竣工資料管理規(guī)定匯總

1、竣工資料管理規(guī)定一、適用范圍1.1公司承接的項目管理、項目代建、建設(shè)工程監(jiān)理等工程竣工后形成的書 面及電子記錄。二、通用規(guī)定2.1各項目部在竣工后必須及時按本規(guī)定第三條款要求整理竣工資料，并上 交總工辦。2.2上交竣工資料應(yīng)及時，要求在項目竣工驗收后三個月內(nèi)，或現(xiàn)場項目部 全體撤場前上交所有資料； 遇特殊情況不能及時上交所有資料的， 必須及時上交 已有資料，并在監(jiān)理檔案移交目錄 （參見附錄二及公司監(jiān)理工作標準）上說 明未交資料清單及預(yù)計上交時間。2.3竣工資料上交必須符合公司質(zhì)量管理體系記錄控制程序的要求。2.4公司提倡竣工資料電子歸檔，項目部應(yīng)在項目實施過程中注意電子文檔 的保存及備份。三、

2、上交資料要求3.1竣工資料整理必須有總目錄、卷內(nèi)目錄，資料應(yīng)放入標準檔案盒中。3.2竣工資料必須上交內(nèi)容見附錄一，內(nèi)容有修改時，總工辦將以文件形式 發(fā)布，以最新文件要求為準。3.3竣工資料上交公司總工辦時應(yīng)有 監(jiān)理檔案移交目錄 ，以此目錄作為最 終移交憑證。3.4上交資料的存檔形式應(yīng)符合附錄一中規(guī)定的要求， 要求為“文本（原件） 的必須按要求上交相應(yīng)原件文本。3.5總監(jiān)負責(zé)組織項目部按本規(guī)定第3.1、3.2、3.4條要求整理歸檔文件，并 將竣工資料及時上交公司保存； 區(qū)域管理的項目， 區(qū)域負責(zé)人負責(zé)督促轄區(qū)內(nèi)項 目部上交竣工資料的工作。3.6分公司管轄項目的竣工資料，由總監(jiān)負責(zé)組織項目部按本規(guī)

3、定第3.1、3.2、3.4條要求整理歸檔文件，并將竣工資料移交分公司保存，分公司負責(zé)督促 項目部總監(jiān)按本規(guī)定要求整理歸檔文件； 分公司將竣工資料上交公司總工辦， 移 交手續(xù)按本規(guī)定第3.3條執(zhí)行，同時應(yīng)上交竣工資料中所有的電子文檔（分公司 應(yīng)留存電子文檔作為備份） ；分公司應(yīng)建立項目檔案臺帳 （參見附錄三）并保 存與項目部及公司總工辦的移交記錄（ 監(jiān)理檔案移交目錄 ），以對分公司竣工 資料移交情況進行管理。3.7上交的竣工資料電子文檔，應(yīng)按附錄五中的要求整理歸類，分級設(shè)立文 件夾，將電子文檔歸類存放， 施工單位形成的交監(jiān)理簽字審批的資料， 可采用掃 描方式留存電子文檔（項目部無掃描儀， 可在交

4、資料時， 由項目部派人到公司掃 描整理）。四、獎罰規(guī)定4.1未按公司要求及時上交竣工資料或上交資料不符合附錄一要求的項目， 暫時扣發(fā)質(zhì)量獎獎金及特殊獎勵獎金，竣工資料按要求上交后，補發(fā)獎金。4.2項目竣工資料未在規(guī)定期限內(nèi)及時按附錄一要求上交的， 總監(jiān)暫扣2000元，區(qū)域負責(zé)人/分公司經(jīng)理暫扣1000元，竣工資料按要求上交后，補發(fā)罰金。4.3項目竣工資料上交不完整、不符合要求的，扣罰總監(jiān)10002000元（視 缺失資料對公司造成的損失評定） 。區(qū)域負責(zé)人/分公司經(jīng)理扣罰500元/個項目。4.4項目部除按附錄一要求上交資料外，還根據(jù)附錄五要求整理電子文檔， 搜集工程相關(guān)資料，針對項目特點整理技術(shù)

5、及管理經(jīng)驗，并經(jīng)整理后及時上交完 整的成果資料， 可給予5001000元獎勵；獎勵半年統(tǒng)計一次，以個人或集體形 式申請，在資料上交時向總工辦提交書面申請，并寫明申請理由。五、資料外借5.1竣工資料外借應(yīng)向資料存放部門或分公司申請并填寫 竣工資料申借單 （參見附錄四），注明外借理由、歸還日期及外借竣工資料清單。5.2外借竣工資料時，應(yīng)經(jīng)保存部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.3外借人應(yīng)對外借資料負責(zé)，不得涂改、污損和遺失外借資料，如發(fā)生前 述情況，視資料損失情況處以5001000元罰款。5.4外借資料應(yīng)及時歸還，不能及時歸還的應(yīng)向資料管理部門說明，無正當(dāng) 理由而拖延資料歸還，影響公司正常運作、造成損失的，將視

6、情況處以100500元罰款。六、實施6.1本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行， 公司之前頒布的相關(guān)規(guī)定有與本規(guī)定不符的， 以本規(guī)定為準。6.2本規(guī)定由總工辦負責(zé)解釋。浙江江南工程管理股份有限公司總工程師辦公室2007年10月29日附錄一：竣工資料上交清單房屋建筑工程:序號入庫存檔內(nèi)容存檔形式備注-一-監(jiān)理委托合同；施工合同清單電子文檔/ /文本:-二二 工程項目監(jiān)理部及負責(zé)人名單電子文檔/ /文本監(jiān)理規(guī)劃1 1監(jiān)理規(guī)劃電子文檔/ /文本:2 2監(jiān)理實施細則電子文檔/ /文本四監(jiān)理月報電子文檔/ /文本五監(jiān)理會議紀要、專題會議紀要電子文檔/ /文本六進度控制1 1工程開工/ /復(fù)工審批表文本2 2工程開工/

7、 /復(fù)工暫停令文本七質(zhì)里控制1 1不合格項目通知文本2 2質(zhì)量事故報告及處理意見文本3 3基礎(chǔ)、主體工程驗收記錄文本（原件）1 14 4分部工程質(zhì)量驗收記錄文本（原件）1 15 5單位工程竣工驗收記錄文本（原件）八監(jiān)理工程師通知單/ /回復(fù)（質(zhì)量、進度、安全）文本九合同及其他事項管理1 1工程延期報告及審批文本2 2費用索賠報告及審批文本3 3合同爭議、違約報告及處理意見文本4 4合同變更材料文本1 1十監(jiān)理工作總結(jié)1 1階段（?。┛偨Y(jié)電子文檔/ /文本2 2監(jiān)理工作總結(jié)電子文檔/ /文本:3 3工程質(zhì)量監(jiān)理評估報告電子文檔/ /文本十一監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊文本（3 3 份原件）十二總監(jiān)述職報告電子文

8、檔/ /文本:十三工程照片電子文檔/ /文本十四工程竣工驗收報告文本（原件）十五房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗收備案表文本（原件）注：加“”項為重要竣工資料，必須按存檔形式要求上交公司市政公用工程:序號入庫存檔內(nèi)容存檔形式備注-一-監(jiān)理委托合同；施工合同清單電子文檔/ /文本-二二工程項目監(jiān)理部及負責(zé)人名單電子文檔/ /文本三監(jiān)理規(guī)劃1 1監(jiān)理規(guī)劃電子文檔/ /文本2 2監(jiān)理實施細則電子文檔/ /文本四監(jiān)理月報電子文檔/ /文本五監(jiān)理會議紀要電子文檔/ /文本六進度控制1 1工程開工/ /復(fù)工審批表文本2 2工程開工/ /復(fù)工暫停令文本七質(zhì)量控制1 1不合格項目通知文本2 2質(zhì)量事故報告

9、及處理意見文本（原件）3 3部位、單位工程質(zhì)量驗收記錄文本（原件）4 4竣工驗收證書文本（原件）1 1八監(jiān)理工程師通知單/ /回復(fù)（質(zhì)量、進度、安全）文本九合同及其他事項管理1 1工程延期報告及審批文本2 2費用索賠報告及審批文本3 3合同爭議、違約報告及處理意見文本4 4合同變更材料文本十監(jiān)理工作總結(jié)1 1階段（專題）總結(jié)電子文檔/ /文本 1 12 2監(jiān)理工作總結(jié)電子文檔/ /文本3 3工程質(zhì)量監(jiān)理評估報告電子文檔/ /文本十一:監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊文本（3 3 份原件）;十二總監(jiān)述職報告電子文檔/ /文本十三工程照片電子文檔/ /文本十四:工程竣工驗收報告文本（原件）十五房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)

10、施工程竣工驗收備案表文本（原件）注 ： 加 “ ” 項 為 重 要 竣 工 資 料 ， 必 須 在 工 程 施 工 過 程 中 準 備 原 件 ， 按 要 求 上 交 公 司機電安裝工程:序號入庫存檔內(nèi)容存檔形式備注-一-監(jiān)理委托合同；施工合同清單電子文檔/ /文本-二二工程項目監(jiān)理部及負責(zé)人名單電子文檔/ /文本三監(jiān)理規(guī)劃1 1監(jiān)理規(guī)劃電子文檔/ /文本2 2監(jiān)理實施細則電子文檔/ /文本四監(jiān)理月報電子文檔/ /文本五監(jiān)理會議紀要電子文檔/ /文本六進度控制1 1工程開工/ /復(fù)工審批表文本2 2工程開工/ /復(fù)工暫停令文本七質(zhì)里控制1 1質(zhì)量事故報告及處理意見文本（原件）2 2機電安裝工程

11、分部、分項工程質(zhì)量驗收記錄文本3 3機電安裝工程單位工程質(zhì)量驗收記錄文本（原件）4 4工程交工驗收證書文本（原件）八監(jiān)理工程師通知單/ /回復(fù)、工程建立報告單電子文檔/ /文本九合同及其他事項管理1 1工程延期報告及審批文本2 2費用索賠報告及審批文本3 3合同爭議、違約報告及處理意見文本4 4合同變更材料文本十：監(jiān)理工作總結(jié)2 2監(jiān)理工作總結(jié)電子文檔/ /文本3 3工程質(zhì)量監(jiān)理評估報告電子文檔/ /文本十廠監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊文本（3 3 份原件）十二總監(jiān)述職報告電子文檔/ /文本十三工程照片電子文檔/ /文本十四:工程質(zhì)量鑒定報告文本（原件）十五缺陷責(zé)任期終止證書（責(zé)任期結(jié)束后上交）文本（原件）注

12、：加“”項為重要竣工資料，必須按存檔形式要求上交公司項目管理工程:序號入庫存檔內(nèi)容存檔形式備注-項目管理委托合同；電子文檔-二二工程項目管理部及負責(zé)人名單電子文檔三項目管理規(guī)劃1 1項目管理規(guī)劃電子文檔2 2項目管理實施細則電子文檔四設(shè)計管理1 1可行性研究電子文檔/ /文本2 2設(shè)計任務(wù)書電子文檔/ /文本五招標采購1 1招標文件、投標文件電子文檔2 2勘察設(shè)計合同、施工合同、材料設(shè)備采購合同電子文檔六項目管理月報電子文檔七項目管理會議紀要電子文檔八進度控制1 1工程開工/ /復(fù)工審批表（附總進度計劃）文本2 2工程開工/ /復(fù)工暫停令文本:九質(zhì)量控制1 1質(zhì)量事故報告及處理意見文本2 2基

13、礎(chǔ)、主體工程驗收記錄文本（原件）3 3分部工程質(zhì)量驗收記錄文本（原件）4 4單位工程竣工驗收記錄文本（原件）1 1十項目管理通知1 1項目管理實施建議電子文檔/ /文本:2 2項目管理工作聯(lián)系單電子文檔/ /文本3 3項目管理工程師通知電子文檔/ /文本十一合同及其他事項管理1 1工程延期報告及審批文本2 2費用索賠報告及審批文本3 3合同爭議、違約報告及處理意見文本4 4合同變更材料文本5 5工程結(jié)算及結(jié)算審核意見文本十二項目管理工作總結(jié)1 1階段（?。┛偨Y(jié)電子文檔2 2項目管理工作總結(jié)電子文檔十三項目管理業(yè)務(wù)手冊文本（3 3 份原件）:十四項目經(jīng)理述職報告電子文檔十五工程照片電子文檔/ /

14、文本十五工程竣工驗收報告文本（原件）十六房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗收備案表文本（原件）注：加“”項為重要竣工資料，必須按存檔形式要求上交公司JNJL/QR/QB-4.0/D24-1/1.0JNJL/QR/QB-4.0/D24-1/1.0NoNo: D24-1D24-1 監(jiān)理檔案移交目錄工程名稱：序號案卷題名文字材料圖紙材料其他備注nn 冊份nn 冊份本檔案共冊，已編號文件共份。其中：文字材料份，圖紙材料份，照片張。立卷單位對本檔案完整準確情況的審核說明：附錄二:移交人:移交時間:接受人:接受時間:附錄三:JNJL/QR/QP-2.0/12/1.0 No.項目檔案臺帳序號工程項目名稱歸

15、檔日期保存期限立卷數(shù)（盒）案卷號備注附錄四:竣工資料申借單編號：_借用人姓名聯(lián)系力式起借日期歸還日期借用資料名稱編號借用事由：審批意見：簽字： 日期：經(jīng)辦人簽字：日期：注：必須附借用資料清單附錄五：電子文檔歸檔文件目錄 （目錄結(jié)構(gòu)、 文件夾及名稱統(tǒng)一按 附件六 樣式建立， 本表適合監(jiān) 理工程，項目管理工程可根據(jù)實際情況參考本表形式對電子文檔進行歸檔） ：一、合同管理類：1.1. 合同文件及清單（ 1 1）工程建設(shè)委托監(jiān)理合同；（ 2 2）施工合同清單；（ 3 3）建設(shè)工程施工合同文件、分包合同文件、各類定貨合同等。2.2. 合同其他事項管理（ 1 1）工程臨時延期申請、工程臨時及最終延期審批等

16、資料；（ 2 2）合同爭議、違約報告處理資料；（ 3 3）合同變更資料等。二、監(jiān)理規(guī)劃、細則類：1.1. 工程項目質(zhì)量策劃及監(jiān)理規(guī)劃；2.2. 監(jiān)理實施細則；3.3. 項目監(jiān)理機構(gòu)編制的總控制計劃等其他資料；4.4. 旁站監(jiān)理方案；5.5. 見證取樣和送檢計劃。三、設(shè)計文件類：1.1. 勘察設(shè)計文件；2.2. 施工圖紙；3.3. 測量基礎(chǔ)資料。四、施工組織設(shè)計、方案：1.1. 施工組織設(shè)計；2.2. 季節(jié)及專項施工方案；3.3. 專家論證方案。五、招投標采購類文件：1.1. 前期選擇考察資料；2.2. 各類招投標文件。六、監(jiān)理月報。七、會議紀要。1.1. 工地會議紀要；2.2. 專題會議紀要；

17、3.3. 內(nèi)部會議紀要。八、進度控制類：1.1. 工程開工報審表（含必要的附件） ；2.2. 總、分進度計劃報審表；3.3. 工程開工 / / 復(fù)工報審表及工程暫停令等。九、質(zhì)量控制類：1.1. 各類記錄臺帳（ 1 1）進場原材料 / /構(gòu)配件 / /設(shè)備驗收記錄監(jiān)理臺帳；（ 2 2）隱蔽/ /檢驗批 / /分項（工序） / /分部（部位）工程驗收記錄監(jiān)理臺帳（括號內(nèi)為市 政公用工程采用） ；（ 3 3）旁站記錄臺帳（ 4 4）見證取樣送檢記錄臺帳。2.2. 工程驗收記錄（ 1 1）主要子分部、分部（部位）工程驗收記錄（括號內(nèi)為市政公用工程采用，原件 掃描）；（ 2 2）單位工程的驗收資料，人

18、防、消防等專項驗收資料（原件掃描）。3.3. 質(zhì)量事故處理（ 1 1）質(zhì)量事故報告單、 質(zhì)量事故處理方案報審表等質(zhì)量缺陷與事故的處理文件等 件掃描）；（ 2 2）質(zhì)量監(jiān)督站有關(guān)現(xiàn)場施工質(zhì)量整改通知和施工單位整改回復(fù)記錄等。4.4.上述內(nèi)容中未包括的其他與質(zhì)量控制有關(guān)的資料。 十、安全控制：1.1. 安全檢查記錄（ 1 1）安全生產(chǎn)、文明施工監(jiān)督檢查記錄及整改回復(fù)。2.2. 安全事故處理（ 1 1）安全控制措施及實施過程記錄；（ 2 2）安全事故報告單、安全事故處理方案報審表等質(zhì)量缺陷與事故的處理文件等；（ 3 3）安全監(jiān)督站有關(guān)現(xiàn)場施工質(zhì)量整改通知和施工單位整改回復(fù)記錄等。 十一、投資控制類：

19、1.1. 工程變更資料（ 1 1）圖紙會審紀要；（ 2 2）設(shè)計變更、洽商文件；（ 3 3）建設(shè)單位變更文件；（ 4 4）承包單位變更文件。2.2. 合同款支付管理（ 1 1）項目監(jiān)理機構(gòu)施工合同款支付管理臺帳（ 2 2）支付證書；（ 3 3）工程竣工結(jié)算審核意見；（ 4 4）上述內(nèi)容中未包括的其他與造價控制有關(guān)的資料。 十二、監(jiān)理工程師通知單及其回復(fù)單，監(jiān)理工作聯(lián)系單及監(jiān)理建議：1.1. 監(jiān)理工程師通知單；2.2. 監(jiān)理工程師聯(lián)系單；3.3. 監(jiān)理建議或函件。十三、監(jiān)理工作總結(jié)類：1.1. 監(jiān)理工作小結(jié)（包括主要子分部、分部工程驗收，階段工作小結(jié)等）2.2. 監(jiān)理工作總結(jié)；3.3. 工程質(zhì)量監(jiān)理評估報告；4.4. 總監(jiān)述職報告；5.5.監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊。 十四、監(jiān)理內(nèi)部管理文件：1.1. 內(nèi)部管理記錄（ 1 1）監(jiān)理機構(gòu)成立通知；（ 2 2）工程項目監(jiān)理部及負責(zé)人名單（人員調(diào)動情況應(yīng)在名單上體現(xiàn)）（ 3 3）工程項目監(jiān)理目標責(zé)任書；（ 4 4）人員變更記錄；（ 5 5）項目監(jiān)理機構(gòu)進場回執(zhí)單；（ 6 6）監(jiān)理項目基本情況調(diào)查記錄表；（ 7 7）項目監(jiān)理費收取情況記錄表；（ 8 8）顧客提供設(shè)施登記表；（ 9 9）項目監(jiān)理機構(gòu)內(nèi)部設(shè)備（資料）領(lǐng)用登記表；（ 1010 ）質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全體系運行記錄。2.2. 考核