檔案室管理辦法

1、.檔案室管理辦法ATDC-XZ-ZD-04一、目的：建立綜合檔案室，規(guī)范檔案的整理、分類、編號、保管及借閱工作。二、 范圍：適用于公司除財務(wù)資料外各類檔案資料的管理。三、 職責(zé)：（一）總經(jīng)辦：董事長負責(zé)審批公司重要檔案及合同的借閱申請；（二）行政部：行政部經(jīng)理審批一般檔案的借閱申請；（三）各部門：（工程部、人事部、營銷部、監(jiān)理部、協(xié)調(diào)部）等部門安排專人負責(zé)本部門的檔案歸檔、更新工作；（四）檔案保管員：行政部安排專人負責(zé)對公司的檔案進行日常管理工作。四、內(nèi)容：（一）檔案的分類 （公司檔案、部門檔案）1 、立卷與編制目錄（1）立卷：就是按照單份文件類別和價值大小組合成案卷。檔案保管員按以上分類方法

2、，用檔案盒（或文件夾）將檔案分別立卷：（2）根據(jù)檔案（或文件夾）的規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標貼紙；（3）在檔案標貼紙上打印出檔案類別名稱；（4）將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒（或文件夾）左側(cè)立面距頂部3CM位置處，并排列在檔案柜中；（5）將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒（或文件夾）內(nèi)。（二）編制目錄1 、檔案保管員在檔案盒內(nèi)首頁位置準備活頁檔案目錄，并在檔案管理電腦上制作電子目錄；2 、每一份檔案在歸檔時，均需將該份檔案登記在卷內(nèi)檔案檢索目錄（內(nèi)容包括：歸檔編號、文件標題、生效日期、保存期限、備注等項目）中，以便查閱。.（三）檔案的保管期限1 、檔案的保管期限分為永久保存

3、、長期保存、短期保存三種。2 、部門負責(zé)人應(yīng)按部門工作情況及其部門有關(guān)作業(yè)規(guī)程，對檔案的保存價值進行鑒定及標注。（四）檔案的保管任務(wù)1 、便于查閱；2 、保證檔案的安全、完整；3 、防止檔案的損壞；4 、采取修復(fù)方式，延長檔案壽命。（五）檔案保管的責(zé)任部門1 、行政部保管公司所有涉及簽字流程的文件（含對內(nèi)、對外文件、合同、質(zhì)量體系文件后勤資料、其他部門帶有簽字流程和所需保管的資料） ；2 、各部門負責(zé)歸檔、更新部門合同、協(xié)議、圖紙、方案設(shè)計、投標文件、收發(fā)文、維護資料、結(jié)算資料、投訴資料、回訪記錄、工作計劃及各部門需要的其他檔案資料。（六）檔案的歸檔要求1、應(yīng)隨時歸檔文件：（1）各類合同材料，

4、變更、修改、收發(fā)文、補充的文件材料；（2）企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和員工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；（3）企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料；（4）其他臨時活動中形成的文件材料。2、文件資料的歸檔要求及時限（1）管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后一個月內(nèi)移交公司行政部綜合檔案室。工程、監(jiān)理文件材料在審定后一個月內(nèi)移交，周期長的可分階段、單項移交；（2）文檔管理人員應(yīng)檢查公司歸檔文件材料的齊全、完整與準確情況，必要時交付有關(guān)人員核對整理， 整理完畢后編制移交清冊， 由部門或公司負責(zé)人簽.字核準后移交公司綜合檔案室。重要公司的文件材料移交時應(yīng)編寫歸檔說明。經(jīng)辦人不得越期自行留存應(yīng)該歸檔的文件。五

5、、過程控制及程序（一）檔案的保管程序：1 、部門將需保管的資料經(jīng)部門內(nèi)勤整理后，移交給行政檔案保管人員；2、檔案保管員將該資料登記在檔案目錄中，歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號；3 、檔案保管員可定期將檔案目錄輸入電腦，以便查詢；4 、檔案原則上保管原件。（二）檔案的密級劃分1 、絕密檔案包括：員工人事檔案、合同、客戶檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、 財務(wù)類檔案、 質(zhì)量體系文件、 技術(shù)體系文件以及其他屬絕密的檔案；2 、機密檔案包括：重要的會議記錄 （紀要）、公司收發(fā)文（通知、通告除外）、工程圖紙、維護、回訪記錄、計劃總結(jié)和其他屬機密的檔案；3 、普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。（

6、三）檔案的查閱權(quán)限1 、董事長 / 副董事長 / 總經(jīng)理可查詢公司所有檔案。2 、部門負責(zé)人可查閱該部門所有檔案。3 、其他人員根據(jù)審批程序查閱有關(guān)檔案。（四）檔案的查閱檔案管理員需征得部門負責(zé)人同意后方可辦理查閱手續(xù)。（五）檔案的借閱 / 復(fù)制1 、檔案保管人員審核其借閱/ 復(fù)制資格：（1）權(quán)限內(nèi)（經(jīng)授權(quán) / 審批）的按正常手續(xù)辦理；（2）權(quán)限外的，檔案管理員需征得相關(guān)權(quán)限人口頭/ 書面同意后登記在 檔案借閱登記表上；（3）各類檔案的審批權(quán)限：屬部門的檔案，由部門負責(zé)人審批；屬公司的檔案，由董事長審批。（六）檔案的銷毀.1 、超過保管期限的檔案，由檔案管理人員依據(jù)檔案的保管期限，每年編制銷毀計劃及清單，報行政部經(jīng)理審核。2 、行政部經(jīng)理審核后報董事長審核。3 、董事長審批同意后由行政部指定人員將超過保存期限的檔案銷毀4 、銷毀人員確認銷毀文件無誤后，選擇安全地點銷毀檔案。六、記錄表格（一）檔案檢索目錄 ATDC-XZ-BG-07（二）