工程機械為規(guī)范配件管理工作提高工作效率

1、關(guān)于加強配件管理的辦法第一條 為規(guī)范配件管理工作，提高工作效率，制定本辦法。第二條 本辦法適用于成都鑫啟工程機械有限公司。第三條 本辦法包含配件庫存管理、三包件管理、銷售管理三項內(nèi)容。第四條 配件庫存管理辦法包含配件入庫出庫、庫存盤點、配件丟失、庫存對賬四項內(nèi)容，具體細則制定如下：（一）配件庫存管理關(guān)于配件入庫出庫具體細則制定如下：1、配件部庫管對總部配件庫存及收發(fā)負總責(zé)，各辦事處內(nèi)勤對辦事處庫存及收發(fā)負總責(zé)，配件驗收采取數(shù)量和質(zhì)量的驗收的方法。2、發(fā)往各辦事處的配件附帶調(diào)拔單一式兩份，各辦事處內(nèi)勤在收貨后簽字確認，并在第一時間將簽字確認的調(diào)撥單以傳真件或郵件的方式發(fā)送給配件部庫管，并于當(dāng)周五

2、將調(diào)撥單原件返回配件部庫管，另一份調(diào)撥單，各辦事處內(nèi)勤留存。3、各辦事處內(nèi)勤未能按時返回調(diào)撥單者，公司將對其進行罰款處理，每推遲一天，罰款10元。4、銷售配件一旦出庫，在沒有質(zhì)量問題的情況下配件部不接收退貨。5、其他特殊情況，不得不退貨者，必須出具情況說明，并由服務(wù)部部長審核、分管副總經(jīng)理審批后，按要求退貨。6、退貨時間為：（1）服務(wù)人員領(lǐng)料且服務(wù)地點在當(dāng)?shù)爻菂^(qū)的不超過次日；（2）當(dāng)?shù)爻菂^(qū)以外的不超過第三日。7、退貨配件質(zhì)量要求：外包裝完好無損且無任何安裝痕跡。（二）配件庫存管理關(guān)于庫存盤點具體細則制定如下：1、庫存盤點實施每月盤點，配件部對各辦事處實施每月抽盤。各辦事處內(nèi)勤必須每月將盤點報表

3、報送配件部及財務(wù)部。2、總部庫存實施每月抽盤，每季度全面盤點。庫管每季度向財務(wù)部報送盤點報表。3、盤點內(nèi)容包含辦事處配件。4、盤點報表必須由當(dāng)事人簽字確認后方為有效，盤點報表報送時間為每月28日。（當(dāng)日發(fā)送掃描件或傳真件、原件隨月底配件銷售單一起寄回）5、未能按時報送盤點報表者，公司將對其進行罰款處罰，每推遲一天，罰款10元。（三）配件庫存管理關(guān)于配件丟失具體細則制定如下：1、配件丟失，責(zé)任人負80%全責(zé)，辦事處經(jīng)理負20%的責(zé)任，涉及賠償則必須照價（配件銷售價格）賠償。2、配件因辦事處內(nèi)勤離職未做交接而造成丟失，辦事處經(jīng)理則負全責(zé)。3、總部配件丟失，庫管負 100%責(zé)任，涉及賠償則必須照價（

4、配件銷售價格）賠償。4、配件的驗收：配件入庫驗收由庫房管理員與服務(wù)人員協(xié)助完成。配件驗收時，要求配件上必須注明“產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品件號”，外觀性能及裝配尺寸必須能夠服務(wù)部使用。對于驗收認為不合格的產(chǎn)品，由配件部長與貨源單位進行聯(lián)系，進行換貨或退貨處理，直到合格產(chǎn)品入庫。5、配件的入庫：由庫房管理人員完成。經(jīng)驗收后，庫房管理人員將所到配件進行建卡登記，卡片內(nèi)容須包括：品名、規(guī)格（件號）、貨位、適用車型等內(nèi)容，必要時填寫入庫時間，入庫單進財務(wù)入帳。6、配件的出庫：配件管內(nèi)勤必須根據(jù)服務(wù)部開具的服務(wù)內(nèi)容（特殊情況必須有服務(wù)部部長簽字認可），開具配件領(lǐng)用單，經(jīng)經(jīng)辦人簽字后，由配件部長確認是自費配件還是贈送

5、配件（自費件需配件部長簽字），領(lǐng)用人根據(jù)配件領(lǐng)用單到倉庫領(lǐng)取，發(fā)料時，盡量先發(fā)先期入庫的材料，確保庫存配件在質(zhì)保期內(nèi)，庫房管理員憑領(lǐng)用單辦理出庫手續(xù)。服務(wù)人員領(lǐng)出的材料現(xiàn)場不能使用的，回程當(dāng)天或次日早上退到倉庫，并由配件部長簽字庫房管理員驗收后辦理退貨單入帳，配件管內(nèi)勤憑此單重新入庫。（四）配件庫存管理關(guān)于庫存對賬具體細則制定如下：1、配件部內(nèi)勤與各辦事處內(nèi)勤每月對一次庫存。2、總部庫管每月與配件部內(nèi)勤核對一次庫存。3、財務(wù)部不定點、不定期對辦事處、總部庫存進行抽查。（五）關(guān)于現(xiàn)場緊急臨時需要購買的應(yīng)急件具體細則制定如下：1、服務(wù)人員在服務(wù)過程中，臨時需要材料，在 200元以下的，可以經(jīng)配件部

6、長同意后自行購買并報帳。2、臨時購買的材料的報銷，須經(jīng)配件部長和配件管理員進行入庫和出庫手續(xù)并簽字后才能按報賬流程報賬。配件部長將此作為下次材料計劃的依據(jù).盡量讓服務(wù)人員減少臨時購買材料，專心服務(wù)。3、大型或貴重材料一般采取發(fā)貨運的辦法進行處理，特殊情況下，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后可以購買和報銷。第五條 三包件及租賃、贈送、振啟領(lǐng)用管理辦法具體細則制定如下：（一）三包件管理1.三包單由公司總部統(tǒng)一開具，具體經(jīng)辦人為服務(wù)部分管三包件內(nèi)勤。2.三包單金額1000元以下由服務(wù)部管理科科長簽字，金額1000元以上的必須由服務(wù)部長簽字后配件部方能出庫。3.凡開具三包單的配件必須為可申請工廠賠付的配件，三包庫必須

7、每月清零，如不能清零，則必須出具情況說明，并在每月28日報三包庫數(shù)據(jù)于服務(wù)部部長，由服務(wù)部部長簽字確認后，交財務(wù)部存檔，具體事項由負責(zé)三包件的服務(wù)內(nèi)勤負責(zé)。報送三包庫存數(shù)據(jù)，每推遲一天，罰款10元。4.過三包期限及申請公司賠付的配件不得開具三包單。5.凡過三包期限，致使我公司不能向工廠索賠，當(dāng)事人負全責(zé)。如因服務(wù)人員個人原因未能將舊件按時返回，則追究服務(wù)人員的責(zé)任；如因服務(wù)內(nèi)勤個人原因未能及時向工廠報送索賠數(shù)據(jù)，則追究服務(wù)內(nèi)勤的責(zé)任。所造成的經(jīng)濟損失，由當(dāng)事人全額承擔(dān)。6.凡申請公司賠付或贈送的配件，經(jīng)辦人都必須出具情況說明及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，并由分管副總經(jīng)理審批同意后方可拿到財務(wù)部銷賬。（二）租

8、賃車領(lǐng)用配件管理1.租賃車領(lǐng)用配件由經(jīng)辦人提交內(nèi)部領(lǐng)用申請，經(jīng)分管副總經(jīng)理審批由配件部開單后庫管方可出庫（注：客戶必須在銷售上簽字）2.租賃領(lǐng)用申請必須注明整機出廠編號、領(lǐng)用事由，并由當(dāng)事簽字后方可生效。（三）銷售贈送配件管理1. 凡涉及銷售贈送，銷售合同上必須注明：含配件價值人民幣×××元字樣及詳細清單。財務(wù)根據(jù)銷售合同做預(yù)收配件款處理。2. 凡涉及銷售贈送，客戶必須在第四聯(lián)上簽字，財務(wù)才予銷賬。3、銷售合同額外贈送，經(jīng)辦人必須出具情況說明，并由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、分管總經(jīng)理審批簽字確認后，交予財務(wù)部配件會計，財務(wù)才予銷賬。4、凡涉及銷售贈送、銷售合同額外贈送的銷售單

9、上必須有被贈送機器的出廠整機編號，財務(wù)才予銷賬，否則按正常銷售收取配件款項。（四）振啟公司配件管理1.外購配件入庫振啟，銷售配件直接從振啟出庫（注：一進一出原則，倉庫庫存數(shù)為零）。2.每月核算配件利潤，從中提20%配件利潤到成都鑫啟工程機械有限公司作為配件管理收入。第六條 配件銷售管理辦法包含配件款回收、報表發(fā)送、原始單據(jù)返回三項內(nèi)容，具體細則制定如下：（一）配件銷售管理關(guān)于配件款回收具體細則制定如下：1、配件銷售原則上不接受賒銷，遇有賒銷情況，須報分管副總經(jīng)理簽字同意后方可賒銷，賒銷經(jīng)辦人對配件應(yīng)收款負總責(zé)。2、配件銷售所得款必須及時交回總部財務(wù)部出納處。3、各辦事處內(nèi)勤對所在辦事處配件款負

10、總責(zé)，配件款周五統(tǒng)一打回公司賬上。當(dāng)日所收配件款大于2000 元，則須當(dāng)日打回公司賬上。4、未能按時足額返回配件款，公司將對其進行罰款處罰，每推遲一天，罰款100元。5、公司本部職員所收配件款必須在回到公司的當(dāng)日交財務(wù)部出納。6、特殊情況，未能按時打款或交款，必須提前告知總部出納及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（二）配件銷售管理關(guān)于報表發(fā)送具體細則制定如下：1、各辦事處內(nèi)勤必須每日17：00后并在當(dāng)天發(fā)送配件日報表給公司配件部開單內(nèi)勤、財務(wù)部配件會計，每周五發(fā)送配件周報表給配件科部長、財務(wù)部部長，每月發(fā)送配件月報表給配件部部長、分管副總和總經(jīng)理。2、各辦事處內(nèi)勤未能按時發(fā)送日報表、周報表、月報表，公司將對其進行罰

11、款處罰，每推遲一天，罰款50元。（當(dāng)日24:00以前都記做當(dāng)日）（三）配件銷售管理關(guān)于原始單據(jù)返回具體細則制定如下：1、各辦事處內(nèi)勤必須每周將配件銷售單第三聯(lián)（藍聯(lián)）、第四聯(lián)（黃聯(lián)）返回配件部，收件人為配件開單內(nèi)勤（月底返回時間為次月1日，以便及時下賬核算）。配件內(nèi)勤在收到銷售清單后須一一與日報表核對，整理后將第四聯(lián)交給財務(wù)部會計人員做賬。第七條 服務(wù)人員差旅費報銷，須經(jīng)配件內(nèi)勤簽字。簽字內(nèi)容為：無配件欠款或配件欠款××元。第八條 公司所有人員離職后都必須到各辦事處內(nèi)勤處與配件部辦理簽字手續(xù)后方可離職，否則由各部門領(lǐng)導(dǎo)人承擔(dān)經(jīng)濟損失。第九條 本辦法最終解釋權(quán)歸配件科所有，并

12、由配件科組織實施本辦法自發(fā)布之日2013年4月23日起執(zhí)行。配件部發(fā)貨流程注意事項：1、配件部對各辦事處發(fā)貨必須是各辦事處內(nèi)勤下的訂單，如內(nèi)勤對件號、名稱不懂的由各服務(wù)主管或服務(wù)人員配合（內(nèi)勤以外人員無權(quán)下訂單）。2、各辦事處收貨人和收貨地點必須由各辦事處內(nèi)勤確定（訂單上有備注的發(fā)備注地和人收，無備注的一律發(fā)辦事處駐地內(nèi)勤收）。3、違反以上兩項規(guī)定的由出單發(fā)貨責(zé)任人對當(dāng)次所發(fā)生的一切責(zé)任與費用負全責(zé)。配件入分公司庫分公司配件申請清單由服務(wù)主管確認后內(nèi)勤發(fā)至總部配件內(nèi)勤處（清單注明件號，名稱以及數(shù)量） 部長審核，分管副總理審批后配件內(nèi)勤及庫管備件發(fā)貨分公司內(nèi)勤在收到配件驗收后向配件部發(fā)回收貨回單

13、9配件銷售流程圖 根據(jù)公司配件銷售規(guī)定現(xiàn)做出以下的銷售流程規(guī)定：配件銷售后，服務(wù)人員回來時就必須把配件款全額的交給財務(wù)部（當(dāng)天必須交）1.服務(wù)人員帶配件銷售流程：服務(wù)人員帶配件出去必須在配件管理員處開單確認簽字配件出庫后服務(wù)人員必須對配件的完好負責(zé)配件管理員再確認配件完好后再重新入庫配件沒有銷售出去就必須完好的帶回交給配件管理人員辦理退庫手續(xù)（出情況說明相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字） 2.銷售人員帶配件銷售流程：銷售人員帶配件出去必須在配件管理員處開單確認配件出庫后銷售人員必須對配件的完好負責(zé)配件管理員再全額交到財務(wù)部（當(dāng)天必須交）配件銷售后，銷售人員回來時就必須把配件款全額的交給出納（當(dāng)天必須交）說明：（1

14、）如遇在配件銷售過程中，有特殊情況應(yīng)向相關(guān)人員匯報，不能擅自做決定，否則后果自己承擔(dān)。（2）沒有全額上交已收配件款的從當(dāng)月的工資里扣除，并按公司相關(guān)規(guī)定進行處罰，公司保留對其挪用公款起訴的權(quán)利。 （3）分公司配件管理員為綜合內(nèi)勤，分公司的配件款由內(nèi)勤必須每周五把本周的配件款全額在銀行打入總公司帳戶，同時將配件單原件與日報一同快遞的形式寄回公司。3.辦事處配件訂單流程：（月補庫）分公司內(nèi)勤在收到配件驗收后向配件部發(fā)回收貨回單部長審核，分管副總理審批后配件內(nèi)勤及庫管備件發(fā)貨配件入分公司庫分公司配件申請清單由服務(wù)主管確認后內(nèi)勤發(fā)至總部配件內(nèi)勤處（清單注明件號，名稱以及數(shù)量）4.辦事處配件訂單流程：（緊急訂單）服務(wù)人員協(xié)助確認配件實物與件號由內(nèi)勤發(fā)緊急訂單至配件部內(nèi)勤處部長審核，分管副總理審批后配件內(nèi)勤及庫管備件發(fā)貨分公司內(nèi)勤在收到配件驗收后向配件部發(fā)回收貨回單配件入分公司庫后通知服務(wù)人員領(lǐng)件說明：（1）緊急訂單不接受退貨，請非三包的緊急訂單一律收取50%以上的訂金。 （2）在成都總庫無貨的情況時請確認到貨時間