文件管理制度

1、文件管理制度1 目的為建立健全公司文件管理制度，規(guī)范文件制作、發(fā)文、收文、保管及存檔流程， 提高文件形成和使用的效率， 保證文件長(zhǎng)期有效保存，確保公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)信息暢通， 充分發(fā)揮公文在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，保障公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理政策的落實(shí)，特制訂本制度。2 適用范圍本制度適用于公司各種行政類文件的管理；以公司名義進(jìn)行的發(fā)文：各部門以本部門名義發(fā)出或下發(fā)的文件， 以及各部門收到的外來(lái)文件，參照本制度執(zhí)行。3 職責(zé)管理部： 公司行政類紅頭文件的歸口管理部門， 負(fù)責(zé)公司級(jí)行政類文件的校核、繕印、發(fā)文、收文等工作；科技管理部： 公司制度文件的歸口管理部門， 負(fù)責(zé)公司級(jí)制度類文件的校核、繕印、發(fā)文、收

2、文等工作；各部門：負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)文件的草擬、組織評(píng)審、會(huì)簽、修訂與審稿工作；各部門分管領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)所分管部門文件的簽發(fā)、外來(lái)文件的批閱等工作。4 發(fā)文流程擬稿文件的提出部門為擬稿人，負(fù)責(zé)文件的起草；文件的草擬，應(yīng)符合公文行文規(guī)范，情況要確實(shí)，觀點(diǎn)要明確，文 字要精煉，條理要清楚，層次要分明，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要正確，篇幅要力求 簡(jiǎn)短，編輯格式要全篇統(tǒng)一；文件草擬完成，擬稿人填寫文件擬制審批單中相關(guān)內(nèi)容，在擬 稿人處簽字后隨文件一并轉(zhuǎn)入審稿流程。審稿由擬稿部門負(fù)責(zé)人對(duì)文件進(jìn)行審稿；審核的重點(diǎn)是行文的必要性，法規(guī)的符合性，內(nèi)容是否真實(shí)可靠、明確具體、切實(shí)可行，行文關(guān)系、公文格式是否正確，文字是否規(guī)范;

3、審稿完成，審稿人在文件擬制審批單審稿人處簽字； 需要其他部門評(píng)審或會(huì)簽的文稿，須經(jīng)其他部門評(píng)審或會(huì)簽審核通過(guò)后，由會(huì)簽人在文件擬制審批單會(huì)簽人處簽字。校核擬文部門應(yīng)向管理部提交電子文檔和書面文檔， 由管理部對(duì)需簽 發(fā)的文件進(jìn)行文字校核，檢查行文的語(yǔ)言和格式是否符合公文規(guī)范， 如有文字和格式上的問(wèn)題，應(yīng)進(jìn)行修正；若發(fā)現(xiàn)內(nèi)容上有不明確或爭(zhēng) 議的地方，須及時(shí)與擬稿部門進(jìn)行溝通確認(rèn)，并提出修改建議；文稿 校核完畢后，由校核人在文件擬制審批單校核人處簽字，并將校 核后的文稿返回?cái)M稿部門。簽發(fā)經(jīng)過(guò)管理部校核簽字的文件，由擬稿部門報(bào)送分管擬稿部門的分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)擬制文件進(jìn)行審批簽發(fā)；審批時(shí)如有修改，由文件擬稿部

4、門按審批意見完成修改，審批稿為終審稿，原則上任何人不得再行改動(dòng)；文件通過(guò)審批或完成修改，分管領(lǐng)導(dǎo)在文件擬制審批單上簽發(fā)。發(fā)文格式公司各類文件發(fā)文均須采用公司擬定的統(tǒng)一文件頭格式；須按照公司紅頭文件格式要求進(jìn)行的發(fā)文：公司（*司）對(duì)外的重要行文應(yīng)使用紅頭文件；公司對(duì)內(nèi)下發(fā)需要遵照的決定、決議、紀(jì)要、任命、通報(bào)等使用紅頭文件；紅頭文件僅用于公司級(jí)文件，無(wú)部門級(jí)的紅頭文件；紅頭文件由管理部統(tǒng)一分配文件號(hào)，其中文件號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)+年份+序號(hào)組成（序號(hào)不編虛位）。以公司名義對(duì)內(nèi)下發(fā)的須要遵照?qǐng)?zhí)行的各類制度、 規(guī)定、規(guī)范采用管理標(biāo)準(zhǔn)文件模版要求進(jìn)行發(fā)文，發(fā)文時(shí)需進(jìn)行文件編號(hào)、編號(hào) 由科技管理部標(biāo)準(zhǔn)化組統(tǒng)一分

5、配，版本號(hào)、部門號(hào)及修改次數(shù)標(biāo)識(shí)詳 見企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系表及企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件編號(hào)規(guī)則。以公司名義或各部門名義行文解決一般性事項(xiàng)的通知、說(shuō)明等，可使用分別以公司名義或部門名義按公司便簽格式要求進(jìn)行發(fā)文?？樣〗?jīng)過(guò)簽發(fā)的文件，由擬文單位送交管理部，管理部在XXXX年 發(fā)文總目錄臺(tái)賬上記錄行文日期、文件號(hào)、文件名稱和擬文部門等；管理部根據(jù)文件擬制審批單上填寫的數(shù)量對(duì)文件進(jìn)行繕?。还芾聿繉⒖樣⊥戤叺奈募b訂成冊(cè)，裝訂時(shí)認(rèn)真檢查，不得缺頁(yè)、 錯(cuò)頁(yè)或多頁(yè)。用印公司級(jí)文件對(duì)外發(fā)送時(shí)，須加蓋公司公章，具體要求參見公司印 章管理規(guī)定；部門級(jí)文件對(duì)外發(fā)送時(shí)無(wú)須加蓋印章，僅需部門負(fù)責(zé) 人簽字以表確認(rèn)即可；文件用印前應(yīng)檢查文件擬

6、制審批單上的簽字是否齊全，不符合 本制度規(guī)定流程的公文，管理部有權(quán)不予蓋章；文件用印須與發(fā)文單位名稱一致，并做好用印登記。加蓋印章應(yīng)下 壓在成文時(shí)間上，如遇公文恰好滿頁(yè)，發(fā)文時(shí)間和文尾部分需另起一 頁(yè)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一 頁(yè)，不得采取此頁(yè)無(wú)正文的方法解決。分發(fā)管理部負(fù)責(zé)對(duì)文件進(jìn)行分發(fā)；分發(fā)的范圍報(bào)：發(fā)文部門的直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門；送：發(fā)文部門的平級(jí)部門或間接責(zé)任單位；發(fā)：文件資料所及的各下屬單位；分發(fā)形式公司的所有行政文件，原則上均須將文件轉(zhuǎn)換為PDF格式后以電子版 形式進(jìn)行發(fā)放，不便于形成電子版的文件或必須以紙質(zhì)形式發(fā)放的文件仍以紙質(zhì)文件形式進(jìn)行發(fā)放；所有

7、發(fā)文的公司行政文件均須通過(guò)用戶名為“公司發(fā)文”專用OA郵箱發(fā)出；所有行政文件均需在公司公告欄進(jìn)行書面公示，原則上公示期為十 個(gè)工作日；所有行政文件均以電子版PDF#式共享于公司網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)。擬稿部門如對(duì)紙質(zhì)文件的發(fā)文數(shù)量有特別要求， 可在文件擬制審批單備注上說(shuō)明；凡屬于秘密文件，應(yīng)注明“機(jī)密、秘密、絕密”字樣，并確定報(bào)送 范圍，由專人印制、報(bào)送；5收文登記收到發(fā)給公司的外來(lái)文件，由管理部統(tǒng)一進(jìn)行登記；由公司各部門帶回的發(fā)給公司的外來(lái)文件，應(yīng)送管理部進(jìn)行登記，不得自行處理；收文登記應(yīng)填寫收文登記表。擬辦經(jīng)過(guò)登記的外來(lái)文件，由管理部負(fù)責(zé)擬辦；根據(jù)來(lái)文的性質(zhì)和內(nèi)容，由管理部提出文件辦理意見，包括呈報(bào)

8、公 司領(lǐng)導(dǎo)閱批、直接轉(zhuǎn)有關(guān)部門承辦、安排傳閱、直接存檔或必要的其 它方式等；來(lái)文擬辦時(shí)應(yīng)填寫文件處理單；管理部則將附帶文件處理單的來(lái)文按照辦理單提出的辦理方式, 報(bào)領(lǐng)導(dǎo)閱批，或傳遞、分發(fā)給承辦部門辦理。辦理需要公司領(lǐng)導(dǎo)批辦的文件，由公司領(lǐng)導(dǎo)在文件處理單上簽署辦理意見；文件承辦部門負(fù)責(zé)按領(lǐng)導(dǎo)的批示或文件的要求， 對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)處理，需要匯報(bào)、協(xié)調(diào)的，及時(shí)進(jìn)行反饋；管理部負(fù)責(zé)對(duì)來(lái)文的辦理進(jìn)行督促、催辦，避免積壓和漏辦；需要在領(lǐng)導(dǎo)之間或部門之間傳遞的文件， 不應(yīng)直接橫向傳遞；傳遞 應(yīng)通過(guò)管理部指定人員進(jìn)行，以避免延誤進(jìn)度或傳失；文件辦理完畢，承辦部門在文件處理單上記錄辦理情況及結(jié)果，并將附帶文件

9、處理單的文件傳回管理部。6文件管理移交所有按照本制度規(guī)定的程序辦理完畢的公司的發(fā)文及收文，均移交管理部統(tǒng)一存檔保管；文件的承辦部門或主辦人員不應(yīng)自行保管文件， 若有必要，可對(duì)文件 進(jìn)行復(fù)印使用，但不得違反相關(guān)保密制度。保管管理部應(yīng)對(duì)公司文件指定專人進(jìn)行統(tǒng)一保管；應(yīng)對(duì)保管的文件進(jìn)行分類、編號(hào)，分類和編號(hào)的辦法由管理部根據(jù)非技術(shù)類檔案管理制度執(zhí)行；應(yīng)對(duì)每類文件建立單獨(dú)的文件袋，文件袋上應(yīng)有文件類別和 卷內(nèi) 文件目錄；應(yīng)在每份文件首頁(yè)的右上角標(biāo)明文件編號(hào)；應(yīng)將保管的文件袋統(tǒng)一存放在專門的資料柜中。借用文件使用應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫文件借閱登記表；文件使用完畢，應(yīng)及時(shí)歸還；借閱后歸還的文件應(yīng)完整，不得有

10、損壞、遺失、隨意涂改；文件借閱的辦法，應(yīng)符合公司相關(guān)保密規(guī)定；復(fù)制帶有“秘密”的 文件資料需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由公司指定人員統(tǒng)一復(fù)制并作好登記。修改與作廢文件的修改，一般由原編制部門修改并填寫文件更改單 ，提出 對(duì)文件修改、更改的理由，修改好的文件，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核及相 關(guān)部門會(huì)簽、校核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，才能頒布執(zhí)行；文件經(jīng)多次修改（平均更改達(dá)3次）或文件需要進(jìn)行大幅度修改時(shí)， 應(yīng)換發(fā)新版本，但保持原編號(hào)，同時(shí)需要在文件的眉頭標(biāo)注新版次。 當(dāng)新版次的文件一經(jīng)頒布，以新版文件為準(zhǔn)，原老版本文件自動(dòng)失效， 公司不對(duì)老版本文件回收；文件作廢由文件編制部門填寫報(bào)廢申請(qǐng)，提出該文件的作廢理由， 經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門評(píng)審、會(huì)簽，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交公司管理 部公布并備案，公布之日起該文件自動(dòng)失效，公司不對(duì)該文件回收；已作廢文件的編號(hào)應(yīng)當(dāng)保留，不能被注銷或被新文件所使用。歸檔應(yīng)定期對(duì)保管的文件進(jìn)行清理歸檔；每年管理部根據(jù)非技術(shù)類檔案管理制度要求將所管文件的歸檔到公司