無訟閱讀｜法務(wù)法務(wù)審查公司制度的基本方法及操作要點

1、無訟閱讀丨法務(wù) 法務(wù)審查公司制度的基本方法及操作要占八、公司制度的法務(wù)審查是公司法律風(fēng)險防范的重要內(nèi)容。法務(wù)人員所審查的公司制度包括相關(guān)部門已經(jīng)完成起 草需要在審查后交付發(fā)布的制度，也包括正在實踐中適用 的公司制度。法務(wù)人員在公司制度審查方面主要包括以下 三個方面的工作：合法性審查、可操作性審查和文案性審 查。下面筆者結(jié)合實務(wù)操作，就上述三個方面的審查方法進(jìn)行一下系統(tǒng)講述。一、如何對公司制度進(jìn)行合法性審查通常認(rèn)為，對公司制度的合法性審查主要指的是審查公司 制度條款中是否存在違反法律、明確規(guī)定的內(nèi)容。如果存 在上述情形，則法務(wù)人員應(yīng)當(dāng)建議制度起草部門修改或刪 除。實際上這就是制度合法性審查的一個

2、方面，總體而 言，對公司制度的合法性審查包括：實體審查與程序?qū)彶?兩個方面。具體操作方法如下：（一）先熟悉公司章程公司法第十一條規(guī)定：“設(shè)立公司必須依法制定公司章程。 公司章程對公司、股東、董事、監(jiān)事、高級管理人員具有 約束力?！敝贫缺旧硎枪靖鞑块T及工作人員的工作流程及 職責(zé)的規(guī)范。而公司所有內(nèi)部制度均應(yīng)當(dāng)建立在公司章程 總體授權(quán)的基礎(chǔ)之上。公司章程對公司、股東、董事、監(jiān) 事、高級管理人員的職權(quán)劃分在公司內(nèi)部具有最高的法律 效力。違反公司章程的管理制度不僅存在無效的法律風(fēng) 險，同時也會擾亂整個公司治理的正常秩序，不利于公司 的良性管理?；谝陨显颍▌?wù)人員在制度審核工作啟動前，應(yīng)當(dāng)先 熟悉

3、所任職公司的公司章程。部分公司的法務(wù)人員由于所 處管理地位的問題，無法從公司獲得章程文本。從法務(wù)崗 位價值提升角度而言，法務(wù)人員掌握公司章程的內(nèi)容是必 要的。法務(wù)人員應(yīng)當(dāng)與管理層深入溝通，從公司風(fēng)險防控 的多個角度明確法務(wù)人員了解公司章程的重要性。實際 上，法務(wù)人員了解公司章程也是其參與公司治理的第一 步。（二）對公司制度文本實體審查法務(wù)人員對制度文本的實體審查包括：合法性審查、法律 風(fēng)險審查及職權(quán)范圍審查。合法性審查指的是公司管理制 度文本中是否存在違反法律強(qiáng)制性規(guī)定的情況。此方面的 操作主要依賴于法務(wù)人員對相關(guān)法律知識的掌握程度及法 律檢索能力。此處不再贅述。本節(jié)重點講述一下法律風(fēng)險 審查

4、及職權(quán)范圍審查。制度內(nèi)容所涉及的法律風(fēng)險主要指的是因制度內(nèi)容設(shè)計不 合理可能導(dǎo)致的公司內(nèi)控風(fēng)險。法務(wù)人員在此方面審查主要從制度所體現(xiàn)的工作流程及部門職責(zé)范圍中尋找風(fēng)險問題。例如有的公司營銷部門同時也是公司合同印章的管理 部門。此種情況容易出現(xiàn)營銷部門與客戶串通損害公司利 益或其他印章使用中的法律風(fēng)險?；谏鲜鲈颍▌?wù)人員在制度審查工作中應(yīng)當(dāng)堅持：1、職責(zé)劃分不違反章程規(guī)定； 2、制度適用范圍明確； 3、各 流程節(jié)點責(zé)任人明確； 4 、各流程的部門審查權(quán)限明確； 5、流程具有可追溯性； 6、是否存在可被監(jiān)督的程序； 7、 監(jiān)督部門不從事被監(jiān)督的業(yè)務(wù)。（三）對公司文本的程序?qū)彶楣局贫任募薪?jīng)常

5、存在這樣的表述：“本制度自發(fā)布之日 起生效”。此種表述看似合理，其實并非所有的制度文件一 旦發(fā)布便具有法律效力。勞動合同法第四條第二款規(guī)定：“用人單位在制定、修改或 者決定有關(guān)勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi) 生、保險福利、職工培訓(xùn)、勞動紀(jì)律以及勞動定額管理等 直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時，應(yīng) 當(dāng)經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見， 與工會或者職工代表平等協(xié)商確定?！痹摋l第四款還規(guī)定： “用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重 大事項決定公示，或者告知勞動者。”此外，根據(jù)公司法第四十六條及第四十九條的規(guī)定，擬訂 公司的基本管理制度屬于公司總經(jīng)理

6、的職權(quán)，制定公司的 基本管理制度屬于董事會的職權(quán)。當(dāng)然實際操作中系由總 經(jīng)理安排相關(guān)部門完成制度起草并由總經(jīng)理審批確認(rèn)。不 僅如此，此種情況下，該基本管理制度還應(yīng)當(dāng)由總經(jīng)理報 經(jīng)董事會審議通過。此類基本管理制度的范圍，法律雖然 沒有明確規(guī)定，但公司章程中有可能涉及此方面的內(nèi)容。 因此審核人應(yīng)當(dāng)回顧公司章程是否存在相關(guān)規(guī)定。對于不涉及上述內(nèi)容的公司制度，即便經(jīng)歷了上述程序， 公司仍然需要向工作人員告知其制度內(nèi)容。且該告知程序 應(yīng)當(dāng)留存相關(guān)證據(jù)。否則，在發(fā)生制度違規(guī)情況后，當(dāng)事 人主張并不知悉相關(guān)制度內(nèi)容，公司將在追責(zé)程序中異常 被動。二、如何對制度文件進(jìn)行可操作性審查公司的管理制度應(yīng)當(dāng)與公司的整

7、體管理水平相適應(yīng)。而一 個公司的整體管理水平取決于公司運(yùn)營成本、資產(chǎn)、信 息、人才等各方面的掌握情況及管理能力。不少人認(rèn)為法務(wù)人員應(yīng)當(dāng)只負(fù)責(zé)對制度文本的審查，制度 的可操作性不屬于法務(wù)人員的審查范圍（法務(wù)部門自己出 臺的制度文件除外）。此觀點過于強(qiáng)調(diào)了法務(wù)崗位的法律屬 性，而忽略了其公司管理人員的屬性。法務(wù)崗位不僅是一 個提供法律咨詢服務(wù)的崗位，其同時還是一個管理崗位。在法務(wù)業(yè)務(wù)中如果只重視法律領(lǐng)域的一畝三分地，會導(dǎo)致 法務(wù)人員的法律知識無法與公司實體發(fā)生油水分離。法務(wù) 崗位的復(fù)合性一旦不符存在，對于很多公司而言，其反而 不如外聘律師顧問更能降低自己的人工成本。從法務(wù)崗位 地位的提升角度而言，

8、越懂管理，越能讓法務(wù)人找到法務(wù) 能力發(fā)揮的更多價值點。對制度可操作審查的關(guān)鍵不是從制度文本中找尋制度難以 操作的漏洞，而是需要法務(wù)人員直接與制度所涉及的業(yè)務(wù) 部門進(jìn)行溝通。溝通時，法務(wù)人員要首先弄清現(xiàn)實操作中 的真實業(yè)務(wù)流程的運(yùn)行情況。如果法務(wù)人員所審核的制度 文本為尚未發(fā)布的制度，則需要溝通如果按照制度文本的 規(guī)定運(yùn)行會遇到哪些影響流程的情況，有何修改建議。如 果法務(wù)人員所審核的制度文本屬于已經(jīng)發(fā)布的有效制度， 則需要對比制度文本的規(guī)定與制度運(yùn)行之間的差異，并征 求修正意見。這里需要特別提示的，在從事該項溝通工作中，法務(wù)人員 應(yīng)當(dāng)向制度所涉及的部門抽樣出制度所涉及的業(yè)務(wù)實際運(yùn) 行中形成的相關(guān)文件的復(fù)印件。獲得該文件的復(fù)印件后， 法務(wù)人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合溝通意見審查部門溝通意見的真實性、 完整性，同時找出流程運(yùn)作中的相關(guān)問題。三、如何對制度文件進(jìn)行文案審查制度文件的文案審查主要指的是在確認(rèn)制度基本內(nèi)容不變 的情況下，由法務(wù)人員對制度文本結(jié)構(gòu)完整及合理性、文 本表述的規(guī)范性、措辭的嚴(yán)謹(jǐn)性等方面進(jìn)行審查。法務(wù)人員實施文案審查時應(yīng)充分發(fā)揮法律人的邏輯性與嚴(yán) 謹(jǐn)性，對制度文本中存在的各類瑕疵點給出適當(dāng)意見或建 議。要系統(tǒng)做好此方面的工作，筆者建議法務(wù)部門與公司 相應(yīng)高層溝通，出臺一部關(guān)于制度起草及審核方面的管理 制度。此制度相當(dāng)于公司內(nèi)部的立法法，具有指導(dǎo)和規(guī)范 公司相關(guān)部門制度起草行為的