GW0401科技檔案管理工作制度

1、科技檔案管理制度文 件 修 訂 記 錄版 本更換記錄標(biāo) 識換 頁編制/更改審 核批 準(zhǔn)實施日期浙江XXXXXXX有限公司科技檔案管理制度SH/GW04-01責(zé)任部門：行政部管理制度浙江XXXXXXX有限公司科技檔案管理制度SH/GW04-01責(zé)任部門： 行政部管理制度頁次：1/81 目的 通過對技檔案管理工作的范圍、職責(zé)、歸檔及檔案的保管期限等管理辦法的規(guī)定，以保證檔案的嚴(yán)肅性和有效的利用。2 范圍 本制度適用于公司所有設(shè)計、工藝、檢驗和設(shè)備、基建等內(nèi)部及外來技術(shù)文件的管理。3 職責(zé)31凡列入科技檔案管理工作制度中歸檔范圍的技術(shù)文件由行政部檔案管理員辦理歸檔手續(xù)。32技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)技術(shù)文件的控

2、制和對各部門、車間技術(shù)文件管理的指導(dǎo)和檢查；和各類外來技術(shù)文件的及時歸檔。33行政部檔案管理員負(fù)責(zé)對歸檔技術(shù)文件的編目、裝訂、登記、做卷、保管和銷毀。34有關(guān)技術(shù)資料、圖書參閱：文件控制程序中的附件一技術(shù)資料、圖書管理制度4 工作程序41 各類技術(shù)文件的歸檔范圍。411 設(shè)計和工藝文件4111全套設(shè)計圖紙總圖、略圖（原理圖、系統(tǒng)圖、總裝配圖、部件裝配圖、零件圖、安裝圖、外形圖、包括設(shè)計圖）。4112全套設(shè)計圖紙的計算機備份（光盤）。4113設(shè)計文件、設(shè)計任務(wù)書、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)或技術(shù)條件、技術(shù)設(shè)計說明書、標(biāo)準(zhǔn)化審查報告、試驗大綱、試驗報告、文件目錄、圖樣目錄、明細(xì)表、通（借）用件匯總表、外購件匯總表、

3、標(biāo)準(zhǔn)件匯總表、使用說明書、裝箱單、型式試驗報告、試制總結(jié)、（設(shè)計、工藝、測試）、試制鑒定大綱、引進(jìn)技術(shù)和專利產(chǎn)品的技術(shù)文件。4114工藝方案、工藝路線、工藝守則、各類工藝卡片、各類工裝圖樣各種定額表、各類明細(xì)表清單、重大工藝試驗記錄以及各類工藝文件、工藝卡片的計算機備份等。412 品管文件4121 各車間的月度質(zhì)量指標(biāo)、季度質(zhì)量指標(biāo)。4122 產(chǎn)品質(zhì)量抽查報告（國家級、上級、用戶提出的）。4123 產(chǎn)品質(zhì)量等級評定資料和證書。4124 產(chǎn)品型式試驗報告（批產(chǎn)后）。4125 檢驗規(guī)程。4126 產(chǎn)品質(zhì)量記錄資料。4127 質(zhì)量控制文件。413 設(shè)備文件浙江XXXXXXX有限公司科技檔案管理制度S

4、H/GW04-01責(zé)任部門： 行政部管理制度頁次：2/84131 自制設(shè)備歸檔文件：設(shè)計任務(wù)書、使用說明書、檢驗證書、全套設(shè)計圖紙。4132 外購設(shè)備歸檔文件：使用說明書、產(chǎn)品合格證或操作手冊（原件一套）、開箱驗收單、裝箱單、設(shè)備安裝驗收移交單。4133 引進(jìn)設(shè)備、技術(shù)改造項目任務(wù)書、談判文件、引進(jìn)合同、鑒定與批復(fù)、開箱驗收單、全套原版技術(shù)文件和圖紙、全套中文翻譯技術(shù)文件和圖紙、安裝調(diào)試驗收報告。4134 全公司五管二線圖（自來水管、煤氣管、蒸氣管、壓縮空氣管、下水道管、架空線、電纜線）。414 基本建設(shè)文件：工程項目申請報告及批準(zhǔn)文件、可行性研究報告、設(shè)計任務(wù)書、協(xié)議書、工程地質(zhì)勘察報告、初

5、步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計計算書、合同協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)文件、施工執(zhí)照、環(huán)?！叭瑫r”、消防衛(wèi)生等文件，水、煤氣供應(yīng)協(xié)議書電開工、報告、施工方案、材料及構(gòu)件合格證和試驗報告、施式記錄、工程預(yù)算、竣工報告、竣工驗收報告、有關(guān)會議資料全套竣工圖紙。42 技術(shù)文件歸案要求421 技術(shù)文件及圖樣。一般以計算機打印件，經(jīng)簽署齊全后，并注明批準(zhǔn)日期（年、 月、日）作為底圖歸檔。422歸檔的設(shè)計圖紙和技術(shù)文件的圖形、尺寸、符號、文字說明及編寫應(yīng)描繪、抄寫清晰，不得使用鉛筆、原子筆書寫，所用墨水、幅面大小、格式等應(yīng)按有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。423屬歸檔范圍的圖紙和科技文件應(yīng)由主管設(shè)計員、項目負(fù)責(zé)人（或指定的兼職人員）組織

6、歸檔，并填寫科技文件、資料歸檔交接單，由行政部檔案管理員按目錄清單驗收、交接雙方簽字。424產(chǎn)品經(jīng)鑒定后的圖紙和技術(shù)文件應(yīng)復(fù)制一份，裝訂成冊歸檔。425產(chǎn)品圖紙、工藝文件等技術(shù)文件的計算機光盤備份。 43 技術(shù)文件的歸檔期限431 新產(chǎn)品設(shè)計圖樣及技術(shù)文件、在樣品鑒定后三個月內(nèi)歸檔。工藝規(guī)程和工藝裝備圖樣在批產(chǎn)鑒定驗收后三個月歸檔。432 自制設(shè)備檔案，在設(shè)備安裝試車后三個月內(nèi)由設(shè)備管理員負(fù)責(zé)，將全套底圖和有關(guān)技術(shù)文件歸檔。433 外購設(shè)備在設(shè)備安裝調(diào)試后一個月內(nèi)由設(shè)備管理員負(fù)責(zé)將有關(guān)技術(shù)文件歸檔。434 引進(jìn)設(shè)備。進(jìn)口設(shè)備應(yīng)由設(shè)備管理員在設(shè)備安裝調(diào)試后三個月內(nèi)將全部資料（包括譯文或摘譯）整理

7、后，向行政部檔案管理員移交歸檔。將引進(jìn)原版和翻譯成中文的文件一并歸檔。435 全公司五管二線圖。在有關(guān)工程結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔。 浙江XXXXXXX有限公司科技檔案管理制度SH/GW04-01責(zé)任部門： 行政部管理制度頁次：3/8436 基建項目歸檔分四個階段：立項、設(shè)計、施工、竣工。預(yù)驗收前、立項、設(shè)計、施工三個階段檔案應(yīng)歸檔，竣工驗收前三個階段檔案應(yīng)歸檔后才能竣工驗收。否則不得驗收。預(yù)驗收和竣工驗收均應(yīng)有檔案人員參加。437項目檔案，如有土建工程，應(yīng)與土建工程一齊收集、整理、編目后由技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)歸檔。438 除上述資料以外，凡有參考保存價值的各類資料和信息、音像制品均應(yīng)歸檔。44 檔案的保

8、管期限和密級441 本公司產(chǎn)品科技檔案保管期限分為永久、長期（30年）。442 本公司產(chǎn)品圖及其榮獲的各種科技獎勵和證書為“永久”，其他技術(shù)文件為“長期”。443 本公司產(chǎn)品科技檔案密級分為“一般”、“秘密”二級。， 444 本分司一般產(chǎn)品科技檔案為“一般”級。445“秘密”級檔案的裁定：該項目負(fù)責(zé)人根據(jù)該項技術(shù)在國內(nèi)外所處的先進(jìn)程度及市場實際情況，書面提出保密的理由、方法及期限的意見，報技術(shù)質(zhì)量部主管審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)同意，該項技術(shù)需要保密，其技術(shù)文件均屬“秘密”級。45 檔案文件的管理：451 對歸檔的文件，認(rèn)真驗收，保證質(zhì)量。檔案歸檔后，應(yīng)及時裝訂、編目、編制檔案號、登賬入庫保管。底檔填寫

9、底圖登記簿、藍(lán)檔填寫科技檔案分類目錄登記簿、設(shè)備填寫，設(shè)備藍(lán)檔登記臺帳。452 為保證檔案的使用壽命，產(chǎn)品底圖應(yīng)平放或卷放，藍(lán)圖應(yīng)折成A4裝訂成冊。453 檔案采用專門柜櫥保管，柜櫥編號應(yīng)與帳內(nèi)編號一致。454 每年自檢一次檔案的完整性和保管質(zhì)量，做到帳物相符，發(fā)現(xiàn)有損壞變質(zhì)應(yīng)及時進(jìn)行修補或搶救。46 檔案圖樣及技術(shù)文件更改461 已歸檔的科技檔案需要修改補充時，應(yīng)由主管人員填寫更改通知單，經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行。同時必須經(jīng)核對人核對后在更改單上簽名方可入庫或曬?。ê藢θ擞芍鞴芗夹g(shù)人員承擔(dān)）。462 更改各類圖紙應(yīng)按設(shè)計開發(fā)管理制度中的SH/QR7.3-01（設(shè)計）更改通知單，和SH/Q

10、R7.3-07（工藝、工裝）更改通知單。463各類技術(shù)文件的換版，按照技術(shù)文的更改規(guī)定執(zhí)行。編制部門必須對換版的技術(shù)文件注明版本號。464技術(shù)檔案科曬印或復(fù)印更改后的藍(lán)圖按規(guī)定到有關(guān)部門、車間調(diào)換，調(diào)下藍(lán)圖蓋上 “作廢”字樣，定期銷毀，并填寫技術(shù)文件銷毀記錄表。46。5 原有技術(shù)文件中字樣。換版前仍舊有效。46 檔案借閱浙江XXXXXXX有限公司科技檔案管理制度SH/GW04-01責(zé)任部門： 行政部管理制度頁次：4/84 7.1 本公司員工均可借閱與業(yè)務(wù)有關(guān)檔案。4 7.2 借閱檔案原則上應(yīng)在行政部檔案管理員辦公室內(nèi)查閱，如有特殊情況或因工作需要必須借出者，填寫附錄B：技術(shù)檔案借閱記錄表一般借

11、期不超過一個月。473 原版及底圖檔案原則上一律不得外借，特殊情況(一般級科技檔案)借用者應(yīng)經(jīng)技術(shù)質(zhì)量部主管批準(zhǔn)同意，并應(yīng)在十天內(nèi)歸還。474 外借單位借閱檔案應(yīng)由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱，但不得外借。特殊情況料外借由總經(jīng)理批準(zhǔn)同意。475 外借檔案遺失或損壞，要及時報技術(shù)質(zhì)量部，由技術(shù)質(zhì)量部領(lǐng)導(dǎo)處理。48 技術(shù)文件發(fā)放和回收481 技術(shù)文件發(fā)放的范圍和份數(shù)按受控技術(shù)文件清單執(zhí)行。482 各部室和車間有特殊需要時，應(yīng)提出申請，說明理由和所需份數(shù)，經(jīng)主管負(fù)人同意后，由技術(shù)質(zhì)量部按同意的范圍和份數(shù)進(jìn)行曬印，敲上所需用途章后登錄發(fā)放。483 其中所需圖紙由技術(shù)質(zhì)量部加蓋受控章（印章具體使用辦法見附錄

12、A技術(shù)文件標(biāo)識規(guī)定)。484 技術(shù)文件的失效版本應(yīng)在三個工作日內(nèi)回收。由各部門和車間負(fù)責(zé)送至技術(shù)質(zhì)量部。485 技術(shù)文件的發(fā)放請求必須在該文件生效前4個工作日之前提出，以確保文件及時到位。4 9 外來外發(fā)技術(shù)文件：491 外來技術(shù)文件由歸檔部門填寫歸檔移交清單，并由歸檔部門負(fù)責(zé)人、申請人和接收部門負(fù)責(zé)人、接收人簽字，一式兩份各自保管備查。歸檔技術(shù)文件均為正本。492 外發(fā)技術(shù)文件由需要部門填寫，寫明發(fā)往單位各稱、份數(shù)、用途，并由申請部負(fù)責(zé)人簽字后交技術(shù)質(zhì)量部主管審核批準(zhǔn)，再由技術(shù)質(zhì)量部發(fā)放。申請部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對外發(fā)“受控”技術(shù)文件的控制和管理。4 10 檔案的鑒定和銷毀：4101 已過保管期的

13、檔案，由技術(shù)質(zhì)量部主管提出申請?zhí)幚硪庖?，?jīng)各車間負(fù)責(zé)人簽署處理方法后報總經(jīng)理核準(zhǔn)才能作銷毀處理。4102 確定銷毀的科技檔案，由行政部指定專人負(fù)責(zé)銷毀。4 103 對出售（調(diào)拔）和報廢的設(shè)備，檔案員憑簽署的出售（調(diào)拔）憑證和機床報廢單注銷該設(shè)備檔案，出售（調(diào)拔）、報廢等憑證 的復(fù)印件應(yīng)由技術(shù)質(zhì)量部備查。5 相關(guān)文件和記錄51 技術(shù)文件標(biāo)識規(guī)定 （附錄A）52 技術(shù)檔案借閱記錄表 （附錄B）53 底圖登記薄 （附錄C）浙江XXXXXXX有限公司科技檔案管理制度SH/GW04-01責(zé)任部門： 行政部管理制度頁次：5/854 科技檔案分類目錄登記表（附錄D） 55 設(shè)備藍(lán)圖登記臺帳 （附錄E） 56

14、 SH/GWR04-01-01文件、資料發(fā)放/回收登記表 57 SH/GWR04-01-02文件更改申請表 58 SH/GWR04-01-03作廢文件保留/銷毀申請表 59 SH/GWR04-01-04文件歸檔登記表 附錄A：技術(shù)文件標(biāo)識規(guī)定 各類技術(shù)文件均蓋日期、部門編號章，成批生產(chǎn)用文件加蓋“受控”字樣章，其余按下列情況加蓋相應(yīng)標(biāo)志章。1、 “樣品試制”章對產(chǎn)品在其開發(fā)研制階段用的圖樣及技術(shù)文件應(yīng)蓋上“樣品試制”章，其意義是產(chǎn)品尚未定型，圖樣技術(shù)文件的內(nèi)容未經(jīng)生產(chǎn)驗證，不能依此圖樣、技術(shù)文件大量生產(chǎn)，凡按樣品試制階段用的圖紙、技術(shù)文件只能依此生產(chǎn)少量產(chǎn)品。2、“小批試制”章經(jīng)樣品試制程序生

15、產(chǎn)出的樣品經(jīng)鑒定，認(rèn)為設(shè)計可靠，依圖樣生能達(dá)到用戶要求，但其生產(chǎn)過程所采用的工藝術(shù)方法、工藝條件能否適應(yīng)大批生產(chǎn)應(yīng)作驗證試制。 3、“生產(chǎn)準(zhǔn)備用圖”章 生產(chǎn)準(zhǔn)備用圖系指產(chǎn)品設(shè)計圖樣及工藝在生產(chǎn)準(zhǔn)備階段的圖紙資料，生產(chǎn)準(zhǔn)備用圖應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)放對象，此圖紙不能作生產(chǎn)依據(jù)，只能供材料準(zhǔn)備，工裝模具檢具設(shè)計、制造、外協(xié)選點，材料定額，工藝定額，訂購包裝盒（箱）等工作中使用，生產(chǎn)準(zhǔn)備用圖不能流入產(chǎn)品車間、質(zhì)檢現(xiàn)場等部門。4、“非生產(chǎn)用圖”章向外提供或作為內(nèi)容參考用圖樣、技術(shù)文件應(yīng)一律蓋上“非生產(chǎn)用圖”章，該類圖紙不得在公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)并不能作為制造過程使用。 5、“外協(xié)用圖”章 已經(jīng)確定的（供方）當(dāng)協(xié)作項目的

16、價格談妥后，應(yīng)簽訂供貨技術(shù)協(xié)議，協(xié)作件的生產(chǎn)依據(jù)是“外協(xié)用圖”，外協(xié)用圖與公司內(nèi)部生產(chǎn)用圖屬同一類型的，必須嚴(yán)格管理，發(fā)生修改應(yīng)按設(shè)計文件更改規(guī)定處理。6、“應(yīng)急用圖”章應(yīng)急用圖是指圖樣不是按規(guī)范制作完畢，如白圖、草圖、簽名不齊全的圖等等。由于時間緊迫或其它客觀原因?qū)е聼o法使用圖樣達(dá)到規(guī)范而曬發(fā)上去，只能先按應(yīng)急用圖生產(chǎn)，同時盡快使圖樣完善達(dá)以規(guī)范。應(yīng)急用圖的有效期為15天，技術(shù)部應(yīng)在有效期限內(nèi)把規(guī)范的圖樣發(fā)下去并收回應(yīng)急用圖?！皯?yīng)急用圖”應(yīng)由主管科長批準(zhǔn)，方有效。浙江XXXXXXX有限公司科技檔案管理制度SH/GW04-01責(zé)任部門： 行政部管理制度頁次：6/8 7、“一次性用圖”章 一次性

17、用圖使用范圍：按照制造部下達(dá)的臨時生產(chǎn)計劃、來圖加工等零星生產(chǎn)任務(wù)所用的技術(shù)圖樣，各部門、車間使用的不影響產(chǎn)品質(zhì)量的二類工裝，輔、具所用的技術(shù)圖樣和文件以及其它一些不屬于受控文件清單的一次性用圖樣、技術(shù)文件，技術(shù)質(zhì)量部在圖樣發(fā)放時加蓋“一次性用圖”章。凡是蓋有“一次性用圖”章的技術(shù)圖樣和文件，應(yīng)注明有效期，在有效期內(nèi)作為生產(chǎn)用圖，當(dāng)圖樣和文件更改時，技術(shù)部將予以換發(fā)；在有效期外，自行作廢不得作為指導(dǎo)生產(chǎn)的依據(jù)，各部門必須到技檔科集中銷毀。技術(shù)部不再另行通知和專人回收。注：1、各車間負(fù)責(zé)編制審批的工藝文件如工裝工藝文件等由各車間自蓋車間受控章作為標(biāo)識。2、臨時工藝通知單由技術(shù)部蓋日期章、受控技術(shù)文件章作為受控標(biāo)識。附錄B： 技術(shù)檔案借閱記錄表 SH/GWR04-01-01部 門姓 名檔案號檔案頁數(shù)檔案名稱檔案類別 借閱目的：歸還者及日期經(jīng) 辦 人浙江XXXXXXX有限公司科技檔案管理制度SH/GW04-01責(zé)任部門： 行政部管理制度頁次：7/8附錄C： 底圖（ ）登記簿 SH/GWR04-01-02 第 頁 年 序號 代號 名 稱共張數(shù) 幅 面合A4張數(shù) （紙型總數(shù)