太太藥業(yè)現有業(yè)務流程調研報告

1、天馬行空官方博客： ；QQ:1318241189；QQ群：175569632天馬行空官方博客： ；QQ:1318241189；QQ群：175569632密件:僅供太太藥業(yè)內部使用現有業(yè)務流程 調研報告 物料管理模塊綜述組織結構供應部組織結構：儲運部組織結構：管理綜述l 供應部供應部共有人員四名，其中：經理一名，主管一名，業(yè)務員二名。崗位職責如下：供應部經理：在生產副總的領導下，負責整個部門的采購業(yè)務、部門日常工作及供應商評估工作。采購主管： 在供應部經理的領導下，協(xié)助經理負責生產所用原輔包材的具體采購以及向兩名業(yè)務員分配共用物品的采購業(yè)務，供應商評估過程中數據的收集整理。業(yè)務員： 負責共用物品

2、的采購及部門臨時工作。l 儲運部儲運部共有五十三名人員，其中：經理一名，主管三名，報關員一名，倉管員（含記帳員）八名，統(tǒng)計員一名，員工三十九名。崗位職責如下：儲運部經理：在生產總監(jiān)的領導下，負責整個部門的日常工作。儲運部主管：在供應部經理的領導下，主要負責安排原輔、包裝材料以及成品的接收、儲存、發(fā)放工作。報關員： 主要負責公司進出口業(yè)務。倉管員： 負責原輔包裝材料以及成品的接收和發(fā)放，并且填寫相應的記錄和做月末報表。統(tǒng)計員： 負責成品當日出庫和入庫的統(tǒng)計，共用物品收發(fā)的記錄工作。員工： 負責倉庫所有物料和成品的轉運和裝卸。l 其它業(yè)務相關部門設備部、財務部及生產部主數據描述 l 物料主數據目前

3、太太股份所使用的物料共分為五種類型：1. 包裝材料（21個品種）2. 原輔材料（其中中藥材有板有眼6個品種，化學原料有20個品種）3. 宣傳品及促銷品（指即可用于生產或用于促銷宣傳的材料，現有100個品種）4. 成品（21個品種）5. 共用物品（含低值易耗品、勞保品、化玻品、機物耗及五金配件）l 物料的編碼范圍：物料類型編碼范圍成品10000 19999半成品20000 29999原料、輔料30000 39999包裝材料40000 79999宣傳品及促銷品80000 89999共用物品低值易耗品10000000 19999999勞保品20000000 29999999化玻品30000000 3

4、9999999機物耗40000000 49999999五金配件由設備部自行編制及管理l 供應商主數據i. 目前太太股份的供應商分以下四大類：1. 中藥材（1家）2. 輔料（15家）3. 包材（26家以上）4. 共用物品（3家較為固定，其余經常變動）ii. 太太股份現無任何供應商的編碼管理系統(tǒng)。l 貨源清單主數據目前太太股份所使用的物料根據類型不同，貨源也不相同：1. 包裝材料以及宣傳品及促銷品一種物料有兩家供應商供貨2. 原輔材料中藥材：一種物料只有一家供應商供貨3. 共用物品貨源不固定l 價格主數據1. 每年供應部對每種物料進行一次招標，以制定全年的指導價格。年中根據市場的價格變動對物料進行

5、相應的價格調整。同一物料具有一家或多家供應商，但價格完全相同。2. 所有物料的采購價格均為到廠價格。其價格由兩部分組成：材料價及材料的進項稅。3. 付款方式有兩種：月結（共用物品）及60天（其余物品）。l 供應商評估目前太太股份已制定了完善的供應商評估制度，涉及供應商準入及信譽度兩個方面。1. 供應商準入機制主要指標為：報價及上一年供應商的信譽度分數及硬件設施情況。2. 供應商信譽度機制每月對供應商的交貨期、物料質量及物料使用情況進行評比并打分，實行末位淘汰制。主要問題/需求 1. 部分庫存物料的庫存信息反映不及時。2. 對供應商實際交易的評估不及時（如供應商的交貨期、質量情況、生產使用情況等

6、），只有在月末時對供應商進行評估。3. 各種物料采購訂單執(zhí)行情況的跟蹤查詢繁瑣，導致各部門無法準確的了解訂單的執(zhí)行情況。4. 各種物料采購價格的歷史記錄查詢繁瑣。5. 儲運部與業(yè)務相關部門之間信息交流不及時：如庫房未根據采購訂單收貨，庫房不能及時了解各部門申領的數量與報批數量是否相符。6. 無法及時對庫存物料進行有效的控制，如庫存金額、有效期及其它分析指標（ABC分析）等。7. 各種原輔包材的安全庫存量目前尚未完全定義。相關報表/單證 l 相關單證編號單證名稱1生產計劃2采購計劃3采購訂單4合同審批表5共用物品采購計劃6輔助材料入庫單7偏差處理單8不合格品處理反饋單9原輔包裝材料接收單10原輔

7、包裝材料接收單11付款申請書12購買設備申請報告13招標申請審批表14標書評審記錄15采購訂單16設備開箱點收單17設備安裝驗收報告18固定資產異動單19包裝材料補（退）料單20不合格成品臺帳21原輔、包裝材料總帳22宣傳品、促銷品檢驗記錄23偏差處理單24發(fā)貨通知單25原輔料稱量記錄26藥品購進記錄27原輔、包裝材料外觀檢查記錄28不合格原輔、包裝材料臺帳及處理記錄29合格證30原輔、包裝材料分類帳31原輔、包裝材料庫存貨位卡32庫存物料臺板卡33成品庫存貨位卡34成品臺板卡35限額領料單36原輔包裝材料接收單37包裝材料批料卡38產品退貨記錄39退貨申請表40退貨及接收處理單41退貨通知單

8、42不合格品處理反饋單43成品總帳44成品入庫單45入庫單l 相關報表編號報表名稱1合同臺帳2供應商檔案3供應商供貨統(tǒng)計4合同審批表5共用物品采購計劃6輔助材料入庫單7偏差處理單8不合格品處理反饋單9原輔包裝材料接收單10原輔包裝材料接收單11付款申請書12購買設備申請報告13日發(fā)貨和庫存報告14宣傳品、促銷品月報表15原輔材料綜合月報表16輔助材料各部門領用統(tǒng)計表17月各部門共用品領用明細表18月成品報廢表19月零售統(tǒng)計表20月送禮.抽檢統(tǒng)計表21月末庫存成品-盤點表22倉庫紅字出庫月統(tǒng)計表23月成品入庫統(tǒng)計表24月倉庫成品出庫月統(tǒng)計表25月平衡表相關現有流程清單 流程名稱流程編號原輔料、包

9、裝材料的采購AI-MM-010共用物品的采購AI-MM-020退貨至供應商AI-MM-030外協(xié)加工的采購AI-MM-040采購發(fā)票校驗AI-MM-050固定資產的采購AI-MM-060原輔包材及宣傳促銷品的收貨AI-MM-070成品的收貨AI-MM-080共用物品的收貨AI-MM-090成品的發(fā)貨(對分部庫存及客戶)AI-MM-100原輔包材及宣傳促銷品的發(fā)貨(對生產需求)AI-MM-110共用物品的領用AI-MM-120車間退貨(合格品/不合格品)AI-MM-130成品的退貨(從分部到總部)AI-MM-140成品及原輔、包裝材料、中間品的報廢AI-MM-150運費的支付AI-MM-160盤

10、點流程AI-MM-170系統(tǒng)功能實現范圍 主數據管理· 供應商· 物料· 貨源清單· 信息記錄采購訂單管理· 采購申請?zhí)幚?#183; 采購訂單處理· 采購申請及訂單審批策略· 外協(xié)加工訂單處理· 發(fā)票校驗庫存管理· 采購訂單收貨· 無采購訂單收貨· 生產訂單收貨· 物料在庫位間轉移· 物料領用· 成品發(fā)貨物料管理信息系統(tǒng)· 關于物料采購及庫存情況的系統(tǒng)報表業(yè)務藍圖流程設計清單 流程編號流程圖名TB-MM-010主數據維護流程（MM模塊）TB-M

11、M-020標準采購流程TB-MM-030固定資產采購流程TB-MM-040委外加工的采購流程TB-MM-050對采購訂單收貨流程TB-MM-060無采購訂單的收貨TB-MM-070物料狀態(tài)轉換流程TB-MM-080物料在不同庫位間的轉移流程TB-MM-090物料的領用流程TB-MM-100對生產的發(fā)料流程TB-MM-110退貨流程TB-MM-120盤點流程TB-MM-130發(fā)票校驗流程555日-共用物品采購本流程主要描述了共用物品的采購過程。相關崗位職責分工l 質保部：提供化驗用品需求計劃，由部門經理審核，儲運部復核，主管副總審批。l 儲運部：提供月勞動保護用品及低值易耗品需求計劃由部門經理審

12、核，報主管副總審批。l 設備部：提供月五金配件需求計劃，由部門經理審核。報主管副總審批。l 供應部：根據相關需求計劃進行采購。l 儲運部：負責收貨。l單據/報表 l 需求計劃l 入庫單問題分析此流程不能及時反映采購員物品采購到位情況，全部要人工去查詢才能了解采購任務完成情況，各部門投訴較多，物品價格不能長期穩(wěn)定。流程詳述 流程名稱：共用物品采購(AI-MM-020)備注1、 質保部、儲運部、設備部根據當月生產計劃制訂各種共用物品需求計劃，需求計劃包括：物品名稱、規(guī)格、數量、品牌等，需求計劃由部門經理審核、儲運部復核。主管副總審批，需求計劃一式四聯，第一聯由需求部門存檔，第二聯交儲運部，第三、四

13、聯交供應部。2、 供應部對所有需求計劃進行量的分配，將各部門不同的需求計劃第三聯交二名業(yè)務員，第四聯供應部存檔，并在存檔的需求計劃上填寫采購員的姓名以便追蹤。材料退貨本流程主要描述了生產使用過程中出現不合格材料的退貨過程。相關崗位職責分工l 生產部：填寫偏差處理單。l 質保部QA：進行質量確認。l 供應部：提出處理意見。l 質保部經理：對處理意見進行確認。l 儲運部：根據結果作退貨處理。l 財務部：進行沖帳。單據/報表 偏差處理單 不合格品反饋單 原輔包裝材料接收單問題分析 流程處理時間長，發(fā)現問題要層層審批。 單據過多。流程詳述 流程名稱：材料退貨(AI-MM-030)備注1、 生產部在使用

14、材料時發(fā)現材料出現質量問題，由生產部操作工填寫偏差處理單，并由班長、主管、經理進行確認。2、 質保部QA人員對此批材料質量問題進行確認，供應部、質保部經理也同時對質量問題進行確認。3、 偏差處理單填寫完畢后由生產部將此批不合格材料退至儲運部，并開退貨單。4、 儲運部材料主管收到退貨單后填寫不合格品處理反饋單交供應部。5、 供應部填寫不合格材料的處理的意見，并將反饋單交儲運部材料主管。6、 儲運部填寫紅色材料接收單，注明材料品名、數量批號交供應部。7、 供應部在紅色材料接收單注明材料單價、金額交財務部。8、 儲運部根據紅色材料接收單退貨供應商并記帳。外加工采購本流程主要描述了外加工物品的采購過程

15、相關崗位職責分工l 生產部計劃員：負責制定生產計劃，分發(fā)供應部。l 供應部計劃員：根據生產計劃制定采購計劃。l 供應部經理：負責對采購計劃的批準。l 質保部：制定相關技術要求及加工工藝。l 供應部經理及計劃員：下達加工訂單。l 法律事務部：審核加工訂單。l 財務部主管：對加工訂單復核。l 生產副總對：加工訂單進行審批。單據/報表 l 生產計劃表l 采購計劃表l 加工訂單l 訂單審批表l 訂單臺帳l 供應商檔案流程詳述 流程名稱：外加工采購(AI-MM-040)備注1、 供應部計劃員根據月生產計劃、供應商的應標價，結合產品需要的物品需要量及損耗率制定采購計劃。2、 批準后的采購計劃由采購部經理或

16、計劃員結合儲運部提供的材料日報表扣減庫存材料及未完成的采購訂單量進行筌訂月外加工訂單。同時質保部確定外加工訂單的技術要求和加工工藝。3、 外加工訂單及技術要求、加工工藝由法律事務部進行條款的審核。4、 財務部主管對外加工訂單金額、付款方式進行復審。審批合格的訂單交供應商，由供應商按訂單要求組織生產，并由質保部QA人員進行全過程監(jiān)控。采購發(fā)票校驗本流程主要描述了對供應商發(fā)票進行處理的過程。相關崗位職責分工n 供應部：負責對發(fā)票和材料接收單進行復核n 財務部：負責對供應部提供的付款申請書以及供應商發(fā)票進行復核單據/報表 材料接收單 付款申請書問題分析流程詳述 流程名稱：采購發(fā)票校驗(AI-MM-0

17、50)備注9、 供應部根據儲運部提供并經過質保部確認合格的材料接收單對發(fā)票進行復核。固定資產的采購本流程主要描述了固定資產的采購以及貨物的接收過程.相關崗位職責分工l 需求部門：填寫購買設備申請報告。l 需求部經理：負責購買設備申請報告的審核。l 設備部經理：負責購買設備申請報告的復核，對招標申請審批表的審核，對超過5萬元的不招標設備申請報告的審核。l 生產總監(jiān)：負責對購買設備申請報告的審批。l 生產副總：負責對購買設備申請報告的審批，對招標申請審批表及標書評審記錄的審批，對超過5萬元的不招標設備申請報告的審核。l 供應部：負責對能在商場購買的成型設備的采購。l 設備部：負責對不能在商場購買的

18、成型設備的采購。l 法律事務部：負責對采購訂單條款的審批。l 財務部：負責對采購訂單付款方式及采購金額的審批，入固定資產臺帳，給出固定資產財務編號并進行折舊。l 需求部門、設備部、供應部：共同負責對設備進行驗收。l 招標委員會：對招標申請表及標書評審記錄的審批，對超過5萬元的不招標設備申請報告的審核。l 招標審批表l 標書標審記錄l 采購合同l 開箱驗收單l 安裝驗收報告l 固定資產移動單問題分析由于財務部與設備部在固定資產的確定時間不統(tǒng)一，常發(fā)生財務對設備（固定資產）的確定時間遠遠遲于設備實際使用時間。流程詳述 流程名稱：固定資產的采購(AI-MM-060)備注1、 各部門需求人員根據批準的

19、年度固定資產申購計劃及相應的財務計劃填寫購買設備申請單，交部門經理進行審批。如無年度計劃，必須經生產副總審批通過。2、 購買設備申請報告需經設備部經理、生產總監(jiān)、生產副總審批。3、 如在商場能購買的設備交供應部處理；其余專用設備或較大設備由設備部處理。4、 對金額小于五萬的設備，不需要進行招標；金額大于五萬而不需要進行招標的設備，則必須通過審批；其余情況則必須進行招標。5、 所有固定資產的采購合同在經過律師事務部審批通過后，交財務部及生產副總進行審批。6、 設備部及供應部經理審核后，生產副總審批;財務審核月資金預算，經財務副總審批后，財務付款。7、 不合格設備直接返回供應商；安裝驗收或驗證后，

20、驗收人員填寫開箱驗收單、固定資產驗收報告，交設備部或供應部。設備部填寫固定資產移動單。8、 財務部校驗發(fā)票并入帳，同時返給設備部固定資產的財務編碼原輔、包裝材料及宣傳、促銷物料的收貨介紹原輔料、包裝材料接收的整個過程，包括接收條件、接收方法、接收過程及其過程中所應有的單據、表格等。相關崗位職責分工l 供應部主管負責提供到貨的相關信息l 儲運部包管員負責分類對來貨的初檢、請驗、標識；搬運工負責搬運；l 記帳員負責記總帳和分類帳l 質保部負責對來貨的檢驗判斷l(xiāng) 原輔包裝材料外觀檢查記錄l 原輔、包裝材料接收單(五聯)l 收貨單(二聯)l 原輔包裝材料貨位卡l 物料臺板卡l 原輔包裝材料總帳l 原輔

21、包裝材料分類帳l 合格證l 不合格證l 原輔包裝材料綜合報表l 藥品購進記錄l 宣傳品、促銷品檢驗記錄l 宣傳品、促銷品綜合報表問題分析l 物料到貨不及時l 倉庫物料庫存沒辦法控制 流程名稱：原輔包材及宣傳、促銷物料的收貨(AI-MM-070)備注1、 供應部、市場部主管通知儲運部倉管員將要到貨的明細；2、 儲運部倉管員對到貨物料的外觀、數量等進行實步檢驗并填寫相應記錄；3、 此單為原輔饈材料接收單一式五聯，一聯倉庫留底，另外四聯交質保部請驗；4、 儲運部倉管員填寫原輔、包裝材料庫存貨位卡、庫存物料臺板卡（待檢）5、 質保部將原輔、包裝材料接收單、儲運部聯系倉庫并發(fā)相應合格證或不合格證6、 此

22、反饋單為不合格品反饋處理單由儲運部填寫，副總做最后審批成品的收貨 儲運部接收車間成品入庫流程.相關崗位職責分工l 生產部組長開入庫單。l 儲運部倉管員負責接收、標識。l 拉料工負責成品入庫。l 質保部負責成品檢驗、l 記帳員負責成品記帳。l 儲運部統(tǒng)計員負責成品庫存報告。單據/報表 l 入庫單(三聯)l 成品入庫單(三聯)l 成品總帳l 不合格成品臺帳l 成品庫存貨位卡l 成品臺板卡l 合格證l 不合格證l 成品庫存報告l 成品月生產統(tǒng)計表l 成品平衡表問題分析流程詳述 流程名稱：成品的收貨(AI-MM-080)備注1、 倉管員填寫成品臺板卡和成品貨位卡（待檢）并掛在待檢成品臺板卡上2、 整批

23、次生產完畢后，填寫成品入庫單一式三聯其中一聯生產部留底，另二聯收儲運部交質保部請驗=共用物品的收貨 介紹低值易耗品、勞保用品、化學試劑、玻璃器皿、機物耗等共用物品的接收相關崗位職責分工l 共用物品需求部門主管每月提供下月的耗用量。l 供應部主管提供采購信息。l 儲運部倉管員負責接收檢驗來貨。l 搬運工負責搬運。l 統(tǒng)計員負責記帳。單據/報表 l 共用物品月計劃申請表l 輔助材料入庫單l 輔助材料庫存表l 請購單問題分析l 經常出現所來貨物，不知為何部門需求。l 在控制貨物單價方面比較困難。流程詳述 流程名稱：共用物品的收貨(AI-MM-090)成品的發(fā)貨(對分部庫房及客戶)介紹儲運部成品的發(fā)貨

24、流程相關崗位職責分工l 客帳部主管開發(fā)貨通知單。l 儲運部主管開配貨通知單、產品調撥單、送貨單并通知承運商。l 倉管員、搬運工負責配貨裝車。l 記帳員負責記成品總帳、月出庫統(tǒng)計表、月平衡表。l 統(tǒng)計員負責填寫當日成品庫存報告。單據/報表 l 發(fā)貨通知單l 配貨通知單l 產品調撥單l 送貨單l 成品總帳l 月出庫統(tǒng)計表l 月平衡表l 當日成品庫存報告l 發(fā)運跟蹤表問題分析l 到貨不及時較難控制l 當成品還處于待檢狀態(tài)時，出庫應加強控制l 如何更進一步保證發(fā)貨通知單、配貨通知單與實際裝車數量嚴格一致l 成品委托第三方保存時，其發(fā)放流程不明確流程詳述 流程名稱：成品的發(fā)貨對分部庫房及客戶(AI-MM

25、-100)備注1. 成品主管開配貨單交成品倉管員和搬運工并依此單進行配貨2. 調撥單一式六聯,其中分部和總部各二聯,倉庫留一聯,回單一聯;送貨單一式四聯,其中倉庫一聯,分部一聯,回單一聯,結算一聯原輔、包裝材料及宣傳品、促銷品的發(fā)貨 介紹儲運部原輔、包裝材料、宣傳品、促銷品發(fā)放流程相關崗位職責分工l 生產部計劃主管負責批生產記錄，批包裝記錄。l 市場部主管負責宣傳品分配表。l 儲運部倉管員負責填寫原輔、包裝材料庫存貨位卡、庫存物料臺板卡、限額領料單。l 備料工負責備料并填寫物料卡、稱量記錄。l 拉料工負責拉料。l 記帳員負責記原輔、包裝材料分類帳，宣傳品、促銷品分類帳。單據/報表 l 批生產記

26、錄l 批包裝記錄l 原輔、包裝材料庫存貨位卡l 庫存物料臺板卡l 限額領料單l 批料卡l 稱量記錄l 原輔、包裝材料分類帳l 宣傳品、促銷品分類帳l 原輔、包裝材料綜合報表l 宣傳品、促銷品綜合報表問題分析l 批饈記錄經常更換。l 倉庫出現短料現象。l 備好的材料車間不生產。流程詳述 流程名稱：原輔包材的發(fā)貨對生產需求備注1. 原輔料按稱量操作規(guī)程進行稱量,并填寫稱量記錄2. 原輔料發(fā)給車間時倉管員填寫限額領料單,車間確認;記帳員依限額領料單作帳共用物品的領用介紹各需求部門對共用物品的領用過程。相關崗位職責分工l 各需求部門主管及經理負責對輔助材料領料單進行審核l 輔助材料領料單l 經常出現需

27、求部門領用數量比當月申請數量多的情況1. 各需求部門人員填寫輔助材料領料單,經批準后交儲運部處理.2. 倉管員將共用物品交領用人員.車間退貨(合格品/不合格品)介紹生產車間向儲運部庫房退合格品及不合格品的過程。相關崗位職責分工l 生產部車間生產人員負責填寫偏差處理單（不合格品）或退料申請單（合格品）。l 生產部車間班組長負責對退料申請單（合格品）及偏差處理單（不合格品）的復核。l 生產部車間主管負責對偏差處理單（不合格品）的復核。l QA主管負責對偏差處理單（不合格品）進行審核。l 供應部主管負責對偏差處理單（不合格品）進行審核。l 質保部經理負責對偏差處理單（不合格品）進行審核。l 退料申請

28、單l 偏差處理單l 紅色領料單l 紅色材料接收單流程詳述 流程名稱：車間退貨合格品/不合格品(AI-MM-130)備注1 車間生產人員對需退回庫房的合格品開退料申請單，不合格品則開偏差處理單。2 退料申請單只由車間班組長進行復核，同意后物料直接退回庫房。偏差處理單需經過車間班組長及主管的復核，同意后將處理單交質保部及供應部進行審核。3 QA及供應部主管審核同意后，質保部經理再進行確認。4 庫房倉管員根據退料申請單或偏差處理單進行收貨。5 庫房倉管員對合格品開一式四聯的紅色領料單（倉庫兩聯，車間及財務各一聯）；對不合格品開一式五聯的紅色材料接收單（倉庫兩聯，質保、供應及財務各一聯）成品的退貨（從分部至總部）介紹將成品由各分部退回至總部的過程。相關崗位職責分工l 分部業(yè)務員負責填寫退貨申請單,由分部及片區(qū)經理簽名。l 客帳部經理負責審批退貨申請單。l 銷售副總負責審批退貨申請單。l 質保部經理負責審批退貨申請單。l 儲運部倉管員負責根據退貨申請單收貨并粘貼標識。l 儲運部記帳員負責根據退貨通知單開紅字