ERP需求調(diào)研必做三件事(精)

1、ERP 需求調(diào)研必做三件事如今,越來越多的企業(yè)開始認(rèn)識到，需求調(diào)研是企業(yè)在 ERP 系統(tǒng)選型以及實(shí)施 ERP系統(tǒng)時(shí)所必須經(jīng)過的一個(gè)過程。作為系統(tǒng)實(shí)施開題性的工作，也可以說需求調(diào) 研是 ERP系統(tǒng)規(guī)劃、實(shí)施過程中最基礎(chǔ)、最重要的工作，調(diào)研的好壞將直接影響到 ERP 系統(tǒng)實(shí)施乃至應(yīng)用的效果。從 ERP 系統(tǒng)需求調(diào)研的工作內(nèi)容來看，一般可以分解為以下三件事。第一件事，就是業(yè)務(wù)流程整理工作。首先是跨部門的業(yè)務(wù)流程。所謂跨部門的業(yè)務(wù)流程是指需要多個(gè)部門協(xié)調(diào)工作 的流程，比如一張采購訂單的處理流程包括：其他部門提出采購需求，采購部門通過尋 找供應(yīng)商、詢價(jià)后下達(dá)采購訂單，供應(yīng)商交貨，質(zhì)量部門驗(yàn)收，倉庫收貨入

2、倉。整理跨 部門業(yè)務(wù)流程的宗旨是要讓業(yè)務(wù)流程有一個(gè)全局的觀念，從全局入手容易辨別整個(gè) 流程中的關(guān)鍵問題所在。其次是部門內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程。這里是指部門內(nèi)部業(yè)務(wù)的處理流程，有時(shí)也可能會牽涉到少量的跨部門流程。 比如：采購訂單金額為 3000 元以下時(shí)，采購科長即可審 核;當(dāng)采購金額在 1 萬元以下時(shí)，需要采購經(jīng)理審核；而采購金額達(dá)到 1 萬元以上時(shí)，需 要提交總經(jīng)理批核等。各業(yè)務(wù)部門內(nèi)部流程的處理是對總流程的補(bǔ)充和完善，通過將流程細(xì)化能從中發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有流程的問題。一般企業(yè)ERP 系統(tǒng)所涉及的業(yè)務(wù)流程中出現(xiàn)問題往往不是出現(xiàn)在宏觀的流程結(jié)構(gòu)上，而是體現(xiàn)在對細(xì)節(jié)的處理上。任何一 個(gè)流程都不要忽略。比如，由于企

3、業(yè)自身的問題造成設(shè)備需要修理，這時(shí)在返修的業(yè) 務(wù)流程中可能會出現(xiàn)對相關(guān)費(fèi)用支出的處理，這樣的流程也都要考慮。再次是調(diào)研討論之后對業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化建議。在內(nèi)部顧問整理出企業(yè)的整個(gè)業(yè) 務(wù)流程并將之細(xì)化和歸類后，就可以對企業(yè)目前的業(yè)務(wù)流程中的主要問題進(jìn)行分析 與討論，并提出相應(yīng)的合理建議。最后,整理業(yè)務(wù)流程階段的基本原則包括：全面無遺漏,要細(xì)致、具體，還要特別 注意特殊與異常流程的調(diào)研與整理第二件事,就是原始數(shù)據(jù)單據(jù)整理工作一般認(rèn)為，整理單據(jù)和業(yè)務(wù)流程的工作可以同時(shí)做，也可以分步來做。但實(shí)際中, 考慮到數(shù)據(jù)單據(jù)可以依照完整的企業(yè)業(yè)務(wù)流程來整理，可以將原始數(shù)據(jù)、單據(jù)整理 工作放在業(yè)務(wù)流程整理工作之后進(jìn)行

4、。整理企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)單據(jù)的工作包括：原始數(shù)據(jù)與單據(jù)收集、歸類、重要性分 析。整理出的數(shù)據(jù)與單據(jù)可以采用列表分析的形式來歸納其重要性。比如，形成 單據(jù)名稱、操作人員、業(yè)務(wù)內(nèi)容、處理時(shí)間、關(guān)鍵數(shù)據(jù)、頻率 ”這樣的表格。在此過 程中需要注意以下問題：首先是單據(jù)所涉及的部門和人員。數(shù)據(jù)與單據(jù)是結(jié)合業(yè)務(wù)流程的，如同對流程 的處理。要注意單據(jù)中所涉及到的人員是否在實(shí)施 ERP 之后還需要涉及到，流程是 否需要精簡以提高效率等問題。其次是單據(jù)所涉及的工作內(nèi)容。在手工管理的時(shí)候很多單據(jù)的作用是輔助性的 或者說是可以合并的。通過對這些單據(jù)的整理可以降低單據(jù)的編寫工作，從根本上降低勞動強(qiáng)度。當(dāng)然，有些報(bào)表也可以改為

5、查詢，用戶直接在 ERP 系統(tǒng)中查詢就好了 不需要打印出來再給相關(guān)人員簽核。再次是數(shù)據(jù)與單據(jù)使用的頻率。數(shù)據(jù)單據(jù)的使用頻率往往和單據(jù)的重要性相關(guān) 聯(lián),常見的是日報(bào)、周報(bào)、月報(bào)、年報(bào)。其余臨時(shí)性的單據(jù)則可以在清理整頓之 列。通過對使用頻率的統(tǒng)計(jì)，可以很容易地發(fā)現(xiàn)多余的報(bào)表。最后是數(shù)據(jù)與單據(jù)所涉及的內(nèi)容。單據(jù)都會涉及到數(shù)據(jù)，哪些數(shù)據(jù)是必須填寫 的項(xiàng)目，哪些是可以選擇的項(xiàng)目，哪些是關(guān)鍵數(shù)據(jù)，都需要在報(bào)表中一一列出。對單據(jù) 內(nèi)容的分析和整理是為了優(yōu)化報(bào)表結(jié)構(gòu)，大部分的報(bào)表可以集中到少數(shù)的報(bào)表中來，省卻重復(fù)查詢的麻煩。第三件事，就是業(yè)務(wù)流程優(yōu)化工作可以說，整個(gè)需求調(diào)研工作的目標(biāo)之一就是業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。在優(yōu)化業(yè)務(wù)流程之 前，首先，負(fù)責(zé)人需要明白流程優(yōu)化的目標(biāo)，盡可能量化。比如，采購計(jì)劃的下達(dá)時(shí)間縮 短2 個(gè)小時(shí)，倉庫暫收到貨物入庫的時(shí)間縮短