會(huì)議和重大精彩活動(dòng)工作流程和要點(diǎn)

1、會(huì)議和重大活動(dòng)工作流程和要點(diǎn)試行一、會(huì)議籌備工作要點(diǎn)1、會(huì)議籌備工作流程（以公司年度工作會(huì)議為例） 會(huì)議場(chǎng)所預(yù)定-印發(fā)會(huì)議通知-統(tǒng)計(jì)會(huì)議回執(zhí)-編制會(huì)議服務(wù)指南-會(huì)議物品準(zhǔn)備-會(huì)議資料準(zhǔn)備-會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備 住宿安排餐飲安排會(huì)議報(bào)到接站發(fā)放會(huì)議資料 -就餐-住宿-領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見-會(huì)議召開-會(huì)議完畢送站- 會(huì)議總結(jié)。2、會(huì)議籌備工作事項(xiàng)1印發(fā)會(huì)議通知。 總經(jīng)理工作部按照公司總經(jīng)理辦 公會(huì)研究通過的關(guān)于召開公司*年度工作會(huì)議籌備方案，以公司文件印發(fā)會(huì)議通知。會(huì)議通知主要說明會(huì)議召 開的目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、其他事項(xiàng)、聯(lián)系人與會(huì) 址路線圖等，并附會(huì)議回執(zhí)單。2制作并發(fā)送會(huì)議請(qǐng)柬。研究用于會(huì)議宣讀的國家有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)

2、人批示件的辦理、邀請(qǐng)國家有關(guān)部委的領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí) 相關(guān)組織、機(jī)構(gòu)參會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)，報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)審定。總經(jīng)理工 作部制作會(huì)議請(qǐng)柬。國家領(lǐng)導(dǎo)人和國家部委的請(qǐng)柬由總經(jīng)理 工作部負(fù)責(zé)發(fā)送；有關(guān)部門和相關(guān)組織、機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)柬由相關(guān)部門負(fù)責(zé)發(fā)送。3預(yù)定會(huì)議場(chǎng)所。 根據(jù)會(huì)議規(guī)模預(yù)定會(huì)議地點(diǎn)。公 司年度工作會(huì)議一般要根據(jù)參會(huì)人數(shù)預(yù)定1個(gè)大型會(huì)議室、多個(gè)分組討論的中型會(huì)議室、分組討論情況匯報(bào)室和貴賓休 息室等。4預(yù)定與會(huì)代表住房。 根據(jù)參會(huì)人數(shù)預(yù)定會(huì)議所需 房間數(shù)量，并預(yù)留少數(shù)房間備用。按參會(huì)人員級(jí)別準(zhǔn)備房型、 分配房間，包括套房、單人標(biāo)間、雙人標(biāo)間等。5安排會(huì)議餐飲。 根據(jù)會(huì)議規(guī)模安排餐飲事項(xiàng)，應(yīng) 考慮能容納全部參會(huì)人

3、員的餐廳。一般會(huì)議只安排一次宴 請(qǐng)，其余時(shí)間為自助餐。會(huì)前確定就餐標(biāo)準(zhǔn)，提前制定菜單。注意食品衛(wèi)生安全，尊重民族飲食習(xí)慣。6準(zhǔn)備會(huì)議文字材料。公司工作會(huì)議文字材料主要 有：總經(jīng)理工作報(bào)告、會(huì)務(wù)指南、大會(huì)主持詞、專題報(bào)告、 交流表態(tài)發(fā)言、總結(jié)講話等。7草擬會(huì)議籌備方案。 內(nèi)容包括： 確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程。 會(huì)議組織機(jī)構(gòu)。包括會(huì)議總協(xié)調(diào)和各專業(yè)小組成員 并詳細(xì)說明各小組工作分工，做到責(zé)任到人。 制訂會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。 會(huì)場(chǎng)布置情況。包括主會(huì)場(chǎng)、主席臺(tái)、分組討論會(huì)議室、匯報(bào)廳、貴賓休息室等 與會(huì)人員報(bào)到、住宿、就餐、交通等安排。 會(huì)議宣傳標(biāo)語的內(nèi)容和布置。 會(huì)議物品準(zhǔn)備情況。 表彰頒獎(jiǎng)

4、方案和有關(guān)責(zé)任制簽定儀式方案。8編制會(huì)議服務(wù)指南。 根據(jù)會(huì)議回執(zhí)，準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)參 會(huì)代表人數(shù)，編制會(huì)議服務(wù)指南。包括： 會(huì)議議程安排、組織機(jī)構(gòu)。包括會(huì)議總協(xié)調(diào)、秘書組、 會(huì)務(wù)組、宣傳組等會(huì)議工作人員聯(lián)系和房間號(hào)。 會(huì)議須知。包括就餐時(shí)間和地點(diǎn)、會(huì)議要求和須知事項(xiàng)。 會(huì)議代表。包括代表某某、性別、民族、單位職務(wù)、房間號(hào)、餐桌號(hào)如有集體活動(dòng)的，還需注明乘車號(hào)。 召集人匯報(bào)安排。包括公司領(lǐng)導(dǎo)、召集人和匯報(bào)時(shí)間、 地點(diǎn)。 會(huì)議代表分組。包括各組代表、召集人、聯(lián)絡(luò)人、 討論地點(diǎn)。 列席代表：包括某某、單位、職務(wù)。 會(huì)場(chǎng)座次表。9準(zhǔn)備會(huì)議用品、設(shè)施等。主要包括： 文件袋。文件袋內(nèi)裝代表證、房卡、會(huì)議服務(wù)指南、

5、 簽字筆、筆記本。會(huì)議文件由秘書組根據(jù)情況裝袋或直接到 會(huì)場(chǎng)發(fā)放。 會(huì)議引導(dǎo)牌。包括報(bào)到處、主會(huì)場(chǎng)、餐廳、分組討論會(huì)場(chǎng)、匯報(bào)廳、貴賓接待室等。引導(dǎo)牌采用集團(tuán)公司統(tǒng)一標(biāo)識(shí)。 會(huì)議辦公用品。在會(huì)場(chǎng)附近充分準(zhǔn)備如電腦、 打印機(jī)、 等辦公設(shè)備以與耗材、辦公用品等，達(dá)到集中辦公條件。 備好參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)議代表席簽。10會(huì)議宣傳方面準(zhǔn)備。 本著隆重、熱烈、簡(jiǎn)樸的原 如此，視情況制定會(huì)場(chǎng)內(nèi)外環(huán)境布置方案?？砂ǎ?會(huì)場(chǎng)外布置。包括會(huì)議宣傳標(biāo)語、氣球、彩虹門等。 懸掛宣傳標(biāo)語。 制作會(huì)場(chǎng)外歡迎橫幅、電子標(biāo)語。 制作主會(huì)場(chǎng)背景板、會(huì)場(chǎng)尾標(biāo)。 制作宴會(huì)廳背景板。 制作會(huì)議展板、宣傳片等。 制作獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、綬帶和獲獎(jiǎng)

6、證書。 安排集體合影場(chǎng)地。包括前排座椅、椅簽、后排的踏 步等。11交通方面準(zhǔn)備。 安排專人負(fù)責(zé)車輛調(diào)度和指揮，做好接送站的工作方案。 準(zhǔn)備好迎接外邀領(lǐng)導(dǎo)的車輛和接送會(huì)議代表的中巴 車和商務(wù)車。12安排會(huì)場(chǎng)。預(yù)定會(huì)議用鮮花、綠植，制作主席臺(tái)效果圖并請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審定 安排會(huì)場(chǎng)音響、話筒與錄音攝像，確定會(huì)前、會(huì)中和 頒獎(jiǎng)音樂。提前做好設(shè)備調(diào)試與保障，確保萬無一失。 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)座次安排好代表席簽、文具、鮮花、茶水、 礦泉水、小毛巾的擺放；貴賓室布置 見附圖1大會(huì)領(lǐng) 導(dǎo)座次安排 做好會(huì)場(chǎng)通風(fēng)和溫度調(diào)節(jié)預(yù)案。 安排好會(huì)場(chǎng)禮儀、服務(wù)人員等；如有頒獎(jiǎng)或責(zé)任制簽訂，需提前進(jìn)展彩排。 搞好會(huì)間服務(wù)和會(huì)議休息時(shí)的茶歇服務(wù)。

7、13安排集體合影。 提前清空合影場(chǎng)地，必要時(shí)請(qǐng)攝 影師先查看攝影場(chǎng)地，根據(jù)上午或下午的時(shí)間，確定攝影的 方向和位置，并根據(jù)天氣變化情況，與早提出變更意見。提 前擺放前排領(lǐng)導(dǎo)座椅和后排踏步；按照出席會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)次序 提前貼好領(lǐng)導(dǎo)座位名簽見附圖2照相座次安排 集體合影時(shí)專人協(xié)助攝影師做好現(xiàn)場(chǎng)指揮，盡快安排好 后排參會(huì)代表的隊(duì)列，既要迅速，又要注意安全，防止人員 擁擠造成跌落；盡可能會(huì)議完畢前將合影送達(dá)代表手中。做 好會(huì)議照片的歸檔保存工作。14安排代表房間。 做好洗漱用品、水果、鮮花、食 品等的配送、會(huì)議文件等的分發(fā)；檢查房間的設(shè)備是否完好、 查看樓梯與消防通道等。15安排會(huì)議期間的值班工作。安排專

8、人值班，與時(shí) 解決會(huì)議期間臨時(shí)發(fā)生的問題，確保會(huì)議順利進(jìn)展。值班工 作內(nèi)容包括：完成會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事項(xiàng)；檢 查會(huì)議期間各時(shí)段的會(huì)場(chǎng)情況；信息的傳遞工作；采辦會(huì)議 急需的物品；安排落實(shí)參觀、娛樂活動(dòng)等；檢查落實(shí)餐飲、 宴會(huì)工作；督促檢查會(huì)議合影的準(zhǔn)備工作；解決會(huì)議代表的 臨時(shí)性困難；協(xié)調(diào)會(huì)議有關(guān)事務(wù)。16做好會(huì)議完畢后工作。包括：清理會(huì)場(chǎng)和代表房間，查看有無遺失的文件、資料、筆記等物品，防止因文件 丟失造成泄密；清點(diǎn)會(huì)議用物品，包括桌簽、電腦、打印機(jī)、 投影儀、會(huì)議展板、引導(dǎo)牌、會(huì)議資料、煙、酒等物品；清 退會(huì)議用房間；結(jié)算會(huì)議所有費(fèi)用。17會(huì)議資料整理歸檔。、慶典、儀式活動(dòng)籌備工

9、作要點(diǎn)1、 確定慶典、儀式活動(dòng)地點(diǎn)。一般選定在公司總部、 所屬單位的禮堂或星級(jí)酒店、項(xiàng)目開工現(xiàn)場(chǎng)等地點(diǎn)舉行。2、籌備工作須知事項(xiàng)1主席臺(tái)布置：如舉行慶典活動(dòng)，可采用大會(huì)形式，可按照出席慶典、 儀式領(lǐng)導(dǎo)在主席臺(tái)擺好桌簽，擺放文具、鮮花、茶水、礦泉 水、香巾等見附圖1大會(huì)領(lǐng)導(dǎo)座次安排。如舉行簽字儀式，一般準(zhǔn)備長方簽字桌可鋪深綠色臺(tái) 呢，設(shè)兩把雙方簽字人的座椅。如果簽字方較多，可加長 桌子，增加座位。簽字桌上放置各方簽字人的名簽、 鮮花如 與外方簽字還可擺放桌旗。提前擺放文本放置在協(xié)議夾 中和簽字筆用筆要符合存檔要求。提前確定其他參加儀式人員是在主簽人后面站立或是在主簽字人對(duì)面站立或 安排座椅，以便

10、按照不同形式安排會(huì)場(chǎng) 見附圖3簽字 儀式座次安排。安排助簽人員。備好香檳或紅酒，簽字儀 式完畢共同舉杯慶賀。2檢查燈光、音響、話筒、錄音設(shè)備。提前檢查照 明、試驗(yàn)每個(gè)話筒的音量?？梢暻闆r設(shè)置落地話筒。3制作背景板。根據(jù)活動(dòng)主題制作大小適宜、色彩 適宜、符合集團(tuán)公司標(biāo)識(shí)要求的背景板。4擺放花壇和綠色植物。會(huì)場(chǎng)內(nèi)部一般用高棵綠植 和花壇營造氣氛。除特意擺設(shè)某種造型，疏密間隔、適宜為 宜?；▔捎门杌ɑ虿寤ńM成，插花的圖形效果要好。5設(shè)置演講臺(tái)發(fā)言席。擺放鮮花。6準(zhǔn)備投影儀。根據(jù)情況可設(shè)置一個(gè)或者兩側(cè)各一 個(gè)投影幕布。7后排橫幅。根據(jù)情況會(huì)場(chǎng)后排可懸掛橫幅，與背 景板主題輝映。8安排貴賓休息室。準(zhǔn)備

11、鮮花、茶水、礦泉水、香 巾等物品。9檢查電源和消防設(shè)施?；顒?dòng)場(chǎng)地要有兩路電源系 統(tǒng)，防止突然停電造成活動(dòng)中斷。 要提前做好消防預(yù)案工作， 確保消防通道暢通，消防器材配備齊全。3、會(huì)場(chǎng)外氣氛布置1活動(dòng)場(chǎng)所可外掛歡迎橫幅，慶祝活動(dòng)可掛各慶賀 單位豎排賀詞；會(huì)場(chǎng)區(qū)域布置彩虹門、彩旗、氣球，氣球下 掛豎排標(biāo)語。2報(bào)到處、主會(huì)場(chǎng)、就餐餐廳放置引導(dǎo)牌。4會(huì)場(chǎng)門前臺(tái)階可鋪紅地毯以烘托氣氛。5根據(jù)活動(dòng)的主題，制作宣傳展板。4、安排貴賓休息室會(huì)見廳。貴賓休息室安排在會(huì)場(chǎng) 旁邊較近位置，廳內(nèi)擺放水果、鮮花、煙、茶水、香巾等物品。如有會(huì)見，可擺放會(huì)見雙方代表的席簽、鮮花、茶水，并預(yù)留記者席位見附圖4會(huì)見座次安排。5

12、、安排住宿房間。 根據(jù)慶典活動(dòng)時(shí)間安排住宿?？商崆鞍才判姓追俊稳藰?biāo)間、雙人標(biāo)間等?？头績?nèi)準(zhǔn)備：鮮花、水果、茶、日程安排書面洗漱用品等。6、安排餐飲。活動(dòng)一般安排一次歡迎宴會(huì)或慶祝酒會(huì)， 其余為自助餐。尊重少數(shù)民族生活習(xí)慣。宴會(huì)：根據(jù)人數(shù)確定大小適宜的宴會(huì)廳。各桌編桌號(hào)， 主桌一般安排座次，擺好席簽。準(zhǔn)備話筒、祝酒詞見附圖5宴會(huì)座次安排。自助餐：根據(jù)就餐人數(shù)準(zhǔn)備大小適宜的自助餐廳、餐前準(zhǔn)備菜單、確定就餐時(shí)間、制作引導(dǎo)牌。7、其他活動(dòng)安排。 可根據(jù)活動(dòng)情況適當(dāng)安排休閑活動(dòng)。 應(yīng)提前準(zhǔn)備活動(dòng)所需的器械、用品。8、安排車輛。安排專人負(fù)責(zé)車輛調(diào)度；根據(jù)活動(dòng)的規(guī) 模，可提前準(zhǔn)備好轎車、中巴車或大巴車等

13、接送站所需車輛。9、安排宣傳報(bào)道和媒體采訪。1活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的攝影攝像。準(zhǔn)備攝像、照相設(shè)備，可 安排全程定位錄像。2安排集體合影時(shí)，提前選擇照相地點(diǎn)，確定第一 排領(lǐng)導(dǎo)的座序并貼好領(lǐng)導(dǎo)座位名簽。3新聞媒體對(duì)活動(dòng)進(jìn)展報(bào)道時(shí)，須提前撰寫新聞通稿，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審定。新聞媒體采訪主要參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，需 提前確定采訪時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等事宜。10、頒獎(jiǎng)或揭牌安排。 頒獎(jiǎng)或揭牌前應(yīng)進(jìn)展彩排，確保 活動(dòng)萬無一失。11、文藝節(jié)目匯演安排。慶典、儀式活動(dòng)需安排文藝節(jié) 目匯演時(shí)，應(yīng)成立專門機(jī)構(gòu)，根據(jù)活動(dòng)主題提前做好節(jié)目數(shù)量、質(zhì)量的審核、節(jié)目類型等編排工作。12、治安保衛(wèi)、醫(yī)療安排。 要提前做好治安保衛(wèi)和醫(yī)療 衛(wèi)生工作，必要時(shí)可

14、聯(lián)系當(dāng)?shù)毓膊块T或醫(yī)療部門協(xié)助做好 該項(xiàng)工作。13、外文翻譯。有外賓參加的活動(dòng)，需提前安排外文翻 譯，或落實(shí)清楚外賓是否自帶翻譯。三、接待工作要點(diǎn)1、接待工作準(zhǔn)備。 明確來賓意圖后，確定接待人員， 制定接待方案，進(jìn)展組織分工。接待方案包括日程安排；來賓與陪同人員；迎接、送行 和禮儀安排；會(huì)見或會(huì)談、匯報(bào)、考察的場(chǎng)所安排和環(huán)境布置； 背景材料、匯報(bào)交流材料準(zhǔn)備；宣傳報(bào)道；餐飲服務(wù)；交通安 排；著裝、民族風(fēng)俗習(xí)慣等有關(guān)要求；應(yīng)急預(yù)案等。組織分工包括：迎接安排與路線；會(huì)議室布置；新聞宣 傳安排；合影安排；餐飲安排；文件材料準(zhǔn)備；環(huán)境布置； 考察參觀安排；其他安排如禮儀引導(dǎo)、 安全保衛(wèi)、交通服務(wù)、 著

15、裝、民族風(fēng)俗習(xí)慣等。2、接待實(shí)施。按照領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的接待方案安排會(huì)見、會(huì) 談或匯報(bào)。1迎接來賓：確定迎送規(guī)格。通常遵循身份相當(dāng)、對(duì)等接待的原如 此，也可視情況由高規(guī)格的人員出面接待。掌握到達(dá)時(shí)間。準(zhǔn)確掌握來賓到達(dá)的時(shí)間，與早通知迎送人員提前到達(dá)迎接地點(diǎn)。 如有變化，與時(shí)通知有關(guān)人員。給來賓留下一定時(shí)間。來賓抵達(dá)住處后，應(yīng)給對(duì)方留下 一定的時(shí)間，然后再安排活動(dòng)。2安排會(huì)見、會(huì)談匯報(bào)和合影。在貴賓室會(huì)見，貴賓室內(nèi)可擺放水果、鮮花、茶水、香 巾等物品；如在會(huì)議室會(huì)見、會(huì)談或匯報(bào)，可在會(huì)議桌上擺放會(huì)見雙方代表的席簽、鮮花、茶水，香巾；并預(yù)留記者席位。會(huì)見座位的安排：通常將客人安排在主人的右側(cè)，譯員、 記錄

16、員安排在主人和主賓的后面，其他人員按主賓次序分別 在主賓一側(cè)就座。可在后排加座。雙方人員的排序按照職務(wù)、 會(huì)見內(nèi)容等綜合因素排定 見附圖4會(huì)見座位安排。會(huì)談座位的安排：雙邊會(huì)談通常用長方形、橢圓形或圓 形桌子，賓主相對(duì)而坐。主談人居中。一般譯員安排在主談 人右側(cè)。其他人員按禮賓次序左右排列。記錄員可安排在后 面，當(dāng)會(huì)談人員較少時(shí)，記錄員也可安排在會(huì)談桌上就座。 雙方人員的排序按照職務(wù)、會(huì)見內(nèi)容等綜合因素排定。見附圖6會(huì)見座位安排。合影的座位安排：安排合影時(shí)，通常排單數(shù)就座，身份 最高者居中，2號(hào)人員在1號(hào)人員左手位置，3號(hào)人員在1 號(hào)人員右手位置，以此類推 見附圖2照相座次安排。3、宴請(qǐng)安排：

17、主要有三個(gè)環(huán)節(jié)：排好菜單、定好就餐 形式、排定座次。排好菜單。要表現(xiàn)風(fēng)味特色、節(jié)令時(shí)尚和客人喜愛的 菜肴；尊重少數(shù)民族的風(fēng)俗習(xí)慣。定好就餐形式。宴請(qǐng)形式有正式宴會(huì)和冷餐自助餐。正式宴會(huì)賓主均按身份排位就座。正式宴會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)，應(yīng)布置 得莊重大方，可以少量點(diǎn)綴鮮花，也可視情況制作背板。排定座次。正式宴會(huì)桌次的排列：主桌位置，圓廳居中 為上，橫排以右為上，縱排以遠(yuǎn)為上；有講臺(tái)時(shí)臨臺(tái)為上，2、3、4等其它桌的位置，以離主桌位置遠(yuǎn)近而定，近高遠(yuǎn)低，右高左低。桌數(shù)較多時(shí)，要擺桌次牌見附圖5宴請(qǐng)座次安排丨。冷餐會(huì)自助餐常用于宴請(qǐng)人數(shù)眾多的賓客。應(yīng)設(shè)主 賓席座位，其余各席不固定座位，食品與飲料均事先放置桌 上，招待會(huì)開始后，自動(dòng)取食進(jìn)餐。少數(shù)民族賓客可設(shè)民族 餐桌。4、節(jié)目安排。如安排文藝節(jié)目，以第七、八排座位為 最優(yōu)。觀看電影以第十五排前后為好。專場(chǎng)演出應(yīng)把貴賓席 留給主人和主要客人，其他客人可排座位，也可自由出入。附圖1：大會(huì)領(lǐng)導(dǎo)座次安排大會(huì)座次53