Word文字錄入與編輯排版

1、Word編輯排版技巧要對(duì)Word進(jìn)行頁(yè)面調(diào)整,通常大家采用的方法是選擇“文件頁(yè)面設(shè)置”選項(xiàng)的方法進(jìn)行,如果要進(jìn)行“頁(yè)面設(shè)置”,只需用鼠標(biāo)左鍵雙擊標(biāo)尺上沒(méi)有刻度的部分就可以打開頁(yè)面設(shè)置窗口。在Word文件中進(jìn)行編輯操作時(shí),經(jīng)常需選定部分文件內(nèi)容或全部?jī)?nèi)容進(jìn)行處理,快捷的方法進(jìn)行選定在Word 中要選中文件內(nèi)容時(shí),有一些快捷的操作方法,掌握好它們可以大大提高你的工作效率。下面為大家介紹這幾種用得較多的方法:(1字或詞的選取:將指針移到要選的字或詞后,雙擊鼠標(biāo)左鍵即可選定。(2任意連續(xù)的文字選取:將指針移到要選取的文字首或末,再按住鼠標(biāo)左鍵不放往后或往前拖動(dòng),直至選中全部要選擇的文字后松開鼠標(biāo)左鍵即

2、可。如果采用鍵盤上“Shift”鍵配合鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行選擇,可這樣進(jìn)行:將光標(biāo)移到要選取的文字首(或末,再按住“Shift”鍵不放,然后將鼠標(biāo)指針移到要選取的文字末(或首并單擊,此時(shí)也可快速選中這段連續(xù)的文字。(3一行文字的選取:將指針移到該行的行首,在光標(biāo)指針變成向右的箭頭時(shí),單擊鼠標(biāo)左鍵即可;(4一段文字的選取:將指針移到該段第一行的行首,同樣在光標(biāo)指針變成向右的箭頭時(shí),雙擊鼠標(biāo)左鍵即可。(5整個(gè)文件內(nèi)容的選取:把指針移到該文件中任一行首(在指針變成向右的箭頭時(shí),快速單擊鼠標(biāo)左鍵三次便可選中整個(gè)文件內(nèi)容(也可利用組合鍵“Ctrl+A”快速選定。另外在平時(shí)使用中,還有幾個(gè)特別的快捷鍵可以加快選取

3、:Shift+Home:使光標(biāo)處選至該行開頭處。Shift+End:從光標(biāo)處選至該行結(jié)尾處。Ctrl+Shift+Home:從光標(biāo)處選至文件開頭處。Ctrl+Shift+End:從光標(biāo)處選至文件結(jié)尾處。Shift+移動(dòng)光標(biāo):逐字逐行地選中文本(用于一邊看一邊選取文本。Shift+Alt+鼠標(biāo)左鍵單擊:可選中原光標(biāo)所在位置至后鼠標(biāo)左鍵單擊光標(biāo)位置的矩形區(qū)域。小提示:在選取時(shí)還可利用“F8”鍵來(lái)進(jìn)行快速選取。具體操作方法是:先按“F8”鍵激活系統(tǒng)內(nèi)置的“擴(kuò)展選取”模式(窗體狀態(tài)欄的“擴(kuò)展”會(huì)由灰變成黑色,然后按“F8”鍵便可選擇光標(biāo)位置后的一個(gè)字符,若再按一次“F8”鍵則可選擇光標(biāo)所在位置的整行字

4、符,再按一次便可選擇光標(biāo)所在的整段字符,再按一次選擇整篇文章。如果結(jié)合其他鍵還可實(shí)現(xiàn)更多功能,如,與方向鍵配合使用可靈活選擇文本內(nèi)容;而與編輯鍵(光標(biāo)鍵上面的那些鍵配合使用,則可更方便地進(jìn)行選取,如按下“Home”鍵或“End”鍵,則能選擇當(dāng)前光標(biāo)所在行以光標(biāo)為界的前半行或后半行。如果按住“Ctrl”鍵再按下這兩個(gè)鍵,則選擇以當(dāng)前光標(biāo)所作位置為分界點(diǎn)的整篇文章的前半部分和后半部分。如果按“PageUp”鍵或“PageDown”鍵,則是按上、下頁(yè)選擇文本。在使用完并要取消擴(kuò)展模式時(shí),只需按一下“Esc”鍵即可。在編輯文件時(shí),若要將另一篇文件內(nèi)容全部合并到該新文件中,除了采用打開原文件對(duì)內(nèi)容進(jìn)行復(fù)

5、制,然后再轉(zhuǎn)入新文件進(jìn)行粘貼外如果要合并另一個(gè)文件(1打開要合并的一篇文件,然后在菜單欄選擇“工具比較并合并文件”選項(xiàng)。(2選擇需要合并的另一篇文件,并在窗口右邊的“合并”中選擇“合并到該文件”項(xiàng)即可。通過(guò)這兩步操作后,這兩篇文件就會(huì)合并在一起,同時(shí)若要合并多個(gè)文件,則可按此方法依次進(jìn)行。在文件編輯中,經(jīng)常需要把光標(biāo)移到某個(gè)位置,如果能夠快速進(jìn)行移動(dòng),那肯定會(huì)節(jié)省很多時(shí)間,提高工作效率,對(duì)于一些特殊的位置,可以利用快捷鍵進(jìn)行快速定位。用得較多的幾個(gè)快捷方式如下: Home:將光標(biāo)從當(dāng)前位置移至行首。End:將光標(biāo)從當(dāng)前位置移至行尾。Ctrl+Home:將光標(biāo)從當(dāng)前位置移至文件的行首。Ctrl+

6、End:將光標(biāo)從當(dāng)前位置移至文件結(jié)尾處。在Word中編輯文字時(shí),有時(shí)只需將字號(hào)縮小或放大一磅,而若再利用鼠標(biāo)去選取字號(hào)將影響工作效率,快速完成字號(hào)調(diào)整利用鍵盤選擇好需調(diào)整的文字后,再在鍵盤上直接利用“Ctrl+”組合鍵縮小字號(hào),每按一次將使字號(hào)縮小一磅;而利用“Ctrl+”組合鍵可擴(kuò)大字號(hào),同樣每按一次所選文字將擴(kuò)大一磅。另外也可在選中需調(diào)整字體大小的文字后,利用組合鍵“Ctrl+Shift+>”來(lái)快速增大文字,而利用“Ctrl+Shift+<”快速縮小文字。在Word中要設(shè)置段落對(duì)齊,通常大家是利用格式工具欄中的對(duì)齊方式進(jìn)行,更方便快速的方法可以利用組合鍵來(lái)快速完成,常用的設(shè)置方

7、式組合鍵如下:Ctrl+E:段落居中。Ctrl+L:左對(duì)齊。Ctrl+R:右對(duì)齊。Ctrl+J:兩端對(duì)齊。Ctrl+M:左側(cè)段落縮進(jìn)。Ctrl+Shift+M:取消左側(cè)段落縮進(jìn)。Ctrl+T:創(chuàng)建懸掛縮進(jìn)效果。Ctrl+Shift+T:減小懸掛縮進(jìn)量。Ctrl+Q:刪除段落格式。Ctrl+Shift+D:分散對(duì)齊。在Word中編輯文件時(shí),經(jīng)常需把光標(biāo)快速移到前次編輯的位置,而若采用拖動(dòng)滾動(dòng)條的方式非常不便,快捷的方法可以利用一種組合鍵進(jìn)行快速定位。在需要返回到前次編輯位置時(shí),可直接在鍵盤上按組合鍵“Shift+F5”。同時(shí)使用該組合鍵還可使光標(biāo)在最后編輯過(guò)的三個(gè)位置間循環(huán)轉(zhuǎn)換。在需要調(diào)整Wor

8、d文件中行間距時(shí),只需先選擇需要更改行間距的文字,再同時(shí)按下“Ctrl+1”組合鍵便可將行間距設(shè)置為單倍行距,而按下“Ctrl+2”組合鍵則將行間距設(shè)置為雙倍行距,按下“Ctrl+5”組合鍵可將行間距設(shè)置為1.5倍行距。在Word文件中要選擇行的方法很多,操作起來(lái)也很方便,而如果要對(duì)列進(jìn)行操作,其實(shí)要選擇列有種好方法輕松完成。首先把指針移到要選取的列首或列尾,然后按住鍵盤上“Alt”鍵,配合鼠標(biāo)或鍵盤進(jìn)行選取即可,如圖1-12所示。當(dāng)我們?cè)赪ord文件中輸入網(wǎng)址或粘貼帶有網(wǎng)址的內(nèi)容時(shí),Word會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生鏈接下劃線,這其實(shí)是Word自動(dòng)修改功能引起的麻煩,在想取消超鏈接的下劃線,只需按下組合鍵“

9、Ctrl+Z”或“Alt+BackSpace”,便可將下劃線取消。另外也可關(guān)閉其相應(yīng)的自動(dòng)功能:選擇“工具”菜單欄中的“自動(dòng)更正”選項(xiàng),在彈出的對(duì)話框中選擇“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)卡,然后取消選擇“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級(jí)鏈接”復(fù)選框,最后單擊“確定”按鈕完成關(guān)閉。在輸入英文或較長(zhǎng)網(wǎng)址時(shí)(特別是中英文混排時(shí),大家可能常遇到上行字距明顯拉寬,而英文單詞或網(wǎng)址跑到下行的情況,這樣影響了文件的美觀,只需對(duì)單詞或網(wǎng)址加入一個(gè)不間斷空格,具體操作方法是先選擇詞組中每個(gè)單詞(除最后一個(gè)單詞后的空格并按下“Ctrl+Shift+Space”組合鍵即可。在一些特殊的Word版式設(shè)置時(shí),需要將一個(gè)

10、文件中的頁(yè)面設(shè)置成不同的方式,請(qǐng)問(wèn)此時(shí)除了把不同頁(yè)面做成另一個(gè)文件進(jìn)行設(shè)置外,可以采用下面這種方法進(jìn)行:首先在菜單欄單擊“文件頁(yè)面設(shè)置”命令,在“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中將文件前一種頁(yè)面版式設(shè)置好后,再將光標(biāo)移至需更換版式的頁(yè)面,再次打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框,并按需要對(duì)頁(yè)面進(jìn)行調(diào)整后,在“應(yīng)用于”下拉菜單中選擇“插入點(diǎn)之后”項(xiàng),如圖1-13所示,此時(shí)便可在同一個(gè)文件中得到不同的頁(yè)面設(shè)置。在Word中對(duì)文字進(jìn)行編輯時(shí),經(jīng)常需對(duì)文字進(jìn)行一些修飾,象文字的加粗、傾斜、下劃線等,可以完全利用鍵盤來(lái)完成設(shè)置。下面對(duì)常用的幾種方法分別介紹如下:文字加粗首先選中要加粗的文字,直接按組合鍵“Ctrl+B”便可快速完成

11、;而若要對(duì)接下來(lái)將輸入的文字加粗,則可利用命令格式“*加粗文字*”(雙引號(hào)不用輸入,下同來(lái)完成,即先輸入一個(gè)“*”號(hào),然后再輸入文字內(nèi)容,需加粗的文字輸入完后,再輸入一個(gè)“*”號(hào)即可自動(dòng)讓兩個(gè)“*”號(hào)之間的文字加粗。斜體文字要把文字設(shè)置為斜體同樣可采用兩種方法,對(duì)于已輸入的內(nèi)容則可先選中它們,再利用組合鍵“Ctrl+I”快速完成斜體設(shè)置;而未輸入的文字,則可利用命令格式“_斜體文字_”來(lái)完成。下劃線文字要設(shè)置文字下劃線,則可先選定要添加下劃線的文字,再同時(shí)按“Ctrl+U”組合鍵即可實(shí)現(xiàn)。在編輯Word時(shí)給文字添加下劃線后,有時(shí)覺(jué)得下劃線與文字的底邊之間距離不合適,可以調(diào)整文字與下劃線之間的間

12、距。在選擇好要添加下劃線的文字后,再在菜單欄單擊“格式字體”命令,然后在打開的字體對(duì)話框中選擇“字符間距”選項(xiàng)卡,再在“位置”下拉列表框中根據(jù)需要選擇“提升”或“降低”項(xiàng),如圖1-14所示,并在“磅值”框中調(diào)整好需要的距離數(shù)值要提升的幅度?？梢愿淖兤渲械闹?從最下面的自動(dòng)演示框中可以看到設(shè)置效果。設(shè)置好后,單擊“確定”按鈕關(guān)閉“字體”對(duì)話框?；氐骄庉嫶翱诤?再選擇剛才設(shè)置字符間距的文字內(nèi)容,然后用組合鍵“Ctrl+U”設(shè)置下劃線。這樣,下劃線和文字底邊就沒(méi)有緊靠在一起了。有些朋友可能深有體會(huì),當(dāng)從網(wǎng)上復(fù)制文章并想粘貼到Word文件中時(shí),常會(huì)出現(xiàn)格式混亂的情況,在對(duì)網(wǎng)頁(yè)上的文章進(jìn)行復(fù)制時(shí),它的格

13、式也被復(fù)制,因而在進(jìn)行粘貼時(shí)便會(huì)發(fā)生很多麻煩,如要去除其中的其他非文字符號(hào)、軟回車、制表符等,我們只要對(duì)這些特殊符號(hào)刪除掉,或者替換掉就可以了。可以使用“編輯”菜單欄中的“替換”命令來(lái)比較輕松的完成。另外還可利用Word提供的“選擇性粘貼”進(jìn)行:在進(jìn)行了復(fù)制操作后,再轉(zhuǎn)入Word,在其菜單欄上單擊“編輯選擇性粘貼”命令,如圖1-15所示,另外也可采用先把內(nèi)容復(fù)制到記事本中再?gòu)挠浭卤具M(jìn)行復(fù)制,然后轉(zhuǎn)入到Word文件中進(jìn)行粘貼的間接方法完成。小提示:對(duì)于一些特殊符號(hào)則需要知道它的輸入表示法。如:“l(fā)”表示軟回車,“p”表示硬回車,“t”表示制表符,“m”表示手動(dòng)分頁(yè)符,“+”表示長(zhǎng)劃線(,“=”表

14、示短劃線(,“l(fā)”表示人工換行符,n表示分欄符。在對(duì)Word文件進(jìn)行編輯時(shí),常需對(duì)某行或某段文字位置進(jìn)行調(diào)整,通常采用鼠標(biāo)拖曳的方式進(jìn)行移動(dòng),但在長(zhǎng)文件中進(jìn)行操作時(shí)比較麻煩,可以利用“F2”鍵來(lái)進(jìn)行精確移動(dòng),其具體操作方法是這樣的:先選中要精確移動(dòng)的文本內(nèi)容,再在鍵盤上按“F2”鍵,此時(shí)屏幕左下角狀態(tài)欄中會(huì)顯示“移至何處?”的提示。接下來(lái)只需把光標(biāo)移至目的地,按回車鍵便可精確完成移動(dòng)。在Word中,若要對(duì)某些段落進(jìn)行相同格式設(shè)置或修改,可先選中其中任意一個(gè)段落,然后單擊“格式顯示格式”命令,在彈出的任務(wù)窗口中單擊“所選文字”區(qū)域示例文字框右邊的下拉按鈕,選中“選擇所有格式類似的文本”即可實(shí)現(xiàn)全

15、部選定。在Word中進(jìn)行編輯時(shí),有時(shí)需要文件自動(dòng)產(chǎn)生一些編號(hào),這樣便于在修改時(shí)自動(dòng)進(jìn)行變化,如果要輸入一系列編號(hào),則可利用Word的虛擬表格功能來(lái)讓系統(tǒng)自動(dòng)輸入編號(hào)。方法如下:假設(shè)要輸入一個(gè)1300的一個(gè)編號(hào)。首先在Word中單擊工具欄中的“表格和邊框”工具按鈕,然后在文件中畫一個(gè)表格,并把該表格設(shè)置為列數(shù)為1,行數(shù)為300。然后選中制作的表格,選擇“格式”菜單中的“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”選項(xiàng),在彈出的對(duì)話框中選擇“編號(hào)”選項(xiàng)卡,再在下面的格式中選擇一種自己中意的編號(hào)形式,這樣電腦就會(huì)自動(dòng)生成這種編號(hào)。然后再次選中該表格,選擇“編輯”欄下的“剪切”項(xiàng),然后在選擇“編輯”菜單欄中“選擇性粘貼”選項(xiàng),在

16、彈出對(duì)話框中選擇“無(wú)文本格式”,最后單擊“確定”按鈕完成。此時(shí)在文件中就會(huì)產(chǎn)生一個(gè)1300的編號(hào),而沒(méi)有了表格。只要在各個(gè)編號(hào)中輸入內(nèi)容即可。在利用Word編寫一些書本時(shí),常希望能自動(dòng)生成目錄,首先在格式工具欄上單擊“格式窗格”按鈕(或直接在格式選擇欄中直接選擇“其他”打開“樣式和格式”設(shè)置欄,再在其中要設(shè)置的格式名稱上單擊鼠標(biāo)右鍵,從快捷菜單中選擇“修改”選項(xiàng),按提示對(duì)字體、段落等設(shè)置好后,再在Word菜單欄單擊“視圖工具欄大綱”命令打開大綱,并在“大綱級(jí)別”中設(shè)置好該格式的級(jí)別,然后再對(duì)文件中各段落進(jìn)行格式選擇,設(shè)置完成后再把光標(biāo)移到需放置目錄的位置,再在Word菜單欄單擊“插入引用索引和

17、目錄”命令打開“索引和目錄”對(duì)話框,在該對(duì)話框選擇“目錄”選項(xiàng)卡,然后根據(jù)自己的需要設(shè)置好“顯示級(jí)別”,如圖1-17所示,完成后單擊“確定”按鈕便可快速得到自己想要的目錄。有很多朋友在利用Word插入頁(yè)眉后,都發(fā)現(xiàn)頁(yè)眉信息下總會(huì)有一條橫線,影響整個(gè)文件的美觀,最簡(jiǎn)單的方法就是在頁(yè)眉區(qū)域雙擊鼠標(biāo)左鍵激活頁(yè)眉,然后單擊“格式邊框和底紋”命令,在彈出的對(duì)話框中把邊框設(shè)置為“無(wú)”,并在“應(yīng)用于”下更改為“段落”,再單擊“確定”按鈕即可發(fā)現(xiàn)該橫線已被去除。在對(duì)段落進(jìn)行編輯時(shí),將插入點(diǎn)定位在需進(jìn)行設(shè)置的段落上,重復(fù)按“Ctrl+M”組合鍵可增加該段落的“左側(cè)段落縮進(jìn)”;反之,按“Ctrl+Shift+M”

18、組合鍵即可減少。同樣,按“Ctrl+T”組合鍵可增加該段落的“懸掛縮進(jìn)”,按“Ctrl+Shift+T”組合鍵可減少該段落的“懸掛縮進(jìn)”。在對(duì)文件進(jìn)行編輯時(shí),除了用標(biāo)尺或菜單進(jìn)行左縮進(jìn)和首行縮進(jìn)操作外,可以使用“Tab”鍵和“BackSpace”鍵設(shè)置左縮進(jìn)和首行縮進(jìn)。在Word中如果要對(duì)文件的一個(gè)大段落進(jìn)行格式操作,除了可以使用“格式刷”來(lái)復(fù)制文字、段落格式以外,還可利用組合鍵來(lái)快速完成。具體方法是:首先把插入點(diǎn)移到段首,按“Ctrl+shift+”組合鍵選中整個(gè)段落,然后按“Ctrl+Shift+C”組合鍵復(fù)制字體、段落格式;接下來(lái)把插入點(diǎn)移到目標(biāo)段落,按下“Ctrl+Shift+V”組合

19、鍵粘貼該格式。值得注意的是,如果首先只是把插入點(diǎn)移到源格式段落中而不進(jìn)行選定操作,那么復(fù)制和粘貼的就只有段落格式,而不包括相關(guān)字體格式。在Word文件中進(jìn)行編輯時(shí),有時(shí)出現(xiàn)某行總不能與其他行整齊對(duì)齊的情況,此時(shí)在標(biāo)尺上進(jìn)行拖動(dòng)或按空格鍵總達(dá)不到要求,當(dāng)出現(xiàn)這種情況時(shí),可以利用標(biāo)尺上拖動(dòng)首先縮進(jìn)的方式進(jìn)行,但和一般拖動(dòng)不同的地方是在進(jìn)行精確對(duì)齊拖動(dòng)時(shí)按“Alt”鍵不松開,此時(shí)便可隨心所欲地在標(biāo)尺上對(duì)該段落首行縮進(jìn)進(jìn)行調(diào)整。另外對(duì)于一些特殊的情況,如制作試卷時(shí)的選擇題答案對(duì)齊,則可利用Word的表格與文本轉(zhuǎn)換功能輕松實(shí)現(xiàn)。具體方法是:對(duì)于需精確按列對(duì)齊的選項(xiàng),我們可以按照它的行列數(shù)繪制一個(gè)相關(guān)表格

20、,利用表格列寬可以自動(dòng)調(diào)整的功能進(jìn)行對(duì)齊設(shè)置,然后再把表格轉(zhuǎn)換成文本就可避開從鍵盤輸入的煩瑣,簡(jiǎn)單地輸入了?，F(xiàn)在以英語(yǔ)試卷中輸入一個(gè)有5道選擇題的完形填空答題選項(xiàng)為例來(lái)了解一下它的操作過(guò)程:(1繪制一5行5列的表格(確定列數(shù)的時(shí)候,要注意把題號(hào)算進(jìn)去。(2在表格的第1行第1列輸入題號(hào)“1”,后四列依次輸入答案編號(hào)“A、B、C、D”和相對(duì)應(yīng)的答案選項(xiàng)。(3依次在各行的第1列輸入相應(yīng)題號(hào),后四列依次輸入答案編號(hào)“A、B、C、D”和相對(duì)應(yīng)的答案選項(xiàng)(答案編號(hào)可以使用“復(fù)制粘貼單元格”命令進(jìn)行快速輸入。(4由于第1列顯示的是編號(hào),通常列寬較窄,可以單獨(dú)調(diào)節(jié)。再選中其余四列,單擊鼠標(biāo)右鍵,選擇“平均分布

21、各列”選項(xiàng)。(5選中整個(gè)表格,單擊“表格轉(zhuǎn)換表格轉(zhuǎn)換成文本”命令,再單擊“確定”按鈕即完成了答案選項(xiàng)的輸入。在Word中要對(duì)某些內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制時(shí),一般大家都采用先選擇這些內(nèi)容,然后利用鼠標(biāo)在工具欄單擊“復(fù)制”、“粘貼”按鈕完成,或者直接在鍵盤上利用組合鍵“Ctrl+C”及“Ctrl+V”完成,利用鼠標(biāo)常用的有三種方法可快速完成復(fù)制。第一種方法是,在選中要復(fù)制的內(nèi)容后,再按住“Ctrl”鍵不松開,并把鼠標(biāo)指針移到該選擇區(qū)上按下鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖動(dòng)即可。第二種方法是,可通過(guò)鼠標(biāo)右鍵打開的菜單來(lái)快速完成,具體方法是:在選中要復(fù)制的內(nèi)容后,把指針移到選擇區(qū)上并單擊鼠標(biāo)右鍵,從彈出的菜單中選擇“復(fù)制”選項(xiàng),然

22、后再將光標(biāo)移到要粘貼的位置并單擊鼠標(biāo)右鍵選擇“粘貼”選項(xiàng)即可完成。第三種方法首先同樣選定需復(fù)制的文字,然后按住鼠標(biāo)右鍵拖動(dòng)該文字塊至目標(biāo)位置,松開鼠標(biāo)右鍵即完成復(fù)制操作。在Word中進(jìn)行編輯排版時(shí),有時(shí)出現(xiàn)某些標(biāo)題正好排在頁(yè)末的情況,標(biāo)題出現(xiàn)在頁(yè)末確實(shí)非常不美觀,其實(shí)只需在排版時(shí)稍加設(shè)置便可避開這種情況。具體方法是:把插入點(diǎn)移到標(biāo)題所在段落,單擊鼠標(biāo)右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“段落”選項(xiàng),并在隨之出現(xiàn)的對(duì)話框中的選擇“換行和分頁(yè)”選項(xiàng)卡選擇在“與下段同頁(yè)”復(fù)選框,如圖1-18所示,最后單擊“確定”按鈕即可。小提示:如果選中“孤行控制”復(fù)選框,系統(tǒng)則會(huì)自動(dòng)向下頁(yè)移一行文字來(lái)避免一頁(yè)底部出現(xiàn)某段

23、的第一行文字或是某頁(yè)頂部出現(xiàn)某段的最后一行文字。Word用戶都可能發(fā)現(xiàn),在插入文本框時(shí),其形狀通常都是矩形,根據(jù)實(shí)際輸入的需要,對(duì)文本框的形狀進(jìn)行改變首先選中要改變形狀的文本框,然后單擊“繪圖”工具欄上的第一個(gè)“繪圖”按鈕右邊的下拉按鈕,在彈出的下拉菜單中選擇“改變自選圖形”選項(xiàng),選定一種需要設(shè)置的圖形形狀即可,如圖1-19所示。用此法也可改變插入的“自選圖形”的形狀。在Word中利用“插入頁(yè)碼”命令可以為各頁(yè)加入頁(yè)碼,但其位置總被固定在幾個(gè)區(qū)域,請(qǐng)問(wèn)能不能突破限制,讓頁(yè)碼的位置隨心所欲地進(jìn)行調(diào)整利用兩種方法實(shí)現(xiàn),第一種方法是利用Word提供的“文本框”功能實(shí)現(xiàn)。其具體方法是:首先在需要插入頁(yè)

24、碼的區(qū)域插入一個(gè)文本框并調(diào)節(jié)好文本框的大小,然后在文本框內(nèi)輸入相應(yīng)的頁(yè)碼編號(hào)后,用鼠標(biāo)右鍵單擊文本框邊框線,在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置文本框格式”選項(xiàng),把“線條”顏色設(shè)置為“無(wú)”,單擊“確定”按鈕即可取消邊框線。用此方法插入的頁(yè)碼,只要單擊頁(yè)碼,仍可調(diào)出虛線文本框,按住鼠標(biāo)左鍵不放隨意拖動(dòng)文本框,頁(yè)碼位置也可隨之移動(dòng)。第二種方法是直接利用鼠標(biāo)的拖動(dòng)功能,具體操作方法是:先利用“插入頁(yè)碼”命令完成頁(yè)碼插入后,再在頁(yè)碼框上雙擊鼠標(biāo)左鍵(此時(shí)便可對(duì)頁(yè)碼進(jìn)行編輯,然后把指針移到頁(yè)碼框上,按下鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖動(dòng),如圖1-20所示,便可對(duì)頁(yè)碼的位置進(jìn)行任意調(diào)整。如果要統(tǒng)計(jì)Word文件中的行數(shù),除了查看狀態(tài)

25、欄信息外,讓系統(tǒng)自動(dòng)地為每行添加行號(hào)只需在菜單欄單擊“文件頁(yè)面設(shè)置”命令,然后選擇“版式”選項(xiàng)卡,在“應(yīng)用于”下拉列表中選擇設(shè)置行號(hào)的范圍,再單擊“行號(hào)”按鈕,選擇“添加行號(hào)”復(fù)選框,在“編號(hào)方式”選擇項(xiàng)中可以根據(jù)要求選擇以頁(yè)、節(jié)為單位編號(hào)或是對(duì)整篇文件進(jìn)行連續(xù)編號(hào),如果要統(tǒng)計(jì)文件的總行數(shù),就選擇“連續(xù)編號(hào)”單選按鈕即可,在編輯一些多頁(yè)的文件時(shí),常需插入頁(yè)眉或頁(yè)腳,但在通常情況下其奇偶頁(yè)是相同的,請(qǐng)問(wèn)如果要為奇、偶頁(yè)設(shè)置不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳,具體操作如下:(1單擊“視圖頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令,在彈出的“頁(yè)眉和頁(yè)腳”對(duì)話框中單擊“頁(yè)面設(shè)置”按鈕。然后選擇“頁(yè)眉和頁(yè)腳”框下的“奇偶頁(yè)不同”和“首頁(yè)不同”復(fù)選

26、框并單擊“確定”按鈕返回“頁(yè)眉和頁(yè)腳”對(duì)話框。(2在文件首頁(yè)頁(yè)邊距區(qū)域內(nèi)出現(xiàn)“首頁(yè)頁(yè)眉和頁(yè)腳”區(qū)域,若首頁(yè)無(wú)需頁(yè)眉和頁(yè)腳,則在此可不輸入任何內(nèi)容。(3單擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄上的“顯示下一項(xiàng)”按鈕,則在第2頁(yè)頂部會(huì)顯示“偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉”,可以根據(jù)需要在頁(yè)眉區(qū)域輸入相關(guān)內(nèi)容;如果需要設(shè)置頁(yè)腳,可單擊“在頁(yè)眉和頁(yè)腳間切換”按鈕,切換到頁(yè)腳區(qū)域輸入相應(yīng)頁(yè)腳信息。(4再次單擊“顯示下一項(xiàng)”按鈕,第3頁(yè)頂部會(huì)顯示“奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉”字樣,可以參照步驟3完成奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉和頁(yè)腳的設(shè)置。(5單擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄上的“關(guān)閉”按鈕,即可看見(jiàn)奇/偶頁(yè)不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳設(shè)置應(yīng)用于整篇文件了。當(dāng)在Word文件中想把已插入的頁(yè)碼消

27、除,通常采用把文件內(nèi)容復(fù)制到記事本中,再粘貼到新的文件中進(jìn)行取消,簡(jiǎn)單的方法完成頁(yè)碼具體操作方法如下:首先在頁(yè)碼編號(hào)上用鼠標(biāo)左鍵雙擊進(jìn)入編輯狀態(tài),然后選中需取消的頁(yè)碼號(hào),再按“Delete”鍵即可取消頁(yè)碼。給每個(gè)頁(yè)面都創(chuàng)建頁(yè)碼非常有用,而在對(duì)每頁(yè)分欄后,頁(yè)碼并不會(huì)對(duì)每欄都加入頁(yè)碼,為每欄都創(chuàng)建頁(yè)碼Word文件分欄后,盡管一頁(yè)有兩欄乃至多欄文字,但程序仍然將文件視為一頁(yè),使用“插入”菜單中的“頁(yè)碼”命令不能給每欄文字一個(gè)頁(yè)碼。如果需要給兩個(gè)分欄文字的頁(yè)腳(或頁(yè)眉各插入一個(gè)頁(yè)碼,產(chǎn)生諸如8開紙上的兩個(gè)16開頁(yè)面的效果?？梢园匆韵路椒ú僮?單擊“視圖”菜單的“頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令,切換至第一頁(yè)的頁(yè)腳(或

28、頁(yè)眉。在與左欄對(duì)應(yīng)的合適位置輸入“第=PAGE*2-1頁(yè)”,在與右欄對(duì)應(yīng)的合適位置輸入“第=PAGE*2頁(yè)”。輸入時(shí)先輸“第頁(yè)”,再將光標(biāo)插在兩者中間,連續(xù)按兩下“Ctrl+F9”組合鍵,輸入大括號(hào)“”。然后在大括號(hào)“”內(nèi)外輸入其他字符,完成后分別選中“=PAGE*2-1”和“=PAGE*2”,單擊鼠標(biāo)右鍵選擇快捷菜單中的“更新域”選項(xiàng),即可顯示每頁(yè)左右兩欄的正確頁(yè)碼。如果文件分為三欄,并要在每欄下顯示頁(yè)碼,可以將“第頁(yè)”之間的域代碼修改為“=PAGE*3-2”、“=PAGE*3-1”和“=PAGE*3”。再按上面介紹的方法更新,即可顯示各欄的正確頁(yè)碼,并由此得四分欄乃至更多分欄的域代碼如何設(shè)

29、計(jì)。若要在更新域后修改域代碼,可以將其選中,單擊鼠標(biāo)右鍵,選擇快捷菜單中的“切換域代碼”選項(xiàng),即可看到完整的域代碼。在Word中進(jìn)行編輯時(shí),有時(shí)需要對(duì)同一個(gè)文件中不同部分頁(yè)面創(chuàng)建不同的頁(yè)眉或頁(yè)腳,由于一般要?jiǎng)?chuàng)建頁(yè)眉或頁(yè)腳時(shí),Word自動(dòng)在整篇文件中使用同樣的頁(yè)眉或頁(yè)腳。如果要為部分文件創(chuàng)建不同于其他部分的頁(yè)眉或頁(yè)腳,首先要對(duì)文件進(jìn)行分節(jié),然后斷開當(dāng)前節(jié)和前一節(jié)中頁(yè)眉或頁(yè)腳間的連接。如果尚未對(duì)文件進(jìn)行分節(jié),那么應(yīng)該在要使用不同的頁(yè)眉或頁(yè)腳的新節(jié)起始處插入一個(gè)分節(jié)符,然后單擊要為其創(chuàng)建不同頁(yè)眉或頁(yè)腳的節(jié),再單擊“視圖”菜單中的“頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令即可。當(dāng)然如果需要,也可將光標(biāo)移到要修改的頁(yè)眉或頁(yè)腳處

30、。再單擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄上“同前”選項(xiàng)。修改已有的頁(yè)眉或頁(yè)腳,或?yàn)樵摴?jié)創(chuàng)建新的頁(yè)眉或頁(yè)腳。則Word會(huì)自動(dòng)對(duì)后續(xù)各節(jié)中的頁(yè)眉或頁(yè)腳進(jìn)行同樣的修改。再為下一節(jié)創(chuàng)建不同的頁(yè)眉或頁(yè)腳時(shí),則重復(fù)上述步驟即可。有些用戶在使用Word時(shí)總會(huì)在段落開始或末尾出來(lái)一些各式各樣的符號(hào),有時(shí)影響觀看版面效果,這些符號(hào)叫做“格式標(biāo)記”,它們并不影響打印效果。如果想去掉它們,可以在“工具”菜單中選擇“選項(xiàng)”,然后在彈出的對(duì)話框中,選擇“視圖”選項(xiàng)卡,在“顯示”欄下列出許多格式標(biāo)記,可以選擇相應(yīng)的或取消選擇“全部”。Word文字錄入技巧在漢字中經(jīng)常遇到重疊字,比如“爸爸”、“媽媽”“歡歡喜喜”等,在Word中輸入時(shí)

31、除了利用輸入法自帶的功能快速輸入外,在Word中提供了一個(gè)這樣的功能,只需通過(guò)組合鍵“Alt+Enter”便可輕松輸入,如在輸入“爸”字后,按組合鍵“Alt+Enter”,便可再輸入一個(gè)“爸”字。在Word中輸入省略號(hào)時(shí)經(jīng)常采用選擇“插入符號(hào)”選項(xiàng)的方法,只需在要輸入省略號(hào)時(shí)按下“Ctrl+ Alt+.”組合鍵便可快速得到。并且在不同的輸入法下都可采用這個(gè)方法快速輸入。在Word中錄入文字時(shí)常會(huì)碰到重復(fù)輸入的文字,請(qǐng)問(wèn)除了采用“Ctrl+C”及“Ctrl+V”組合鍵進(jìn)行復(fù)制與粘貼外,通常大家采用上面所說(shuō)的方法來(lái)進(jìn)行操作,其實(shí)也可利用“Ctrl+鼠標(biāo)左鍵”進(jìn)行快速?gòu)?fù)制,具體的操作方法為:先選中要復(fù)制的文字或圖形,再按下“Ctrl”鍵,并把指針移到所選中的文字上,然后按下鼠標(biāo)左鍵不松開,再移動(dòng)鼠標(biāo)把這些選中的文字拖到要粘貼的位置即可。上、下標(biāo)在Word文件中經(jīng)常需要用到,比如數(shù)學(xué)公式y(tǒng)=x2,而如果通過(guò)選擇“字體效果”選項(xiàng)中進(jìn)行操作,則很麻煩,要輸入上、下標(biāo),有兩種更快捷的方法:方法一;使用格式刷:在文件中選擇已輸入好的上標(biāo)或