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文檔簡介

1、.檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書檔案分類編寫組二一年十二月.檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書1、目的 :加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,保證檔案資料完整性、系統(tǒng)性、正確性,有利于保存應(yīng)用 , 更有利于公司的發(fā)展與建設(shè)。2、適用范圍 :適用于總公司、各分(子)公司及其所屬各部門的檔案管理。3、指導(dǎo)文件與參考資料1)規(guī)章制度第8 章:公司檔案管理制度;2)國家有關(guān)部門試行的檔案分類規(guī)則及有關(guān)文書檔案、科技檔案管理學(xué)概要書籍。4、名詞定義與解釋:暫無。5、權(quán)責(zé) :公司行政人事部負(fù)責(zé)本文件的擬、修、廢、發(fā)放及監(jiān)督實施。6、內(nèi)容 :6. 1 檔案資料的來源與管理程序:資料各分設(shè)計建設(shè)相關(guān)總公司其他來源單位單位公司單位管理程序檔案室

2、收集審核分類編存檔服務(wù)修改報廢整理鑒定立卷目排架利用補(bǔ)充銷毀統(tǒng)計6.2 管理范圍:6.2.1文檔:(1)省市各局的各種文件文函;公司的各類證件(注冊及注冊變更、經(jīng)營、資質(zhì)、資產(chǎn)等)與文書。(2)凡產(chǎn)生于公司董事會、 總公司、分公司,包括行政、人事、工程、財務(wù)、營銷、工會、黨辦等管理過程的具有保存價值的各種文件:.請示、報告、批示、批復(fù)、計劃與總結(jié)報告、考察報告等;行政文件、命令文件:通知、通報、通告、布告、命令、任命、通令、嘉獎令等;法規(guī)文件:規(guī)定、規(guī)章、制度、辦法、細(xì)則、法令、條例、職責(zé)、準(zhǔn)則、規(guī)則等;計劃文件:工作計劃、發(fā)展規(guī)劃、生產(chǎn)計劃、文教衛(wèi)計劃、財政收支計劃等;統(tǒng)計類文件;各部門間工

3、作聯(lián)系單等往來文件;合同文件;財務(wù)類:憑證、帳本、財務(wù)報表、往來明細(xì)表、銷售收入明細(xì)表、工程合同類、銷售合同等;案件糾紛類各種文件與材料;6.2.2科檔:建筑工程建設(shè)與安裝:具體內(nèi)容見附件 1科技檔案分類及登記。設(shè)備儀器類:隨機(jī)所屬圖紙資料、證件、載體等,特種設(shè)備、引進(jìn)設(shè)備的資料見附件 1。6.2.3 參考資料:經(jīng)審批的報廢、閑置但仍有利用參閱價值的檔案資料, 中外企業(yè)、商家介紹,建筑單位資料, 有關(guān)書籍(工具、文化等類)、刊物、雜志、圖紙等。6.3 資料收集條件:6.3.1資料必須字跡清楚、工整,圖樣清晰,必須用字跡能長期保存的鋼筆、圓珠筆、鉛筆等書寫。6.3.2資料、文件、圖樣必須是具有簽

4、字、落款、注明日期的有效文件資料,圖樣圖紙必須符合國標(biāo)。工程竣工圖等資料必須加蓋竣工印章,由經(jīng)辦人及相關(guān)人員簽字,并由甲、乙雙方領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。同類性質(zhì)的成本資料必須裝訂成冊,編寫目錄,標(biāo)注頁碼。6.4 資料來源 :6.4.1 公司董事會、董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理有關(guān)規(guī)劃、開發(fā)的各項指示與講話及會議文件;公司內(nèi)部及分公司職能部門按時、按月、按年交檔(裝訂成冊)的各種文件資料。6.4.2 省市政府及各職能部門所發(fā)的各種文件、證件、函件等。6.4.3土建、設(shè)備工程的各種專題研討會、可行性審核會、報告會等會議資料;各種調(diào)查、考察報告、往來文函。工程各階段所產(chǎn)生的各種資料、審計及其經(jīng)濟(jì)糾紛案件資料等。6

5、.4.4 設(shè)備開箱資料(隨機(jī)文件、圖紙、合格證)電梯、鍋爐等特種設(shè)備必須有安全檢驗報告書,地方勞動部門的印章。.6.4.5 司法類文件資料及其他綜合類資料。6.5 資料交接登記(含傳閱與發(fā)放)6.5.1 交接資料必須認(rèn)真填寫( SR-DA001), 雙方當(dāng)事人簽字,各執(zhí)一份,以備查閱。檔案人員編收訖號(收訖號按年編號,如2010-001),按收文登記表(SR-DA002)填寫登記。6.5.2 傳閱的文件資料按領(lǐng)導(dǎo)批示范圍進(jìn)行傳閱,返回后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示,決定存檔與否。6.5.3 資料發(fā)放:發(fā)文人員必須認(rèn)真填寫發(fā)文登記表(SR-DA003)由收文單位接收人簽字,發(fā)文人收存。6.5.4 檔案資料的合并

6、對于原已建檔的老檔案資料與現(xiàn)有的已進(jìn)檔資料合并程序如同前述資料登記進(jìn)檔程序。 相同內(nèi)容的資料編上順序號插入現(xiàn)有檔案資料袋內(nèi),并在卷內(nèi)目錄的相應(yīng)位置上做好登記。 以前沒有立卷的內(nèi)容資料, 還須重新組卷、 立卷與排架, 最后在合并的資料目錄上進(jìn)行標(biāo)注,寫上合并后的檔案號及柜號, 原目錄長期保存,以利查找。6.6 資料整理:審核、鑒定分類組立卷編目排架6.6.1資料應(yīng)按交接登記表核對其準(zhǔn)確性。6.6.2 參照檔案分類試行規(guī)則對所有交檔資料分類。工程類資料應(yīng)按工程項目的各個階段認(rèn)真梳理分類鑒定,竣工資料檢查其是否齊全、 完整及系統(tǒng)性、 正確性,是否加蓋竣工章, 編制人、審核人簽字與否。有問題的交由送交

7、單位更正辦妥,并應(yīng)由公司專業(yè)人員簽字,領(lǐng)導(dǎo)審批后由檔案室收存。6.6.3資料鑒定:確定密級:機(jī)密類:董事會、總公司的發(fā)展規(guī)劃文件、會議文件,新項目的總體規(guī)劃、 布置、設(shè)計方案、計算依據(jù)、專業(yè)會議紀(jì)要、可行性研究報告、工程預(yù)算標(biāo)底及報價書;重要類:各種證件(營業(yè)執(zhí)照、注冊資本、土地證、規(guī)劃許可證、商品房預(yù)售許可證、資產(chǎn)所有權(quán)證、債權(quán)憑證及注冊變更等。各工程項目從準(zhǔn)備到竣工驗收階段、審計階段所形成的可歸檔的各種文件資料、案件糾紛資料等;工程類合同協(xié)議資料;省市政府、各局的重要文件;公司章程等法規(guī)文件及決.定,人事任免重要文件及資料;薪資,經(jīng)營類銷售、購置合同協(xié)議資料;財務(wù)報表、財務(wù)賬目、憑證資料等

8、)確定保存時間:分永久、長期、短期,長期與短期之間的一律從長保管。永久保存:政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件、公司注冊登記及其變更資料、執(zhí)照、各種資產(chǎn)證件等,董事會及股東會議記錄、發(fā)展規(guī)劃決策文獻(xiàn)、財務(wù)報表、薪資單;工程項目的全過程及其竣工文件、圖紙資料、決算審計資料;其它經(jīng)核定須永久保存的各類文書檔案資料。長期保存: 10 年保存: 1、預(yù)算、決算書類 2、會計憑證 3、計劃資料 4、其它經(jīng)核定須保存 10 年的文書類文件資料。 5 年期保存 :1 、人事合同期滿或解除合約 2、其它經(jīng)核定保存 5 年的文書類文件資料。短期保存: 1 年保存:無長期保存必要者,具有短期時效性文書、文件類資料;保存年限一般都應(yīng)

9、由資料送交單位根據(jù)相關(guān)規(guī)定確定。6.6.4組立卷、編目:6.6.4.1組立卷方法與原則:文檔類:按公文性質(zhì)、特點、類別組立卷。外來文件: 1)省市政府各局來文、來函及上級來文、來函;、 2)企事單位的來文、來函。內(nèi)部文件:董事會資料、集團(tuán)董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理指示、講話,各種會議文件、發(fā)展規(guī)劃文件、公司注冊資料、資產(chǎn)權(quán)證等證件類;財務(wù)、人事文件資料等,公司及各分公司、各部門會議文件,往來文函、各種文書類資料、組立卷。設(shè)備資料:按設(shè)備種類組卷;建筑安裝工程類:按工程項目及其各進(jìn)展階段或?qū)I(yè)組卷。參考資料:廠商介紹、產(chǎn)品樣本、留存、報廢、閑置資料、各種工具書、參考書分別組卷、編序固定。6.6.4

10、.2組立卷程序:卷內(nèi)資料編排順序號、編卷內(nèi)目錄、(SR-DA004)貼案.卷標(biāo)簽(標(biāo)注:檔類號、案卷類別及名稱、資料來源;編制總檢索表(附件 SR-DA005)及卷內(nèi)目錄匯總冊。6.6.4.3存檔、排架、定位:貼檔案柜編組號,經(jīng)組立卷、編目后的案卷,按檔類號排架定位、柜正面貼標(biāo)簽,指示柜內(nèi)案卷名稱,每年應(yīng)根據(jù)情況整體調(diào)整、定位。6.7 資料的開發(fā)與應(yīng)用:6.7.1 資料開發(fā):所有來文及資料按收訖號順序輸入電腦, 必要時光盤備份,編制總檢索表,必要時編制檢索卡,簡要說明卷內(nèi)內(nèi)容。6.7.2 信息反饋:接收資料后,必要時通報相關(guān)人員,如有遺缺報請相關(guān)人員解決,不交檔者一經(jīng)發(fā)現(xiàn),視情況給與批評,甚至

11、記過。6.7.3資料應(yīng)用:6.7.3.1借閱:1)公司副總以上領(lǐng)導(dǎo)可以直接通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)、公司各部門人員借閱重要資料須經(jīng)分管副總批準(zhǔn),借閱機(jī)密、重要資料必須經(jīng)副總以上批準(zhǔn),原則上當(dāng)場閱覽、歸檔,不得帶出門;如需借原件(須留復(fù)印件)或者復(fù)印必須經(jīng)分管副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn); 2)借閱、復(fù)印一般相關(guān)資料須憑部門領(lǐng)導(dǎo)簽批的聯(lián)系單(注明資料來源、名稱、預(yù)歸還時間)填寫借閱證、借閱登記表( SR-DA006) , 借閱代卷卡(SR-DA007), 資料歸還時, 銷賬,并返回借閱證給借閱人,檔案人員立即重新歸檔。不能如期歸還的應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。6.7.3.2涉及公司機(jī)密的重要資料概不外借,如公司決策

12、、發(fā)展文件,公司注冊資料及其變更, 資質(zhì)、資產(chǎn)證件等,工程標(biāo)底絕不借閱。建筑規(guī)劃及相關(guān)證件、竣工圖、決算審計資料原則上不外借原件,確因工作需要,須經(jīng)分管副總批準(zhǔn),留下復(fù)印件,請借閱人(部門、職位、姓名)簽字后存入卷內(nèi)。6.7.3.3所有借閱資料不得涂、修改、撕毀;調(diào)離公司人員必須歸還全部所借資料;如有遺失、損壞按情況賠償,重要資料必須承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。6.8 資料的修改、補(bǔ)充:6.8.1 因設(shè)計、施工等因素造成現(xiàn)場與圖紙資料不符,必須適時進(jìn)行.修改、補(bǔ)充并由修改人簽字,領(lǐng)導(dǎo)批簽。(所改資料可在原圖進(jìn)行,也可重新繪制)6.8.2 經(jīng)常核對案卷,對破舊的圖紙資料進(jìn)行修補(bǔ),對遺失資料,通過專業(yè)人員索要補(bǔ)

13、齊。6.8.3 對檔案資料的每次修改補(bǔ)充都要做好登記。(SR-DA008)6.9 檔案資料的安全 :6.9.1檔案人員應(yīng)嚴(yán)守公司商業(yè)機(jī)密、 規(guī)劃發(fā)展機(jī)密等。 公司所有人員造成機(jī)密信息資料、重要證件的丟失、泄密的交由保衛(wèi)部門處理或賠償,甚至追究刑事責(zé)任。6.9.2 造成一般資料丟失的或所借不還 , 建議有關(guān)部門對責(zé)任者扣款處理??劭钕禂?shù)如下:圖紙類: 0#12 元/張21#10元/張22#8 元/張23#4 元/張24#2 元/張2說明書和其它書籍資料按(購買價+寄取費) 26.9.3檔案室?guī)旆康臏囟纫?4-18 為宜,相對濕度應(yīng)控制在50%-65%,溫度過高過于干燥,紙質(zhì)材料會變黃發(fā)脆,高溫、

14、潮濕會為檔案室害蟲繁殖創(chuàng)造條件。 同時還應(yīng)做到防光、 防潮、防蛀、防鼠等有害生物,防火、防盜,保證通風(fēng)狀況良好。6.9.4 檔案室內(nèi)禁止吸煙、明火,嚴(yán)禁使用電爐、電水壺、電熱器等電器設(shè)備,應(yīng)配有防火器材,裝防火、防盜報警系統(tǒng)。人員離開鎖門、關(guān)窗、關(guān)燈,切斷電源。6.10 到期證件與資料更新(年檢與變更):對有年限時間限制的證件入檔時應(yīng)做好登記, 并在證件或資料到期前及時通知相關(guān)部門。 檔案管理人員填寫證件更新登記表 (附表:SR-DA009)經(jīng)辦人簽字留存。并以復(fù)印件存入原案卷內(nèi),年檢或更新后的證件交檔時要立即重新歸檔。6.11 資料的報廢與銷毀處理:6.11.1對沒有保存價值和存期已滿的檔案

15、報請領(lǐng)導(dǎo)指定專人或組織鑒定小組對其重新鑒定, 確定無誤的,檔案管理人員填寫 報廢、閑置、銷毀申請表(SR-DA010)、廢止文件留存記錄表( SR-DA011)報行政人事部審核,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、分管副總批準(zhǔn),由行政人事部指定專人現(xiàn)場監(jiān)銷或封存,以防泄密。6.11.2檔案室接到設(shè)備管理人員關(guān)于設(shè)備報廢、閑置、淘汰、出售.情況的書面材料后調(diào)出有關(guān)資料,對有參考價值的列入?yún)⒖假Y料類封存,確定無任何參考價值的按 6.11.1 所述辦法處理;出售設(shè)備的資料跟機(jī),在總目錄中注明去向及時間。7附件與附表附件:科技檔案分類及登記附表( SR-DA001DA011)、傳閱單、借閱證檔案室2010年 11 月 23

16、日附件:科技檔案分類及登記基建工程、產(chǎn)品工藝、設(shè)備儀器、化學(xué)礦山、科研課題綜合類等按專業(yè)分為:總圖運輸,工藝、設(shè)備、自控儀表、電器、土建、公用水道、電力照明、通風(fēng)采暖、熱工外觀,機(jī)修、化驗等。一、基建工程:準(zhǔn)備階段、施工階段、竣工階段、決算審計。建筑工程按項目分類。1、總體布置:1)選址地形報告,選擇依據(jù),原則與經(jīng)濟(jì)根據(jù)、方案與比較,推薦地址意見與條件及相關(guān)附圖,地形圖。2)總體布置規(guī)劃及消防圖(平面布置圖、總體效果圖)。3)隱蔽管線:供排水、電、氣、電話、廣播線、閉路電視、煤氣等。4)道路、圍墻、橋梁。2、項目依據(jù):項目立項申請報告及批復(fù),立項的會議文件,建設(shè)目的與依據(jù);可行性研究報告與批復(fù)

17、、環(huán)境預(yù)測調(diào)查報告、三廢處理、投資估算,投資經(jīng)濟(jì)效果、設(shè)計任務(wù)書、計劃任務(wù)書。3、設(shè)計基礎(chǔ)材料:工程地質(zhì)、地形水文、氣象、交通運輸?shù)瓤辈靾蟾婕罢型稑?biāo)合同等文件;環(huán)境保護(hù)評價書,重要設(shè)備安裝測量定位,征用土地報批,國有土地劃撥,建設(shè)用地文件,土地使用證,規(guī)劃許可證及其附圖;拆遷安置補(bǔ)償意見及協(xié)議方案實施等文件;場平工程、樁基工程文件.及施工資料;4、設(shè)計文件:工程設(shè)計招投標(biāo)文件、協(xié)議合同;消防設(shè)計委托書、協(xié)議合同及審核意見書;工程初步設(shè)計附圖及說明書、設(shè)計計算書、概算、預(yù)算、設(shè)計評價、鑒定、審批。5、工程管理文件 : 工程承包發(fā)包合同協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)、租賃文件;施工合同、協(xié)議書、施工執(zhí)照、施工

18、單位資質(zhì)及人員資質(zhì);監(jiān)理委托及合同文件:環(huán)保、消防、衛(wèi)生,水、暖氣、氣(煤氣、天然氣)供應(yīng)協(xié)議書。6、工程施工文件1)土建施工文件:開工報告、技術(shù)交流、施工方案、建材質(zhì)保、設(shè)計變更、修改記錄、工程進(jìn)度費用、質(zhì)量監(jiān)理、質(zhì)量評定、事故處理、工程延期、隱蔽工程驗收、施工總結(jié)、項目決算書、土建竣工單;2)設(shè)備及管線安裝施工文件:開工報告圖紙會審,施工方案、計劃、措施、設(shè)計變更、工程更改洽商單、材料、零部件代用審批單(含甲供材料),焊接試驗報告、記錄、隱蔽工程檢驗驗收、強(qiáng)度密閉性報告,管線檢測、管線標(biāo)度和位置、清洗通水記錄,工程質(zhì)量評定、設(shè)備及管線安裝竣工單。3)電氣、儀表、通風(fēng)、防腐、保溫安裝施工文件

19、;開工報告;圖紙會審、施工方案、計劃措施、設(shè)計變更工程更改洽商單,材料、零部件代用審批單(含甲供材料),調(diào)試、整定記錄,性能測試和校核,操作試驗、電氣交接記錄,施工安裝記錄調(diào)試記錄、質(zhì)量評定,事故處理。電氣、儀表、防腐、保溫安裝竣工單。7、工程竣工文件:竣工驗收報告,有關(guān)會議記錄簽署文件,全部竣工圖,消防、環(huán)保、竣工、驗收文件資料。8、工程決算、審計(含經(jīng)濟(jì)糾紛處理文件)報告。二、產(chǎn)品工藝(略)三、設(shè)備儀器:特種、專用、通用設(shè)備、車輛、一般機(jī)械儀器、儀表、按種類型號分。制造圖、安裝圖、竣工圖、改造革新和文獻(xiàn)材料附后,結(jié)構(gòu)進(jìn)度計算書,使用說明書,出廠合格證,裝箱單,技術(shù)圖紙,易損件圖冊、設(shè)備操作

20、規(guī)格、設(shè)備事故記錄,大修計劃及大修記錄、各種音像科技文件材料說明書,使用說明書,設(shè)備性能與保養(yǎng)說明書。隨機(jī)資料:明細(xì)表、一覽表、文件圖紙目錄等。特種、專用設(shè)備必須健全完整準(zhǔn)確的技術(shù)檔案: 設(shè)計制造的技術(shù)資料、安裝、調(diào)試記錄、地面標(biāo)志、歷年檢修試驗,鑒定檢測及結(jié)構(gòu)改進(jìn)記錄、.主要易損件圖、累計運行時間、設(shè)備事故記錄等。設(shè)備大修要有完整的檢修記錄交工記錄,并入設(shè)備檔案。電氣設(shè)備:(統(tǒng)計在設(shè)備臺數(shù)之內(nèi)):變壓器、開關(guān)柜、配電柜、電儀器、儀表柜等。輸送設(shè)備:與主機(jī)配套的減速機(jī)、電動機(jī)、循環(huán)油泵與注油器、段間冷卻器、分離器等附設(shè)備等。壓力容器:儲氣缸、熱水罐、除氧缸、鍋爐(與起重設(shè)備內(nèi)容相同)起重設(shè)備:

21、電梯等(必須要有安全檢測報告書并附勞動部門竣工印章,質(zhì)量評定保證書,注冊登記表,使用許可證,定期檢測報告)。運輸機(jī)械設(shè)備:叉車、裝載車、牽引車、拖車。車輛船舶:卡車、轎車、面包車、各類船舶。礦山工程設(shè)備:挖土機(jī)、推土機(jī)、攪拌車等。環(huán)境保護(hù)設(shè)備:油煙除塵、化水處理等化工設(shè)備、科研課題(略)綜合類(略)2010年 11 月 24 日.檔案分類試行規(guī)則檔案分類編寫組二一年十二月.編制說明為了加強(qiáng)公司檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理,促進(jìn)本公司檔案工作現(xiàn)代化建設(shè),便于檔案信息的開發(fā)利用,更好地服務(wù)于經(jīng)營管理,根據(jù)國家有關(guān)企業(yè)的檔案分類規(guī)則,結(jié)合本集團(tuán)公司的實際情況,特制定本規(guī)則。1、主題內(nèi)容和適用范圍:本規(guī)則規(guī)

22、定了本企業(yè)檔案的分類原則,分類方法,類同設(shè)置和各類檔案所含的歸檔范圍。本規(guī)則適用于總公司、 分公司及本公司所屬各行業(yè)的檔案分類、 編號、編目、排架和檢索。2、術(shù)語2.1 檔案檔案是指公司在日常的黨群工作、行政管理、后勤管理、經(jīng)營管理、設(shè)備管理、財務(wù)會計、基本建設(shè)工程管理過程中形成各類檔案的綜合。2.2 類目類目是一類在性質(zhì)上具有共同屬性的事務(wù)的總稱, 用以表示事務(wù)的概念。它是檔案分類的基本單位,是構(gòu)成檔案分類表的主要成分。2.3 類號類號是類目的標(biāo)識符號,用以表示在分類體系中的位置和排列順序。3、分類原則依據(jù)本企業(yè)基本職能結(jié)合本企業(yè)檔案構(gòu)成的內(nèi)容、 特點,遵循檔案的形成規(guī)律,保持檔案之間的有機(jī)

23、聯(lián)系,便于科學(xué)管理與綜合開發(fā)利用。本分類原則基本適用于總公司、分公司及其所屬企業(yè)的檔案分類。4、一級類目的設(shè)置本分類設(shè)置 7 個一級類目:即黨群、行政、后勤、經(jīng)營、設(shè)備、財務(wù)會計、基本建設(shè)。以后根據(jù)公司發(fā)展再行拓展、修訂。5、二級類目的設(shè)置第 0-1 類按本企業(yè)的職能分類;第 2 類“后勤管理”按后勤福利、房管工作、物業(yè)管理、倉儲工作、車輛管理分類;第 3 類“經(jīng)營管理”按經(jīng)營管理工作綜合、房地產(chǎn)經(jīng)營、酒店服務(wù)經(jīng)營、日用百貨、材料經(jīng)營、五金交電經(jīng)營、 多種經(jīng)營分類; 第 4 類“設(shè)備” 按機(jī)械設(shè)備(含特種設(shè)備) 、電器設(shè)備分類;第 5 類“會計與財務(wù)”按報表、工資單、賬簿、憑證、會計檔案移交、

24、銷毀清冊,審計、案件糾紛處理分類;第 6 類基本建設(shè)按房地產(chǎn)、路橋建設(shè)、市政工程、市場設(shè)施工程、生態(tài)園林綠化景觀工程、地?zé)豳Y源工程、環(huán)境環(huán)保工程、倉儲設(shè)施工程、建筑裝潢、待建檔號分類。6、三級類目的設(shè)置第 0-3 類是按工作性質(zhì)和問題分類, 大致相同,但由于工作性質(zhì)不同,故需視具體情況而定; 第 4 類是設(shè)備科類分類;第 5 類的憑證按現(xiàn)金、銀.行、轉(zhuǎn)賬、貸款分類;第 6 類的基本建設(shè)時按本集團(tuán)經(jīng)營產(chǎn)業(yè)的不同及總體工程項目的不同而分類,以后根據(jù)開發(fā)項目的日益增多而增設(shè)類目。7、類目標(biāo)識7.1 標(biāo)識符號用阿拉伯?dāng)?shù)字。7.2 一級類目采用 0-6 標(biāo)識,二級類目采用0-99 標(biāo)識7.3 不同級位之

25、間用間隔號“。”分開,分類號與案卷號之間用“”隔開。8、管理8.1 本規(guī)則的解釋類目的增設(shè)和修改,由集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)。8.2 本規(guī)則由集團(tuán)公司檔案室負(fù)責(zé)起草,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意試行。2010 年 12 月 9 日檔案室.公司檔案分類試行規(guī)則一、分類簡表0、黨群工作0.01 黨務(wù)工作綜合0.02 組織工作0.03 宣傳工作0.04 統(tǒng)戰(zhàn)工作0.05 紀(jì)檢工作0.06 工會工作,青年工作0.07 其他1、行政管理1.01 行政管理工作綜合1.02 培訓(xùn)工作1.03 保衛(wèi)工作,安全環(huán)保工作1.04 勞動管理1.05 人事管理(工資報表)1.06 法紀(jì)監(jiān)查工作(含案件處理與處分材料)1.07 審計

26、工作(含資產(chǎn)評估)1.08 微機(jī)、檔案管理2、后勤管理2.01 后勤福利2.02 房管工作2.03 倉儲工作2.04 車輛管理3、經(jīng)營管理3.01 經(jīng)營管理工作綜合3.02 房地產(chǎn)經(jīng)營管理3.03 酒店服務(wù)經(jīng)營管理.3.04 日用百貨經(jīng)營管理3.05 材料經(jīng)營管理3.06 五金交電經(jīng)營管理3.07 多種經(jīng)營管理(含物業(yè)管理)4、設(shè)備儀器4.01 機(jī)械設(shè)備(含特種設(shè)備)4.02 電器設(shè)備5、會計與財務(wù)管理5.01 報表5.02 工資單5.03 帳簿5.04 憑證(現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)賬、貸款)5.05 會計檔案移交:銷毀清冊5.06 審計資料6、基本建設(shè)6.01 房地產(chǎn)工程6.02 路橋建設(shè)工程6.0

27、3 市政設(shè)施工程6.04 市場建設(shè)工程6.05 生態(tài)園林(含園林綠化)景觀工程6.06 地?zé)豳Y源工程6.07 環(huán)境環(huán)保工程6.08 倉儲設(shè)施工程6.09 建筑裝潢工程6.10 待建檔號二、分類主表0.01 黨委工作綜合.0.01.01 黨委總支指示、通知、規(guī)定、請示、報告、批復(fù)、批示(含上級各種通知、規(guī)定、批復(fù)、批示文件)0.01.02 黨委總支工作計劃、總結(jié)0.01.03 黨委、總支會、民主生活會以及工會會議紀(jì)要記錄(含黨代會材料,黨委總支中心學(xué)習(xí)記錄,黨政班子碰頭會記錄)。0.01.04 黨委、總支調(diào)查研究材料0.01.05 專題總結(jié)、交流材料、講話發(fā)言材料0.01.06 機(jī)要保密工作0.

28、01.07 信訪工作材料0.01.08 黨務(wù)大事記0.02 組織工作0.02.01 組織工作通知、規(guī)定0.02.02 組織工作計劃、總結(jié)報告0.02.03 組織工會會議記錄0.02.04 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置(含組織機(jī)構(gòu)建立、機(jī)構(gòu)合并、機(jī)構(gòu)撤銷、升級、級別、待遇、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、啟用印信、改選等文件)0.02.05 整黨建黨0.02.06 評選支部、優(yōu)秀黨員表彰材料0.02.07 黨員管理:組織生活、黨員干部任免、選舉、獎懲、審查考核、考績、組織關(guān)系轉(zhuǎn)移(介紹信存根、黨籍、黨員會材料)0.02.08 黨員教育(包括工會、課、教材)0.02.09 統(tǒng)計報表、黨費(含特殊黨費)、黨員花名冊0.03 宣傳工作0.

29、03.01 宣傳工作通知、規(guī)定、請示、報告、批復(fù)、批示0.03.02 宣傳工作計劃、總結(jié)、會議記錄0.03.03 干部輪訓(xùn)、教育(含計劃與教材)0.03.04 理論學(xué)習(xí)、時政教育、精神文明建設(shè)0.03.05 思想工作調(diào)研材料.0.03.06 刊物圖書管理、剪報、廣播稿、本公司報刊0.04 統(tǒng)戰(zhàn)工作通知、規(guī)定、請示、報告、批復(fù)、批示、工作計劃、總結(jié)、會議交流材料、政策工作、調(diào)整材料(包括各種統(tǒng)計材料)0.05 紀(jì)檢工作0.05.01 紀(jì)檢工作通知、規(guī)定、指示、會議紀(jì)要、請示、報告、批復(fù)、批示0.05.02 紀(jì)檢工作計劃、總結(jié)0.05.03 紀(jì)檢經(jīng)驗交流材料0.05.04 黨風(fēng)建設(shè)(廉政建設(shè)、黨紀(jì)

30、、黨規(guī))0.05.05 黨員民主評議材料0.05.06 案件調(diào)查、黨紀(jì)處分(含申訴復(fù)查)大事記0.05.07 紀(jì)檢信訪工作0.05.08 統(tǒng)計報表0.06 工會工作0.06.01 工會通知、規(guī)定、請示、報告、批復(fù)、批示0.06.02 工會計劃、總結(jié)、工會工作大事記0.06.03 工會會議記錄,職代會,工代會文件0.06.04 組織工作(含機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免、黨員管理)0.06.05 民主管理和班組建設(shè)(包括干部評議材料)0.06.06 勞動競賽、評選勞模、先進(jìn)材料(各部門競賽評比材料均入此)0.06.07 勞保福利(含職工休養(yǎng)、退管工作)0.06.08 文體、宣傳、教育、女工、調(diào)解、計劃生育0

31、.06.09 工會財務(wù)管理0.06.10 簡報、統(tǒng)計工作0.07 共青團(tuán)、青年工作0.07.01 團(tuán)、青年工作通知、規(guī)定、請示、報告、批復(fù)、批示0.07.02 團(tuán)、青年工作計劃、總結(jié)、大事記.0.07.03 團(tuán)委會記錄、團(tuán)代會文件0.07.04 組織工作(含機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免)0.07.05 團(tuán)員管理(含組織生活、組織介紹信存根、團(tuán)籍、團(tuán)員處分)0.07.06 青年工作0.07.07 競賽比武、評選先進(jìn)材料(含評選優(yōu)秀團(tuán)員、團(tuán)干、團(tuán)組織等)0.07.08 文體宣傳教育活動材料0.07.09 團(tuán)員管理、團(tuán)費管理0.07.10 簡報、統(tǒng)計報表、名冊0.08 愛心工程通知、統(tǒng)計、報表、感謝書信0.0

32、9 協(xié)會、學(xué)會工作(略)1、行政管理1.01 行政管理綜合:1.01.01 公司外部文件:1.01.01.01 各級政府各局、上級紅頭文件、來文、來函1.01.01.02 外部企事業(yè)單位的各種文書、文函、交流資料1.01.02 董事會(董事長、股東會、總經(jīng)理、副總經(jīng)理)1.01.02.01 辦公會議文件及發(fā)展規(guī)劃方向文件1.01.02.02 各項指示講話(發(fā)言稿、記錄稿)、批示1.01.02.03 各種證件管理:企業(yè)登記證、許可證,資質(zhì)證書、企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照等注冊資料、房產(chǎn)證、土地證、債權(quán)股權(quán)憑證、規(guī)劃證件及上述證件變更資料等。1.01.02.04 資產(chǎn)臺賬清冊、資產(chǎn)評估報告資料1.01.03

33、 總公司、分公司內(nèi)部管理文件1.01.03.01 行政文件:通知、通報、通告、布告、告示命令文件:通令、命令、嘉獎令、決定1.01.03.02 法規(guī)文件、規(guī)定、辦法、細(xì)則、案例、職責(zé)、準(zhǔn)則、規(guī)程、規(guī)章等.1.01.03.03 計劃與總結(jié)性文件:生產(chǎn)計劃、文教衛(wèi)計劃、財政計劃、收支計劃、費用計劃、設(shè)備訂購計劃與清單,安裝調(diào)試進(jìn)度計劃等1.01.03.04 向上請示報告(含上級批復(fù)、批示)1.01.03.05 統(tǒng)計文件1.01.03.06 各部門間工作聯(lián)系單1.01.03.07 文秘、機(jī)要、信訪工作(含文書處理,啟用印信)1.01.03.08 外事接待、內(nèi)務(wù)活動(活動計劃、總結(jié)、簡報)1.01.0

34、3.09 修志工作大事記(修志工作的全部材料)1.01.04 工商行政管理的招投標(biāo)、經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議文件1.02 教育培訓(xùn)衛(wèi)生工作1.02.01 教育、培訓(xùn)、衛(wèi)生工作通知、規(guī)定、會議資料1.02.02 教育、培訓(xùn)、衛(wèi)生工作計劃、總結(jié)、大事記1.02.03 職工培訓(xùn)1.02.04 教學(xué)工作1.02.05 文教設(shè)施經(jīng)費審批1.02.06 衛(wèi)生(職工健康)宣傳、防病治病1.02.07 統(tǒng)計報表1.03 保衛(wèi)工作、安全環(huán)保工作1.03.01 保衛(wèi)、消防、治安、安全環(huán)保、通知、規(guī)定、會議材料、請示、報告、批復(fù)、批示1.03.02 保衛(wèi)工作計劃、總結(jié)、大事記1.03.03 組織工作(含機(jī)構(gòu)設(shè)施、 干部任免、

35、通知、規(guī)定、會議報批文件、計劃、總結(jié)、大事記)1.03.04 治安管理(含武器、危險物品、交通、治安、防范設(shè)施、保護(hù)等)(歸檔同 1.03. 03)1.03.05 法制宣傳建設(shè)工作(刑事案件處理、歷史案件及法律顧問入此類)1.03.06 消防工作(含抗洪搶險工作)(歸檔內(nèi)容同1.03.03).1.03.07 環(huán)保工作 環(huán)保調(diào)查、污染處理、綜合利用(包括大氣、廢水、廢渣、噪音污染和費用的賠償)等 (歸檔同 1.03.03)1.03.08 獎懲工作(獎勵與違紀(jì)處理文件資料)1.03.09 統(tǒng)計報表、名冊1.04 勞動管理1.04.01 勞動工作通知、規(guī)定、請示、報告、批復(fù)、批示1.04.02 勞動

36、工作計劃、總結(jié)1.04.03 勞動工作會議記錄、紀(jì)要1.04.04 勞動力管理:(含定額、指標(biāo)、申請就業(yè)、人員(包括合同工、監(jiān)時工)招聘、錄用、解聘工作文件資料、合同協(xié)議資料,考勤管理,安全保護(hù),職業(yè)病防治1.04.05 工資管理(含報表)1.04.06 人員調(diào)配(包括介紹信存根、工資轉(zhuǎn)移證、公司內(nèi)調(diào)動通知單)1.04.07 機(jī)構(gòu)建設(shè)。職稱評、聘(含職位任免)1.04.08 各級責(zé)任制、獎懲(包括崗位責(zé)任制、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制)1.04.09 安全保護(hù)(設(shè)備、人身、交通、意外事故,職業(yè)病防治)1.04.10 人事檔案管理(員工花名冊、員工檔案保管和調(diào)動)1.04.11 統(tǒng)計報表、名冊1.05 人事管理

37、1.05.01 人事管理工作通知、規(guī)定、請示、報告、批復(fù)、批示1.05.02 人事管理工作計劃、總結(jié)1.05.03 人事管理工作會議記錄、紀(jì)要1.05.04 干部任免、聘任(包括干部選拔、錄用、培養(yǎng))1.05.05 獎懲、福利待遇(含違紀(jì)處理,獎勵、記功、記過、除名等)1.05.06 干部教育培訓(xùn)、調(diào)動,介紹信存根1.06 法紀(jì)監(jiān)查工作1.06.01 通知、規(guī)定、請示、報告、批復(fù)、批示1.06.02 各種會議記錄、交流材料.1.06.03 案件處理和處分材料1.07 審計工作:1.07.01 通知、規(guī)定、計劃、總結(jié)、會議紀(jì)要、請示、報告、批復(fù)、批示1.07.02 專項審計的通知、請示、報告、批

38、復(fù)、批示、結(jié)論、決定、調(diào)查材料、證明材料1.07.03 資產(chǎn)評估資料1.08 微機(jī)、檔案管理1.08.01 檔案管理(含庫房及硬件配置:請示、報告、批復(fù)、批示、會議、規(guī)章、作業(yè)指導(dǎo)書、分類規(guī)則、登記表、目錄表、檢索表、匯總簿)1.08.02 微機(jī)臺賬管理、運轉(zhuǎn)、維護(hù)、升級2、后勤管理2.01 后勤福利2.01.01 工作通知、規(guī)定、會議材料、請示、報告、批復(fù)、批示2.01.02 工作計劃、總結(jié)2.01.03 工作評比材料,考績資料2.02 房管工作2.02.01 房管工作通知、規(guī)定、請示、報告、批復(fù)、批示2.02.02 房管計劃、總結(jié)、房屋分配等2.02.03 住房分配、管理2.03 倉儲管理

39、2.03.01 倉儲管理通知、規(guī)定、計劃、請示、報告、批復(fù)、批示、總結(jié)、廢舊物資回收利用2.03.02 賬務(wù)管理(大帳本、小賬本、票據(jù)驗收、票據(jù)管理等)2.03.03 實物盤存2.04 車輛管理 (停車區(qū)域規(guī)劃、收費標(biāo)準(zhǔn)、通知、辦法、規(guī)定)3、經(jīng)營管理(可根據(jù)經(jīng)營內(nèi)容: 房地產(chǎn)經(jīng)營、 酒店服務(wù)、日用百貨、建材、金屬材、五金交電、租賃、機(jī)械施工等項目立卷).3.01 經(jīng)營管理綜合3.01.01 經(jīng)營管理工作綜合3.01.01.01 經(jīng)營管理工作理念、通知、規(guī)定、請示、報告、批復(fù)、批示3.01.01.02 經(jīng)營管理工作計劃、總結(jié)3.01.01.03 經(jīng)營管理工作會議記錄、紀(jì)要3.01.01.04

40、經(jīng)營管理工作會議工作報告3.01.01.05 經(jīng)營管理承定責(zé)任書3.01.01.06 費用調(diào)撥(包括獎金發(fā)放)3.01.02 計劃統(tǒng)計工作3.01.02.01 經(jīng)營計劃統(tǒng)計工作通知、規(guī)定、請示、報告、批復(fù)、批示3.01.02.02 計劃統(tǒng)計工作計劃、總結(jié)3.01.02.03 基本建設(shè)計劃、總結(jié)及調(diào)整3.01.02.04 經(jīng)營項目(酒店、百貨、材料)的請示、批復(fù)3.01.02.05 經(jīng)濟(jì)活動分析(指標(biāo)完成與分析)3.01.02.06 統(tǒng)計工作(含各種普查工作)3.01.02.07 統(tǒng)計報表、資料匯編3.01.03 財務(wù)管理3.01.03.01 經(jīng)營財務(wù)管理工作通知、規(guī)定3.01.03.02 財務(wù)

41、管理工作計劃、總結(jié)3.01.03.03 財務(wù)管理工作會議、紀(jì)要3.01.03.04 財務(wù)管理制度3.01.03.05 資金管理(含控購及費用開支、專項資金的提取、分配)3.01.03.06 價格體系管理(含財政、稅收、物價檢查)3.01.03.07 固定資產(chǎn)管理(含新增、報廢、清倉核資)3.01.03.08 財務(wù)成本(含財務(wù)收支計劃、經(jīng)濟(jì)分析、增收節(jié)支)3.01.03.09 稅收、債券、國庫券的認(rèn)購決定、會議紀(jì)要3.01.03.10 股份制工作3.01.04 企業(yè)管理工作.3.01.04.01 企業(yè)管理工作通知、規(guī)定3.01.04.02 企業(yè)管理工作計劃、總結(jié)3.01.04.03 企業(yè)管理工作

42、各種會議記錄(含座談會、交流會、現(xiàn)場會)3.01.04.04 企業(yè)升級工作3.01.04.05 企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化管理工作3.01.05 供應(yīng)工作3.01.05.01 供應(yīng)工作通知、規(guī)定3.01.05.02 供應(yīng)工作計劃、總結(jié)3.01.05.03 供應(yīng)工作協(xié)議合同、函件3.01.05.04 管理制度3.01.05.05 倉庫管理(含廢舊物資的回收、利用)3.01.06 銷售工作3.01.06.01 銷售工作計劃通知、規(guī)定3.01.06.02 銷售工作計劃、總結(jié)3.01.06.03 銷售工作往來函件(按房屋、材料、百貨、五金、交電立卷)3.01.06.04 銷售計劃、預(yù)測、網(wǎng)點(銷售人員配備

43、、成本、賬務(wù)、網(wǎng)點布置按項目及網(wǎng)點立卷)3.01.06.05 市場分析、用戶調(diào)查3.01.06.06 廣告、商標(biāo)、宣傳3.01.06.07 商品定價(四大類銷售)3.01.06.08 合同、協(xié)議3.01.06.09 售后服務(wù)(含糾紛處理)3.01.06.10 各種統(tǒng)計報表3.01.07 安全環(huán)境保護(hù)3.01.07.01 環(huán)保工作通知、規(guī)定、計劃、總結(jié)、請示報批3.01.07.02 安全環(huán)保會議記錄紀(jì)要3.01.07.03 安全消防環(huán)保技術(shù)措施(包括安全教育培訓(xùn),消防教育培訓(xùn)及事故預(yù)防措施、消防措施、設(shè)施等).3.01.07.04 事故報告、調(diào)查分析(含設(shè)備、人身、交通、意外事故)3.01.07

44、.05 環(huán)保調(diào)查、法律處理、綜合利用(包括大氣、廢水、廢渣、噪音污染和費用賠償)3.01.07.06 安全保護(hù)(含勞動保護(hù)、職業(yè)病防治)3.01.07.07 通知報表及簡報3.01.08 儲運工作3.01.08.01 儲運工作通知、規(guī)定、請示、報告、批復(fù)、批示3.01.08.02 儲運工作計劃、總結(jié)3.01.08.03 儲運工作合同協(xié)議3.01.08.04 儲運工作調(diào)查分析處理報告3.02 房地產(chǎn)經(jīng)營(歸檔同3.01)3.03 酒店服務(wù)業(yè)(歸檔同3.01)3.04 日用百貨(歸檔同3.01)3.05 材料經(jīng)營(歸檔同3.01)3.06 五金交電經(jīng)營(歸檔同3.01)3.07 多種經(jīng)營、三產(chǎn)聯(lián)營

45、工作3.07.01 多種經(jīng)營、聯(lián)營工作通知、規(guī)定、會議記錄紀(jì)要、請示報批3.07.02 多種經(jīng)營、聯(lián)營工作計劃、總結(jié)3.07.03 多種經(jīng)營、聯(lián)營工作意向書、協(xié)議書、合同3.07.04 多種經(jīng)營、聯(lián)營機(jī)構(gòu)設(shè)置(經(jīng)營職能部門成立、撤銷、更名、工商行政登記及變更、人員配備等)3.07.05 租賃業(yè)管理、機(jī)械施工業(yè)管理合同、協(xié)議(租賃業(yè)、機(jī)械施工業(yè)分別立卷包括合同、結(jié)算、清算、糾紛處理等)(租賃業(yè)、機(jī)械施工分別立卷)3.07.06 財務(wù)管理3.07.07 勞資管理3.07.08 環(huán)保管理3.07.09 物業(yè)管理.3.07.09.01 物業(yè)管理通知、規(guī)定、請示、報告、批復(fù)、批示3.07.09.02 物

46、業(yè)管理計劃、總結(jié)3.07.09.03 班組建設(shè)(干部任免、人員配備及變更)3.07.09.04 經(jīng)警管理(含制度、規(guī)定、遙控裝置、設(shè)施等)3.07.09.05 消防管理(規(guī)定、通知、計劃、總結(jié))3.07.09.06 維護(hù)管理(計劃、審批、結(jié)構(gòu)變更、協(xié)議合同、費用)3.07.09.07 廣播、電訊(報批、布置、合同協(xié)議、實施驗收、使用維護(hù)管理)3.07.09.08 綠化、園林道路(通知、規(guī)定、計劃、總結(jié)、設(shè)計、規(guī)劃、報批、維護(hù)及費用)3.07.09.09 環(huán)衛(wèi)工作管理(人員調(diào)配、薪資待遇、區(qū)域切分、工作計劃、總結(jié)、通知、規(guī)定、崗位責(zé)任制)3.07.09.10 能源管理(含節(jié)能措施、能耗情況表、總

47、結(jié)、提升改造措施辦法等)3.07.10 結(jié)算、審計、糾紛處理等4、設(shè)備儀器4.01 機(jī)械設(shè)備4.01.01 輸送設(shè)備:壓縮機(jī)、泵、鼓風(fēng)機(jī)、提升機(jī)、輸運機(jī)、加油機(jī)等4.01.02 容器型設(shè)備:鍋爐、氣柜等4.01.03 起重設(shè)備(電梯、吊車、起吊車等)4.01.04 運輸設(shè)備(含輸送機(jī)、叉車、裝載車、拖車、牽引車等)4.01.05 車輛設(shè)備(含卡車、轎車、面包車、救護(hù)車等)4.01.06 動力設(shè)備(含燃油爐、燃?xì)鉅t、發(fā)電機(jī)、發(fā)動機(jī)、沸騰爐、煤粉爐、快裝爐等水處理設(shè)備(除氧、除鹽、化水處理)4.01.07 礦山設(shè)備:推土機(jī)、壓路機(jī)等4.02 電器設(shè)備:(含變壓器、穩(wěn)壓器、電動機(jī)、配電箱、啟動器、鎮(zhèn)

48、流器、高低壓開關(guān)柜、電力電容器等)5、會計與財務(wù)管理.5.01 報表5.02 工資單5.03 賬簿5.04 憑證5.04.01 現(xiàn)金5.04.02 銀行5.04.03 轉(zhuǎn)賬5.04.04 貸款5.05 會計檔案移交、銷毀清冊5.06 審計5.06.01-5.06.N(三級目錄“ 01-N”審計報告書及其他相應(yīng)資料,三級目錄號與項目工程分類二級目錄號相對應(yīng))(含案件糾紛處理資料)6、基本建設(shè) :6.01 房地產(chǎn)工程6.01.016.01.01.01 總體部署6.01.01.01.01 地形(地形圖)6.01.01.01.02 總體布置圖、規(guī)劃圖(平面布置圖、效果圖)6.01.01.01.03 隱蔽工程管線:含水供排、活水、消防、電、汽、氣(煤氣、天然氣)電話、廣播線、閉路電視、監(jiān)控6.01.01.01.04 含單項工程的道路、橋梁、鐵路、圍墻6.01.01.01.05 工程過程招投標(biāo),合

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