行政文秘工作必須掌握的

1、行政文秘工作必須掌握的 紅頭文件的制作及標(biāo)準(zhǔn)1、進行頁面設(shè)置選擇“文件”“頁面設(shè)置”選擇“頁邊距”附簽, 上:3.7厘米 下:3.5厘米 左:2.8厘米 右:2.6厘米。 選擇“版式”附簽,將“頁眉和頁腳”設(shè)置成“奇偶頁不 同”,在該選項前打“”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽,“字 體設(shè)置”,“中文字體”設(shè)置為“仿宋”;“字號”設(shè)置成 “三號”,單擊“確定”按鈕,選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng) 格”;將“每行”設(shè)置成“28”個字符;“每頁”設(shè)置成 “22”行。然后單擊“確定”按鈕,這樣就將版心設(shè)置成了 以三號字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁 22行、每行 28個漢字的國家標(biāo)準(zhǔn)。 2、插入頁號選擇“插入”“頁碼”,“位置”設(shè)置

2、為“頁面底 端 (頁腳 ”, “對齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。 然后單擊“格 式”按鈕,“數(shù)字格式”設(shè)置為全角的顯示格式,單擊“確 定”按鈕, 再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設(shè)置。 雙擊頁碼, 在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線;并將頁碼字號設(shè)置 成“四號”; 字體任意; 奇數(shù)頁的頁碼設(shè)置成右空一個漢字, 偶數(shù)頁的頁碼設(shè)置成左空一個漢字。3、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識制作選擇“插入”“文本框”“橫排”菜單項,鼠 標(biāo)將會變成“”,在 Word 2000版面上單擊鼠標(biāo)左鍵,出 現(xiàn)一個文本框,在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機關(guān)標(biāo)識,輸入完成 后, 選中該文本框, 單擊鼠標(biāo)右鍵“設(shè)置文本框格式”, 在這里來設(shè)置紅頭的屬性。選擇“顏

3、色和線條”附簽,“顏色”設(shè)置成“無填充顏 色”。選擇“大小”附簽,“高度”設(shè)置成“2cm”;寬度 設(shè)置成“15.5cm”。注:用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。選 擇“版式”附簽,單擊“高級”按鈕,水平對齊:“對齊方 式”設(shè)置成“居中”,“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”;垂直 對齊:“絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”, “下側(cè)”設(shè)置成 “2.5cm”平行文標(biāo)準(zhǔn), “8.0cm”上行文標(biāo)準(zhǔn), 注:用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。然后單擊“確定”。選擇“文本框”附簽, 左、 右、 上、 下都設(shè)置成“0cm”, 單擊“確定”完成。文本框?qū)傩匀吭O(shè)置完成,單擊“確 定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字,將顏色設(shè)置成“紅 色”,

4、字體設(shè)置成“小標(biāo)宋簡體”,字號根據(jù)文本框的大小 設(shè)置成相應(yīng)字號, 但要盡量充滿該文本框, 這樣, 寬為 155mm 、 高為 20mm 、距上 25mm 的紅頭制作完成。4、紅線制作首先將“視圖”“工具欄”“繪圖”選中,單 擊“繪圖”工具條的直線工具,鼠標(biāo)會變成“十”字形,左手按住鍵盤上的 Shift 鍵,右手拖動鼠標(biāo)從左到右劃一條水 平線,然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵,選擇“設(shè)置自選圖形格 式”,紅線的屬性在這里進行設(shè)置。選擇“顏色和線條”附 簽,“顏色”設(shè)置為“紅色”;“虛實”設(shè)置為“實線”; “粗線”設(shè)置為“2.25磅”。 選擇“大小”附簽, “寬度” 設(shè)置為“15.5cm”。 選擇“版式”

5、附簽, 單擊“高級”按鈕, 水平對齊:“對齊方式”設(shè)置成“居中”,“度量依據(jù)”設(shè) 置成“頁面”, 垂直對齊:“絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”, “下側(cè)”設(shè)置成“7cm” 平行文標(biāo)準(zhǔn),“13.5cm” 上行文標(biāo)準(zhǔn), 注:用戶可根據(jù)實際情況進行調(diào)節(jié)。 單擊確定。 5、文號制作平行文文號:文號三號仿宋、居中顯示。上行文文號:文號三號仿宋字體、左空一個字的距 離;簽發(fā)人三號仿宋字體;簽發(fā)人姓名三號楷體、 右空一個字的距離。注:文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法:選 擇“插入”“符號”“符號”附簽,找到六角符號 后,將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入的地方,單擊“插入”按鈕即可。 6、主題詞制作選擇“表格”“插入”“

6、表格”,選中表格, 單擊鼠標(biāo)右鍵表格屬性“表格”附簽,“對齊方 式”設(shè)置為“居中”;然后單擊“邊框和底紋”按鈕,在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中,其它線取消,在表格中 填寫具體內(nèi)容:主題詞用三號黑體;主題詞詞目用三號小標(biāo) 宋;抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號仿宋。 7、保存成模板文件單擊“文件”“保存”,“保存類型”:選擇“文 檔模板(*.dot”;“文件名”:給模板命名;“保存位 置”:模板所在路徑(一般不做,默認即可。至此,模板 制作完成。以后所有屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模 板,直接進行公文正文的排版。 要對該模板進行修改,可 以調(diào)出相應(yīng)模板,方法是:選擇“文件”“打開”,找

7、 到相應(yīng)的模板路徑,若模板保存時按系統(tǒng)默認設(shè)置的,然后 單擊“打開”按鈕調(diào)出模板即可進行修改。二、公文正文排版1依據(jù)模板建立新公文:選擇“文件”“新建”“常用”附簽,選中所需模板,單擊確定,調(diào)出模 板。2 制作公文正文內(nèi)容:正文內(nèi)容根據(jù)用戶的實際需求, 可以直接錄入文字,也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進來, 但必須遵循以下國家標(biāo)準(zhǔn):標(biāo) 題二號小標(biāo)宋字體,居中顯示; 主送機關(guān) 三號仿宋字體,頂格,冒號使用全角方式;正 文三號仿宋字體;成文日期三號仿宋字體,右空四個字的距離, “”和六角符號的輸入方法一致,不能使用“字母 O”或 “數(shù)字 0”代替。文號、簽發(fā)人、主題詞按照模板定義的字體填寫完 整。最

8、后,將紅頭、紅線、文號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、 正文、成文日期、主題詞的相互位置調(diào)整好。金牌銷售員應(yīng)對不同顧客的話術(shù)金牌銷售員應(yīng)對不同顧客的話術(shù)美國著名的銷售大師剴比特說:“每個人講話的力量都是巨大的,它能把不可能變成可能, 把不利變成有利。不同的人有不同的樂于接受的方式, 所以要想使自己被別人接受, 達到推銷自己的目的, 就 必須先了解對方樂于接受什么樣的方式, 針對他們的不同, 采取不同的話術(shù), 研究并熟悉他 們,努力擴大應(yīng)對的范圍,優(yōu)化應(yīng)對方法。優(yōu)柔寡斷的顧客:這種人遇事沒有主見, 往往消極被動, 難以做出決定。 面對這種人銷售人員就要牢牢掌握主 動權(quán), 充滿自信地運用推銷話術(shù), 不斷

9、向他做出積極性地建議, 多多運用肯定性用語, 當(dāng)然 不能忘記強調(diào)你是從他的立場來考慮的。 這樣直到促使他做出決定, 或在不知不覺中替他做 出決定。 作為專業(yè)的銷售員, 你可以這樣說:“猶豫帶來的損失要遠遠超過想象之中的。 如 果你不想買什么好處也得不到, 對嗎?但如果你想買, 這些好處你都能得到。 (繼續(xù)扼要說 明產(chǎn)品的好處 -你想要什么?是想要這些好處,還是什么也不想得到?”客戶如果說:“你說的有道理,我當(dāng)然還是想要這些好處,可是 -你就可以這樣做:“那么就請你挑選一下吧!”忠厚老實的顧客:這種人你說什么, 他都點頭說好, 甚至?xí)右愿胶汀?在你沒 開口之前, 他會在心中設(shè)置拒 絕的界限。

10、雖然他仍然無法松懈自己, 但是最后還是會購買。 和這樣的顧客打交道, 最要緊 的是讓他點頭說“好”,在不知不覺中完成交易。沉默寡言的顧客:這種人出言謹慎,一問三不知,反應(yīng)冷漠,外表嚴肅。銷售員除了介紹商品之外還要親切、 誠懇,想辦法拉攏感情,了解其工作、家庭、子女以及拉拉家常了解客戶的真正需要。不要 強迫他說話,應(yīng)該順著他的性格,輕聲說話,并且提一些容易回答的問題來問他?？傊?一 定要讓他認為你所說的、所做的一切都是為了他。這類顧客老成持重, 穩(wěn)健不迫, 對銷售人員的宣傳勸說之詞雖然認真傾聽, 但反應(yīng)冷淡, 不 輕易談出自己的想法。 一般來說, 銷售人員應(yīng)該避免講得太多, 盡量使對方有講話的機

11、會和 體驗,要表現(xiàn)出誠實很穩(wěn)重,特別注意講話得態(tài)度、方式和表情,爭取良好的第一印象。 好好把握與這種人的關(guān)系,因為這種沉默寡言的顧客反而會成為忠實的顧客。令人討厭的顧客:有些人的確令人難以忍受, 他好象只會講帶有敵意的話, 似乎他生活的唯一樂趣就是挖苦他 人,貶低他人,否定他人。這種人無疑是最令人頭疼的對手。這種人雖然令人傷腦,但不應(yīng) 該忘記他也有和別人一樣的想要某種東西的愿望。 這種人往往是由于難以證明自己, 所以他 希望得到肯定的愿望尤其強烈, 對這種人還是可以對癥下藥的, 關(guān)鍵是自己在這種人面前不 能卑下,必須在肯定自己高貴尊嚴的基礎(chǔ)上給他以適當(dāng)?shù)目隙?。先入為主的顧?他在剛和你見面的時

12、候就可能說:“我只看看, 不想買。 ”這種人作風(fēng)比較干脆, 在他與他 你接促之前,他已經(jīng)想好了問些什么,回答什么。因此,在這種狀態(tài)之下,他能和你很自在地交談。事實上, 這種類型的顧客是容易成交的典型。 雖然他一開始就持否定的態(tài)度, 但是對交易而 言,這種心理抗拒是微弱的,精彩的商品說明很容易奏效。和他們打交道, 對于先前的抵抗語言, 你不必理會, 因為那并不是真心話。 只要你以熱忱態(tài) 度接近他,便很容易成交。此外, 你可以告訴他一個優(yōu)惠價格, 他一定會接受。 開始時的否定態(tài)度正表明, 只要條件允 許,他一定有購買的意思。知識淵博的顧客:知識淵博的人是最容易面對的顧客, 也是最容易讓銷售受益的顧

13、客。 面對這種顧客, 應(yīng)該抓 住機會多注意聆聽對方對話, 這樣可以吸收各種有用的知識及資料。 銷售員客氣而小心聆聽 的同時,還應(yīng)給以自然真誠的贊許。這種人往往寬宏、明智,要說服他們只要抓住要點,不 需要太多的話,也不需要用太多的心思,僅此就很容易達成交易。頑固的顧客:對于那些隨和、 好說話、 不太頑固的顧客, 銷售員應(yīng)當(dāng)用誠懇的語氣和他們談話, 只要話說 在他們心坎上,覺得適合他們的需要,他們一般是沒有多大問題的。對于那些頑固的顧客, 則要裝出一種漫不經(jīng)心的樣子, 用漠不關(guān)心地談?wù)撋馍系目跉馀c他 們進行銷售說明, 談?wù)撋馍系膭e的趣事。 顧客會被你這種方式吸引, 產(chǎn)生好奇感, 這樣你 再說買

14、你產(chǎn)品的人是有條件的, 你的不關(guān)心說明顧客不符合條件; 往往顧客為了表示自己符 合條件,就會執(zhí)著地買你的商品。強烈好奇的顧客:這種類型的顧客對購買根本不存在抗拒,不過他想了解商品的特性以及其他一切有關(guān)的情 報。只要時間許可,他愿意聽你的商品說明,態(tài)度認真有禮,只要你能引發(fā)他的購買動機, 就很容易成交。你必須主動熱情地為他解說商品, 使他樂于接受。 同時, 你還可以告訴他你們現(xiàn)在正在打折, 所有商品都以特價優(yōu)惠,這樣他們就會很高興掏錢購買了。溫和有禮的顧客:能遇到這種類型的顧客, 實在是幸運。 他拘謹而有禮貌, 他不會對你有偏見, 而且還對銷售 員充滿敬意,他會對你說:“銷售是一種了不起的工作。

15、”這種人不會撒謊, 對你說的話他會認真地聽。 但你的態(tài)度如果過于強硬, 他也不買帳。 他不 喜歡別人拍馬屁,因此還是要和他實在一點,誠心相待為上策。對待這種人, 你一定要有“你一定購買我的商品”的自信。 你應(yīng)該詳細地向他說明商品的優(yōu) 點,而且要彬彬有禮,顯示出自己的專業(yè)能力。愛討價還價的顧客:有些人對討價還價好象有特殊的癖好,即便是一碗面,一斤菜也非得要討價還價一番不可。 這種人往往對次樂此不疲, 所以對這種抱有金錢哲學(xué)的人有必要滿足一下他的自尊心, 在口 頭上可以做一點適當(dāng)小小的妥協(xié), 比如可以這樣對他說:“我可是從來沒有這么低的價錢賣 過的啊?！被蛘?“沒有辦法啊,碰上你,只好最便宜賣了。

16、”這樣使他覺得比較便宜,又 證明他砍價的本事,他是樂于接受的。自以為是的顧客:總是認為自己比你懂得多, 他會這么說“我和你們老板是好朋友”、 “你們公司的業(yè)務(wù), 我非常清楚”。當(dāng)你介紹產(chǎn)品的時候,他還經(jīng)常打斷你“這我早就知道了?！边@種人喜歡夸大自己, 表現(xiàn)欲極強, 但也明白他膚淺的知識和專業(yè)銷售員不能比, 所以有時 會自己下臺階:“是啊,你說得不錯啊?！泵鎸@種顧客, 你必須表現(xiàn)出卓越的專業(yè)知識, 讓他知道你是有備而來的。 你可以在交談中, 模仿他的語氣,或者附和他的看法,讓他覺得受到重視。之后,在他沾沾自喜的時候進行商品說明。不過不要說的太細,稍作保留,讓他產(chǎn)生困惑, 然后告訴他:“先生,

17、我想您對這件商品的優(yōu)點已經(jīng)有所了解, 你需要多少呢?”應(yīng)付這種 顧客, 你還可以這樣講:“先生, 我們的商品, 并不是隨便向什么人都推銷的, 您知道嗎?” 此時,不論你向顧客說什么,顧客都會開始對你發(fā)生興趣的。性子慢的顧客:有些人就是急不得,如果他沒有充分了解每件事,你就不能指望他做出前進的決定。對于這種人,必須來個“因材施教”對他千萬不要和他爭辯,同時盡量避免向他施加壓力。 進行商品說明, 態(tài)度要沉著, 言辭要誠懇, 而且要觀察他的捆擾處, 以一種朋友般的關(guān)懷對 待他,等到他完全心平氣和時,再以一般的方法與他商談。如:“您的問題真是切中要害, 我也有過這種想法, 不過要很好地解決這個問題,

18、我們還是 得多多交換意見。擅長交際的顧客:擅長交際的長處在于熱情及幽默。 他們能迅速、 容易的適應(yīng)一個變化的局面, 不管話題是什 么, 總有話可講, 而且?？梢粤钊烁信d趣的方式把話進出來。 其弱點是優(yōu)點的延伸, 有時表 現(xiàn)過甚, 被視為矯揉造作, 不注意細節(jié), 對任何單調(diào)事情或必須單獨做的事情都容易感到厭 煩。對待這樣的顧客要贊成其想法、意見,不要催促討論;不要爭論,協(xié)商細節(jié);書面歸納雙方 商定的事情。在向他們推銷的時候:計劃要令人激動并關(guān)心他們; 讓他們有時間講話, 坦率地提出新話題; 研究他們的目標(biāo)與需求。 用與他們目標(biāo)有關(guān)的經(jīng)歷或例證來提出你的解決辦法; 書面確定細 節(jié),清楚而且直截了當(dāng)

19、。頤指氣使的顧客:頤指氣使者有直截了當(dāng)和迅速完成任務(wù)的能力, 而且固執(zhí), 對別人冷淡和不關(guān)心。 銷售員在 和這種顧客相處時要擁護其目標(biāo)和目的; 保持關(guān)心, 井然有序; 如果你不同意, 要辯論他們 事實, 不要辯論個人好惡; 為了影響決定, 提供獲得成功的各種可選擇的行動及可能性; 做 到精確、有效、嚴格遵守時間,有條理。在向他們推銷的時候有計劃、有準(zhǔn)備、要中肯;會談時迅速點明主旨、擊中要點,保持條理 性;研究他們的目標(biāo)和目的,想達到什么,目前情況如何變化;提出解決辦法,要明確說明 與其目標(biāo)特別有關(guān)的結(jié)果與好處;成交要提供兩三種方案供其選擇; 銷售后, 證實你所提供的建議確實提供了預(yù)期的利潤。

20、在 對待他們的時候:觸動向他們提供選擇自由, 清楚說明達到他們目標(biāo)的可能性, 他們喜 歡贏得羨慕。 贊揚贊揚他們的成就; 咨詢堅持事實, 通過談?wù)撈谕慕Y(jié)果和談?wù)撍?們關(guān)心的事情, 把他們的話引出來, 要記住, 他們重視任務(wù)的程度比重視關(guān)系的程度大得多。 因此與感情相比,他們更加注意事情。侃侃而談的顧客:侃侃而談?wù)邿崆? 有與其他人建立有意義關(guān)系的能力。 他們是極好的合作者, 愿意服從。 但他們過分注重關(guān)系, 對其他人的情感和需要敏感, 以致不能從事完成任務(wù)的適當(dāng)工作。 在推 銷過程中,要維護他們的感情,表明個人興趣;準(zhǔn)確地闡明目的,當(dāng)你不同意時,談?wù)搨€人 的意見與好惡; 以不拘禮節(jié)而緩緩的方

21、式繼續(xù)進行, 顯示你在“積極”傾聽; 向他們提供保 證。在向他們推銷的時候:發(fā)展信任和友誼, 不但研究技術(shù)和業(yè)務(wù)上的需要, 而且研究他們在思 想和感情上的需要;堅持定期保持聯(lián)系。在對待他們的時候:觸動向他們說明如何有利于他們的關(guān)系和加強他們的地位;贊揚 贊揚別人對他們的看法, 以及他們與人相處融洽的能力; 咨詢用充分的時間了解他 們的感情, 可通過提問和傾聽的技巧把他們的話引出來。 例如:“我聽你的意思是這樣講的 -你是這個意思嗎?”務(wù)必為他們創(chuàng)造一個不令人感到威脅的環(huán)境。性急的顧客:一般來說, 這種類型的人說話速度快, 動作也比較敏捷。 所以, 如果這種人遇到一位慢吞吞 的銷售員,那真是“急

22、涼風(fēng)遇上慢郎中”,會把他急死的。應(yīng)對這種顧客, 首先要精神飽滿, 清楚、 準(zhǔn)確而有效地回答對方的問題, 回答如果脫泥帶水, 這種人可能就會失去耐心, 聽不完就走。 所以對這種類型的人, 說話應(yīng)注意簡潔、 抓住要點、 避免扯一些閑話。這種人還可能在盛怒之下, 拂袖而去! 所以, 銷售員一定要盡力配合他, 也就是說話的速度 要快一點, 處理事情的動作要利落一點。 因為這種人下決定很快, 所以, 銷售員只要應(yīng)和他, 生意就很快做成了。善變的顧客:這種人容易見異思遷, 容易決定也容易改變。 如果他已經(jīng)買了其他公司的產(chǎn)品, 你仍有機會 說服他換新, 不過, 即使他這次買了你公司的產(chǎn)品, 也不能指望他下次

23、還來做你的忠實顧客。 這類顧客表面上十分和藹, 但缺少購買的誠意。 如果銷售人員提出購買事宜, 對方或者左右 而言他, 或者裝聾作啞。 在這類顧客面前, 要足夠的耐心, 同時提出一些優(yōu)惠條件供對方選 擇。對于產(chǎn)品的價格,這類顧客總是認為,銷售人員一定會報高價格,所以一再要求打折。 銷售人員不要輕易答應(yīng)對方的要求,否則會進一步動搖其購買的欲望。夸耀財富的顧客:喜歡在別人面前夸富, 如“我擁有很多事業(yè)”, “我和很多政要有交往”, 同時還會在手上 戴上挺大的一個金戒指或什么的, 以示自己的身價不凡。 他不一定真的有多少錢, 但他可能 不在乎錢。他既然愛炫耀,你就成全他,恭維他,表示想跟他交朋友。如果你覺得他手頭當(dāng)真沒有錢, 那么在接近成交階段時, 你可以這么問他:“你可以先付定金, 余款改天再付! ”一來為了 照顧他的面子,二來讓他有周轉(zhuǎn)的時間。冷靜思考的顧客:他可能喜歡靠在椅背上思考, 口里銜著