檔案館數(shù)字信息資源建設(shè)應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

1、檔案館數(shù)字信息資源建設(shè)應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題作者:丁轉(zhuǎn)貼自:本站原創(chuàng)點(diǎn)擊數(shù):235 文章錄入:admin 為適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)、通訊和多媒體技術(shù)迅猛發(fā)展的新世紀(jì)信息化建設(shè)需要,目前各地檔案館都在積極引用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)發(fā)檔案信息資源,進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化已成為檔案工作必然的發(fā)展方向。而檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心,它的開(kāi)發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵,也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。一、檔案數(shù)字信息資源建設(shè)的主要內(nèi)容及信息獲取方式:檔案數(shù)字信息資源建設(shè)主要指館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收,它的主要形式有館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文

2、及專門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。其信息資源的獲取渠道與方式主要有:1、現(xiàn)有館藏各種傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的數(shù)字化。主要是通過(guò)多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段,將館藏紙質(zhì)、聲像、縮微膠片等各種傳統(tǒng)介質(zhì)檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)著錄、掃描儀掃描或數(shù)碼相機(jī)拍攝等方式進(jìn)行數(shù)字化處理,并將數(shù)字信息整合到相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案資源在網(wǎng)上的發(fā)布和傳遞。2、收集和接收應(yīng)歸檔的各種形式的電子文件及其元數(shù)據(jù)。主要有兩種移交接收形式,一種是網(wǎng)絡(luò)在線移交接收,即將需移交的電子文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)綑n案館,或加工后傳輸?shù)綑n案部門(mén)規(guī)定的地址中,并存儲(chǔ)在檔案館;另一種是介質(zhì)移交接收,即將電子文件存儲(chǔ)在一定的介質(zhì)上,再移交給

3、檔案館。3、采集有檔案性質(zhì)的行業(yè)、專題信息資源庫(kù)。除了上述檔案文件之外,各種具有檔案性質(zhì)的政府和行業(yè)信息及專題資源庫(kù)也是檔案館數(shù)字資源建設(shè)的重要采集內(nèi)容,它可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在線采集網(wǎng)上現(xiàn)有的各種信息資源庫(kù),也可以根據(jù)社會(huì)需求,采購(gòu)一些全文光盤(pán)數(shù)據(jù)庫(kù)補(bǔ)充檔案館數(shù)字資源建設(shè)的不足。4、下載互聯(lián)網(wǎng)上其他具有檔案價(jià)值的信息?；ヂ?lián)網(wǎng)上其他零散、無(wú)序的具有檔案價(jià)值的信息也是檔案館數(shù)字信息資源建設(shè)采集的對(duì)象。例如,各網(wǎng)站的歷史照片、新聞報(bào)道、網(wǎng)頁(yè)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、歷史事件的聲像資料等,將有檔案價(jià)值的網(wǎng)絡(luò)信息下載到本地,經(jīng)過(guò)整理、組織、加工可成為本地的現(xiàn)實(shí)資源。二、檔案數(shù)字信息資源建設(shè)應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題1、檔案數(shù)字信息資

4、源建設(shè)應(yīng)切合實(shí)際,科學(xué)規(guī)劃近年來(lái)隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展進(jìn)步,檔案部門(mén)也正逐步改變過(guò)去那種封閉、落后的狀態(tài),然而,地區(qū)差別、行業(yè)差別乃至上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視程度的差異,使得不同檔案館在資源、條件與基礎(chǔ)等方面仍然存在著較大差異。而檔案數(shù)字信息資源建設(shè)又是一項(xiàng)需要運(yùn)用各種先進(jìn)技術(shù)、投資多、開(kāi)發(fā)周期長(zhǎng)的系統(tǒng)工程。如果脫離實(shí)際盲目跟風(fēng)、追多求全,不僅容易造成極大的浪費(fèi),還有可能產(chǎn)生事倍功半的效果。因此,在規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字信息資源的建設(shè)時(shí)應(yīng)首先進(jìn)行全面的調(diào)研,如:檔案館和文件生成部門(mén)的現(xiàn)代化管理水平、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)普及程度、辦公自動(dòng)化狀況、資金與設(shè)備條件,歸檔人員及檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)與技術(shù)水準(zhǔn),新進(jìn)檔案及館藏檔案概況、特

5、點(diǎn)等等。在廣泛調(diào)查、系統(tǒng)分析、深入研究的基礎(chǔ)上,結(jié)合自身實(shí)際、社會(huì)需求、本地區(qū)或本單位的需要,按“統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施、突出重點(diǎn)、資源共享”的原則進(jìn)行檔案信息資源建設(shè)的規(guī)劃和部署,并注意將分步實(shí)施和遠(yuǎn)期規(guī)劃有機(jī)地結(jié)合起來(lái)。有條件的,可將重點(diǎn)放在中、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃上,以盡量減少重復(fù)投資所造成的浪費(fèi);而條件差點(diǎn)的檔案館,可按輕重緩急采取分步進(jìn)行、逐步完善的辦法,并按規(guī)劃有計(jì)劃有步驟的實(shí)施和檢查各階段的建設(shè)目標(biāo),爭(zhēng)取以最小投入獲得最大收益。2、館藏檔案數(shù)字化要注重實(shí)效,要在鑒定的基礎(chǔ)上優(yōu)化選擇館藏檔案數(shù)字化是檔案數(shù)字信息資源建設(shè)的一個(gè)重要組成部分,也是影響檔案資源信息化和檔案信息開(kāi)發(fā)、利用的重要因素。僅就信

6、息資源建設(shè)來(lái)講,將館藏檔案全部進(jìn)行數(shù)字化,對(duì)館藏信息資源的豐富性和完整性無(wú)疑是有益的,但對(duì)目前大多數(shù)在資金、人力、技術(shù)、設(shè)備等資源都還相對(duì)薄弱、匱乏的檔案部門(mén)來(lái)說(shuō),這將會(huì)大大增加檔案館的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。因此,館藏檔案數(shù)字化要注重實(shí)效,要在鑒定的基礎(chǔ)上優(yōu)化選擇。一是分析館藏,根據(jù)本館實(shí)際館藏情況確定數(shù)字化目標(biāo),鑒定出需要優(yōu)先數(shù)字化的檔案。如:以提高利用效率為目的,應(yīng)以利用者需求為中心,總結(jié)、分析和研究信息時(shí)代個(gè)人、本單位及社會(huì)各界不同利用者利用檔案的心理和需求,預(yù)測(cè)利用重點(diǎn),從而選擇出利用頻率較高、用戶需求量較大的檔案優(yōu)先數(shù)字化。這樣不僅能提高利用效率,同時(shí)也可減少或避免對(duì)檔案原件利用頻繁所造成的磨損

7、和破壞。如果以保護(hù)檔案原件為主要目的,應(yīng)首先保證那些存儲(chǔ)載體易損或不穩(wěn)定的檔案原件以及稀有、珍貴的歷史檔案原件優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化,使其成為數(shù)字化的多媒體文件,以實(shí)現(xiàn)在計(jì)算機(jī)上檢索、瀏覽和利用檔案。這樣就可以避免或大大減少對(duì)檔案原件的使用,從而達(dá)到減少磨損、保護(hù)檔案原件以及搶救檔案信息內(nèi)容、避免信息進(jìn)一步丟失的目的。二是分析數(shù)字化技術(shù)的難易程度,遵循先易后難的原則。由于館藏?cái)?shù)字化技術(shù)對(duì)不同物理形式的檔案原件,其信息轉(zhuǎn)換技術(shù)的要求和支持程度有所不同。因此,有些檔案可能會(huì)因目前技術(shù)條件的制約難以進(jìn)行數(shù)字化,或雖可進(jìn)行數(shù)字化但無(wú)法達(dá)到滿意的數(shù)字化效果。因此,數(shù)字化時(shí)應(yīng)分析其數(shù)字化技術(shù)的難易程度,對(duì)那些目前

8、技術(shù)上較難處理或處理效果達(dá)不到要求,或雖能達(dá)到要求,但相應(yīng)付出的成本太高的檔案,可暫緩進(jìn)行數(shù)字化,因?yàn)閿?shù)字技術(shù)的發(fā)展很快,待技術(shù)的發(fā)展能較容易的解決問(wèn)題時(shí),那時(shí)再做數(shù)字化可能較之現(xiàn)在會(huì)收到事半功倍的效果。第三、由于檔案絕大多數(shù)都是“孤本”,因此應(yīng)分析館藏資源,挖掘本館精華,選擇本館獨(dú)有的、具有資源優(yōu)勢(shì)的專題和項(xiàng)目,打造品牌特色,開(kāi)發(fā)、建設(shè)特色數(shù)字化檔案信息資源系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上各檔案館檔案信息資源優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)和館際資源共享,從而避免重復(fù)建設(shè),保證館藏?cái)?shù)字化建設(shè)的效益。第四,檔案作為原始的歷史記錄,是過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的各種原

9、始記錄,記載著許多重要的秘密。檔案信息數(shù)字化后,一般都會(huì)在網(wǎng)上傳播利用,因此,涉密檔案信息的安全與保密問(wèn)題也是檔案信息數(shù)字化時(shí)應(yīng)重視和關(guān)注的問(wèn)題。3、電子文件的收集刻不容緩辦公自動(dòng)化的開(kāi)展,產(chǎn)生了大量的電子文件,電子文件是檔案數(shù)字資源的重要來(lái)源和組成部分,然而目前電子文件的收集歸檔仍是制約檔案數(shù)字信息資源建設(shè)的瓶頸,各單位的電子文件大部分還處于無(wú)序狀態(tài),而電子文件信息與載體的可分離性、信息易更改、安全性差的特點(diǎn),決定了電子文件如果不及時(shí)做好收集、積累和歸檔工作,隨著時(shí)間的推移,將會(huì)有越來(lái)越多的電子文件散落、丟失,同時(shí)文件的原始性、真實(shí)性和完整性也難以保證。因此,電子文件的收集與歸檔刻不容緩。首

10、先充分研究電子文件的形成規(guī)律,加快制訂電子文件的管理標(biāo)準(zhǔn)。由于電子文件在記錄方式、載體形式等方面與紙質(zhì)文件不同,使得電子檔案在管理內(nèi)容、管理方式和方法上也與傳統(tǒng)檔案有所區(qū)別。因此,必須根據(jù)電子文件的特點(diǎn)和特性,加快制定相應(yīng)的收集、鑒定、登記、歸檔、安全等管理標(biāo)準(zhǔn),為電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理提供依據(jù)和保障。其次、努力爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持,主動(dòng)介入本系統(tǒng)、本單位辦公自動(dòng)化建設(shè),爭(zhēng)取把電子文件歸檔與管理功能設(shè)置作為單位審批辦公自動(dòng)化項(xiàng)目的內(nèi)容之一,通過(guò)技術(shù)支持與制度建設(shè),建立起完善的電子文件歸檔機(jī)制。積極研究開(kāi)發(fā)并推廣應(yīng)用文檔一體化的電子檔案管理系統(tǒng),做好與本單位辦公自動(dòng)化及各類數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的有效銜接。依

11、托數(shù)據(jù)交換平臺(tái),多層面、多門(mén)類采集需要長(zhǎng)期或永久保存的、符合歸檔要求的各種電子信息。第三、做好各類現(xiàn)行電子文件的收集積累工作。對(duì)于必須長(zhǎng)期或永久保存的、符合歸檔要求的各種現(xiàn)行電子文件,無(wú)論是文本、圖形、表格文件,還是影像、聲音、多媒體等文件;也無(wú)論是草稿性或輔助性文件,還是在網(wǎng)上呈批后成為定稿的或正式的電子文件,只要有保存價(jià)值,就應(yīng)及時(shí)歸檔。避免一方面是已生成的電子文件無(wú)法歸檔而流失,另一方面日后檔案館再花費(fèi)大量的人力物力去重新掃描、著錄等重復(fù)勞動(dòng),更重要的是防止有些信息(如有重要修改過(guò)程的草稿性文件等一旦被覆蓋就難以再恢復(fù),從而造成不可挽回的損失。同時(shí)還應(yīng)注意電子文件的相關(guān)背景信息及動(dòng)態(tài)電子

12、文件信息的收集積累,以保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性。4、做好網(wǎng)絡(luò)信息的采集積累因特網(wǎng)是一個(gè)包含眾多信息格式、眾多信息內(nèi)容的信息混合體,是一個(gè)極具價(jià)值的信息源。與有著信息質(zhì)量控制機(jī)制的傳統(tǒng)信息發(fā)布和傳播模式相比,自由、開(kāi)放的因特網(wǎng)為用戶提供了更為方便、更加快捷和更為廣泛的信息獲取渠道。因此,下載網(wǎng)絡(luò)上有價(jià)值的信息也是獲取數(shù)字信息資源的重要渠道。但是網(wǎng)站成千上萬(wàn),網(wǎng)絡(luò)信息浩如煙海,不可能也做不到全部都進(jìn)行搜索和采集。而且,網(wǎng)絡(luò)的自由與自發(fā)特性,使得網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)布缺乏質(zhì)量控制機(jī)制,雖有一些單位、機(jī)構(gòu)落實(shí)專人進(jìn)行控制,但大多數(shù)信息發(fā)布隨意,從而導(dǎo)致網(wǎng)上信息來(lái)源復(fù)雜,信息資源良莠不齊,信息的真實(shí)

13、性、可靠性得不到完全保證。因此,網(wǎng)絡(luò)信息的搜索和采集必須注意要有所選擇,一是要把關(guān)注的重點(diǎn)放在那些能長(zhǎng)期提供信息、而信息內(nèi)容范圍又較為穩(wěn)定并能經(jīng)常進(jìn)行更新、維護(hù)的固定性網(wǎng)站,如政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位、學(xué)術(shù)團(tuán)體、網(wǎng)絡(luò)公司等機(jī)構(gòu)網(wǎng)站。相對(duì)于那些提供信息內(nèi)容范圍經(jīng)常會(huì)發(fā)生變化或產(chǎn)生信息的隨意性很大或隨時(shí)都可能會(huì)消失的網(wǎng)站,如一些個(gè)人網(wǎng)站或正在試運(yùn)行的網(wǎng)站等非固定性網(wǎng)站。這些出自機(jī)構(gòu)的固定信息源,其信息的真實(shí)性與可靠性相對(duì)較高,信息的內(nèi)容范圍也比較穩(wěn)定,因此更符合信息資源建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和要求。為了保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)檢索的速度與穩(wěn)定性,網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的信息需要定期刪除,一般來(lái)說(shuō),因特網(wǎng)上網(wǎng)頁(yè)的平均壽命只有幾十天,一旦網(wǎng)頁(yè)更新,以前的資料將逐次消失,失去的信息將難以恢復(fù)。網(wǎng)上信息這種易逝性的特點(diǎn),大大增加了網(wǎng)絡(luò)信息資源收集、積累的難度。因此,為了確保有保存價(jià)值的信息資源的安全,應(yīng)有目的、有計(jì)劃地進(jìn)行搜集和保存相關(guān)的信息資料,如新聞報(bào)道、行業(yè)信息、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等,及時(shí)將其中有檔案價(jià)值的信息下載到本地,經(jīng)過(guò)整理、組織,收入館藏,從而確保信息資源的安全。另外,網(wǎng)絡(luò)信息資源的使用權(quán)與所有權(quán)問(wèn)題也是網(wǎng)絡(luò)信息資源采集時(shí)應(yīng)特別注意的。關(guān)于如何利用網(wǎng)上數(shù)字信息資源方面,當(dāng)前法律