文檔數(shù)字化管理的需求分析及建議

1、文檔數(shù)字化管理的需求分析及建議這次參與資料管理員新舊交接， 我感受頻深。 目前的管理， 還處于相對(duì)落后 的管理模式， 不但原件調(diào)閱比較困難， 相對(duì)公司業(yè)務(wù)的增長速度， 按現(xiàn)在的存檔 方法在不久的將來，公司將會(huì)花費(fèi)多大的場(chǎng)地存檔資料呢？我們來算一筆帳吧。首先，工單類文檔 占資料管理的大多數(shù)， 建議是最少保存 5 年以上，安檢資 料、工程資料、隱患書等建議保存 10 年以上或永久保存。抽取 2011 年的工單 數(shù)據(jù)做樣本， 2011 年產(chǎn)生安裝單 62171 份，開通單 60381 份，安檢 82561 戶。 共需存檔工單類資料 122552 份，需要 15 個(gè)立式資料柜子存檔，按每年業(yè)務(wù)增 長

2、10% 計(jì)算，未來 10 年內(nèi)需要新增 239 個(gè)資料柜用于存檔，以目前資料室約 45 平米，最大可存放 27 個(gè)資料柜， 239 個(gè)資料柜需約 398 平方米的存儲(chǔ)空間， 相當(dāng)于新增 8.8 個(gè)資料室。按目前傳統(tǒng)的存檔方式， 占用空間大， 查找起來也極不方便。 建議實(shí)行紙質(zhì) 文檔數(shù)字化管理模式， 能有效解決資料存儲(chǔ)占空間、 調(diào)閱困難的問題。 將工單掃 描的電子影像保存于光盤或網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備上， 在電腦上調(diào)閱， 可以將調(diào)閱時(shí)間由 數(shù)分鐘或數(shù)十分鐘縮短為數(shù)秒鐘， 不僅工作效率大大提高， 還能解決信息高效管 理的問題， 間接地提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。 把所有工單及資料的電子檔保存在光盤或存 儲(chǔ)設(shè)備上， 紙質(zhì)

3、原件因有電子檔做為備份， 不但沒有后顧之憂， 又可解決資料存 儲(chǔ)空間不足問題。每張光盤可以存儲(chǔ) 1.5 萬張左右的 A4 紙，節(jié)省大量的空間， 原件可以打包存放。每套光盤檔案都可設(shè)置異地備份，遇上自然或人為災(zāi)害（如水災(zāi)、火災(zāi) ）也保證信息不丟失。掃描影像采集的環(huán)節(jié)工作量是非常大的。 目前信息組沒有足夠的人力和時(shí)間 對(duì)檔案進(jìn)行掃描，也沒有完整、專業(yè)的操作體系及設(shè)備，靠自己摸索，難度大、 效率低、時(shí)間成本與物質(zhì)成本都很高。 據(jù)了解， 市場(chǎng)上有專業(yè)的外包批量文檔資 料掃描歸檔公司， 外包掃描服務(wù)就是用別人的人力、別人的機(jī)器設(shè)備，為我們 進(jìn)行文檔掃描加工、 檔案索引建立、 檔案目錄打印等全套工作， 作

4、業(yè)結(jié)束后將資 料刻成光盤，并把機(jī)器中數(shù)據(jù)刪除， 保證資料安全性。 可以采用外包掃描服務(wù)的 形式歸檔 2012 年以前的工單。外包掃描服務(wù)，可以在盡量短的時(shí)間內(nèi)，享受到 數(shù)字化檔案管理帶來的方便快捷， 而又不必?fù)?dān)心數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和作業(yè)質(zhì)量。 同時(shí)， 因?yàn)閷I(yè)的掃描加工隊(duì)伍有著嚴(yán)格的流程管理和豐富的文檔掃描經(jīng)驗(yàn)， 可派資料 員全程跟進(jìn)該項(xiàng)目， 從中學(xué)習(xí)到專業(yè)的文件處理流程， 所需的軟件與硬件配置也 可照搬。市面上的文檔資料數(shù)字化加工服務(wù)管理流程通常為：1、提卷：與外包公司完成點(diǎn)收手續(xù)。2、案卷整理：按照加工服務(wù)操作規(guī)范將文檔整理成便于下一步操作的樣式 并填寫流程單。3、檔案批量掃描：高速商業(yè)掃描儀，

5、每分鐘可掃 50-80 頁，日處理量最高 可達(dá)上萬張， 接受到上一流程整理好的資料， 按文件整理順序進(jìn)行批量掃描。 保 證掃描影像的清晰完整，方向正確，沒有歪斜、黑邊。4、影像處理：對(duì)以上環(huán)節(jié)沒有糾正的一些黑邊 / 歪斜/順序錯(cuò)誤現(xiàn)象，做人 工處理或調(diào)整，保證文件順序正確以及影像品質(zhì)。記錄不清楚的文件待補(bǔ)掃。5、建立索引：按照要求在索引系統(tǒng)中對(duì)影像建立對(duì)應(yīng)的索引信息。6、圖像補(bǔ)掃：按照補(bǔ)掃記錄單記錄的頁號(hào)，對(duì)問題頁采用相應(yīng)色度一一補(bǔ) 掃。7、數(shù)據(jù)校對(duì)：對(duì)加工完成的索引數(shù)據(jù)及影像信息進(jìn)行校對(duì)，對(duì)錯(cuò)誤及時(shí)修 正。8、光盤刻錄 /數(shù)據(jù)備份：將加工完成的電子數(shù)據(jù)資料（數(shù)據(jù)庫 /電子影像） 刻錄到光盤中，刻錄完成后再作一個(gè)光盤備份。9、文檔還原： 按照用戶要求將文檔恢復(fù)成原狀。 （這個(gè)環(huán)節(jié)我們可改為讓外 包公司按我們的要求裝訂成冊(cè)，并做編號(hào)，便于日后對(duì)實(shí)體單的調(diào)取）10、成品驗(yàn)收 /還卷：質(zhì)檢通過的光盤及原件。掃描結(jié)束后， 得到的數(shù)據(jù)光盤上就已經(jīng)包含有單盤檢索調(diào)閱軟件， 我們可以 方便地在任何一臺(tái)電腦上檢索光盤內(nèi)容； 還可提供網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱需求， 外包公司可以 提供