教你如何做一個(gè)合格的項(xiàng)目經(jīng)理

1、項(xiàng)目管理項(xiàng)目管理 q 了解項(xiàng)目q 項(xiàng)目的計(jì)劃q 項(xiàng)目的執(zhí)行q 項(xiàng)目的監(jiān)督agenda大大 綱綱v提出自己的看法或意見(jiàn)，在這堂課里應(yīng)該是完全公開(kāi)的 v參與者不應(yīng)將別人的發(fā)言帶出室外，以引起不必要的負(fù)面影響v尊重他人的看法，尤其是與你持不同看法的“第二意見(jiàn)”v鼓勵(lì)參與討論及意見(jiàn)分享：他山之石，可以攻錯(cuò)v讓我們以開(kāi)闊的胸襟來(lái)面對(duì)問(wèn)題及提出看法ground rules培訓(xùn)要求1.項(xiàng)目的計(jì)劃2.項(xiàng)目的執(zhí)行3.項(xiàng)目的監(jiān)督完成成功項(xiàng)目，贏得客戶(hù)滿(mǎn)意完成成功項(xiàng)目，贏得客戶(hù)滿(mǎn)意1.1.項(xiàng)目的計(jì)劃項(xiàng)目的計(jì)劃2.項(xiàng)目的執(zhí)行3.項(xiàng)目的監(jiān)督1.1定義愿景定義愿景1.2訂出目標(biāo)訂出目標(biāo)1.3評(píng)估限制評(píng)估限制1.4列出工作

2、列出工作1.5敲定資源敲定資源1.6工作排序工作排序1.7確定進(jìn)度確定進(jìn)度1.8未雨綢繆未雨綢繆完成成功項(xiàng)目，贏得客戶(hù)滿(mǎn)意1.1. 1.1. 定義愿景定義愿景1. 項(xiàng)目的計(jì)劃1.1.2. 1.1.2. 檢驗(yàn)思考檢驗(yàn)思考 有野心是好的，但必須切乎實(shí)際 項(xiàng)目愿景要寫(xiě)得精確，不可模糊不清 同伴們能認(rèn)同這個(gè)項(xiàng)目愿景嗎？ 檢驗(yàn)這個(gè)項(xiàng)目愿景是否值得要投入的成本 1.1.1. 1.1.1. 定義欲見(jiàn)的變化定義欲見(jiàn)的變化發(fā)掘出作改變的需要與重要的相關(guān)協(xié)助人員及團(tuán)隊(duì)成員商討 定義項(xiàng)目所希望達(dá)成的改變 評(píng)估項(xiàng)目愿景的可行性 寫(xiě)出可行的項(xiàng)目愿景1. 項(xiàng)目的計(jì)劃1.2. 1.2. 訂出目標(biāo)訂出目標(biāo)1.2.2. 1.2

3、.2. 訂定指標(biāo)訂定指標(biāo)認(rèn)清指標(biāo)與目標(biāo)、目標(biāo)與愿景間的關(guān)聯(lián)性。1.2.3 1.2.3 訂定輕重緩急訂定輕重緩急低優(yōu)先度的項(xiàng)目有必要時(shí)可以放棄80/20法則1.2.1 1.2.1 定義目標(biāo)定義目標(biāo)清楚的（specific）可衡量的(measurable)達(dá)得到的（attainable)合理的(reasonable)具體的(tangible)1. 項(xiàng)目的計(jì)劃1.3 1.3 評(píng)估限制評(píng)估限制1.3.2 1.3.2 檢驗(yàn)資源的限制檢驗(yàn)資源的限制認(rèn)清哪些資源是必需的，它們的成本以及我是否能付得起確定是否有法律、安全、環(huán)保等外在的限制考慮是否外包比較劃算1.3.3. 1.3.3. 善用現(xiàn)有的管道善用現(xiàn)有的

4、管道調(diào)查一下是否別人有作過(guò)類(lèi)似的案例調(diào)查一下是否別的部門(mén)有正在使用或采購(gòu)類(lèi)似的資源盡量不要從零開(kāi)始1.3.1 1.3.1 評(píng)估時(shí)間的壓力評(píng)估時(shí)間的壓力寧做快速但不完美的決定，也不要慢而完美1. 項(xiàng)目的計(jì)劃1.4. 1.4. 列出工作列出工作1.4.1. 1.4.1. 腦力激蕩腦力激蕩1.4.2. 1.4.2. 由下往上作組合由下往上作組合1.4.3. 1.4.3. 檢查是否有遺漏檢查是否有遺漏1.4.4. 1.4.4. 給予有意義的編號(hào)給予有意義的編號(hào)1.4.5. 1.4.5. 紀(jì)錄工作總表紀(jì)錄工作總表把工作總表上的工作作完之后，是否便達(dá)成了項(xiàng)目的目標(biāo)是否每一項(xiàng)工作都是必要的？有沒(méi)有錦上添花？

5、1. 項(xiàng)目的計(jì)劃1.5. 1.5. 敲定資源敲定資源1.5.1. 1.5.1. 人力評(píng)估人力評(píng)估先考慮工作所需要的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、資源，才去找最適合的人選，不可因人而設(shè)事1.5.2. 1.5.2. 評(píng)估其他的資源評(píng)估其他的資源再考慮場(chǎng)地、器材、耗材、特殊資源以及財(cái)源資源的不足或過(guò)多都可能導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗1.5.3. 1.5.3. 溝通協(xié)調(diào)溝通協(xié)調(diào)理想上我會(huì)在預(yù)算之內(nèi)拿到所有的資源，實(shí)際上很難如此考慮是否有替代的資源或工作，一樣可以達(dá)成項(xiàng)目的目標(biāo)1.5.4. 1.5.4. 記錄資源記錄資源用資源投入表來(lái)記錄及溝通所有的資源記得要拿到掌握資源者與項(xiàng)目組成員的簽署1. 項(xiàng)目的計(jì)劃1.6. 1.6.

6、工作排序工作排序1.6.1. 1.6.1. 考慮優(yōu)先級(jí)考慮優(yōu)先級(jí)先考慮是否有邏輯上的先后關(guān)系再考慮是否有資源上的沖突1.6.2. 1.6.2. 估計(jì)工期的長(zhǎng)短估計(jì)工期的長(zhǎng)短由工作的承辦人來(lái)評(píng)估工期如果可能，先試驗(yàn)一小段1.6.3. 1.6.3. 網(wǎng)絡(luò)圖網(wǎng)絡(luò)圖把所有的工作依照優(yōu)先級(jí)畫(huà)出網(wǎng)絡(luò)圖依照工期來(lái)找出關(guān)鍵路徑1.6.4. 1.6.4. 找出空檔找出空檔在每個(gè)非關(guān)鍵路徑中，找出它所有的空檔1. 項(xiàng)目的計(jì)劃1.7. 1.7. 確定進(jìn)度確定進(jìn)度1.7.1. 1.7.1. 計(jì)算日期計(jì)算日期給定開(kāi)工或完工日期，把所有的工作依照網(wǎng)絡(luò)圖畫(huà)出甘特圖在甘特圖上標(biāo)出關(guān)鍵路徑1.7.2. 1.7.2. 找出撞期找

7、出撞期在甘特圖上標(biāo)出所需要的資源，檢查是否有撞期要求項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提報(bào)假期/訓(xùn)練/歲修，把它們也排入甘特圖，之后再檢查一次甘特圖，要盡量合于現(xiàn)時(shí)的狀況1.7.3. 1.7.3. 贏得認(rèn)同贏得認(rèn)同加上時(shí)間之后，再次取得資源、掌握資源者與項(xiàng)目組成員的簽署與別的項(xiàng)目經(jīng)理討論共有的資源的調(diào)度1. 項(xiàng)目的計(jì)劃1.8. 1.8. 未雨綢繆未雨綢繆1.8.1. 1.8.1. 找出威脅找出威脅有哪些問(wèn)題會(huì)造成項(xiàng)目目標(biāo)的失?。繒?huì)錯(cuò)在什么地方？?jī)?yōu)先檢查關(guān)鍵路徑上的工作考慮可能性、嚴(yán)重性與應(yīng)變度1.8.2. 1.8.2. 事先預(yù)防事先預(yù)防有哪些狀況會(huì)造成上述問(wèn)題的發(fā)生？我們可以作些什么預(yù)防措施來(lái)阻止這些狀況的發(fā)生1.8.

8、3. 1.8.3. 應(yīng)變計(jì)劃應(yīng)變計(jì)劃一旦問(wèn)題真的發(fā)生，我們?cè)撛趺崔k？把預(yù)防措施與應(yīng)變計(jì)劃所需要準(zhǔn)備的工作，也列入項(xiàng)目工作應(yīng)變計(jì)劃需要事先演練1.項(xiàng)目的計(jì)劃2.2.項(xiàng)目的執(zhí)行項(xiàng)目的執(zhí)行3.項(xiàng)目的監(jiān)督2.1檢驗(yàn)角色檢驗(yàn)角色2.2建立團(tuán)隊(duì)建立團(tuán)隊(duì)2.3好的開(kāi)始好的開(kāi)始2.4有效領(lǐng)導(dǎo)有效領(lǐng)導(dǎo)2.5開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)2.6團(tuán)隊(duì)決策團(tuán)隊(duì)決策2.7管理信息管理信息2.8溝通清晰溝通清晰完成成功項(xiàng)目，贏得客戶(hù)滿(mǎn)意2. 項(xiàng)目的執(zhí)行2.1 2.1 檢驗(yàn)自己角色檢驗(yàn)自己角色2.1.1. 2.1.1. 定義責(zé)任定義責(zé)任項(xiàng)目經(jīng)理要能夠徹底地了解項(xiàng)目計(jì)劃，并且能有權(quán)威地答復(fù)任何問(wèn)題仔細(xì)考慮如何將項(xiàng)目計(jì)劃轉(zhuǎn)化成行動(dòng)2.1.2

9、. 2.1.2. 領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)遴選及確定團(tuán)隊(duì)成員，并付予責(zé)任順利地推動(dòng)項(xiàng)目的展開(kāi)繼續(xù)不斷地鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員，以確定項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成2.1.3. 2.1.3. 自我評(píng)估自我評(píng)估我是否真的對(duì)本項(xiàng)目有興趣我是否能把項(xiàng)目的工作授權(quán)團(tuán)隊(duì)，以團(tuán)隊(duì)力量來(lái)完成項(xiàng)目目標(biāo)？我是否會(huì)提拔人才，培養(yǎng)未來(lái)的領(lǐng)導(dǎo)干部？2. 項(xiàng)目的執(zhí)行2.2. 2.2. 建立團(tuán)隊(duì)建立團(tuán)隊(duì)2.2.1. 2.2.1. 評(píng)估誰(shuí)能出馬評(píng)估誰(shuí)能出馬用資源投入表及行事歷來(lái)敲定所有的資源公司不是只有我的項(xiàng)目在進(jìn)行，記得要與掌握資源的人作好溝通2.2.2. 2.2.2. 敲定團(tuán)隊(duì)成員敲定團(tuán)隊(duì)成員我對(duì)某團(tuán)隊(duì)成員認(rèn)識(shí)多少，我能信任他嗎？團(tuán)隊(duì)成員是否皆具備了必要

10、的知識(shí)與技能，還是需要再訓(xùn)練？團(tuán)隊(duì)成員是否能夠互相合作，愉快共事？2.2.3. 2.2.3. 定義角色與責(zé)任定義角色與責(zé)任常見(jiàn)的重要團(tuán)隊(duì)角色：協(xié)調(diào)人（coordinator）、分析人（critic）、智囊（idea person）、執(zhí)行人（implementer）、公關(guān)（external contact）、糾察（inspector）、團(tuán)隊(duì)輔導(dǎo)人（team builder）要能因材適用，不要削足適履，或強(qiáng)人所難2. 項(xiàng)目的執(zhí)行2.3. 2.3. 好的開(kāi)始好的開(kāi)始2.3.1. 2.3.1. 主動(dòng)地促進(jìn)了解主動(dòng)地促進(jìn)了解辦一個(gè)項(xiàng)目誓師大會(huì)，并邀請(qǐng)高階長(zhǎng)官致詞鼓勵(lì)多與團(tuán)隊(duì)成員溝通，使他們了解本項(xiàng)目對(duì)公

11、司及他個(gè)人的好處在項(xiàng)目一開(kāi)始時(shí)，便要趁早訂定工作規(guī)則及考核標(biāo)準(zhǔn)鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員表達(dá)意見(jiàn)，有問(wèn)題之處要盡快解決2.3.2. 2.3.2. 紀(jì)錄項(xiàng)目的開(kāi)始狀態(tài)紀(jì)錄項(xiàng)目的開(kāi)始狀態(tài)愿景（vision）：項(xiàng)目完成后，公司所希望邁入的境地目標(biāo)（target）：總結(jié)本項(xiàng)目的目標(biāo)、指標(biāo)，指標(biāo)目前與未來(lái)的表現(xiàn)里程碑（milestone）：本項(xiàng)目所預(yù)定完成的特別事件或成績(jī)風(fēng)險(xiǎn)與機(jī)會(huì)（risk and opportunities）：項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理與plan b相關(guān)人士（stakeholders）：項(xiàng)目的關(guān)系人名單2. 項(xiàng)目的執(zhí)行2.4. 2.4. 有效領(lǐng)導(dǎo)有效領(lǐng)導(dǎo)2.4.1. 2.4.1. 了解各種的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格了解各種的

12、領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格專(zhuān)制型（dictatorial）：當(dāng)面臨危機(jī)或沒(méi)時(shí)間討論時(shí)適用分析型（analytic）：當(dāng)面臨時(shí)間壓力或需迅速作正確決定時(shí)適用諮商型（opinion-seeking）：當(dāng)需要建立團(tuán)隊(duì)共識(shí)及上同支持時(shí)適用民主型（democratic）：應(yīng)該作為項(xiàng)目的正常模式，以灌能團(tuán)隊(duì)成員2.4.2. 2.4.2. 因材施教，正確地領(lǐng)導(dǎo)因材施教，正確地領(lǐng)導(dǎo)督導(dǎo)型（hand-on）：對(duì)新手要多予以示范與鼓勵(lì)授權(quán)型（hand-off）：對(duì)老手要多尊重他們的想法， 避免干預(yù)太多2.4.3. 2.4.3. 目標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)在項(xiàng)目目標(biāo)不受影響下，盡量給人方便，要抓大方向賞罰分明，多作建設(shè)性的批評(píng)與鼓勵(lì)2. 項(xiàng)目

13、的執(zhí)行2.5. 2.5. 開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)2.5.1. 2.5.1. 鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)精神鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)精神項(xiàng)目經(jīng)理須公平對(duì)待團(tuán)隊(duì)成員，以免造成團(tuán)隊(duì)的分裂對(duì)個(gè)人與團(tuán)隊(duì)都要作適當(dāng)?shù)墓膭?lì)，避免凸顯英雄主義2.5.2. 2.5.2. 了解團(tuán)隊(duì)的發(fā)展了解團(tuán)隊(duì)的發(fā)展團(tuán)隊(duì)的發(fā)展可分為四個(gè)階段：成形期（form）、震蕩期（storm）、整合期（norm）與表現(xiàn)期（perform）適當(dāng)?shù)毓芾砗谜鹗幤冢炊軌蜷_(kāi)創(chuàng)團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)造力發(fā)展的階段是可以退步的，團(tuán)隊(duì)會(huì)因?yàn)槌蓡T的改變而改變階段2.5.3. 2.5.3. 保持沖勁保持沖勁要適當(dāng)?shù)剌喺{(diào)成員的工作，因?yàn)槌删透袝?huì)隨著時(shí)間而遞減的技巧地處理人事更動(dòng)，以減少對(duì)士氣的打擊2. 項(xiàng)目的執(zhí)

14、行2.6. 2.6. 用團(tuán)隊(duì)來(lái)作決策用團(tuán)隊(duì)來(lái)作決策2.6.1. 2.6.1. 定義評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)定義評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)定義到底是要選擇什么？什么樣的特質(zhì)的東西是我們?cè)趯ふ业?？把評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)分為“必要”與“想要”2.6.2. 2.6.2. 評(píng)估各項(xiàng)方案評(píng)估各項(xiàng)方案先由“必要”來(lái)淘汰不合格的選擇再由“想要”來(lái)比較最高分的選擇2.6.3. 2.6.3. 訂定決策訂定決策適當(dāng)?shù)模╯uitable）：這是目前狀況下最適當(dāng)?shù)臎Q策嗎？可被接受的（acceptable）：這個(gè)決策可以被所有的相關(guān)人接受嗎？可行的（feasible）：這個(gè)決策可行嗎？資源與時(shí)間足夠嗎？耐考驗(yàn)的（enduring）：這個(gè)決策足夠撐到項(xiàng)目完成，甚至更久

15、嗎？2. 項(xiàng)目的執(zhí)行2.7. 2.7. 管理信息管理信息2.7.1. 2.7.1. 評(píng)估信息評(píng)估信息不同種類(lèi)的信息有不同的處理方式信息隨時(shí)在進(jìn)來(lái)，盡量別打斷了正常的工作流程用瀏覽、研讀或委派別人的方式來(lái)處理信息想想這信息是否對(duì)別的項(xiàng)目或部門(mén)也有用2.7.2. 2.7.2. 整理資料整理資料把工作的信息分為“完工”、“進(jìn)行中”及“未開(kāi)工”三類(lèi)用待辦檔來(lái)存放暫沒(méi)空讀的信息保持信息的時(shí)效，今天的新聞便是明天的歷史2.7.3. 2.7.3. 指定一位協(xié)調(diào)人指定一位協(xié)調(diào)人讓團(tuán)隊(duì)成員有一個(gè)信息聯(lián)絡(luò)中心，以避免多頭馬車(chē)2. 項(xiàng)目的執(zhí)行2.8. 2.8. 溝通清晰溝通清晰2.8.1. 2.8.1. 分享知識(shí)分

16、享知識(shí)檢查項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)的項(xiàng)目的關(guān)系人名單，想想誰(shuí)需要什么信息？要用哪種格式？何時(shí)何處會(huì)需要？運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)作知識(shí)管理2.8.2. 2.8.2. 傾聽(tīng)別人的想法傾聽(tīng)別人的想法您認(rèn)為我們可以如何來(lái)把本項(xiàng)目做得更好？對(duì)于您已完成的工作，您認(rèn)為有些什么改善的空間？客戶(hù)滿(mǎn)意我們的工作與進(jìn)度嗎？我們可有發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中有什么問(wèn)題在發(fā)生的跡象？2.8.3. 2.8.3. 歡迎別人的建議歡迎別人的建議與團(tuán)隊(duì)成員作個(gè)別或小組的訪談，鼓勵(lì)大家實(shí)話實(shí)說(shuō)如果建議不可行，也要告知提案人理由為何1.項(xiàng)目的計(jì)劃2.項(xiàng)目的執(zhí)行3.3.項(xiàng)目的監(jiān)督項(xiàng)目的監(jiān)督3.1追蹤進(jìn)度追蹤進(jìn)度3.2開(kāi)會(huì)檢討開(kāi)會(huì)檢討3.3解決問(wèn)題解決問(wèn)題3.4適應(yīng)改變適應(yīng)改

17、變3.5擴(kuò)大戰(zhàn)果擴(kuò)大戰(zhàn)果完成成功項(xiàng)目，贏得客戶(hù)滿(mǎn)意3. 項(xiàng)目的監(jiān)督3.1. 3.1. 追蹤進(jìn)度追蹤進(jìn)度3.1.1. 3.1.1. 有效監(jiān)督有效監(jiān)督經(jīng)常要核對(duì)實(shí)際狀況與原訂計(jì)劃的異，尤其要注意進(jìn)度與預(yù)算的掌握對(duì)于任何計(jì)劃上的變更，都要仔細(xì)考慮出合理的理由與行動(dòng)計(jì)劃，以及對(duì)后續(xù)工作的影響3.1.2. 3.1.2. 善用報(bào)告善用報(bào)告要求團(tuán)隊(duì)成員嚴(yán)謹(jǐn)?shù)靥顚?xiě)報(bào)告，并準(zhǔn)時(shí)繳交報(bào)告的內(nèi)容應(yīng)包括項(xiàng)目目前的狀況、從上次報(bào)告以后重要的成績(jī)，以及已發(fā)生或潛在的問(wèn)題與機(jī)會(huì)項(xiàng)目經(jīng)理需要匯整團(tuán)隊(duì)的報(bào)告，并定期向上報(bào)告3.1.3. 3.1.3. 監(jiān)督的時(shí)機(jī)監(jiān)督的時(shí)機(jī)項(xiàng)目越大越復(fù)雜，監(jiān)督與回報(bào)的頻率要越高項(xiàng)目中頭一次嘗試的工

18、作，要特別加強(qiáng)監(jiān)督3. 項(xiàng)目的監(jiān)督3.2. 3.2. 開(kāi)會(huì)檢討開(kāi)會(huì)檢討3.2.1. 3.2.1. 檢討會(huì)的計(jì)劃?rùn)z討會(huì)的計(jì)劃定期會(huì)議：至少每月要召開(kāi)一次正式的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)檢討會(huì)議專(zhuān)題會(huì)議：在到達(dá)項(xiàng)目里程碑或特殊事件發(fā)生時(shí)召開(kāi)事先訂定檢討會(huì)的議程與所希望的目標(biāo)，不要為開(kāi)會(huì)而開(kāi)會(huì)3.2.2. 3.2.2. 誰(shuí)該與會(huì)？誰(shuí)該與會(huì)？這個(gè)人是否能在會(huì)議中提供有價(jià)值的貢獻(xiàn)？這個(gè)人如果不來(lái)參加，是否會(huì)影響會(huì)議順利地進(jìn)行？是否可以分梯次開(kāi)會(huì)，不必每個(gè)人都得全程參與？3.2.3. 3.2.3. 領(lǐng)導(dǎo)檢討會(huì)的進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)檢討會(huì)的進(jìn)行依照議程領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議，保持大家都能專(zhuān)注在正在討論的議題適時(shí)地整理會(huì)議中提出的問(wèn)題與點(diǎn)子，并作出必要的決定永遠(yuǎn)用鼓勵(lì)與肯定來(lái)正面地結(jié)束一個(gè)檢討會(huì)3. 項(xiàng)目的監(jiān)督3.3. 3.3. 解決問(wèn)題解決問(wèn)題3.3.1.3.3.1.有麻煩要盡早講有麻煩要盡早講小問(wèn)題不處理可能會(huì)變成大危機(jī)，越早發(fā)掘問(wèn)題越好解決鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員提出問(wèn)題，并要求他們同時(shí)也考慮解決方案3.3.2. 3.3.2. 處理問(wèn)題處理問(wèn)題聆聽(tīng)團(tuán)隊(duì)成員提出問(wèn)題，并討論可能的影響在了解問(wèn)題全貌之前，不要就跳到解決方案盡量由團(tuán)隊(duì)來(lái)決定解決方案，再共同討論出項(xiàng)目應(yīng)作的改變找出造成問(wèn)題的根源，永遠(yuǎn)避免問(wèn)題的再次發(fā)生3.3.3. 3.3.3. 更新項(xiàng)目計(jì)劃更新項(xiàng)目計(jì)劃要及