采購管理制度與操作流程

1、采購管理制度及操作流程一、制定目的及范圍為進(jìn)一步加強(qiáng)公司制度管理， 健全企業(yè)采購制度，提高采購效率， 明確崗位職責(zé)，降低采購成本，減少不必要的開支，保證采購工作的正 ?；?、規(guī)范化，特制定本制度。本制度涉及的采購類別包括：項(xiàng)目采購（材料采購、工程采購） 、 年度采購、零星采購、應(yīng)急采購。本制度涉及的采購物品包括： 單價(jià) 萬元以下的工程設(shè)備、 工程原 料、實(shí)驗(yàn)器材、實(shí)驗(yàn)藥劑、化學(xué)藥劑、勞保用品、辦公用品以及應(yīng)急事 件、突發(fā)事件中需要采購的物品。本制度中有權(quán)申購的部門包括：工程部、研發(fā)部、咨詢部、市場部、辦公室、財(cái)務(wù)部。二、采購原則1、采購公司經(jīng)營中一項(xiàng)重要的工作，各級(jí)管理人員和采購經(jīng)辦人必須高度重

2、視。2、采購必須堅(jiān)持“秉公辦事、維護(hù)公司利益”的原則，并綜合考慮質(zhì)量、價(jià)格因素，擇優(yōu)選取。3、各類物資均應(yīng)向正規(guī)商家采購，原則上要求所有采購物資均應(yīng)開具發(fā)票。4、物資采購由需求部門負(fù)責(zé)采購、詢價(jià)及后期談判。5、各部門應(yīng)有專人負(fù)責(zé)采購事務(wù)，申購人與采購人不得為同一人。三、采購流程1 一般采購流程1.1 采購申請(qǐng)1.1.1 采購之前，申購人應(yīng)向倉庫詢問所需物資是否有庫存，以 免重復(fù)采購。1.1.2 采購之前，申購人依據(jù)所需物資的品名、規(guī)格、數(shù)量、需 求日期及注意事項(xiàng)填寫“申購單” 。其中工程項(xiàng)目采購應(yīng)提交工程預(yù) 算，按采購原則進(jìn)行采購。1.1.3 緊急采購時(shí)， 由申購人在“申購單”上勾選“緊急”

3、選項(xiàng)， 以便各部門加快流轉(zhuǎn)，及時(shí)處理。1.1.4 若撤銷采購，應(yīng)立即通知采購人，以免造成浪費(fèi)。1.2 申購：工程項(xiàng)目采購提交工程預(yù)算并經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后由 申購人填寫“采購物資流轉(zhuǎn)單” ，其他采購經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后， 由申購人填寫“采購物資流轉(zhuǎn)單” 。1.3 詢價(jià)1.3.1 各部門負(fù)責(zé)采購的人員分別詢價(jià)，提供三家以上供應(yīng)商及 價(jià)格，財(cái)務(wù)部提供歷史價(jià)格加以比對(duì)。1.3.2 采購人詢價(jià)時(shí)應(yīng)注意審查供應(yīng)商的主體資格（經(jīng)營狀態(tài)、 是否按時(shí)年檢、有無失信記錄、是否涉及重大訴訟等） ，要求供應(yīng)商 提供聯(lián)系方式以便相關(guān)負(fù)責(zé)人核價(jià)。 確定供應(yīng)商后， 應(yīng)要求供應(yīng)商提 供證明主體資格的材料 （企業(yè)提供營業(yè)執(zhí)照副

4、本復(fù)印件、 個(gè)人提供身份證復(fù)印件）。同時(shí)，采購人應(yīng)在“采購物資流轉(zhuǎn)單”上注明所采購 物資的商品名稱、規(guī)格、型號(hào)等基本信息。1.4 核價(jià)：采購人或相關(guān)負(fù)責(zé)人參考?xì)v史價(jià)格對(duì)擬采購物資進(jìn)行 核價(jià)，填寫“采購物資流轉(zhuǎn)單”中的“核價(jià)結(jié)果、核價(jià)意見” 。1.5 審批：采購人將“采購物資流轉(zhuǎn)單”經(jīng)逐級(jí)審批，報(bào)公司各 級(jí)負(fù)責(zé)人審批后，方能進(jìn)行采購。1.6 采購實(shí)施與驗(yàn)收入庫1.6.1 “采購物資流轉(zhuǎn)單”經(jīng)各級(jí)負(fù)責(zé)人審批簽字且經(jīng)財(cái)務(wù)部備 案后，由采購人辦理借支采購金額或通知財(cái)務(wù)辦進(jìn)貨款手續(xù)。1.6.2 采購人按照核準(zhǔn)的“采購物資流轉(zhuǎn)單”向供應(yīng)商訂貨，并 以電話、傳真等方式確定交貨日期或到市場采購。 對(duì)于需要訂立

5、買賣 合同進(jìn)行采購的物資，應(yīng)同時(shí)按公司合同審批程序進(jìn)行流轉(zhuǎn)。1.6.3 所有采購物資到貨后，由采購人、申購人、入庫人協(xié)同， 按照預(yù)定的采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收， 并辦理入庫手續(xù)。 如因需 立即使用不能及時(shí)入庫，應(yīng)先由申購人、采購人驗(yàn)收，在緊急情況解 除后，及時(shí)辦理入庫手續(xù)。如采購物資質(zhì)量、數(shù)量不符合要求，應(yīng)及 時(shí)保存證據(jù)，與供應(yīng)商協(xié)調(diào)退換貨事宜。 采購人、入庫人驗(yàn)收完畢后， 應(yīng)出具證明驗(yàn)收合格的單據(jù)，交予財(cái)務(wù)部備案。1.6.4 所有采購物資原則上要求貨票同行，采購人應(yīng)在貨到后 1 個(gè)月內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)， 因超過報(bào)銷時(shí)間財(cái)務(wù)部門不受理報(bào)銷的， 責(zé)任 由采購人承擔(dān)。1.6.5 采購物資不論金額大小

6、，一律由采購人簽字，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé) 人審核，報(bào)公司總負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)簽字后方可報(bào)銷。1.6.6 采購人應(yīng)將供應(yīng)商的送貨單及我公司開具的入庫單、物資采購流轉(zhuǎn)單、收款收據(jù)等單據(jù)交予財(cái)務(wù)部方可結(jié)款或開具支票。2 特殊采購流程2.1 集中計(jì)劃采購： 凡屬日常辦公用品必須集中購買的，各部門 應(yīng)在每月 25 日前將審批通過的“采購物資流轉(zhuǎn)單”交至辦公室，由 辦公室在月底統(tǒng)一購買。2.2 零星采購零星采購是指偶然發(fā)生的、所采購物資低于 元的采購（如因 公司接待、聚會(huì)需要進(jìn)行的采購，場地調(diào)查、工程施工過程中因缺少 配件、材料而臨時(shí)進(jìn)行的采購等） ，具有臨時(shí)性、偶發(fā)性、金額低的 特點(diǎn)。2.2.1 各部門人員需要進(jìn)行零星采

7、購的，應(yīng)首先以電話的方式征 求本部門負(fù)責(zé)人，征得負(fù)責(zé)人同意后，堅(jiān)持“必需、質(zhì)量、價(jià)格”的 原則進(jìn)行采購。2.2.2 采購人應(yīng)選擇可靠的供應(yīng)商進(jìn)行采購，采購時(shí)應(yīng)購買注有 品名、商標(biāo)、制造廠商、保質(zhì)期等基本信息的合格商品。所購物資原 則上要求供應(yīng)商開具發(fā)票， 應(yīng)供應(yīng)商原因不能開具發(fā)票的， 應(yīng)要求開 具收款收據(jù)。2.2.3 零星采購原則上由采購人先行墊資采購。采購人完成采購 后，應(yīng)填寫“物資采購流轉(zhuǎn)單” ，按照一般采購程序完成流轉(zhuǎn)后，將 “物資采購流轉(zhuǎn)單” 、發(fā)票或收款收據(jù)交予財(cái)務(wù)，由財(cái)務(wù)進(jìn)行報(bào)銷， 財(cái)務(wù)應(yīng)在所有材料提交后 日內(nèi)將采購人墊付金額退還采購人。2.2.4 零星采購采購人應(yīng)對(duì)所采購物資的質(zhì)

8、量負(fù)責(zé)，若所采購物 資發(fā)生質(zhì)量問題，由采購人與供應(yīng)商協(xié)商退換貨事宜。2.2.5 因場地調(diào)查、施工等工程需要而進(jìn)行的零星采購，應(yīng)在完 成采購后納入工程預(yù)算。因其他原因發(fā)生的零星采購，需要入庫的， 應(yīng)在采購?fù)瓿珊笱a(bǔ)辦入庫手續(xù)， 由倉庫管理人員開具入庫單， 將入庫 單交予財(cái)務(wù)部方可報(bào)銷。2.3 應(yīng)急采購應(yīng)急采購是指公司因應(yīng)急處置需要， 而臨時(shí)進(jìn)行的采購。 應(yīng)急采購由公司應(yīng)急處置小組進(jìn)行。2.3.1 在接到應(yīng)急處置任務(wù)后，應(yīng)急處置小組負(fù)責(zé)人發(fā)現(xiàn)需要緊急購買材料、設(shè)備的，應(yīng)先向倉庫管理人員詢問， 確定沒有所需材料、 設(shè)備后，向上一級(jí)負(fù)責(zé)人匯報(bào)， 得到上一級(jí)負(fù)責(zé)人同意后方可進(jìn)行采購。2.3.2 應(yīng)急采購無

9、需進(jìn)行三方詢價(jià)，應(yīng)以最便捷的方式進(jìn)行采購， 兼顧價(jià)格和質(zhì)量。2.3.3 應(yīng)急采購結(jié)束后，應(yīng)急處置小組負(fù)責(zé)人應(yīng)編制應(yīng)補(bǔ)填“采購物資流轉(zhuǎn)單”，按照一般采購流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)。剩余物資要補(bǔ)辦入庫 手續(xù)，取得入庫單。若應(yīng)急采購無法開具發(fā)票或收款收據(jù)的，應(yīng)急處 置小組負(fù)責(zé)人應(yīng)作書面說明，列明應(yīng)急采購物資來源、價(jià)格等信息， 報(bào)上一級(jí)負(fù)責(zé)人審批、簽字。2.3.4 應(yīng)急采購原則上由應(yīng)急處置小組負(fù)責(zé)人墊付。采購?fù)瓿珊?，?yīng)在 日內(nèi)將“采購物資流轉(zhuǎn)單” 、入庫單、發(fā)票、收款收據(jù)（說明） 交予財(cái)務(wù)部審核，財(cái)務(wù)部在所有材料提交后 日內(nèi)將墊付金額退還墊 資人。2.4 年度采購年度采購是指因部門生產(chǎn)需要，需定期進(jìn)行的采購。2.4

10、.1 需進(jìn)行年度采購的部門，應(yīng)編制年度需求預(yù)算，逐級(jí)申報(bào) 審批后，交予財(cái)務(wù)部審核、備案。2.4.2 年度需求預(yù)算批準(zhǔn)后，各部門采購人應(yīng)從優(yōu)秀供應(yīng)商名錄 中選取三家進(jìn)行詢價(jià)， 要求供應(yīng)商提供蓋有公司公章的報(bào)價(jià)單。 需要 進(jìn)行招標(biāo)的，按照相關(guān)程序進(jìn)行招標(biāo)。2.4.3 采購人詢價(jià)后，填寫“年度采購物資流轉(zhuǎn)單” ，逐級(jí)審批 后，交予財(cái)務(wù)部備案。2.4.4 “年度采購物資流轉(zhuǎn)單”獲批準(zhǔn)后，采購人應(yīng)與選定的供 應(yīng)商訂立合同， 確定價(jià)格及付款方式。 合同應(yīng)按公司合同審批程序流 轉(zhuǎn)。財(cái)務(wù)部按合同的約定支付價(jià)款。2.4.5 年度采購進(jìn)行過程中，采購人應(yīng)注意市場價(jià)格的變化，若 供應(yīng)商供貨價(jià)格明顯高于市場價(jià)格，應(yīng)及

11、時(shí)與其協(xié)商，協(xié)商不成的， 終止履行合同。2.4.6 應(yīng)年度采購需要訂立的合同，應(yīng)為不固定總價(jià)合同，按季 度或按年度進(jìn)行結(jié)算。1 采購結(jié)束后，采購人應(yīng)將采購單、采購物資流轉(zhuǎn)單、入庫單、發(fā)票或收款收據(jù)等材料復(fù)印兩份，原件交予財(cái)務(wù)部審核、付款，一份 復(fù)印件留存本部門， 一份復(fù)印件連同供應(yīng)商主體證明材料、 聯(lián)系方式 交予公司法務(wù)保管。2 法務(wù)人員接受采購相關(guān)材料時(shí)應(yīng)要求采購人填寫材料接受清 單，按照采購所屬項(xiàng)目進(jìn)行歸檔，以便日后查詢。四、采購紀(jì)律1 采購人職責(zé)1.1 建立供應(yīng)商資料與價(jià)格記錄檔案。1.2 做好市場行情的經(jīng)常性調(diào)查。1.3 詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)及訂購作業(yè)。1.4 所購物資的品質(zhì)、數(shù)量異常的處理及交期進(jìn)度的控制。1.5 做好平時(shí)的采購記錄及對(duì)賬工作。2 采購人行為規(guī)范2.1 采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照本制度進(jìn)行采購作業(yè)，采購?fù)瓿珊蠹皶r(shí)進(jìn) 行備案并確保備案材料真實(shí)、齊全。2.2 若采購人員違反本制度