng)商考核，但未能全部參照?qǐng)?zhí)如制度規(guī)定：供應(yīng)商一月累計(jì)3次以上未按時(shí)送貨，可解除合同，并支付1000元違約行。金; 在供應(yīng)商9月份評(píng)分表中，遲到5次，扣除125元