2013年7月世紀(jì)科怡檔案管理軟件信息培訓(xùn)講義

1、2013年世紀(jì)科怡檔案管理系統(tǒng)操作培訓(xùn)字向紅 一、管理軟件安裝、初始化、數(shù)據(jù)備份恢復(fù)單機(jī)：標(biāo)準(zhǔn)v3.2.1版本網(wǎng)絡(luò)版：同時(shí)支持8個(gè)客戶端同時(shí)錄入或查詢。1、安裝 、初始化(以單機(jī)版本為例)安裝：安裝時(shí)建議安裝在非操作系統(tǒng)分區(qū)（如：D盤），并設(shè)置一個(gè)文件夾如：d:infosoft4。 原文設(shè)置：d:kydoc。光盤系列號(hào)在光盤盒背面。實(shí)體分類號(hào)：操作此步之前，一定要先“全宗設(shè)置”，為了便于區(qū)分，序號(hào)建議使用0101來表示，前兩位表示：類別（01文書檔案、02會(huì)計(jì)檔案等），后兩位表示大類下的小類（0101表示綜合類）.輔助字典：根據(jù)需要來設(shè)置保管期限、密級(jí)、會(huì)計(jì)類別，在相應(yīng)的字典類目下分層設(shè)置對(duì)應(yīng)

2、的內(nèi)容，可在輔助字典下面設(shè)置和來文或檔案錄入界面下,如:加15年和25年保管期限。檔號(hào)設(shè)置：三級(jí)、兩級(jí)、單級(jí)二級(jí)管理：全宗號(hào)（3）-目錄號(hào)（3）-案卷號(hào)（3）-頁號(hào)（3） 如：089-05-123-012單級(jí)管理：全宗號(hào)（3）-歸檔年度（4）-實(shí)體分類號(hào)（4）-保管期限（4）-件號(hào)（3）。如:089-2006-0102-Y-20(y表示保管期限永久，c表長(zhǎng)期，d表示短期，30代表30年、10代表10年)用戶管理:設(shè)置部門、設(shè)置用戶、設(shè)置密碼（選擇某用戶-“用戶”菜單-屬性）及某用戶權(quán)限日志檢查：系統(tǒng)操作日志，如：2011年5月25日ISA用戶刪除500條記錄，進(jìn)入日志檢查后可查看到相關(guān)記錄。2

3、、數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)（庫備份恢復(fù)）is_archive.db（如圖：1.1、1.2）二、檔案管理軟件基本錄入科技檔案為三級(jí)管理。靠檔號(hào)來進(jìn)行關(guān)聯(lián)。傳統(tǒng)文書、基建、照片、會(huì)計(jì)等檔案為二級(jí)管理有關(guān)聯(lián)：顯示所選案卷級(jí)目錄的卷內(nèi)目錄無關(guān)聯(lián)：顯示所有案卷級(jí)目錄的卷內(nèi)目錄簡(jiǎn)化必須著錄項(xiàng)目：文件編號(hào)、密級(jí)、文件題名、責(zé)任者、文件形稱時(shí)間、頁數(shù)、全宗號(hào)、歸檔年度、分類號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、保管期限為必錄項(xiàng)目文號(hào)：由機(jī)關(guān)代字+年度+順序號(hào)組成 如：臨檔發(fā)201245號(hào)（機(jī)關(guān)代字：臨檔發(fā) 年度：2012 順序號(hào)：45號(hào)）密級(jí)：密級(jí)是文件保密程度的等級(jí)，按GB/T7156-1987文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼將文獻(xiàn)保密等級(jí)劃分為六個(gè)

4、等級(jí)：絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部、國(guó)內(nèi)、公開。題名：是表達(dá)文件的中心內(nèi)容、形式特征的名稱。1、沒有題名或者不能揭示內(nèi)容時(shí)，應(yīng)該依據(jù)其內(nèi)容擬寫題名，29圖1.1圖1.2自擬題名放在在原題名后面并加（），比如某份文件的題名是：緊急通知，我們應(yīng)該根據(jù)文件的內(nèi)容自擬一個(gè)題名：緊急通知（關(guān)于加強(qiáng)公共場(chǎng)所消毒預(yù)防非典的緊急通知）2、涉及人事、干部任免，工資、級(jí)別變動(dòng)人員的。要在原題名后面錄入涉及本單位的相關(guān)人員，加“（）”。目的是為了提高檔案檢索的準(zhǔn)確率。3、題名中的簡(jiǎn)稱一律寫成全稱或者規(guī)范性簡(jiǎn)稱。如：臨滄地區(qū)行政公署商業(yè)局，簡(jiǎn)稱臨滄行署商業(yè)局。4、題名中涉及到的方塊數(shù)字一般換成阿拉伯?dāng)?shù)字。比如二00一，錄入

5、時(shí)一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字，如：2001，專用名詞不變，比如：“十二五”規(guī)劃等。責(zé)任者：有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，責(zé)任者之間以“;”相隔，三個(gè)以上責(zé)任者的，著錄前面兩個(gè)，然后加“等”來著錄。個(gè)人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時(shí)在姓名后著錄職務(wù)、職稱，并加“（）”。機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱或不發(fā)生誤解的通用簡(jiǎn)稱。簡(jiǎn)稱一旦確定，就必須前后統(tǒng)一文件形成時(shí)間：文件形成時(shí)間：時(shí)間項(xiàng)一律用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。年4位月2位日2位，不足8位用0補(bǔ)足。如：只能確定為2006年，那就填入20060000,若是2006年1月1日，則填入20060101。常用快捷鍵介紹1、移動(dòng)到下一個(gè)文本框，按Tab鍵或enter鍵。Shift+Ta

6、b則上移到上一個(gè)文本框。2、題名錄入時(shí)如果上下兩條大同小異，可用ctrl+c復(fù)制，再ctrl+v粘貼，ctrl+X剪切，然后進(jìn)行不同之處的修改即可，這樣可以提高錄入的速度。3、快捷鍵保存：ctrl+s ，存加：ctrl+z4、需要選中部分行進(jìn)行刪除或打印報(bào)表操作時(shí)，先選中第一條，按住shift鍵后選中最后一條，如果不是連續(xù)的選，空行選擇時(shí)，按住ctrl鍵用鼠標(biāo)點(diǎn)擊所需要選擇的行。技巧：錄入時(shí)誤刪除全部題名，可單擊右鍵選“撤消”。三、檔案管理軟件查詢、排序、目錄序列查詢：簡(jiǎn)單查詢、高級(jí)查詢。數(shù)據(jù)排序：一般采用用檔號(hào)排序，也可根據(jù)需要進(jìn)行選擇其它數(shù)據(jù)源進(jìn)行排序目錄系列：設(shè)置前先選中檔案門類（簡(jiǎn)化方

7、法整理設(shè)置設(shè)置目錄序列）批量修改：條件必須部分記錄內(nèi)容相同。選擇記錄：選擇1-n間所有記錄:先選中第1條，按住shift鍵選中第n條。選若干條記錄：按住ctrl鍵逐條選擇。目錄序列：v3.2.1(按F5)作為目錄序列字段四、瀏覽界面設(shè)置、文件歸檔流程、件號(hào)調(diào)整1、瀏覽界面設(shè)置2、文件歸檔流程（如圖：4.1）a.文件管理下進(jìn)行文件登記（來文、發(fā)文、內(nèi)部文件）b.文件管理下對(duì)文件進(jìn)行鑒定：鑒定（補(bǔ)充相關(guān)字段內(nèi)容）：填入歸檔情況，若需歸檔則填入：全宗號(hào)-實(shí)體分類號(hào)-保管期限c.門類字段對(duì)應(yīng) d.文件管理-文件歸檔（查詢歸檔內(nèi)容-（不能使用年度歸檔且鉤選“形成檔號(hào)”）點(diǎn)選順序（件號(hào)）圖：4.13、件號(hào)

8、調(diào)整:檔案管理件號(hào)調(diào)整（如圖：4.2）圖：4.2五、目錄的修改、導(dǎo)入、導(dǎo)出、制作1.修改：屏幕中以“A|”開頭的顯示文本在實(shí)際報(bào)表中以當(dāng)前文本方式顯示，而以“B|”開頭的顯示文本在實(shí)際報(bào)表中則以數(shù)據(jù)表中相應(yīng)字段內(nèi)容代替，以“C|”開頭的顯示文本在實(shí)際報(bào)表中顯示為系統(tǒng)參數(shù)，例如時(shí)間、頁碼等。題名前空兩個(gè)漢字的位置（如圖：5.1）2、導(dǎo)入：光標(biāo)移到數(shù)據(jù)管理-F5（ctrl+1）后跳出下圖窗口，按圖示步驟進(jìn)行導(dǎo)入操作（注：第4步路徑為“C:報(bào)表”，此報(bào)表在教學(xué)光盤內(nèi)）。（圖：5.2）3.導(dǎo)出：來文-選擇右邊的“銷毀清冊(cè)”報(bào)表-工具欄“導(dǎo)出”-選擇存放目錄路徑及文件名-確定 前加4個(gè)字符空格圖：5.1

9、 導(dǎo)入銷毀清冊(cè)目錄：主界面“數(shù)據(jù)管理”按F5( v3.2 ctrl+1 )圖：5.2六、檔案門類備份、恢復(fù)、門類制作、不同類型數(shù)據(jù)導(dǎo)入1、檔案門類備份恢復(fù)（圖6.1 圖6.2）圖6.1圖6.22、門類制作：系統(tǒng)維護(hù)F5選“檔案”增加輸入“婚姻檔案”下一步底層門類下一步選“簡(jiǎn)化方法整理”（選門類模板時(shí)見 圖6.1）下一步點(diǎn)“”按鈕修改英文表名、中文表名點(diǎn)“結(jié)構(gòu)”對(duì)字段進(jìn)行定義。（屬性中字段輸入方式見圖6.2）圖6.1圖6.2附1：常用操作流程序號(hào)目標(biāo)條件操作步驟結(jié)果需注意的問題1安裝世紀(jì)科怡軟件硬件環(huán)境：Pertium 266 以上CPU32M以上內(nèi)存100M以上硬盤剩余空間軟件環(huán)境：Windo

10、ws98/NT/2000將世紀(jì)科怡軟件(光盤)放進(jìn)光驅(qū)“安裝”下一個(gè)是下一個(gè)輸入姓名公司和序列號(hào)瀏覽選定安裝路徑確定下一個(gè)選中”典型安裝” 下一個(gè)下一個(gè)開始安裝確定結(jié)束退出安裝界面。世紀(jì)科怡軟件安裝在你的電腦內(nèi)。1如安裝過程中電腦提示軟件中有的電子文件不能順利拷貝到目標(biāo)文件夾內(nèi)，請(qǐng)按照提示進(jìn)行手工拷貝。2如為第二次安裝該軟件，請(qǐng)?jiān)谶x定安裝路徑時(shí)輸入infosoft4再點(diǎn)確定。2進(jìn)入系統(tǒng)已進(jìn)入windows桌面雙擊桌面上的“世紀(jì)科怡”圖標(biāo)在用戶密碼框內(nèi)鍵入isa確定。進(jìn)入世紀(jì)科怡檔案管理系統(tǒng)。3全宗設(shè)置初次登陸科怡系統(tǒng)進(jìn)入系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置向?qū)нx單全宗輸入全宗號(hào)及全宗名稱“下一步”完成設(shè)置全宗號(hào)、全宗

11、名稱4字段設(shè)置進(jìn)入管理系統(tǒng)界面按“Ctrl1(F5)”鍵進(jìn)入信息門類定義界面雙擊“檔案”圖標(biāo)雙擊“文書檔案”圖標(biāo)選中“簡(jiǎn)化方法整理”圖標(biāo)單擊“修改” 按鈕單擊“結(jié)構(gòu)”單擊“增加”在“數(shù)據(jù)類型”頁，填寫 字段名：“mlh” 中文名：“目錄號(hào)”；在“屬性”頁，勾選“值繼承”項(xiàng)單擊“確定”“關(guān)閉”“返回”“退出”在簡(jiǎn)化方法整理中添加“目錄號(hào)”字段應(yīng)用傳統(tǒng)方法整理的單位可以不進(jìn)行此步操作5分類方案設(shè)置進(jìn)入“系統(tǒng)維護(hù)”模塊界面2. 單擊“實(shí)體分類”圖標(biāo)點(diǎn)擊“增加”按鈕，填寫類目序號(hào)及類目名稱，如：01 黨委辦，02 政府辦關(guān)閉；依據(jù)按問題、或科室組卷來設(shè)置6輔助字典設(shè)置進(jìn)入“系統(tǒng)維護(hù)”模塊界面3. 單擊

12、“輔助字典”圖標(biāo)選中“保管期限表”單擊“增加”按鈕在“名稱”處輸入“25年”單擊“保存”即可，同樣分別輸入15年、5年、3年；實(shí)物類型處，依據(jù)各單位情況添加，方法如上點(diǎn)擊“關(guān)閉”；在輸入數(shù)據(jù)時(shí)，作為可選項(xiàng)7檔號(hào)格式設(shè)置進(jìn)入“系統(tǒng)維護(hù)”模塊界面4.單擊“檔號(hào)格式”圖標(biāo)，雙擊“文書檔案”單擊“傳統(tǒng)方法整理”單擊“檔號(hào)項(xiàng)設(shè)置”從“可選項(xiàng)目”中添加全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)四項(xiàng)確定刪除序號(hào)5、6結(jié)果如下所示：1 全宗號(hào) 4 2 目錄號(hào) 2 3 案卷號(hào) 4 4 頁號(hào) 4 重整檔號(hào)保存單擊“簡(jiǎn)化方法整理”步驟如上，結(jié)果：1 全宗號(hào) 4位2 歸檔年度 4位3 實(shí)體分類號(hào)碼 4位2 保管期限 2位 4 件號(hào)

13、 4 位保存重整檔號(hào)退出注意：檔號(hào)格式設(shè)置，依據(jù)各單位檔案整理方法而定。保存后，查看檔號(hào)是否為全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)順序號(hào)。8錄入界面設(shè)置進(jìn)入“檔案管理”模塊界面單擊“檔案錄入”圖標(biāo)選中文書檔案中的“簡(jiǎn)化方法整理”單擊左上角的“新增”按鈕進(jìn)入數(shù)據(jù)錄入界面點(diǎn)擊工具菜單項(xiàng)中的“卡片輸入界面設(shè)計(jì)”插入“文字標(biāo)題”右鍵點(diǎn)擊“屬性”將標(biāo)題改為“目錄號(hào)”，選擇數(shù)據(jù)源mlh確定插入“文本框”右鍵點(diǎn)擊“屬性”數(shù)據(jù)源選擇“目錄號(hào)”確定確定調(diào)整“標(biāo)題框”“文本框”位置點(diǎn)擊左上角“保存”按鈕退出9檔案移交進(jìn)入“移交接收”模塊單擊“檔案移交”圖標(biāo)點(diǎn)選所要移交的檔案門類如：選中“傳統(tǒng)方法整理”點(diǎn)擊“添加移交條件”按鈕進(jìn)入簡(jiǎn)

14、單查詢界面，例如查找1991年2001年的永久卷檔案（依據(jù)移交內(nèi)容可自由設(shè)置查詢項(xiàng)）查詢查看移交檔案退出下一步下一步設(shè)置移交方式，如：點(diǎn)選“以光盤方式移交”下一步點(diǎn)擊瀏覽，選擇存放位置完成確定否確定將保存在硬盤的目錄存盤，并移交檔案館如果軟盤容量不夠，可用優(yōu)盤或刻錄光盤保存。10錄入記錄已進(jìn)入世紀(jì)科怡主界面鼠標(biāo)指向“檔案管理”單擊“檔案錄入”檔案文書檔案?jìng)鹘y(tǒng)方法整理或簡(jiǎn)化方法整理進(jìn)行條目錄入。在編輯狀態(tài)下進(jìn)行條目錄入11逐條增加記錄已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)新增網(wǎng)格進(jìn)行新增條目的錄入。庫內(nèi)條目增加12批量增加記錄已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)13刪除一條記錄已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)選中要?jiǎng)h除的記錄刪除記錄已

15、刪除14批量刪除記錄已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)方法一：選中其中一條要?jiǎng)h除的記錄按住shift鍵并用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊所需刪除的其它記錄。方法二：要整頁刪除記錄，先用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊需刪除頁的第一條記錄按住shift鍵鼠標(biāo)左鍵單擊此頁最后一條記錄所有選中的記錄已刪除整頁記錄已刪除15修改一條記錄已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)選中要修改的記錄修改當(dāng)前記錄記錄已修改16批量修改記錄已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)在菜單欄中點(diǎn)批量修改選擇要修改的范圍進(jìn)行詳細(xì)修改記錄已修改17指定頁已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)左鍵點(diǎn)擊指定頁輸入要指定的頁號(hào)已進(jìn)入所指定的頁18簡(jiǎn)單查詢已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)左鍵點(diǎn)“記錄” 簡(jiǎn)單查詢選擇查詢范圍確定輸入查詢條件

16、點(diǎn)擊查詢所查詢的記錄已找到19高級(jí)查詢已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)左鍵點(diǎn)“記錄” 高級(jí)查詢?cè)谙鄳?yīng)字段鍵入查詢條件添加條件在相應(yīng)字段鍵入查詢條件直到所有條件添加完為止點(diǎn)擊查詢所查詢的記錄已找到20排序已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)左鍵點(diǎn)“記錄” 排序選擇數(shù)據(jù)源雙擊所選數(shù)據(jù)源（或單擊添加）選擇升序或降序確定數(shù)據(jù)已按所選數(shù)據(jù)源排序21有關(guān)聯(lián)已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)選擇一條案卷級(jí)目錄有關(guān)聯(lián)顯示所選案卷級(jí)目錄的卷內(nèi)目錄此功能只能在傳統(tǒng)方法中使用22無關(guān)聯(lián)已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)任選一條案卷級(jí)目錄無關(guān)聯(lián)顯示所有案卷級(jí)目錄的卷內(nèi)目錄此功能只能在傳統(tǒng)方法中使用，可統(tǒng)計(jì)出所有卷內(nèi)目錄數(shù)23刷新已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)左鍵刷新所有數(shù)

17、據(jù)已被刷新24視圖已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)視圖選擇想要的顯示類型顯示出所要的視圖類型25原文管理已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)原文管理進(jìn)入原文管理界面原文選擇添加類型內(nèi)容已添加至科怡系統(tǒng)26報(bào)表已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)報(bào)表選擇要打印的報(bào)表類型選擇打印條件中的查詢范圍打印所選內(nèi)容已被打印27報(bào)表打印界面設(shè)置已進(jìn)入世紀(jì)科怡主界面將鼠標(biāo)放在“檔案管理”按Ctrl+1(F5)進(jìn)入目錄維護(hù)界面選擇要調(diào)整的目錄類型在右側(cè)報(bào)表窗口內(nèi)雙擊要設(shè)置的報(bào)表類型選擇所需修改的某細(xì)節(jié)區(qū)進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置保存退出所做修改已被保存如設(shè)置報(bào)表字體類型、大小選擇要設(shè)置的某一細(xì)節(jié)區(qū)格式字體字體設(shè)置進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置確定保存28瀏覽界面設(shè)置已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)設(shè)置選擇要設(shè)置的界面類型已進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)瀏覽界面設(shè)置在設(shè)置瀏覽項(xiàng)左右兩個(gè)窗口中進(jìn)行調(diào)換操作瀏覽界面已設(shè)置成所想要的樣式29設(shè)置顯示記錄數(shù)已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)設(shè)置設(shè)置顯示記錄數(shù)設(shè)置一頁中所需顯示記錄數(shù)目每一頁顯示的記錄數(shù)為所設(shè)置的數(shù)目30錄入記錄已進(jìn)入世紀(jì)科怡主界面鼠標(biāo)指向“檔案管理”單擊“檔案錄入”檔案文書檔案?jìng)鹘y(tǒng)方法整理或簡(jiǎn)化方法整理進(jìn)行條目錄入。在編輯狀態(tài)下進(jìn)行條目錄入31逐條增加記錄已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀態(tài)新增網(wǎng)格進(jìn)行新增條目的錄入。庫內(nèi)條目增加32批量增加記錄已進(jìn)入世紀(jì)科怡編輯狀