有效的時(shí)間管理

1、課程安排課程安排時(shí)間內(nèi)容9:00-9:30優(yōu)化管理9:30-10:15理解時(shí)間管理四象限10:30-11:30優(yōu)化，計(jì)劃，安排你的工作11:30-12:00消滅“時(shí)間殺手”人生只有30年 從25歲到55歲是實(shí)際有效的年齡，所以人一生只有黃金的30年。如果5年有一次重要的機(jī)遇，一生也只有6次，你能夠抓住幾回？一年只有30天 一年有525600秒，8760小時(shí)，365天，52周，12個(gè)月，4個(gè)季度。 無效工作時(shí)間共114天：52周X2周末=104天；10天公共假日 可能有效工作時(shí)間：365-114=251 實(shí)際可能有效工作時(shí)間：251X30%（8小時(shí)工作制）=76天 實(shí)際有效工作時(shí)間：76天X50

2、%（工作效率）=38天 實(shí)際發(fā)生的工作時(shí)間：38天-8天（個(gè)人休假病假）=30天80-20定律 80%的價(jià)值來自于20%的活動(dòng)（少數(shù)關(guān)鍵性的努力） 剩余的20%的價(jià)值來自于另80%的活動(dòng) 20% 80%時(shí)間價(jià)值20%80%80-20定律o 80%的業(yè)務(wù)，來自20%的客戶o 80%的閱讀，來自20%的書籍o 80%看報(bào)時(shí)間，用于20%的版面o 80%的電話，來自20%的客戶o 80%的時(shí)間，觀看20%的電視節(jié)目o 80%的生產(chǎn)量，來自20%的生產(chǎn)力策略性時(shí)間與個(gè)人績(jī)效管理v人生計(jì)劃（30至50年）v3年（中期）、5年（中長(zhǎng)期）、10年（遠(yuǎn)期）v年度計(jì)劃v季度計(jì)劃v月度計(jì)劃v周計(jì)劃v日計(jì)劃理解時(shí)間

3、管理四象限 A 第一象限緊要事件緊迫的任務(wù)截止日期即到的項(xiàng)目關(guān)鍵的機(jī)遇 B第二象限預(yù)防性事件人際關(guān)系建立計(jì)劃長(zhǎng)期的項(xiàng)目消遣娛樂 C 第三象限打擾，如臨時(shí)接聽電話一些郵件的閱讀與回復(fù)一些報(bào)告一些會(huì)議其他緊急但非常重要的事情 D 第四象限瑣碎的事情一些電話和電郵時(shí)間的浪費(fèi)不必要的娛樂活動(dòng)高緊急高低重要低u不要被所做的C與D象限的事所誤導(dǎo)u集中精力與那20%的高價(jià)值的事情u世界上80%的事情是屬于C和D象限的u要時(shí)時(shí)重溫你的工作優(yōu)前順序每項(xiàng)限列出3個(gè)例子，你認(rèn)為分配在每項(xiàng)限的時(shí)間比例多少合適重要不重要緊急不緊急策略性的規(guī)劃完成期限親自處理： 危機(jī)處理急迫的問題有期限限制的任務(wù)：規(guī)劃，防患未然改進(jìn)效率

4、建立人際關(guān)系發(fā)現(xiàn)新機(jī)會(huì)休息，娛樂簡(jiǎn)化授權(quán)：不速之客、推銷電話某些電話，會(huì)議某些信件與報(bào)告必要不重要的問題 能推就推：瑣碎的雜事某些電話，信件浪費(fèi)時(shí)間的事有趣的活動(dòng)分析管理你的事務(wù) 類事項(xiàng)% 重要 緊急 類事項(xiàng)% 重要 不緊急 類事項(xiàng)% 不重要 緊急 類事項(xiàng)% 不重要 不緊急分析管理你的事務(wù) 結(jié) 果 ：有遠(yuǎn)見平衡紀(jì)律自制少有危機(jī)設(shè)定優(yōu)先項(xiàng)BCnA類 必須做的 這些是最重要的項(xiàng)目。其中有些會(huì)直接影響到管理目標(biāo)、重要顧客要求、關(guān)鍵的期限及成功或發(fā)展機(jī)會(huì)的達(dá)成情況，它們才是最高的挑戰(zhàn)。nB類 應(yīng)該做的 這些是中等價(jià)值的條目，他們可以對(duì)我們的工作績(jī)效有幫助，但不是最必備或最關(guān)鍵的內(nèi)容nC類 可以做的 這

5、些是相對(duì)價(jià)值較低的條目，這些活動(dòng)是屬于C與D象限的，在時(shí)間有限的情況，根據(jù)需要，你可以取消，推遲或重新計(jì)劃它的實(shí)施處理重要的任務(wù)l將任務(wù)分解成小塊，然后圍繞它安排你每天的工作時(shí)間l設(shè)定具體的完成期限l專心致志，以結(jié)果為導(dǎo)向進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)l靈活安排你的“巔峰時(shí)刻”，在你體力與腦力最充沛和清醒的時(shí)間段做最重要最有需要的工作l有時(shí)你無法單獨(dú)完成任務(wù)時(shí)，請(qǐng)及時(shí)尋求協(xié)助。處理不是很重要的任務(wù)處理不是很重要的任務(wù)l忽略它l授權(quán)別人做l把它們集中起來，用相對(duì)零散的工作時(shí)間去完成設(shè)定長(zhǎng)期計(jì)劃的工具l主要日歷l行動(dòng)工作薄短期計(jì)劃制定工具v周計(jì)劃v日計(jì)劃v會(huì)議計(jì)劃v個(gè)人備忘錄制定每周計(jì)劃的步驟l設(shè)立每周目標(biāo)l詳細(xì)羅

6、列為達(dá)成目標(biāo)所須做的具體任務(wù)和行動(dòng)l對(duì)于每個(gè)任務(wù)和行為，確認(rèn)要花費(fèi)的時(shí)間l根據(jù)重要和緊急四象限原則，確定每個(gè)任務(wù)中的行動(dòng)優(yōu)先順序l確定在周內(nèi)的哪一天開始你的每個(gè)任務(wù) 每周計(jì)劃工作表 周數(shù)： 目標(biāo)： 2. 任務(wù)活動(dòng)優(yōu)先項(xiàng)完成時(shí)間開始日期制定美日計(jì)劃的步驟回顧你的周計(jì)劃制定一個(gè)“每天待做事項(xiàng)”的清單，并養(yǎng)成習(xí)慣安排特定的時(shí)間做事： 閱讀時(shí)間/思考時(shí)間/電話時(shí)間/任務(wù)回顧時(shí)間對(duì)活動(dòng)的優(yōu)先順序設(shè)定記錄約會(huì)安排合并相關(guān)的活動(dòng)預(yù)留緩沖時(shí)間留意你的能量周期每天早晨回顧你的清單，在工作中根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行增減管理辦法 針對(duì)一個(gè)工作日而言A型事務(wù)型事務(wù)每天應(yīng)完成幾件有難度的任務(wù)B/C型事務(wù)型事務(wù)占用我們主體時(shí)間D

7、型事務(wù)型事務(wù)應(yīng)注意控制安排立即行動(dòng)/日事日畢預(yù)留完成時(shí)間（緊迫不重要）設(shè)定完成期限（重要不緊迫）有空再做（對(duì)工作有幫助）干脆取消（對(duì)工作無幫助）態(tài)度/習(xí)慣計(jì)劃/期限克制/說不每日計(jì)劃工作表今天要做的事務(wù) 日期：待完成事務(wù)完成情況待參加的約會(huì)8:009:0010:0011:0012:00待打的電話Done1:002:003:004:00待見的人Done5:006:00制定會(huì)議計(jì)劃n會(huì)議的目的是什么？n什么時(shí)候，在哪時(shí)舉行會(huì)議？n有哪些人參加會(huì)議？n會(huì)議議題是什么？所有參加者都了解會(huì)議議程嗎？n有哪些信息是會(huì)議所需要的？是否需要特殊的設(shè)備？n會(huì)議的成果是什么？會(huì)議計(jì)劃目的： 日期： 時(shí)間： 地點(diǎn)參

8、加者：日程會(huì)議準(zhǔn)備事宜：會(huì)議總結(jié)：準(zhǔn)備個(gè)人備忘錄它包括不同格式的工作表格，如： 年計(jì)劃月歷每周記錄頁每日記錄頁時(shí)間管理的核心不是管理時(shí)間，而是管理自己！消滅“時(shí)間殺手”常見的“時(shí)間殺手”o個(gè)人因素?zé)o組織的不會(huì)說“不”個(gè)人拖延缺乏興趣和熱情疲憊的無計(jì)劃性的與工作無關(guān)的閑談o環(huán)境因素訪客電話垃圾郵件等待的浪費(fèi)無關(guān)的會(huì)議危險(xiǎn)因素避免“時(shí)間殺手”的小技巧對(duì)付“不速之客”n辦公室關(guān)閉，不與接待n站著進(jìn)行交談n把來訪者帶到公共區(qū)域n不進(jìn)行眼神交流n相對(duì)無計(jì)劃造訪，更鼓勵(lì)提前預(yù)約n如有必要，設(shè)定專門時(shí)間接待無計(jì)劃性的造訪活動(dòng)，并讓其它人知曉避免“時(shí)間殺手”的小技巧有效控制電話時(shí)間緊扣主題使電話溝通內(nèi)容緊扣主

9、題，簡(jiǎn)單精煉，避免不相關(guān)的討論設(shè)置“安靜時(shí)間”找他人的協(xié)助為提高效率，不妨在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候用多人電話會(huì)議，提高效率每天預(yù)留一定的時(shí)間集中處理要回復(fù)的電話充分及有技巧的利用電話留言系統(tǒng)打電話前，好好盤算一下大這個(gè)電話的目的和方法學(xué)習(xí)掌握電話留言技巧，簡(jiǎn)單且清晰避免“時(shí)間殺手”的小技巧缺乏焦點(diǎn)或組織混亂的解決方法 整理桌面使之整潔有序 在桌面上放置文件收發(fā)盒 建立較規(guī)范的文件系統(tǒng) 標(biāo)識(shí)化你的抽屜 一次處理一個(gè)文件 養(yǎng)成一個(gè)記時(shí)間日志的習(xí)慣（可以了解你的時(shí)間花在何處，怎么養(yǎng)成一個(gè)心的工作習(xí)慣和行為計(jì)劃的實(shí)施）如何避免如何避免“時(shí)間殺手時(shí)間殺手”和同事協(xié)作：接聽電話利用等待的時(shí)間完成短期任務(wù)，如定制計(jì)劃和打電話等。減少周期時(shí)間l消除不必要的任務(wù)或步驟l合并某些任務(wù)和步驟l在一個(gè)階段內(nèi)