單件,小批量物資采購(gòu)管理

1、單件、小批量物資采購(gòu)管理大連重工集團(tuán)有限公司主 創(chuàng) 人：杜青山 季文渙主要參與人：陸朝昌 姜學(xué)文 徐明強(qiáng) 張?zhí)K玲 宋喜全 大連重工集團(tuán)有限公司（下稱大連重工）是一個(gè)具有八十多年發(fā)展歷史的國(guó)有大一型企業(yè)，是國(guó)家512戶重點(diǎn)扶持企業(yè)之一。主要產(chǎn)品包括堆場(chǎng)散料機(jī)械、港口機(jī)械、連鑄設(shè)備、軋鋼設(shè)備、焦?fàn)t機(jī)械及城市煤氣設(shè)備、冶煉設(shè)備、冶金礦山車輛、現(xiàn)代大型糧倉(cāng)設(shè)備、環(huán)保機(jī)械、水泥生產(chǎn)設(shè)備、建筑鋼結(jié)構(gòu)以及電控、液壓、通用減速機(jī)等。產(chǎn)品不僅行銷全國(guó)，還出口日本、美國(guó)、新加坡等18個(gè)國(guó)家和地區(qū)。產(chǎn)品質(zhì)量居國(guó)內(nèi)領(lǐng)先水平，連續(xù)9年在全國(guó)重型機(jī)械行業(yè)廠際聯(lián)賽中獲得第一名。近幾年來(lái)，通過(guò)深入學(xué)習(xí)邯鋼“成本倒推”和亞星“

2、購(gòu)銷比價(jià)”的經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合企業(yè)自身單件小批生產(chǎn)組織的特點(diǎn)，建立了適應(yīng)大重自身需要的物資采購(gòu)管理運(yùn)行機(jī)制，取得了良好的效果。從一九九八年下半年到現(xiàn)在，共節(jié)約采購(gòu)資金 5410萬(wàn)元，其中，2000年節(jié)支2215萬(wàn)元，2001年節(jié)支1606.5萬(wàn)元，企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益連年增長(zhǎng)。 一、單件小批生產(chǎn)組織中采購(gòu)管理的特點(diǎn)單件小批生產(chǎn)是相對(duì)大批或批量生產(chǎn)組織而言，這里主要有兩層含義：一是產(chǎn)品的種類繁多，且相同產(chǎn)品非常少；二是產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)復(fù)雜，組織管理機(jī)構(gòu)龐大，生產(chǎn)周期長(zhǎng)。經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的實(shí)踐，大連重工形成了自己獨(dú)特的單件小批生產(chǎn)的組織方式,尤其在采購(gòu)管理中更具有鮮明的特點(diǎn)。1. 采購(gòu)合同數(shù)量龐大 在以單件小批生產(chǎn)為主的產(chǎn)品

3、結(jié)構(gòu)體系中，最簡(jiǎn)單的一臺(tái)成套產(chǎn)品，其零部件都在萬(wàn)件以上。比如大連重工生產(chǎn)的一臺(tái)堆取料機(jī)，就有零部件一萬(wàn)多個(gè)，其采購(gòu)零件、部件有上百種。而一年企業(yè)所簽訂的產(chǎn)品制造合同有800多個(gè)，這樣企業(yè)每年采購(gòu)物資近萬(wàn)種，采購(gòu)金額在3億元以上，并且有很多部件需要從國(guó)外進(jìn)口。近年來(lái)，隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，每年的產(chǎn)品產(chǎn)量持續(xù)上升，材料的需求隨之大幅增加，采購(gòu)范圍也在擴(kuò)展。龐大的采購(gòu)物資種類需要簽訂大量的采購(gòu)合同，致使采購(gòu)管理組織更為復(fù)雜。2. 分級(jí)分權(quán)采購(gòu)管理體制 由于采購(gòu)物資種類繁多，數(shù)量少，不管是集中統(tǒng)一，還是各廠分散采購(gòu)，都需要龐大的采購(gòu)、管理人員，加大了采購(gòu)過(guò)程中的人力成本，所以采取分級(jí)分權(quán)的采購(gòu)管理方式是

4、單件小批物資采購(gòu)的客觀要求。由集團(tuán)公司負(fù)責(zé)大宗物資的招標(biāo)、采購(gòu)和管理，各經(jīng)營(yíng)單位負(fù)責(zé)單件配套件的采購(gòu)，以及各種物資的具體采購(gòu)業(yè)務(wù)工作，這樣能夠減少采購(gòu)費(fèi)用，降低采購(gòu)成本。3. 對(duì)分供方選擇影響 隨著經(jīng)濟(jì)分工理論的進(jìn)一步應(yīng)用和發(fā)展，企業(yè)的社會(huì)化協(xié)作越來(lái)越重要，以大連重工為代表的機(jī)械裝備制造企業(yè)，與社會(huì)的協(xié)作關(guān)系越來(lái)越緊密。一個(gè)產(chǎn)品質(zhì)量好壞不能講是那家企業(yè)，而應(yīng)該是整個(gè)產(chǎn)品在供應(yīng)鏈上所有相關(guān)企業(yè)的質(zhì)量水平?jīng)Q定的。所以在采購(gòu)管理中，對(duì)分供方的選擇是保證產(chǎn)品質(zhì)量的基本先決條件，也構(gòu)成了單件小批采購(gòu)管理非常重要的一個(gè)管理要素。4. 采購(gòu)技術(shù)性高 單件小批采購(gòu)中，所采購(gòu)的零部件、配件都有特定的性能、功能要

5、求，其零部件的強(qiáng)度、尺寸都需要素質(zhì)高、技術(shù)知識(shí)面廣等專業(yè)的技術(shù)人員做采購(gòu)指導(dǎo)，在采購(gòu)過(guò)程不僅僅是買賣關(guān)系，而且是一個(gè)采購(gòu)物資的信息溝通、資質(zhì)評(píng)定、技術(shù)要求以及服務(wù)的過(guò)程，這就要求采購(gòu)人員都有很高的專業(yè)技術(shù)水平和經(jīng)驗(yàn)。5. 資金因素影響大 在單件小批采購(gòu)中，由于采購(gòu)數(shù)量少，供應(yīng)商或配套廠家很少允許分期付款，一般都是一次性付款。但對(duì)采購(gòu)方來(lái)講，其采購(gòu)物資種類多，范圍廣，單件采購(gòu)金額數(shù)目大，而且采購(gòu)資金也不可能一步到位，這必然造成采購(gòu)資金缺口，很難對(duì)每家供應(yīng)商都一次性付款。經(jīng)常會(huì)遇到“巧婦難為無(wú)米之炊”的情況。在生產(chǎn)中表現(xiàn)為前松后緊或前緊后松，造成生產(chǎn)能力的極度不平衡。資金問(wèn)題將成為影響采購(gòu)過(guò)程最直

6、接的因素。二、單件小批采購(gòu)管理的主要做法針對(duì)大連重工單件小批采購(gòu)管理的特點(diǎn)，以及在采購(gòu)管理中存在的問(wèn)題，從1998年開(kāi)始，集團(tuán)公司在以前總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，根據(jù)生產(chǎn)組織對(duì)象的變化，對(duì)采購(gòu)管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了新的實(shí)踐與改造，并把降成本工作的重點(diǎn)首先放在了降低物資采購(gòu)成本上來(lái)。具體做法和措施有以下幾個(gè)方面。 1. 分類管理，化單件小批為相對(duì)批量分類管理，化單件小批為相對(duì)批量，是隨著生產(chǎn)對(duì)象的改變而進(jìn)行的采購(gòu)管理流程再造。這里主要有兩層含義：一是企業(yè)生產(chǎn)組織由單個(gè)產(chǎn)品對(duì)象轉(zhuǎn)變到產(chǎn)品零部件對(duì)象，可以形成零部件相對(duì)批量；二是在集團(tuán)公司范圍內(nèi)，定期將采購(gòu)物資明細(xì)先集中后分類，形成同種物資相對(duì)批量管理。大連重工

7、結(jié)合這一生產(chǎn)組織對(duì)象的變革，形成了按類別分級(jí)分權(quán)的采購(gòu)管理體制。第一，將集團(tuán)公司原來(lái)各經(jīng)營(yíng)單位分散采購(gòu)的鋼材、管材、焊條等大宗物資集中起來(lái)，由集團(tuán)公司統(tǒng)一管理，并按品質(zhì)、品種分類，形成批量，最后統(tǒng)一招標(biāo)采購(gòu)；第二，要求各經(jīng)營(yíng)單位將所需要的緊固件、通用件、標(biāo)準(zhǔn)件定期上報(bào)集團(tuán)公司招標(biāo)辦公室，由招標(biāo)辦按品種歸類統(tǒng)計(jì)，形成相對(duì)批量后，定期進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)；第三，要求各單位將所需要的輔助生產(chǎn)物資（如鋼絲繩、潤(rùn)滑油、鉗工工具等）上報(bào)招標(biāo)辦公室，經(jīng)統(tǒng)計(jì)能夠形成一定的相對(duì)批量時(shí)，由招標(biāo)辦負(fù)責(zé)招標(biāo)采購(gòu)；第四，對(duì)于各單位產(chǎn)品所需的單個(gè)配件、部件（如電機(jī)、回轉(zhuǎn)軸承等）則根據(jù)情況，用特殊處理的方式解決招標(biāo)采購(gòu)。第五，將全

8、公司所需的辦公用品、勞保用品以及節(jié)日饋贈(zèng)品（如月餅等）集中起來(lái)，根據(jù)各單位上報(bào)的數(shù)量分類，形成相對(duì)批量統(tǒng)一招標(biāo)。通過(guò)以上五點(diǎn)做法措施，基本上形成了物資采購(gòu)管理的相對(duì)批量化。2. 應(yīng)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)工具，突破傳統(tǒng)采購(gòu)管理流程早在1996年，大連重工與大連理工大學(xué)合作，研究開(kāi)發(fā)了39個(gè)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)信息模塊，包括采購(gòu)管理相關(guān)模塊，但在實(shí)際應(yīng)用中并沒(méi)有收到很好的效果。隨著集團(tuán)公司全面全方位推行招儀標(biāo)比價(jià)采購(gòu)制度，原來(lái)各經(jīng)營(yíng)單位獨(dú)立采購(gòu)的管理流程遇了困難，由于各單位采購(gòu)物資品種多，數(shù)量少，供應(yīng)商參與投標(biāo)的積極性不高，致使招議標(biāo)比價(jià)采購(gòu)制度難于有效進(jìn)行。從企業(yè)的角度看，必須將采購(gòu)物資形成批量。但是全廠近萬(wàn)種

9、的采購(gòu)物資，很難用手工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，在這種情況下，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完全的在采購(gòu)管理中得到了應(yīng)用，并連帶采購(gòu)管理流程進(jìn)行了改變。首先，各經(jīng)營(yíng)單位定期將所需要的各種物資輸入計(jì)算機(jī)采購(gòu)管理系統(tǒng)，經(jīng)系統(tǒng)處理后，在招標(biāo)辦計(jì)算機(jī)系統(tǒng)輸出界面將自動(dòng)生成各種按時(shí)間、種類的物資需求相對(duì)批量歸類表。其次，招標(biāo)辦組織相關(guān)人員根據(jù)信息庫(kù)里供應(yīng)商的情況、市場(chǎng)價(jià)格以及物資需求情況進(jìn)行招標(biāo)，確定中標(biāo)供方單位。然后將中標(biāo)價(jià)格、中標(biāo)單位等招標(biāo)結(jié)果輸入采購(gòu)管理系統(tǒng)。相應(yīng)地在各經(jīng)營(yíng)單位系統(tǒng)輸出界面輸出相同結(jié)果。最后，各經(jīng)營(yíng)單位將根據(jù)這一結(jié)果到中標(biāo)付款領(lǐng)取采購(gòu)物資。在上述整個(gè)采購(gòu)流程中，其實(shí)是應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，把采購(gòu)過(guò)程的業(yè)務(wù)和管理進(jìn)行了相

10、對(duì)的分工，由集團(tuán)公司負(fù)責(zé)采購(gòu)管理工作，各經(jīng)營(yíng)單位負(fù)責(zé)具體的業(yè)務(wù)工作。另外，采購(gòu)物資相對(duì)批量的形成只存在于理論數(shù)據(jù)中，而在具體的實(shí)物中并不完全存在，采購(gòu)過(guò)程仍然由各經(jīng)營(yíng)單位自己完成，不同的一點(diǎn)就是各經(jīng)營(yíng)單位只從事業(yè)務(wù)，而不從事管理。這是采購(gòu)管理業(yè)務(wù)流程新的突破。3. 強(qiáng)化采購(gòu)技術(shù)，提高采購(gòu)質(zhì)量在采購(gòu)準(zhǔn)備過(guò)程階段，由集團(tuán)公司招標(biāo)辦公室根據(jù)采購(gòu)物資的技術(shù)要素要求，以及用戶指導(dǎo)意見(jiàn)，組織營(yíng)銷、質(zhì)量、技術(shù)等相關(guān)人員進(jìn)行事前培訓(xùn)，確定達(dá)到采購(gòu)物資技術(shù)要求的供應(yīng)商質(zhì)量水平、信譽(yù)、采購(gòu)價(jià)格范圍、交貨期等，然后通知滿足技術(shù)要求的供方單位進(jìn)行投標(biāo)。在確定中標(biāo)供方單位的同時(shí)，將簽協(xié)議，來(lái)保證采購(gòu)質(zhì)量水平。4. 嚴(yán)格

11、分供方管理首先，根據(jù)各經(jīng)營(yíng)單位對(duì)供方零部件、配件的使用情況反饋信息，由招標(biāo)辦牽頭，組織相關(guān)的技術(shù)、質(zhì)量管理人員定期不定期地對(duì)供方單位的質(zhì)量保證、技術(shù)條件等情況進(jìn)行檢查、評(píng)定。在檢查中，如果發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量、拖延交貨期、服務(wù)等問(wèn)題，將直接取消合格供方單位資格，并通知各經(jīng)營(yíng)單位，停止一切采購(gòu)行為。其次，經(jīng)評(píng)定在合格的供方單位中，依據(jù)價(jià)格、質(zhì)量、信譽(yù)、服務(wù)等優(yōu)先原則，建立并形成競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，進(jìn)一步提高采購(gòu)水平。主要做法是：廣泛收集供方的市場(chǎng)信息（包括各經(jīng)營(yíng)單位提供的、市場(chǎng)信息得到的、原來(lái)有的等），建立合格供方信息庫(kù)（包括價(jià)格、質(zhì)量、技術(shù)水平等）。在需要采購(gòu)時(shí)，可直接根據(jù)信息庫(kù)提供的供方單位信息情況，通知其招標(biāo)

12、，這樣在招標(biāo)前，就已經(jīng)形成了信息競(jìng)爭(zhēng)。最后，對(duì)于完成一些高技術(shù)水平配件的供方，集團(tuán)公司將組織相關(guān)人員對(duì)供方進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，來(lái)保證采購(gòu)件的質(zhì)量。5. 嚴(yán)格管理，嚴(yán)肅考核 （1）建立、健全領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制 依據(jù)集團(tuán)公司分級(jí)分權(quán)管理體制，在采購(gòu)管理中構(gòu)建了“采購(gòu)價(jià)格集體決定”組織。集團(tuán)公司和各經(jīng)營(yíng)單位分別成立了降成本領(lǐng)導(dǎo)小組和招議標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組。集團(tuán)公司成立由總經(jīng)理掛帥，總會(huì)計(jì)師（副總經(jīng)理）直接領(lǐng)導(dǎo)的“招標(biāo)辦公室”。負(fù)責(zé)全集團(tuán)公司采購(gòu)招議標(biāo)管理工作,各經(jīng)營(yíng)單位也成立了相應(yīng)的招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)本單位具體產(chǎn)品或項(xiàng)目的采購(gòu)、外協(xié)降成本和招議標(biāo)業(yè)務(wù)工作。為搞好這項(xiàng)工作公司規(guī)定做到了三到位：一是領(lǐng)導(dǎo)到位。按照責(zé)任明確的原則

13、，集團(tuán)公司和各經(jīng)營(yíng)單位都成立由一把手親自掛帥、主管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加的招議標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組，按照集體研究、民主決策、渠道公開(kāi)、價(jià)格透明的工作制度辦事。二是機(jī)構(gòu)到位。首先，公司在財(cái)務(wù)處增設(shè)了專職的“招標(biāo)辦公室”，獨(dú)立行使物資采購(gòu)招標(biāo)職能。主要職責(zé)是負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目、大修改造項(xiàng)目、大宗貨物的公開(kāi)招議標(biāo)，控制采購(gòu)的質(zhì)量和價(jià)格，依據(jù)采購(gòu)管理辦法對(duì)各經(jīng)營(yíng)單位及職能部門執(zhí)行情況進(jìn)行考核，并落實(shí)獎(jiǎng)懲措施。其次，組建了由審計(jì)監(jiān)察處、生產(chǎn)處、質(zhì)管處、設(shè)計(jì)研究院、財(cái)務(wù)處等職能部門和相關(guān)的經(jīng)營(yíng)單位代表參加評(píng)標(biāo)小組，參與招標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)的全過(guò)程。另外，根據(jù)招標(biāo)采購(gòu)物資的不同，還組織相關(guān)專業(yè)部門參加評(píng)標(biāo)，形成

14、多專業(yè)技能互補(bǔ)的整體性結(jié)構(gòu)。三是人員到位。在集團(tuán)公司降成本領(lǐng)導(dǎo)小組和招標(biāo)辦公室配備了懂技術(shù)、懂營(yíng)銷、懂成本、了解和熟悉招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)的人員從事這項(xiàng)工作。在其它關(guān)聯(lián)的職能部門和重點(diǎn)崗位也配備了具有較高業(yè)務(wù)素質(zhì)、責(zé)任心強(qiáng)和優(yōu)良思想品質(zhì)的采購(gòu)人員。三年多來(lái)集團(tuán)公司按照始于教育終于教育、終生學(xué)習(xí)的人事方針，定期、不定期的對(duì)崗位人員進(jìn)行了三期156人次的培訓(xùn)、再教育，不斷提高了采購(gòu)人員業(yè)務(wù)技能和道德素質(zhì)，使采購(gòu)人員成就為既有業(yè)務(wù)技能又有職業(yè)道德的團(tuán)隊(duì)。（2）嚴(yán)格健全采購(gòu)管理制度，嚴(yán)肅過(guò)程考核幾年來(lái)，大連重工以橫向分權(quán)自采、縱向統(tǒng)一協(xié)調(diào)的模式制定物資采購(gòu)28項(xiàng)管理制度，組成一個(gè)管理制度控制網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。其中重點(diǎn)

15、幾項(xiàng)制度是：一是物資采購(gòu)招議標(biāo)管理辦法，是“采購(gòu)集體決定”的基本法。它確定了采購(gòu)物資招議標(biāo)范圍及采購(gòu)金額 1萬(wàn)元以上的物資具備招議標(biāo)條件的必須進(jìn)行招議標(biāo)，不具備的要?jiǎng)?chuàng)造條件。它對(duì)產(chǎn)品外協(xié)件、配套件的招議標(biāo)管理程序以及獎(jiǎng)懲辦法進(jìn)行了規(guī)范。二是對(duì)外采、外協(xié)、擴(kuò)散合同審計(jì)管理辦法，規(guī)定了凡是采購(gòu)物資必須簽訂經(jīng)濟(jì)合同。各經(jīng)營(yíng)單位按年采購(gòu)金額的不同，分級(jí)別（即20萬(wàn)、5萬(wàn)、1萬(wàn)）報(bào)審計(jì)監(jiān)察處審核。三是采購(gòu)物資種類歸集管理、關(guān)于確定物資采購(gòu)標(biāo)底價(jià)的規(guī)定及進(jìn)一步完善外采、外協(xié)輸入軟盤規(guī)定的通知等規(guī)章制度，對(duì)每月采購(gòu)情況匯總、降低采購(gòu)金額計(jì)算方法和計(jì)算機(jī)動(dòng)態(tài)管理等進(jìn)行了規(guī)范。四是采購(gòu)物資檢驗(yàn)管理制度，規(guī)定了大

16、宗物資及外協(xié)加工都要到質(zhì)量保證體系中確立的及經(jīng)招標(biāo)后中標(biāo)的定點(diǎn)“合格供方”采購(gòu)，如果兩次驗(yàn)收不合格即取消該供方單位定點(diǎn)供貨和中標(biāo)資格。五是各類大宗物資、重點(diǎn)項(xiàng)目集中招標(biāo)定點(diǎn)采購(gòu)?fù)ㄖ?guī)定了各經(jīng)營(yíng)單位要在經(jīng)過(guò)公開(kāi)招標(biāo)評(píng)標(biāo)后中標(biāo)的“合格供方”處采購(gòu)。各經(jīng)營(yíng)單位的財(cái)務(wù)部門要依據(jù)此通知控制和監(jiān)督價(jià)格，接收發(fā)票單位是否是中標(biāo)單位，方可請(qǐng)款支付、報(bào)銷。（3）以成本計(jì)劃作指導(dǎo)大連重工采購(gòu)管理的全過(guò)程主要依據(jù)產(chǎn)品成本計(jì)劃為指導(dǎo)，嚴(yán)格各環(huán)節(jié)、各過(guò)程的費(fèi)用控制。三、實(shí)施效果1. 物資采購(gòu)形成了相對(duì)批量化 通過(guò)采購(gòu)管理工作和采購(gòu)業(yè)務(wù)工作的理論分工，首先，打破了傳統(tǒng)管理工作與業(yè)務(wù)工作混為一談的局面，建立了分級(jí)分權(quán)的采

17、購(gòu)管理制度，大大降低了采購(gòu)管理成本；其次，通過(guò)上下兩級(jí)在采購(gòu)物資的理論批量化與實(shí)際的非批量化的有機(jī)集合，創(chuàng)造了招議標(biāo)比價(jià)采購(gòu)發(fā)揮能量的基本條件，從源頭上降低了采購(gòu)成本，使各種生產(chǎn)成本不斷降低，提高了產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)能力。最后，采購(gòu)物資的相對(duì)批量化，在很大程度上降低了采購(gòu)人力成本，采購(gòu)費(fèi)用得到了控制（1999年至2000年招標(biāo)采購(gòu)情況如下）。 單位：萬(wàn)元年份總采購(gòu)金額其中：招議標(biāo)招議標(biāo)占總額%招議標(biāo)降低額1999209842014.19.6575.3200025060.99933.239.62215200125061.318119.372.31606.5（注：上表只是對(duì)招議標(biāo)采購(gòu)方式前后的對(duì)比） 2. 采購(gòu)管理實(shí)現(xiàn)了樸素的信息化大連重工采購(gòu)物資由單件小批變?yōu)橄鄬?duì)批量化的成功實(shí)踐，主要得益于計(jì)算機(jī)采購(gòu)管理系統(tǒng)的應(yīng)用，使理論的批量化和實(shí)際的非批量化的有機(jī)結(jié)合在采購(gòu)過(guò)程中完全變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)在采購(gòu)管理中成功應(yīng)用，減少了復(fù)雜的手工操作過(guò)程，縮短了采購(gòu)時(shí)間。同時(shí)實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)信息的共享，減少了資金占用，加快了資金循環(huán)，使采購(gòu)資金利用效率大大提高。3. 供應(yīng)鏈管理達(dá)到社會(huì)化大連重工對(duì)分供方的管理，適應(yīng)了企業(yè)走