《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號——合同管理》

1、財政部會計司解讀財政部會計司解讀企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第指引第16號號合同管理合同管理目錄目錄 合同管理的總體要求1 合同管理的后評估4合同各環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險點及管控措施3 合同管理流程2一、一、合同管理的總體要求合同管理的總體要求建立分級授權(quán)管理制度建立分級授權(quán)管理制度實行統(tǒng)一歸口管理實行統(tǒng)一歸口管理明確職責(zé)分工明確職責(zé)分工健全考核與責(zé)任健全考核與責(zé)任追究制度追究制度企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理層級安排，建立合同分級管理制度。屬于上級管理權(quán)限的合同，下級單位不得簽署。公司各業(yè)務(wù)部門作為合同的承辦部門負(fù)責(zé)在職責(zé)范圍內(nèi)承辦相關(guān)合同，并履行合同調(diào)查、談判、訂立、履行和終

2、結(jié)責(zé)任。公司財會部門側(cè)重于履行對合同的財務(wù)監(jiān)督職責(zé)。企業(yè)可以根據(jù)實際情況指定法律部門等作為合同歸口管理部門，對合同實施統(tǒng)一規(guī)范管理，具體負(fù)責(zé)制定合同管理制度，審核合同條款的權(quán)利義務(wù)對等性，管理合同標(biāo)準(zhǔn)文本，管理合同專用章，定期檢查和評價合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應(yīng)控制措施，促進(jìn)合同的有效履行等。企業(yè)應(yīng)當(dāng)健全合同管理考核與責(zé)任追究制度，開展合同后評估，對合同訂立、履行過程中出現(xiàn)的違法違規(guī)行為，應(yīng)當(dāng)追究有關(guān)機(jī)構(gòu)或人員的責(zé)任。二、二、合同管理流程合同管理流程三、三、合同各環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險點及管控措施合同各環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險點及管控措施n 合同調(diào)查n 合同談判n 合同文本擬定n 合同審核n 合同簽署n 合

3、同履行n 合同結(jié)算n 合同登記（一）合同調(diào)查（一）合同調(diào)查主要管控措主要管控措施施獲取調(diào)查對象經(jīng)審計的財務(wù)報告、以往交獲取調(diào)查對象經(jīng)審計的財務(wù)報告、以往交易記錄等財務(wù)和非財務(wù)信息，分析其獲利易記錄等財務(wù)和非財務(wù)信息，分析其獲利能力、償債能力和營運(yùn)能力，評估其財務(wù)能力、償債能力和營運(yùn)能力，評估其財務(wù)風(fēng)險和信用狀況，并在合同履行過程中持風(fēng)險和信用狀況，并在合同履行過程中持續(xù)關(guān)注其資信變化，建立和及時更新合同續(xù)關(guān)注其資信變化，建立和及時更新合同對方的商業(yè)信用檔案。對方的商業(yè)信用檔案。審查被調(diào)查對象的身份證件、法人登記證書、審查被調(diào)查對象的身份證件、法人登記證書、資質(zhì)證明、授權(quán)委托書等證明原件，必要時

4、，資質(zhì)證明、授權(quán)委托書等證明原件，必要時，可通過發(fā)證機(jī)關(guān)查詢證書的真實性和合法性，可通過發(fā)證機(jī)關(guān)查詢證書的真實性和合法性，關(guān)注授權(quán)代理人的行為是否在其被授權(quán)范圍關(guān)注授權(quán)代理人的行為是否在其被授權(quán)范圍內(nèi)，在充分收集相關(guān)證據(jù)的基礎(chǔ)上評價主體內(nèi)，在充分收集相關(guān)證據(jù)的基礎(chǔ)上評價主體資格是否恰當(dāng)。資格是否恰當(dāng)。對被調(diào)查對象進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)查，實地了解和全對被調(diào)查對象進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)查，實地了解和全面評估其生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品類別和面評估其生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品類別和質(zhì)量等生產(chǎn)經(jīng)營情況，分析其合同履約能力。質(zhì)量等生產(chǎn)經(jīng)營情況，分析其合同履約能力。第一第一第二第二第三第三第四第四與被調(diào)查對象的主要供應(yīng)商、客戶、開

5、與被調(diào)查對象的主要供應(yīng)商、客戶、開戶銀行、主管稅務(wù)機(jī)關(guān)和工商管理部門戶銀行、主管稅務(wù)機(jī)關(guān)和工商管理部門等溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營、商業(yè)信譽(yù)、等溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營、商業(yè)信譽(yù)、履約能力等情況。履約能力等情況。（二）合同談判（二）合同談判主要管控措施：主要管控措施：n 第一，收集談判對手資料，充分熟悉談判對手情況，做到知己知彼；研究國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管、產(chǎn)業(yè)政策、同類產(chǎn)品或服務(wù)價格等與談判內(nèi)容相關(guān)的信息，正確制定本企業(yè)談判策略。n 第二，關(guān)注合同核心內(nèi)容、條款和關(guān)鍵細(xì)節(jié)，具體包括合同標(biāo)的的數(shù)量、質(zhì)量或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，合同價格的確定方式與支付方式，履約期限和方式，違約責(zé)任和爭議的解決方法、合同變更或解除

6、條件等。n 第三，對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，組織法律、技術(shù)、財會等專業(yè)人員參與談判，充分發(fā)揮團(tuán)隊智慧，及時總結(jié)談判過程中的得失，研究確定下一步談判策略。n 第四，必要時可聘請外部專家參與相關(guān)工作，并充分了解外部專家的專業(yè)資質(zhì)、勝任能力和職業(yè)道德情況。n 第五，加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)格責(zé)任追究制度。第六，對談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見，予以記錄并妥善保存，作為避免合同舞弊的重要手段和責(zé)任追究的依據(jù)。（三）合同文本擬定（三）合同文本擬定主要管控措施：主要管控措施：n 第一，企業(yè)對外發(fā)生經(jīng)濟(jì)行為，除即時結(jié)清方式外，應(yīng)當(dāng)訂立書面合同。n 第二，嚴(yán)格審核合同需求與國家

7、法律法規(guī)、產(chǎn)業(yè)政策、企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo)的關(guān)系，保證其協(xié)調(diào)一致；考察合同是否以生產(chǎn)經(jīng)營計劃、項目立項書等為依據(jù)，確保完成具體業(yè)務(wù)經(jīng)營目標(biāo)。n 第三，合同文本一般由業(yè)務(wù)承辦部門起草，法律部門審核；重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的特殊合同應(yīng)當(dāng)由法律部門參與起草。第四，通過統(tǒng)一歸口管理和授權(quán)審批制度，嚴(yán)格合同管理，防止通過化整為零等方式故意規(guī)避招標(biāo)的做法和越權(quán)行為。n 第五，由簽約對方起草的合同，企業(yè)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審查，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確反映企業(yè)訴求和談判達(dá)成的一致意見，特別留意“其他約定事項”等需要補(bǔ)充填寫的欄目，如不存在其他約定事項時注明“此處空白”或“無其他約定”，防止合同后續(xù)被篡改。n 第六，合同文本須報經(jīng)國家

8、有關(guān)主管部門審查或備案的，應(yīng)當(dāng)履行相應(yīng)程序（四）合同審核（四）合同審核主要管控措施：主要管控措施：n 第一，審核人員應(yīng)當(dāng)對合同文本的合法性、經(jīng)濟(jì)性、可行性和嚴(yán)密性進(jìn)行重點審核，關(guān)注合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法，合同內(nèi)容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，對方當(dāng)事人是否具有履約能力，合同權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任和爭議解決條款是否明確等。n 第二，建立會審制度，對影響重大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同文本，組織財會部門、內(nèi)部審計部、法律部、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的相關(guān)部門進(jìn)行審核，內(nèi)部相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)真履行職責(zé)。n 第三，慎重對待審核意見，認(rèn)真分析研究，慎重對待，對審核意見準(zhǔn)確無誤地加以記錄，必要時對合同條款作出修改并再次提交審核。（五

9、）合同簽署（五）合同簽署主要管控措施：主要管控措施：n 第一，按照規(guī)定的權(quán)限和程序與對方當(dāng)事人簽署合同。對外正式對外訂立的合同應(yīng)當(dāng)由企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽名或加蓋有關(guān)印章。授權(quán)簽署合同的，應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書。n 第二，嚴(yán)格合同專用章保管制度，合同經(jīng)編號、審批及企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽署后，方可加蓋合同專用章。用印后保管人應(yīng)當(dāng)立即收回，并按要求妥善保管，以防止他人濫用。n 第三，采取恰當(dāng)措施，防止已簽署的合同被篡改，如在合同各頁碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記、使用不可編輯的電子文檔格式等。第四，按照國家有關(guān)法律、行政法規(guī)規(guī)定，需辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)之后方可生效的合同，企業(yè)應(yīng)

10、當(dāng)及時按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（六）合同履行（六）合同履行主要管控措施：主要管控措施：n 第一，強(qiáng)化對合同履行情況及效果的檢查、分析和驗收，全面適當(dāng)執(zhí)行本企業(yè)義務(wù)，敦促對方積極執(zhí)行合同，確保合同全面有效履行。n 第二，對合同對方的合同履行情況實施有效監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)有違約可能或違約行為，應(yīng)當(dāng)及時提示風(fēng)險，并立即采取相應(yīng)措施將合同損失降到最低。n 第三，根據(jù)需要及時補(bǔ)充、變更甚至解除合同。一是對于合同沒有約定或約定不明確的內(nèi)容，通過雙方協(xié)商一致對原有合同進(jìn)行補(bǔ)充；無法達(dá)成補(bǔ)充協(xié)議的，按照國家相關(guān)法律法規(guī)、合同有關(guān)條款或者交易習(xí)慣確定；二是，對于顯失公平、條款有誤或存在欺詐行為的合同，以及因政策調(diào)整、市

11、場變化等客觀因素已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損的合同，按規(guī)定程序及時報告，并經(jīng)雙方協(xié)商一致，按照規(guī)定權(quán)限和程序辦理合同變更或解除事宜；三是對方當(dāng)事人提出中止、轉(zhuǎn)讓、解除合同的，造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)向?qū)Ψ疆?dāng)事人書面提出索賠。n 第四，加強(qiáng)合同糾紛管理，在履行合同過程中發(fā)生糾紛的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，在規(guī)定時效內(nèi)與對方當(dāng)事人協(xié)商并按規(guī)定權(quán)限和程序及時報告。合同糾紛經(jīng)協(xié)商一致的，雙方應(yīng)當(dāng)簽訂書面協(xié)議；合同糾紛經(jīng)協(xié)商無法解決的，根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。（七）合同結(jié)算（七）合同結(jié)算主要管控措施：主要管控措施：n 第一，財會部門應(yīng)當(dāng)在審核合同條款后辦理結(jié)算業(yè)務(wù)，按照合同規(guī)定付款，及時催收到

12、期欠款。n 第二，未按合同條款履約或應(yīng)簽訂書面合同而未簽訂的，財會部門有權(quán)拒絕付款，并及時向企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人報告。（八）合同登記（八）合同登記主要管控措施：主要管控措施：n 第一，合同管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同登記管理，充分利用信息化手段，定期對合同進(jìn)行統(tǒng)計、分類和歸檔，詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更、終結(jié)等情況，合同終結(jié)應(yīng)及時辦理銷號和歸檔手續(xù)，以實行合同的全過程封閉管理。n 第二，建立合同文本統(tǒng)一分類和連續(xù)編號制度，以防止或及早發(fā)現(xiàn)合同文本的遺失。n 第三，加強(qiáng)合同信息安全保密工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家或商業(yè)秘密。n 第四，規(guī)范合同管理人員職責(zé)，明確合同流轉(zhuǎn)、借閱和歸還的職責(zé)權(quán)限和審批程序等有關(guān)要求。四、四、合同管理的后評估合同管理的