工程建設(shè)檔案管理辦法

1、中國移動通信集團公司工程建設(shè)檔案管理辦法第一章 總則第一條 為了加強集團公司工程建設(shè)檔案管理，充分發(fā)揮 工程建設(shè)檔案在工程建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營、設(shè)施維護和改建擴建中 的作用，根據(jù)中華人民共和國檔案法 及相關(guān)規(guī)定， 按照中 國移動通信集團公司檔案管理辦法中的具體要求，結(jié)合工程 建設(shè)的實際情況，特對中國移動通信集團公司工程建設(shè)檔案 管理辦法 （中移綜 200352200352號）進行修訂。第二條 本辦法適用于中國移動通信集團公司 （ 以下簡稱： 集團公司 ） 、中國移動通信有限公司（以下簡稱：有限公司） 、 國際信息港建設(shè)中心、研究院、管理學(xué)院。各省、自治區(qū)、直 轄市公司，設(shè)計院可參照實行。第二章 歸檔

2、范圍第三條 本辦法所指工程建設(shè)檔案，包含：土建階段所形 成的文件材料，通信設(shè)備及軟件安裝階段所形成的文件材料， 通信線路建設(shè)階段所形成的文件材料。第四條 土建階段所形成的文件材料包含：工程準備期文 件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、驗收文件、審計文件。（一）準備期文件：項目審批文件；建設(shè)用地、征地、拆 遷文件；勘察、測繪、設(shè)計文件；招投標文件；技術(shù)協(xié)議或補 充協(xié)議、委托代理協(xié)議、通知書；意向書；代理授權(quán)書；合同 文本及附件；施工單位資質(zhì)認證等。（二） 監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃；監(jiān)理月報；監(jiān)理會議紀要； 監(jiān)理大綱；監(jiān)理細則；監(jiān)理竣工移交證書；監(jiān)理合同；監(jiān)理工 作總結(jié)等。（三） 施工文件：土建建筑與結(jié)構(gòu)工

3、程；電氣、給排水溝、消防、采暖、通風、空調(diào)、燃氣、建筑智能化、電梯工程；室外工程；設(shè)計變更洽商文件等。（四） 竣工圖：綜合圖；專業(yè)竣工圖等。（五） 驗收文件：驗收記錄；初驗、終驗報告及批復(fù)；聲 像、電子文件材料等。（六） 審計文件：財務(wù)報表；審計報告及證書等。第五條通信設(shè)備及軟件安裝階段所形成的文件材料包 括：計劃選購期文件、監(jiān)理文件、開箱驗收文件、安裝調(diào)試文 件、驗收文件、審計文件。（一）計劃選購期文件：項目申請及可行性研究報告審批 文件；設(shè)計文件；招投標文件；技術(shù)協(xié)議或補充協(xié)議、委托代 理協(xié)議、通知書；意向書；代理授權(quán)書；合同文本及附件；談 判備忘錄、附錄；重要來往函件、電文；施工單位資質(zhì)

4、認證等。（二）監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃；監(jiān)理月報；監(jiān)理會議紀要； 監(jiān)理大綱；監(jiān)理細則；監(jiān)理竣工移交證書；監(jiān)理合同；監(jiān)理工 作總結(jié)等。（三）開箱驗收文件： 進口設(shè)備入境的各種單據(jù)及證明等；裝箱單；開箱驗貨報告；軟件使用許可證；進口設(shè)備的商檢及 索賠文件等。（四）安裝調(diào)試文件：施工組織計劃；安全技術(shù)措施；開 工報告；停、復(fù)工報告；設(shè)計變更洽商文件；已安裝的設(shè)備、 主材明細表；安裝交驗或交工報告；系統(tǒng)測試報告；工程質(zhì)量 整改通知單；工程質(zhì)量事故報告單等。（五）驗收文件：初驗、終驗報告及批復(fù)等。（六）審計文件：財務(wù)報表；審計報告及證書等。第六條 通信線路建設(shè)階段所形成的文件材料，其歸檔范 圍參照土建階段。第

5、三章工作職責第七條 在工程建設(shè)過程中，計劃部門、建設(shè)部門、財務(wù) 部門、審計部門按照職責，分別負責與工程建設(shè)項目相關(guān)的各 類文件材料的收集、整理工作。即：計劃部門負責收集、整理 土建階段的工程準備期文件和通信設(shè)備及軟件安裝階段的計劃 選購期文件；建設(shè)部門負責收集、整理土建階段的監(jiān)理文件、 施工文件、竣工圖、竣工文件和通信設(shè)備及軟件安裝階段的監(jiān) 理文件、開箱驗收文件、安裝調(diào)試文件、驗收文件；財務(wù)部門 負責配合審計部門收集各項財務(wù)報表；審計部門負責收集、整 理審計文件。第八條 計劃部門在招投標過程結(jié)束后，按照檔案管理要 求，負責整理招投標文件，移交檔案管理部門，并辦理移交手 續(xù)。第九條 建設(shè)部門應(yīng)明

6、確參建單位（包括勘察、設(shè)計、施 工、監(jiān)理等）工程建設(shè)檔案交驗要求，將工程建設(shè)文件材料的 歸檔要求納入到合同中。第十條 建設(shè)部門在工程建設(shè)項目竣工驗收后，按照檔案 管理要求，負責牽頭相關(guān)部門向檔案管理部門移交檔案（不含 招投標文件和審計文件） ，并分別與檔案管理部門辦理移交手 續(xù)。第十一條 審計部門按照檔案管理要求， 負責整理審計文 件，移交檔案管理部門，并辦理移交手續(xù)。第十二條 檔案管理部門負責檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)， 檔案接收、 保管，并提供利用工作。第四章 質(zhì)量要求第十三條 工程建設(shè)檔案的案卷質(zhì)量標準為國家技術(shù)監(jiān) 督局頒布的科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 （GB/T11822-89GB/T11822

7、-89） 。歸檔材料應(yīng)統(tǒng)一使用 A4A4 紙或按 A4A4（297mmX297mmX 210mm210mm 規(guī)格折疊，字跡清晰，圖面整齊，不得使用易褪色的書 面材料書寫、繪制。第十四條 案卷內(nèi)的文件材料必須準確反映工程建設(shè)項 目的真實情況?？⒐D要按國家建委關(guān)于編制基本建設(shè)工程 竣工圖的幾項規(guī)定 （8282 建發(fā)施字 5050 號）的要求編制，并加 蓋竣工圖章。竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括：“XXXXXX 竣工圖”字樣、 編制人、審核人、技術(shù)負責人、編制單位、編制日期等。第十五條 工程建設(shè)檔案中的各類圖紙要裝訂成冊 , , 其厚 度不得超過 60mm60mm。第十六條 工程建設(shè)檔案應(yīng)遵循工程建設(shè)項

8、目的形成規(guī) 律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，以便于利用。第五章 整理規(guī)則第十七條 工程建設(shè)檔案按全宗劃分， 分為：以集團公司 名義立項工程所形成的工程建設(shè)檔案， 屬于集團公司檔案全宗， 全宗號為“0202”；以有限公司名義立項工程所形成的工程建設(shè)檔 案，屬于有限公司檔案全宗，全宗號為“ 0404”。第十八條 “項目編碼” 是建設(shè)項目在立項后產(chǎn)生的編碼 標識，是用字母和阿拉伯數(shù)字組合生成的序列號。第十九條 “件號”是以阿拉伯數(shù)字排列的卷內(nèi)文件材料 的順序號。第二十條 工程建設(shè)檔案以項目編碼為分類原則， 以件為 管理單位。裝訂成冊的材料，其每冊作為 1 1 件。第二十一條 檔號是以字符形式賦予檔案實體

9、的用以固 定和反映檔案排列順序的一組代碼。工程建設(shè)檔案的檔號標 識為：“全宗號”“項目編碼”“件號” 。第二十二條 檔號要以加蓋歸檔章形式（見附件） ，標識在 每件工程建設(shè)檔案的右上角空白處。第二十三條 工程建設(shè)文件材料在整理立卷時， 須著錄件標 題。第二十四條 工程建設(shè)檔案必須為各類文件材料的原件。第二十五條 工程建設(shè)檔案中的招投標文件在整理時， 須填 寫項目名稱，并加注項目編碼，確保本工程建設(shè)檔案間的有機 聯(lián)系。第二十六條 工程建設(shè)檔案中的協(xié)議及合同文本等，按照 中國移動通信集團公司合同檔案 管理辦法 （中移綜發(fā) 2010820108 號）進行整理，歸入合同檔案類。在填寫項目名稱時 加注項

10、目編碼，確保與工程建設(shè)檔案間的有機聯(lián)系，如果合同 文本是以集中采購形式簽署的，必須要注明與之相應(yīng)的入圍框 架協(xié)議的合同編號，以確保該合同文本與入圍框架協(xié)議的有機 聯(lián)系。第二十七條 工程建設(shè)檔案中的審計文件， 按照中國移動 通信集團公司審計檔案管理辦法 （中移綜 20102532010253 號）進行 整理，歸入審計檔案類。在填寫案卷標題時加注項目編碼，確 保與工程建設(shè)檔案間的有機聯(lián)系。第六章 保管期限劃分第二十八條 依據(jù)中國移動通信集團公司檔案管理辦法 （中移綜 20017692001769 號）中檔案保管期限的規(guī)定，工程建設(shè)檔 案保管期限分為永久、長期、短期三種。永久為 5050 年以上，長 期為 16165050 年，短期為 1515 年及以下。第二十九條 土建項目的工程建設(shè)檔案，保管期限定為永久（ 代號為“ 1 1” ） ；設(shè)備安裝方面的工程建設(shè)檔案，其設(shè)備使用壽 命在1616 年以上的，保管期限定為長期（代號為“ 2 2”）；其它設(shè) 備、軟件等方面的保管期限均為短期（代號為“3 3”）。第七章 附則第三十條 工程建設(shè)中產(chǎn)生的電子檔案應(yīng)符合中華人民 共和國建設(shè)部頒布的 建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范(CJJ/T117-2007)(CJJ/T117-2007) 的有關(guān)規(guī)定，確保工程建設(shè)中的電子檔