公司大型會(huì)議籌辦注意事項(xiàng)及流程

1、公司大型會(huì)議籌辦注意事項(xiàng)及流程一、前期的籌備。1.1.1 確定會(huì)議主題、安排議事日程、確定參會(huì)人選。明 確會(huì)務(wù)組成員并予以具體分工、落實(shí)責(zé)任。辦公室有經(jīng)常業(yè)務(wù) 的，應(yīng)留 1 人值班。1.1.2 根據(jù)會(huì)議層次及預(yù)算，考察會(huì)議場(chǎng)所及其配套餐飲、 住宿、外部環(huán)境等，比選確定最佳場(chǎng)所。1.2.1 發(fā)布會(huì)議通知， 采集參會(huì)人員反饋信息。 注意通知的 內(nèi)容：時(shí)間、地點(diǎn)、參加范圍、人員、會(huì)議主要內(nèi)容、參會(huì)要 求等（如代表是否發(fā)言、著工裝） 。會(huì)議通知一定要落實(shí)到人。1.2.2 會(huì)議議程安排有參會(huì)代表發(fā)言的， 應(yīng)提前召集所有發(fā) 言人開會(huì)或通過其他形式統(tǒng)一思想，提出要求、發(fā)言從那些角 度寫、應(yīng)該寫什么、什么時(shí)間

2、上報(bào)稿子、審核等事項(xiàng)。1.3 準(zhǔn)備會(huì)議需要的文件資料。1.3.1 準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)講話稿件， 多位領(lǐng)導(dǎo)講話的注意內(nèi)容區(qū)分層 次，避免重復(fù)。1.3.2 準(zhǔn)備會(huì)議須知、會(huì)議日程表、會(huì)場(chǎng)（聚餐）座次表、 參會(huì)人員信息表和其他相關(guān)輔助文件資料。1.3.3 所有會(huì)務(wù)資料應(yīng)嚴(yán)格審核后印制并裝訂成冊(cè)。 注意內(nèi) 頁裝訂順序。1.3.4 按照參會(huì)人數(shù)準(zhǔn)備文件袋、筆、記錄本（或禮物）會(huì)議餐 劵，與會(huì)務(wù)資料合并后在會(huì)前分裝妥當(dāng)。1.4 結(jié)合會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)寬度等確定并制作會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)橫幅文字 （會(huì)議的題目） 大約提前 3-5 天制作好， 橫幅文字大小要適中， 一般為紅底白字。1.5 制作 PPT 宣傳資料（或音樂、 MV ），用于會(huì)

3、前空閑時(shí) 間及中場(chǎng)休息時(shí)間循環(huán)播放；制作會(huì)議簽到表在會(huì)議開始后發(fā) 放并收回。均需指定專人負(fù)責(zé)。1.6 提前制作獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀。會(huì)議開始前送達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)。會(huì) 議需合影的，應(yīng)提前聯(lián)絡(luò)攝影師、確定合影場(chǎng)所、安排確認(rèn)前 排座次。有安排會(huì)議聚餐的，可提前準(zhǔn)備相關(guān)煙酒、飲料、礦 泉水等，并確定聚餐菜單。二、會(huì)場(chǎng)的布置及接待。2.1 懸掛會(huì)場(chǎng)橫幅，注意位置對(duì)稱。2.2 主席臺(tái)的安排：幾個(gè)人？座次怎樣安排？有桌簽的需 提前擺放好。主席臺(tái)有臺(tái)花的，也需提前購買、布置到位，會(huì) 議期間注意噴水保養(yǎng)。2.3 會(huì)場(chǎng)椅子、 凳子是否夠用？怎樣安排？注意會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生、 溫度、通風(fēng)、外部噪聲等環(huán)境。2.4 給與會(huì)主席臺(tái)代表的資料提前送

4、到或擺放到桌子的相 應(yīng)位置。2.5 測(cè)試話筒、音響、投影機(jī)、電腦、空調(diào)、照明、攝像 機(jī)、照相機(jī)等設(shè)備是否能正常使用，如有故障應(yīng)及時(shí)修理、更 換、備用。數(shù)碼攝像機(jī)、照相機(jī)要提前充電。2.6 張貼會(huì)場(chǎng)路線引導(dǎo)、指示標(biāo)志。會(huì)場(chǎng)入口處可安排服 務(wù)人員引導(dǎo)。2.7 舉行頒獎(jiǎng)儀式的，獎(jiǎng)牌獎(jiǎng)狀要提前送至主席臺(tái)，先發(fā) 的放在上面，后發(fā)的放在下面。注意安排領(lǐng)獎(jiǎng)人員上臺(tái)路線和 現(xiàn)場(chǎng)拍照，領(lǐng)獎(jiǎng)人數(shù)超過主席臺(tái)人數(shù)的，應(yīng)分批依次頒獎(jiǎng)。2.8 明確專人在會(huì)議報(bào)到處張貼會(huì)議標(biāo)牌，接待、登記、 發(fā)放會(huì)議資料等。注意與會(huì)議相關(guān)方聯(lián)絡(luò)、確認(rèn)。2.9 明確專人聯(lián)系接送、接待上級(jí)公司領(lǐng)導(dǎo)、本公司領(lǐng)導(dǎo) 和外部特邀嘉賓參會(huì)，含安排車輛、

5、路線、住宿、用餐等。2.10 會(huì)議期間應(yīng)安排人員在會(huì)場(chǎng)值夜班。三、會(huì)議的過程。3.1 會(huì)議主持人要隨時(shí)掌握現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)展，必要時(shí)予以調(diào)整。3.2 會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員具體要求：3.2.1 著裝得體。 除講話人之外， 服務(wù)人員是最可能引起關(guān) 注的人，所以一定要注意著裝。3.2.2 動(dòng)作要輕、慢、柔、避免快、重。如女性的皮鞋，走 動(dòng)時(shí)注意不能發(fā)出聲響。3.3.3 注意禮貌。如沖水要拿起杯子，不要對(duì)著領(lǐng)導(dǎo)沖水，不要擋住領(lǐng)導(dǎo)形象，不能直接在桌面上沖等。3.4 主持人要避免走動(dòng)，如有特急的事情，可以通過寫紙 條的形式來傳遞。3.5 會(huì)議錄像或照相專人負(fù)責(zé)。會(huì)議記錄專人負(fù)責(zé)（如果 需要）。注意領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)主席臺(tái)照明要充足。3.6 安排專人：在會(huì)議開始前巡查會(huì)場(chǎng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改 存在的問題；會(huì)議臨時(shí)休息結(jié)束時(shí)招呼參會(huì)者按時(shí)入座并維持 秩序；就會(huì)議情況撰寫新聞稿件并及時(shí)發(fā)布；負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)通知、 聯(lián)絡(luò)，注意邀請(qǐng)所有參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓參加會(huì)議聚餐；辦理發(fā)票 事宜；分發(fā)合影照片等。發(fā)票及合影照分發(fā)一般在會(huì)議的最后 一天發(fā)放。3.7 其他注意事項(xiàng)：如安排會(huì)議旅游、辦理返程車票等 （略）。四、會(huì)議結(jié)束后續(xù)工作4.1 協(xié)調(diào)延時(shí)退房、用餐等問