西軟X5操作說明-前臺(tái)收銀

1、1前臺(tái)收銀.2第一節(jié) 帳務(wù)處理.21.1 前臺(tái)帳戶.21.1.1 前臺(tái)帳戶.21.1.2 查詢帳戶.31.2 帳務(wù)處理.31.2.1 帳務(wù)主單窗口.31.2.2 定金輸入及定金單打印.41.2.3 信用卡操作.51.2.4 定義允許記帳.71.2.5 入帳.81.2.6 快速入帳.91.2.7 入Rebate 帳.101.2.8 沖賬.101.2.9 調(diào)整. 111.2.10 定義帳戶.121.2.11 分帳.151.2.12 選帳.161.2.13 轉(zhuǎn)帳.171.2.14 固定支出.191.2.15 結(jié)帳退房.191.2.16 部分結(jié)帳.261.2.17 簡易發(fā)票管理.281.2.18 提前

2、結(jié)帳至.291.2.19 臨時(shí)掛帳.301.2.20 結(jié)帳掛應(yīng)收.311.2.21 聯(lián)房結(jié)帳.321.2.22 團(tuán)隊(duì)結(jié)帳.331.2.23 賓客結(jié)帳錯(cuò)誤補(bǔ)救.351.2.24 團(tuán)隊(duì)結(jié)帳錯(cuò)誤補(bǔ)救.361.3 帳務(wù)處理實(shí)例.36第二節(jié) 帳務(wù)其他.412.1 帳務(wù)查詢.412.2 交班報(bào)表.432.2.1 交班報(bào)表窗口.432.2.2 核對(duì)方法.442.2.3 重要報(bào)表.442.3 外幣兌換.452.3.1 外幣兌換牌價(jià).452.3.2 外幣兌換處理.462.3.3 外幣兌換查詢.472.3.4 外幣兌換表打印.48 W E S T S O F T C O P Y R I G H T2前臺(tái)收銀第一節(jié)

3、 帳務(wù)處理系統(tǒng)中前臺(tái)收銀員需要掌握或了解的帳務(wù)有以下三種： 賓 客 帳：指住店客人需要自付的費(fèi)用，如散客的費(fèi)用，團(tuán)隊(duì)成員自付的雜費(fèi)等。 團(tuán)隊(duì)費(fèi)用：指由會(huì)務(wù)組或旅行社統(tǒng)一支付的費(fèi)用，如房費(fèi)、餐費(fèi)、會(huì)議室場(chǎng)租等。 消 費(fèi) 帳：指酒店為了工作需要，或財(cái)務(wù)審計(jì)因帳務(wù)需進(jìn)行特殊處理而設(shè)立的帳戶。如酒店有一筆非住店客人的停車費(fèi)需要錄入電腦系統(tǒng)，就可以在該帳戶里進(jìn)行操作。又如財(cái)務(wù)審計(jì)審核出前一天的報(bào)表數(shù)據(jù)有誤，因報(bào)表一經(jīng)生成后就不能再修改，可以在消費(fèi)帳里輸入數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整，以確保報(bào)表的累計(jì)數(shù)正確。 1.1 前臺(tái)帳戶系統(tǒng)主窗口下，執(zhí)行收銀賬務(wù)處理，或按CTRL+B，打開當(dāng)前住客檔案窗口，如下圖所示。圖1.1.1

4、 前臺(tái)帳戶如上圖所示，當(dāng)前住客檔案窗口的結(jié)構(gòu)與預(yù)訂賓客列表相似，此處只做簡單說明。 抬頭共八個(gè)標(biāo)簽頁，歸類顯示散客&成員、團(tuán)隊(duì)&會(huì)議、鐘點(diǎn)房、連通房、消費(fèi)賬、Due Out 、Day Use、所有的帳務(wù)列表。其中Due Out指本日將退房賓客列表，Day Use指當(dāng)日到店、當(dāng)日退房的賓客列表，又稱白天用房或日用房。窗口底行顯示主單狀態(tài)，窗口的右列菜單顯示部分快捷功能按鈕。W E S T S O F T C O P Y R I G H T31.1.2 查詢帳戶快速查詢操作步驟： （1）、按ALT+Z將光標(biāo)移至輸入條件處（或鼠標(biāo)左鍵單擊右上角輸入框）；（2）、輸入已知信息，可以是客

5、人姓、名、姓名、房號(hào)、預(yù)訂號(hào)、帳號(hào)等，按回車，顯示查詢結(jié)果。 組合查詢 用于多個(gè)條件組合，查詢客人信息，如要查詢一個(gè)星期內(nèi)某公司客人的住店情況。 賓客列表下，單擊右下角組合查詢按鈕或者使用快捷鍵CTRL+SHIFT+Z，打開賓客查詢組合條件窗口，根據(jù)需要輸入單個(gè)或多個(gè)條件，單擊確定，即可顯示查詢結(jié)果。圖 1.2 帳務(wù)處理1.2.1 帳務(wù)主單窗口當(dāng)前住客檔案窗口，雙擊打開某賓客帳務(wù)主單，如下圖所示。W E S T S O F T C O P Y R I G H T4 圖 帳務(wù)主單可分成五個(gè)部分加以說明：左上、左下、右上、右下、底行。 左上： 顯示賓客帳戶。其中聯(lián)房、同住或是團(tuán)隊(duì)成員將會(huì)一起顯示。

6、 左下： 默認(rèn)顯示各類費(fèi)用匯總，也可以選擇“按客人”顯示帳務(wù)明細(xì)（可用于識(shí)別轉(zhuǎn)帳信息）。 右上： 顯示客人基本信息，各項(xiàng)含義及其說明如下： 項(xiàng) 目說 明 團(tuán)體名稱顯示團(tuán)隊(duì)名稱（若該客人是團(tuán)隊(duì)成員，即有【團(tuán)隊(duì)】信息） 公司協(xié)議公司名稱 旅社/中心旅行社/網(wǎng)絡(luò)訂房中心等單位名稱 Packages包價(jià)信息 備注前臺(tái)備注及結(jié)帳提醒 特要 前臺(tái)特殊要求右下： 默認(rèn)顯示有效帳務(wù)明細(xì)，要求明確每條帳務(wù)所包含的信息。 底行：重要信息區(qū)，灰色顯示表示未定義，藍(lán)色顯示需加以關(guān)注（表示有定義信息）。1.2.2 定金輸入及定金單打印操作步驟：（1）、帳務(wù)主單下，單擊工具欄上入帳按鈕，彈出入帳窗口；（2）、【代碼】處輸

7、入人民幣現(xiàn)金在系統(tǒng)中的代碼，【金額】處輸入金額；（3）、輸入【單號(hào)】等信息，單擊入帳。W E S T S O F T C O P Y R I G H T5 圖 系統(tǒng)可以默認(rèn)打印定金單，操作員可根據(jù)實(shí)際情況選擇是否需要打印定金單。 1.2.3 信用卡操作信用卡操作包括正確操作信用卡預(yù)授權(quán)錄入、取消無效預(yù)授權(quán)。 信用卡預(yù)授權(quán) 操作步驟： （1）、帳務(wù)主單下，執(zhí)行其他信用或按快捷鍵ALT+F3，打開信用授權(quán)明細(xì)窗口； （2）、選擇【項(xiàng)目】（即信用卡類型），錄入【授權(quán)額】、【卡號(hào)】、【授權(quán)號(hào)】、【有效期】、【單號(hào)】等； （3）、單擊存盤，信用授權(quán)明細(xì)窗口將顯示有效授權(quán)記錄； 圖 （4）、預(yù)訂主單【付款

8、方式】、【信用限額】，顯示相應(yīng)信息。 W E S T S O F T C OP Y R I G H T6圖 注意：、系統(tǒng)具有信用卡號(hào)碼校驗(yàn)功能，一旦卡號(hào)輸入錯(cuò)誤，系統(tǒng)將提示操作員。 圖、若客人出示的信用卡，以前曾在酒店使用（即在系統(tǒng)中有檔案），當(dāng)【項(xiàng)目】處再次選擇該類型時(shí)，【卡號(hào)】處默認(rèn)顯示原卡號(hào)。此時(shí)，要求操作員正確核對(duì)，若客人已換卡，要及時(shí)修改。對(duì)于同類卡有多張的情況下，【卡號(hào)】項(xiàng)不再自動(dòng)顯示，一般由操作員手工輸入。 取消信用卡預(yù)授權(quán) 操作步驟： （1）、帳務(wù)主單下，執(zhí)行其他信用或按ALT+F3，打開信用授權(quán)明細(xì)窗口，系統(tǒng)默認(rèn)顯示有效的授權(quán)記錄；（2）、雙擊目標(biāo)授權(quán)記錄，彈出確認(rèn)窗口“是否

9、確信將當(dāng)前記錄作廢”，單擊是（Y ），取消成功。圖 注意：單擊信用授權(quán)明細(xì)窗口左下角多選框“只顯示尚未使用信用授權(quán)”，即可顯示所有信用卡記錄，包括已經(jīng)取消的記錄（左上角有“作廢”字樣）。W E ST S OF T COP YRI GHT7圖1.2.4 定義允許記帳定義允許記帳即定義客人可以簽單消費(fèi)的費(fèi)用類型，系統(tǒng)中可以選擇設(shè)置默認(rèn)值。假設(shè)酒店默認(rèn)住店客人可以簽單，則系統(tǒng)可設(shè)置其默認(rèn)值為允許記帳，只要客人登記成功后，即可簽單消費(fèi)了。允許記帳設(shè)置后，系統(tǒng)住客列表中客人的記帳燈會(huì)有對(duì)應(yīng)的顯示。如：當(dāng)前住客列表中，記帳燈為綠色表示所有費(fèi)用允許記帳；墨綠色表示部分費(fèi)用允許記帳；空白則表示所有費(fèi)用均不允許

10、記帳。設(shè)置所有費(fèi)用允許記帳： 單擊允許記帳，打開選擇費(fèi)用類型窗口，單擊“所有費(fèi)用”前“”，框內(nèi)出現(xiàn)“”符號(hào)，單擊確定（S ），設(shè)置所有費(fèi)用可以簽單成功，記帳燈顯示。圖設(shè)置部分費(fèi)用允許記帳： 單擊允許記帳，打開選擇費(fèi)用類型窗口，單擊左邊“分賬碼”的房費(fèi)，右邊費(fèi)用碼中的“客房”下拉菜單凡與房費(fèi)相關(guān)代碼的框內(nèi)均出現(xiàn)“”符號(hào)，單擊確定（S ），記帳燈顯示。W E ST S OF T COP YRI GHT8圖 注意：“分賬碼”與“費(fèi)用碼”的代碼關(guān)聯(lián)可根據(jù)酒店實(shí)際情況定義；如分賬碼設(shè)置房費(fèi)、迷你吧費(fèi)用允許記賬，亦可直接在“費(fèi)用碼”客房菜單下的房費(fèi)、迷你吧前的“”打“”。1.2.5 入帳一般酒店各營業(yè)點(diǎn)所

11、產(chǎn)生的費(fèi)用均可在該營業(yè)點(diǎn)自己的電腦上進(jìn)行處理，而有些未配備電腦的營業(yè)點(diǎn)(如商場(chǎng)等 則由前臺(tái)收銀員幫助錄入系統(tǒng)中。錄入費(fèi)用的方式與錄入定金相同，只是【代碼】處輸入的是酒店?duì)I業(yè)項(xiàng)目的代碼。要求收銀員熟悉各費(fèi)用代碼。此處重點(diǎn)說明入帳窗口各項(xiàng)目的含義。W E ST S OF T COP YRI GHT9圖項(xiàng) 目 說 明代碼 賓客消費(fèi)項(xiàng)目營業(yè)代碼金額 消費(fèi)金額 單號(hào) 流水單號(hào)理由 錄入某費(fèi)用折扣（ 或稱調(diào)整）時(shí)，要求輸入授權(quán)人或理由賬單編碼 顯示在帳單上的營業(yè)項(xiàng)目編碼鎖定客人 快速入帳功能之一，鎖定客人后，可快速錄入指定客人的各類費(fèi)用。單擊選擇“鎖定客人”，錄完某一費(fèi)用后，系統(tǒng)自動(dòng)將光標(biāo)定位于代碼處。鎖

12、定營業(yè)項(xiàng)目快速入帳功能之一，鎖定營業(yè)項(xiàng)目后，可快速錄入某營業(yè)點(diǎn)費(fèi)用單據(jù)。單擊選擇“鎖定營業(yè)項(xiàng)目”，錄完某一費(fèi)用后，系統(tǒng)自動(dòng)將光標(biāo)定位于房號(hào)處，確認(rèn)房號(hào)后按回車，光標(biāo)將直接定位于金額處。項(xiàng)目說明1.2.6 快速入帳快速入帳有兩種情況，即鎖定客人、鎖定營業(yè)項(xiàng)目。 鎖定客人 操作步驟： （1）、帳務(wù)主單下，單擊工具欄上入帳按鈕，彈出入帳窗口，系統(tǒng)默認(rèn)【鎖定客人】前“”打“”；圖 （2）、【代碼】處輸入費(fèi)用代碼，【金額】處輸入金額； （3）、輸入【單號(hào)】等信息，單擊入帳，入帳成功，同時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)將光標(biāo)定位于【代碼】處，重復(fù)操作步驟（2），繼續(xù)錄入其他費(fèi)用即可。 鎖定營業(yè)項(xiàng)目W E ST S OF T C

13、OP YRI GHT10操作步驟： （1）、帳務(wù)主單下，單擊工具欄上入帳按鈕，彈出入帳窗口，單擊“鎖定營業(yè)項(xiàng)目”，使其“”顯示“”； 圖 （2）、【代碼】處輸入費(fèi)用代碼，【金額】處輸入金額； （3）、輸入【單號(hào)】等信息，單擊入帳，入帳成功，同時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)將光標(biāo)定位于【房號(hào)】前，重復(fù)操作步驟（2），繼續(xù)錄入其他費(fèi)用即可。 注意：此功能如在某個(gè)賓客帳下操作，則房號(hào)的選擇范圍僅限于聯(lián)房或團(tuán)隊(duì)成員。如要在系統(tǒng)所有帳戶中操作，則需在系統(tǒng)主窗口下執(zhí)行收銀入帳，或按CTRL+E快捷鍵打開入賬界面。1.2.7 入Rebate 帳夜審后發(fā)現(xiàn)帳務(wù)出錯(cuò)，或給客人打折需要體現(xiàn)出來，則可運(yùn)用入Rebate 帳的操作方法。

14、 操作步驟： （1）、帳務(wù)主單下，單擊工具欄上入帳按鈕，彈出入帳窗口； （2）、【代碼】處輸入該費(fèi)用在系統(tǒng)中的沖減代碼，即帶有“Rebate ”或“沖減”字樣的費(fèi)用碼，【理由】處選擇授權(quán)人，【金額】處輸入需沖減的金額（錄入金額為正數(shù)）； （3）、在【備注】處可輸入Rebate 的具體原因，輸入【單號(hào)】等信息，單擊入帳。圖1.2.8 沖賬用于沖銷本人本日本班次發(fā)生的帳務(wù)。操作步驟： （1）、帳務(wù)主單下，單擊選中單條或多條目標(biāo)帳目；W E ST S OF T COP YRI GHT 11圖（2）、執(zhí)行明細(xì)帳務(wù)沖帳，彈出確認(rèn)窗口，單擊是（Y ），沖帳成功。 圖 注意：（1）選擇目標(biāo)賬目的方式有連選、

15、間隔多選等。、連選：單擊選擇第一條目標(biāo)記錄，按住SHIFT 鍵，單擊最后一條目標(biāo)記錄； 、間隔多選：單擊選擇第一條目標(biāo)記錄，按住CTRL 鍵，單擊其他目標(biāo)記錄。（2）如需查看被沖掉的帳目，需執(zhí)行文件所有帳目，可查看原記錄和被沖銷的記錄。其中原記錄在“Tag ”處有“C ”的標(biāo)記，被沖銷的記錄在“Tag ”處有“CO ”的標(biāo)記。圖1.2.9 調(diào)整調(diào)整功能一般用于調(diào)整非本人的帳務(wù)。 操作步驟： （1）、帳務(wù)主單下，單擊調(diào)整，打開調(diào)整窗口； （2）、【代碼】處輸入對(duì)應(yīng)的費(fèi)用代碼，并輸入調(diào)整的【理由】；W E ST S OF T COP YRI GHT 12圖（3）、【金額】處輸入金額（金額可錄入正數(shù)

16、或負(fù)數(shù)），單擊確定，退出即可。 注意：調(diào)整的帳在帳目明細(xì)“Tag ”處有“AD ”的標(biāo)記。1.2.10 定義帳戶定義帳戶歸納起來有三種用法：帳務(wù)分類、定義轉(zhuǎn)帳到某賓客帳戶、定義轉(zhuǎn)帳到某應(yīng)收賬戶。 帳務(wù)分類 操作步驟： （1）、賓客主單下，單擊定義帳戶，打開定義分帳戶窗口； （2）、單擊增加，輸入【帳戶名稱】； （3）、【營業(yè)代碼】處按F1，打開選擇費(fèi)用類型，選擇帳務(wù)需要分開的費(fèi)用代碼；圖（4）、單擊存盤，退出即可。W E ST S OF T COP YRI GHT13圖 注意：（1）、系統(tǒng)自動(dòng)將帳務(wù)分成兩類，嚴(yán)格按照所選費(fèi)用代碼歸類。以上述操作舉例，如往該客人房間入房費(fèi)帳目，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)歸類到新

17、增的分賬戶中。圖（2）、凡有設(shè)置過定義帳戶的客人，在預(yù)訂主單及帳務(wù)主單下方的處會(huì)顯示藍(lán)色，點(diǎn)擊該處，可以打開定義分帳戶窗口查看、修改以及刪除分賬戶。 定義轉(zhuǎn)帳到某賓客帳戶 操作步驟： （1）、單擊增加，單擊【轉(zhuǎn)帳帳戶】前的選框，使其顯示打勾，【房號(hào)】處輸入房號(hào)或姓名； 圖（2）、按回車，彈出帳號(hào)查詢窗口，核對(duì)客人信息；W E ST S OF T COP YRI GHT14圖（3）、單擊確定，自動(dòng)顯示帳號(hào)、姓名；圖（4）、輸入或選擇【帳戶名稱】； （5）、【營業(yè)代碼】處按F1，打開選擇費(fèi)用類型，選擇需要分開帳務(wù)的費(fèi)用代碼； （6）、單擊存盤，定義分帳戶窗口如下圖所示。 注意：完成該設(shè)置后，系統(tǒng)會(huì)

18、自動(dòng)把子帳戶中的費(fèi)用轉(zhuǎn)帳到目標(biāo)帳戶。定義轉(zhuǎn)帳到某應(yīng)收賬戶 操作步驟： （1）、單擊增加，單擊【轉(zhuǎn)帳帳戶】前的選框，使其顯示打勾。【房號(hào)】處輸入AR 帳號(hào)或AR 帳戶名稱，回車，彈出帳號(hào)查詢窗口，核對(duì)應(yīng)收帳信息。單擊確定，自動(dòng)W E ST S OF T COP YRI GHT15顯示【帳號(hào)】、【姓名】。 圖（2）、其他步驟同上。效果：按照分帳戶涉及的費(fèi)用代碼，將帳務(wù)分成兩類，并在結(jié)帳操作時(shí)自動(dòng)將結(jié)帳方式設(shè)為“轉(zhuǎn)AR 帳”，同時(shí)顯示轉(zhuǎn)帳目標(biāo)賬號(hào)。圖1.2.11 分帳分帳是指把一筆帳拆分成兩筆，一般結(jié)合選帳、轉(zhuǎn)帳、部分結(jié)帳等功能一起使用來完成某項(xiàng)業(yè)務(wù)的處理。操作步驟： （1）、帳務(wù)主單下，光標(biāo)停留在

19、目標(biāo)帳目處。圖（2）、單擊分賬，打開拆分賬目窗口。 （3）、【請(qǐng)輸入拆分后的金額】處，輸入金額。W E ST S OF TCOP YRI GHT 16圖 （4）、單擊確定，目標(biāo)帳目自動(dòng)拆分成兩筆，如下圖所示。圖 注意：（1）如890元的帳目，希望分成300.00、590.00兩筆，步驟（3）【請(qǐng)輸入拆分后的金額】處輸入300.00或590.00的結(jié)果是一樣的。（2）被拆開的兩條帳目的【Tag 】處分別有“S ”和“SP ”的標(biāo)記。1.2.12 選帳常用的選帳方式有三種，按費(fèi)用代碼選帳、按賓客選帳、組合條件選帳。一、二兩種方式都比較直觀方便，適合一般業(yè)務(wù)需求，第三種方法適合于同時(shí)滿足多種條件的選

20、帳，如要求選擇某段時(shí)間的某些費(fèi)用進(jìn)行結(jié)帳時(shí)，應(yīng)首先選擇符合客人要求的帳務(wù)，再做部分結(jié)帳處理。 按費(fèi)用代碼選帳帳務(wù)主單下，單擊左下角費(fèi)用匯總（可多選），可選中該帳戶下所有同代碼的帳目。如下圖，單擊左下角“房費(fèi)”，右邊明細(xì)帳中所有的房費(fèi)都被選中。圖按賓客選帳帳務(wù)主單下，單擊左下角“按客人”，單擊選擇某位客人，即可選中該客人的所有帳務(wù)。W E ST S OF TCOP YRI GHT17圖 組合條件選帳 操作步驟： （1）、帳務(wù)主單下，單擊選帳，打開選擇帳目窗口； （2）、該窗口左邊顯示費(fèi)用類型，右邊是選帳可使用的條件?？墒褂玫臈l件有：帳號(hào)、日期、房號(hào)等，選擇相應(yīng)條件；（3）、單擊確認(rèn)，帳務(wù)主單下，

21、目標(biāo)帳務(wù)均被選中。1.2.13 轉(zhuǎn)帳用于把客人的單筆或多筆帳務(wù)從該帳戶轉(zhuǎn)到另外一個(gè)帳戶，僅僅為前臺(tái)帳戶之間的轉(zhuǎn)帳（前臺(tái)帳戶包括賓客帳、團(tuán)隊(duì)會(huì)議帳和消費(fèi)帳）。操作步驟： （1）、帳務(wù)主單下，選擇目標(biāo)帳目； （2）、單擊轉(zhuǎn)帳，彈出轉(zhuǎn)帳窗口；W E ST S OF T COP YRI GHT18圖（3）、若所有選中的賬目費(fèi)用都需轉(zhuǎn)到對(duì)方帳戶，直接進(jìn)入（4）步驟；若只是轉(zhuǎn)所選帳目中的部分金額，可在【費(fèi)用合計(jì)】中輸入要轉(zhuǎn)的金額；（4）、【房號(hào)】處輸入目標(biāo)房號(hào)（或帳號(hào)），回車，系統(tǒng)自動(dòng)與當(dāng)前賓客匹配，彈出查詢結(jié)果；圖（5）、核對(duì)并選擇目標(biāo)帳戶，單擊確定，【帳戶】處顯示目標(biāo)帳戶名；注意：當(dāng)一個(gè)房間住多位客人

22、時(shí)，操作員應(yīng)嚴(yán)格按照客人簽名正確核對(duì)相應(yīng)信息，以免選錯(cuò)，從而引起帳務(wù)錯(cuò)誤。（6）、單擊確定，所選帳務(wù)自動(dòng)轉(zhuǎn)至目標(biāo)房間。 注意：（1）若部分費(fèi)用轉(zhuǎn)帳時(shí)，即轉(zhuǎn)帳窗口【費(fèi)用合計(jì)】中錄入的金額小于總金額，系統(tǒng)自動(dòng)將該筆費(fèi)用拆分成兩筆，并彈出提示，如下圖所示。拆分帳目記錄中的【Tag 】處有“SP ”標(biāo)記。W E ST S OF T COP YRI GHT19圖（2）如需查看被轉(zhuǎn)出去的帳目，執(zhí)行文件所有帳目，被轉(zhuǎn)出去的帳目的“轉(zhuǎn)帳”處有“TO*（表示目標(biāo)帳號(hào)）”的標(biāo)記，直接雙擊該標(biāo)記可進(jìn)入目標(biāo)帳戶；同時(shí)在目標(biāo)帳戶處亦有“FM*（表示原帳號(hào)）”的標(biāo)記，雙擊該標(biāo)記可回到原帳戶。1.2.14 固定支出可將客人

23、每天均會(huì)發(fā)生的費(fèi)用設(shè)置成固定支出，設(shè)置好之后無需操作員每天手工錄入，夜審時(shí)系統(tǒng)將自動(dòng)產(chǎn)生該費(fèi)用（類似于房費(fèi)）。操作步驟： （1）、帳務(wù)主單下，單擊固定支出，打開固定支出窗口； （2）、單擊增加，【營業(yè)代碼】處輸入費(fèi)用代碼，【金額】處輸入金額，修改有效期，單擊存盤，設(shè)置成功。圖1.2.15 結(jié)帳退房結(jié)帳退房操作簡要流程：W E ST S OF T COP YRI GHT201. 電腦報(bào)查房； 2. 打印帳單； 3. 單擊結(jié)帳；4. 查閱彈出的結(jié)帳提示信息； 5. 選擇付款方式； 6. 結(jié)帳收款。 一、電腦報(bào)查房酒店工作流程中，一般客人前來退房，總臺(tái)打電話給客房中心報(bào)查房。在X5操作系統(tǒng)中，可使用

24、電腦報(bào)查房的功能，這樣系統(tǒng)會(huì)有詳細(xì)的報(bào)房查房記錄。操作步驟： （1）、帳務(wù)主單下，執(zhí)行其他查房，或按ALT+F7，系統(tǒng)彈出查房確認(rèn)窗口；圖（2）、單擊確定即可。 注意：（1）、總臺(tái)電腦系統(tǒng)中報(bào)查房之后，客房中心電腦上會(huì)彈出報(bào)房與查房窗口，如裝有音箱，則會(huì)有聲音提示，客房中心根據(jù)該窗口進(jìn)行相應(yīng)的操作。 （2）、如總臺(tái)人員要查看已報(bào)的退房情況，可在系統(tǒng)主窗口下，執(zhí)行查詢報(bào)房與查房，打開報(bào)房與查房窗口進(jìn)行查看核對(duì)。其中的“報(bào)房”指總臺(tái)通過電腦系統(tǒng)報(bào)客人入住。圖W E ST S OF TCOP YRI GHT21二、帳單打印 l 帳單打印關(guān)于帳單的操作都是在帳務(wù)主單下，具體情況有以下幾種：項(xiàng) 目 操作

25、步驟備 注打印已選擇帳目選擇目標(biāo)，單擊帳單，彈出窗口，單擊“所有選中帳”，打開帳單，打印即可。 只有帳務(wù)主單下選擇帳目后，單擊帳單，打開的選擇窗口中才會(huì)有“所有選中帳”項(xiàng)。未結(jié)帳帳單打印單擊帳單，彈出窗口，單擊“所有未結(jié)帳”，打開帳單，打印即可。補(bǔ)打部分結(jié)帳帳單單擊帳單，彈出窗口，單擊相應(yīng)的“結(jié)帳單號(hào)”，打開帳單，打印即可。 系統(tǒng)中部分結(jié)帳的結(jié)帳單號(hào)為字母B 流水號(hào)。結(jié)帳時(shí)打印帳單結(jié)完帳后，系統(tǒng)自動(dòng)彈出打印帳單窗口。帳單打印默認(rèn)打印“明細(xì)帳目”，操作員也可根據(jù)客人要求選擇其他模式：按費(fèi)用分類、按日期分類、按房間費(fèi)用分類、按成員分類等。所有帳單模板都由工程師在系統(tǒng)切換之前按酒店格式完成設(shè)置。圖l

26、 帳單修改 操作步驟： （1）、帳單打印選擇窗口，選擇“預(yù)覽”，單擊確定，打開單據(jù)打印窗口，可預(yù)覽要打印的帳單信息；W E ST S OF T COP YRI GHT22圖（2）、單擊上方預(yù)覽功能，再雙擊任意一條明細(xì)帳目，可打開明細(xì)修改窗口；圖（3）、在該窗口下可結(jié)合增加、插入、刪除等功能進(jìn)行帳目的修改。如客人要求將干洗費(fèi)的帳目刪除，并把該費(fèi)用統(tǒng)計(jì)到房費(fèi)中等。修改完后，單擊退出，回到單據(jù)打印窗口。此時(shí)如點(diǎn)擊預(yù)覽，便可看到修改后帳單的預(yù)覽情況；W E ST S OF T COP YRI GHT23圖（4）、單擊打印，即可打印修改后的帳單信息。 注意：帳單明細(xì)經(jīng)修改打印后，退出單據(jù)打印窗口后，可發(fā)

27、現(xiàn)客人的實(shí)際帳目不產(chǎn)生任何影響，并且下次打印帳單時(shí)，顯示的帳單仍是客人實(shí)際消費(fèi)產(chǎn)生的記錄。即系統(tǒng)不會(huì)保留上一次所作的賬單修改。三、退房結(jié)帳下面按客人結(jié)帳時(shí)的不同付款方式，進(jìn)行說明： 人民幣現(xiàn)金結(jié)帳 操作步驟： （1）、帳務(wù)主單下，單擊結(jié)帳，一般會(huì)彈出結(jié)帳提示窗口，如下圖所示。提示一些結(jié)帳前需要注意的事項(xiàng)，如事先設(shè)置了定義帳戶、有未傳達(dá)的留言、未歸還的租賃物品，或在預(yù)訂主單的附加信息中輸入的【結(jié)帳提示】等內(nèi)容。圖 查閱完畢后，單擊退出，可能有以下幾種情況：W E ST S OF T COP YRI GHT24、離日為本日，結(jié)帳時(shí)間早于酒店規(guī)定的加收半天房費(fèi)之前，直接彈出結(jié)帳窗口；圖、離日為本日，

28、結(jié)帳時(shí)間遲于酒店規(guī)定的不加收半天房費(fèi)時(shí)間，則彈出半天房費(fèi)加收窗口，選擇是否加收，再結(jié)帳；圖、離日為本日以后，彈出選擇結(jié)帳方式窗口；圖（2）、選擇房費(fèi)加收情況，單擊確定，進(jìn)入結(jié)帳窗口； （3）、系統(tǒng)默認(rèn)現(xiàn)金結(jié)帳，如下圖所示（但若客人入住時(shí)作了信用卡預(yù)授權(quán)，系統(tǒng)默認(rèn)的付款方式為該信用卡結(jié)帳）。查看結(jié)帳款金額，收款后，單擊入帳；W E ST S OF TCOP YRI GHT25圖 （4）、彈出帳單打印窗口，選擇是否打印帳單。圖信用卡結(jié)帳 操作步驟：其他步驟同現(xiàn)金結(jié)帳，重要區(qū)別在結(jié)帳窗口處理上。 若客人已作信用卡預(yù)授權(quán)，結(jié)帳時(shí)結(jié)帳窗口默認(rèn)使用信用卡結(jié)帳；若臨時(shí)用卡結(jié)帳，請(qǐng)?jiān)凇敬a】處按F1打開代碼幫

29、助窗口，選擇對(duì)應(yīng)的付款方式?！窘痤~】處，系統(tǒng)自動(dòng)顯示結(jié)帳款金額，輸入【卡號(hào)】，單擊入帳，彈出帳單（處理同現(xiàn)金結(jié)帳，不再贅述）。W E ST S OF T COP YRI GHT26圖1.2.16 部分結(jié)帳當(dāng)帳務(wù)列表中有選中的目標(biāo)帳目時(shí)，結(jié)帳為部分結(jié)帳功能。 指定費(fèi)用部分結(jié)帳 操作步驟： （1）、帳務(wù)主單下，選中需要部分結(jié)帳的費(fèi)用賬目； （2）、單擊結(jié)帳，彈出部分結(jié)帳窗口；圖 （3）、單擊確定，彈出結(jié)帳窗口，收款，打印帳單即可。W E ST S OF T COP YRI GHT27圖指定金額部分結(jié)帳 操作步驟：（1）（2）同上； （3）、【結(jié)帳費(fèi)用】處輸入所要結(jié)帳的金額；圖（4）、單擊確定，彈出

30、結(jié)算指定金額費(fèi)用窗口，單擊是（Y ），系統(tǒng)自動(dòng)將選中的帳務(wù)拆分成兩筆，同時(shí)彈出結(jié)帳收款窗口，結(jié)帳過程不再贅述。圖轉(zhuǎn)銷定金 操作步驟： （1）、帳務(wù)主單下，選擇部結(jié)費(fèi)用及需要轉(zhuǎn)銷的定金項(xiàng)； （2）、單擊結(jié)帳，彈出結(jié)帳窗口；W E ST S OF TCOP YRI GHT28圖 （3）、同“指定金額部分結(jié)帳”操作步驟。 注意：如果轉(zhuǎn)銷定金后剩余現(xiàn)金仍要用作押金，則需在系統(tǒng)里進(jìn)行手工入帳。1.2.17 簡易發(fā)票管理簡易發(fā)票管理的使用在業(yè)務(wù)上主要有結(jié)帳時(shí)錄入發(fā)票和預(yù)開、補(bǔ)開發(fā)票的功能，此操作記錄可方便日后查詢。操作步驟： （1）、打開賓客賬務(wù)處理主單，執(zhí)行其他發(fā)票記錄，或者右下角【e. 發(fā)票】；圖（2

31、）、打開發(fā)票記錄窗口，選擇左下角【新建】；W E ST S OF T COP YRI GHT29圖（3）、打開發(fā)票處理窗口，選擇【發(fā)票類別】、【標(biāo)記】、【結(jié)帳號(hào)】(有結(jié)賬記錄時(shí) 、【開票單位】、【單位名稱】、【備注】完成后輸入發(fā)票號(hào)、金額、備注等，按保存（S ）即可。如一筆賬務(wù)有多張發(fā)票記錄，選擇窗口底部【增加明細(xì)】，反之則選擇【刪除明細(xì)】。圖注意：如要查詢酒店發(fā)票使用情況，可在查詢報(bào)表專家財(cái)務(wù)，找到【發(fā)票使用情況查詢】報(bào)表即可。1.2.18 提前結(jié)帳至如果客人要求把明天或未來幾天的房費(fèi)提前在今天結(jié)算，可以選擇“提前結(jié)帳至”功能。 操作步驟： （1）、帳務(wù)主單下，單擊結(jié)帳，彈出選擇結(jié)帳方式窗口

32、；W E ST S OF T COP YRI GHT 30圖 （2）、單擊選擇“提前結(jié)帳至”，默認(rèn)離店時(shí)間為客人的離開日期，可視具體情況進(jìn)行修改； （3）、單擊確定，彈出費(fèi)用預(yù)收提示框；圖（4）、核對(duì)正確后，單擊確定，彈出結(jié)帳窗口，【代碼】處輸入付款方式代碼，【金額】處系統(tǒng)自動(dòng)顯示結(jié)帳款金額，收款后，單擊入帳； （5）、彈出帳單窗口，選擇是否打印帳單； （6）、系統(tǒng)提示是否關(guān)閉允許記帳功能及帳號(hào)的接口，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行選擇；帳務(wù)主單只顯示“預(yù)收房費(fèi)”明細(xì)。圖注意：提前結(jié)帳后，賓客狀態(tài)仍是“I ”，且“Tag ”處有“AD ”標(biāo)記。1.2.19 臨時(shí)掛帳客人先退房，帳過后再來結(jié)的情況在酒店業(yè)務(wù)中

33、也是時(shí)常發(fā)生的，系統(tǒng)中可使用臨時(shí)掛帳功能處理。操作步驟： （1）、帳務(wù)主單下，執(zhí)行賬務(wù)處理掛帳；W E ST S OF T COP YRI GHT 31圖（2）、彈出結(jié)帳提示窗口； （3）、查閱結(jié)賬提示，退出后，選擇是否加收房費(fèi)；圖（4）、系統(tǒng)將提示：“是否確信要將Fxxxxxxxxx 臨時(shí)掛帳”。圖（5）、單擊是（Y ），賓客狀態(tài)由“I ”轉(zhuǎn)化為“S ”。臨時(shí)掛帳中涉及的帳務(wù)處理方法基本同普通客人。 注意：臨時(shí)掛帳后，客房狀態(tài)由“OC ”“DI ”，但房間所有的帳務(wù)均保留，且可進(jìn)行其他相應(yīng)的帳務(wù)處理操作，如沖帳、轉(zhuǎn)帳等。1.2.20 結(jié)帳掛應(yīng)收結(jié)帳掛應(yīng)收處理比較簡單，只需要在結(jié)帳時(shí)選擇“轉(zhuǎn)A

34、R 帳”的結(jié)帳方式，在帳號(hào)處選擇目標(biāo)帳戶即可。W E ST S OF T COP YRI GHT32圖1.2.21 聯(lián)房結(jié)帳聯(lián)房結(jié)帳有兩種情況：所有聯(lián)房客人一起結(jié)帳、部分聯(lián)房客人一起結(jié)帳。 所有聯(lián)房客人一起結(jié)帳 操作步驟： （1）、找到聯(lián)房某一成員，打開其帳務(wù)主單，窗口左上角顯示與該客人聯(lián)房的所有人員。深藍(lán)色選中的為當(dāng)前需要處理的賓客。圖（2）、單擊選擇“同行客人帳務(wù)”，單擊結(jié)帳，按照普通客人結(jié)帳流程即可完成聯(lián)房客人批量結(jié)帳。 部分聯(lián)房客人一起結(jié)帳 操作步驟： （1）、找到聯(lián)房某一成員，打開其帳務(wù)主單； （2）、執(zhí)行文件部分帳戶，打開部分帳戶窗口，單擊多選需要一起結(jié)帳的房號(hào)；W E ST S

35、OF T COP YRI GHT33圖（3）、單擊確定，帳務(wù)主單左上角顯示“部分賬戶賬務(wù)”，單擊結(jié)帳即可。圖 注意：要退回到所有聯(lián)房客人窗口，只需再次執(zhí)行文件部分帳戶，將“部分帳戶”前面的勾去掉即可。1.2.22 團(tuán)隊(duì)結(jié)帳相對(duì)于散客結(jié)帳，團(tuán)體結(jié)帳要復(fù)雜一些。團(tuán)體帳務(wù)由兩個(gè)部分組成，團(tuán)體公費(fèi)部分和團(tuán)體成員自費(fèi)部分，也即我們系統(tǒng)內(nèi)的團(tuán)體主單帳務(wù)和團(tuán)體成員帳務(wù)。只有當(dāng)團(tuán)體成員主單和團(tuán)體主單的狀態(tài)都是“O ”時(shí)，團(tuán)體結(jié)帳才算完成。團(tuán)隊(duì)結(jié)帳要求先結(jié)成員，后結(jié)主單。系統(tǒng)將團(tuán)隊(duì)主帳、成員帳務(wù)顯示在同一帳務(wù)窗口下。一般團(tuán)隊(duì)帳務(wù)主單包含：團(tuán)隊(duì)主帳（帳號(hào)為Gxxxxxxxxx ），成員帳，整個(gè)團(tuán)體帳務(wù)（包含團(tuán)隊(duì)主

36、帳和所有成員帳）。 圖W E ST SOF T COP YRI GHT34成員帳務(wù)每個(gè)成員帳務(wù)下，都有系統(tǒng)自動(dòng)生成的團(tuán)體付費(fèi)子帳戶。 成員帳務(wù)處理基本同散客一致。 團(tuán)隊(duì)結(jié)帳基本流程： 操作步驟： （1）、賓客列表下，查找到目標(biāo)團(tuán)隊(duì)，雙擊打開團(tuán)隊(duì)帳務(wù)主單； （2）、查看非零帳務(wù)成員，為成員結(jié)帳，成員結(jié)帳方式與散客相同； （3）、單擊選擇“整個(gè)團(tuán)體帳務(wù)”結(jié)帳，即可結(jié)帳成功。 團(tuán)隊(duì)成員帳務(wù)一起結(jié)帳團(tuán)隊(duì)、成員帳務(wù)一起結(jié)算，只需選擇“整個(gè)團(tuán)體帳務(wù)”結(jié)帳即可。若客戶需要帳務(wù)明細(xì)信息，可以打印帳單，也可以打印團(tuán)隊(duì)結(jié)算單。在團(tuán)隊(duì)主單帳務(wù)界面，執(zhí)行其他結(jié)算單，打開帳單打印選擇窗口。圖該窗口與普通的賬單打印區(qū)別是

37、可以選擇“所有帳務(wù)”打印整個(gè)團(tuán)隊(duì)的帳務(wù)，選擇“主單帳務(wù)”可以打印團(tuán)隊(duì)主單的帳務(wù)，選擇“成員帳務(wù)”則只打印團(tuán)隊(duì)成員自費(fèi)的帳務(wù)。并且可以按未結(jié)賬目和已結(jié)賬目等來打印賬單。W E ST S OF T COP YRI G35圖1.2.23 賓客結(jié)帳錯(cuò)誤補(bǔ)救操作步驟： （1）、帳務(wù)主單下，執(zhí)行帳務(wù)處理撤銷結(jié)帳，打開歷次結(jié)帳明細(xì)窗口；圖 （2）、單擊選擇結(jié)帳記錄，彈出確認(rèn)窗口； W E ST S OF T COP YRI GHT36圖（3）、單擊是（，撤銷結(jié)帳成功； （4）、撤消后，帳務(wù)返回到帳務(wù)主單，要求操作員正確處理收款記錄。 注意：撤銷結(jié)帳后，房間仍是原先狀態(tài)，即原已退房房間，撤銷結(jié)帳后，仍是O 狀

38、態(tài)。撤銷結(jié)帳后且房間是O 狀態(tài)的帳務(wù)，必須當(dāng)天處理完畢，否則會(huì)影響前臺(tái)收銀員對(duì)帳以及當(dāng)天夜審。1.2.24 團(tuán)隊(duì)結(jié)帳錯(cuò)誤補(bǔ)救團(tuán)隊(duì)結(jié)帳錯(cuò)誤補(bǔ)救分兩種情況：成員結(jié)帳錯(cuò)誤補(bǔ)救、團(tuán)隊(duì)主單結(jié)帳錯(cuò)誤補(bǔ)救。 成員結(jié)帳錯(cuò)誤補(bǔ)救 操作步驟： （1）、目標(biāo)成員帳務(wù)主單下，執(zhí)行帳務(wù)處理撤銷結(jié)帳，彈出撤銷結(jié)帳窗口，選擇需撤銷的結(jié)帳記錄； （2）、撤銷之后，重新以正確的結(jié)帳方式結(jié)賬即可。 團(tuán)隊(duì)主單結(jié)帳錯(cuò)誤補(bǔ)救 操作步驟： （1）、目標(biāo)團(tuán)隊(duì)帳務(wù)主單下，執(zhí)行帳務(wù)處理撤銷結(jié)帳，彈出撤銷結(jié)帳窗口，選擇需撤銷的結(jié)帳記錄； （2）、撤銷之后，重新以正確結(jié)帳方式結(jié)賬即可。1.3 帳務(wù)處理實(shí)例實(shí) 例：客人潘小峰到前臺(tái)登記，假設(shè)該客人已

39、有預(yù)訂，房號(hào)是351，住1天。為客人辦理入住。客人押龍卡4000元。假設(shè)住店期間客人發(fā)生如下費(fèi)用：費(fèi)用名稱 金 額 單 號(hào)咖啡吧 128.00 1000124 傳真 28.00 1000358 傳真 36.00 1000756 會(huì)所1000257表要求： （1）、錄入帳務(wù)； （2）、會(huì)所費(fèi)用轉(zhuǎn)至439房； （3）、使用現(xiàn)金結(jié)傳真費(fèi)用； （4）、龍卡結(jié)帳離店，同意加收半天房費(fèi)。 操作步驟： （1）、執(zhí)行預(yù)訂預(yù)訂信息列表，或按Ctrl+U，輸入房號(hào)352查詢，系統(tǒng)顯示潘小峰的預(yù)訂記錄。 （2）、打開預(yù)訂主單，按F4，登記成功。W E ST S OF TCOP YRI GHT37圖 （3）、主單下，單擊帳務(wù)處理或按CTRL+B，進(jìn)入帳務(wù)主單。圖（4）、按ALT+F3或執(zhí)行其他信用，打開信用授權(quán)明細(xì)窗口，登記信用卡預(yù)授權(quán)信息?！卷?xiàng)目】處選擇“龍卡”，【授權(quán)額】處輸入4000，輸入【卡號(hào)】、【授權(quán)號(hào)】、【有效期】、【單號(hào)】等。單擊存盤，信用授權(quán)明細(xì)窗口顯示有效押卡記錄。W E ST S OF T COP YRI GHT38圖錄入信用卡授權(quán)后，在帳務(wù)主單處顯示授權(quán)記錄，單擊“4000”處可打開信用授權(quán)明細(xì)窗口。 （5）、錄入費(fèi)用單擊入帳或按ALT+P，彈出入帳窗口，【代碼】處按F1打開幫助窗口，在【描述】所對(duì)應(yīng)的下方格子處輸入咖啡吧，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)去檢索含有該字