會(huì)議的籌劃與管理培訓(xùn)

1、1第九講第九講會(huì)議的籌劃與管理會(huì)議的籌劃與管理2會(huì)議的重要性會(huì)議的重要性n大多數(shù)企業(yè)在會(huì)議中決定其基本走向大多數(shù)企業(yè)在會(huì)議中決定其基本走向n90%以上的重大決策是通過(guò)會(huì)議制定的以上的重大決策是通過(guò)會(huì)議制定的n企業(yè)花在開(kāi)會(huì)上的時(shí)間越來(lái)越多企業(yè)花在開(kāi)會(huì)上的時(shí)間越來(lái)越多n開(kāi)會(huì)的頻率越來(lái)越高開(kāi)會(huì)的頻率越來(lái)越高3會(huì)議的籌劃與管理會(huì)議的籌劃與管理 n會(huì)前的準(zhǔn)備工作會(huì)前的準(zhǔn)備工作n會(huì)間的組織服務(wù)會(huì)間的組織服務(wù)n會(huì)后的善后處理會(huì)后的善后處理4會(huì)前準(zhǔn)備工作會(huì)前準(zhǔn)備工作 1、安排議題、議程、日程安排議題、議程、日程2、擬訂與會(huì)人員名單擬訂與會(huì)人員名單3、申請(qǐng)會(huì)議所需資金申請(qǐng)會(huì)議所需資金4、會(huì)場(chǎng)布置會(huì)場(chǎng)布置5、安排

2、食宿和茶水安排食宿和茶水6、發(fā)出會(huì)議通知發(fā)出會(huì)議通知 5安排議題、議程安排議題、議程 n 議題的收集和篩選議題的收集和篩選 n 議程議程 6 委員會(huì)會(huì)議議程委員會(huì)會(huì)議議程 7月月6日上午日上午11點(diǎn)點(diǎn)格林格林德雷戈飯店德雷戈飯店 1、（、（11：00）任命一位會(huì)議主席）任命一位會(huì)議主席 2、（、（11：10）為缺席致歉）為缺席致歉 3、（、（11：15）批準(zhǔn)上次會(huì)議備忘錄）批準(zhǔn)上次會(huì)議備忘錄 4、（、（11：30）上次會(huì)議提出的事項(xiàng)）上次會(huì)議提出的事項(xiàng) 5、（、（11：45）討論聯(lián)絡(luò)事宜）討論聯(lián)絡(luò)事宜 （12：00）會(huì)間休息）會(huì)間休息 6、（、（12：15）財(cái)務(wù)事項(xiàng)）財(cái)務(wù)事項(xiàng) 7、（、（12：

3、45）特別事宜）特別事宜 8、（、（13：00）其他動(dòng)議）其他動(dòng)議 9、（、（13：15）其他事宜）其他事宜 10、（、（13：35）下次會(huì)議細(xì)節(jié)）下次會(huì)議細(xì)節(jié) 議 程 的 開(kāi)議 程 的 開(kāi)頭 為 會(huì) 議頭 為 會(huì) 議的 日 期 、的 日 期 、時(shí) 間 和 地時(shí) 間 和 地點(diǎn)點(diǎn)每 項(xiàng) 均 有每 項(xiàng) 均 有一 個(gè) 起 始一 個(gè) 起 始時(shí)間時(shí)間下 次 會(huì) 議 細(xì)下 次 會(huì) 議 細(xì)節(jié) 寫(xiě) 在 議 程節(jié) 寫(xiě) 在 議 程的末尾的末尾7擬訂與會(huì)人員名單擬訂與會(huì)人員名單 n選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯?huì)議選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯?huì)議 n送交上級(jí)審核送交上級(jí)審核 8申請(qǐng)會(huì)議所需資金申請(qǐng)會(huì)議所需資金 n確定會(huì)議規(guī)格確定會(huì)議規(guī)格n申

4、請(qǐng)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)口頭口頭書(shū)面書(shū)面9會(huì)場(chǎng)布置會(huì)場(chǎng)布置 n 選擇會(huì)場(chǎng)選擇會(huì)場(chǎng)a.場(chǎng)地大小場(chǎng)地大小 b.附屬設(shè)施齊全附屬設(shè)施齊全c.適當(dāng)?shù)拈_(kāi)會(huì)設(shè)備適當(dāng)?shù)拈_(kāi)會(huì)設(shè)備 d.會(huì)場(chǎng)氛圍會(huì)場(chǎng)氛圍 e.場(chǎng)地不受外界干擾場(chǎng)地不受外界干擾 n 布置會(huì)場(chǎng)布置會(huì)場(chǎng)a.附屬設(shè)施附屬設(shè)施 b.準(zhǔn)備會(huì)議文件準(zhǔn)備會(huì)議文件 10討論：各種會(huì)場(chǎng)的利與弊討論：各種會(huì)場(chǎng)的利與弊會(huì)場(chǎng)類型會(huì)場(chǎng)類型優(yōu)點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)缺點(diǎn)圓桌型圓桌型橢圓型橢圓型口字型口字型U型型教室型教室型1112面對(duì)面就座面對(duì)面就座 當(dāng)你在討論問(wèn)題或試圖作出決定時(shí)，安排當(dāng)你在討論問(wèn)題或試圖作出決定時(shí)，安排持相反觀點(diǎn)的兩派成員坐在長(zhǎng)桌的相對(duì)的持相反觀點(diǎn)的兩派成員坐在長(zhǎng)桌的相對(duì)的兩邊兩

5、邊 主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間 1314顯示等級(jí)顯示等級(jí) 如果你希望顯示等級(jí)，讓主席坐在如果你希望顯示等級(jí)，讓主席坐在長(zhǎng)方桌子的頂端，其他與會(huì)者座位長(zhǎng)方桌子的頂端，其他與會(huì)者座位按資歷遞降順序就坐按資歷遞降順序就坐 主席坐在長(zhǎng)桌主席坐在長(zhǎng)桌的頂端的頂端 資歷最淺者資歷最淺者坐在離主席坐在離主席最遠(yuǎn)處最遠(yuǎn)處 151617自由討論自由討論 如果坦誠(chéng)的討論比與會(huì)者的地位更值得關(guān)注，如果坦誠(chéng)的討論比與會(huì)者的地位更值得關(guān)注，在會(huì)議中用一張圓桌在會(huì)議中用一張圓桌 主席可坐主席可坐在任何一在任何一個(gè)位置上個(gè)位置上 18安排食宿和茶水安排食宿和茶水 n 食宿食宿a.用膳用膳 b.住宿住宿 n茶水茶水 19一杯香茶可

6、贏得交易機(jī)會(huì)一杯香茶可贏得交易機(jī)會(huì)20角色練習(xí)角色練習(xí)n表演會(huì)議期間奉茶的禮儀表演會(huì)議期間奉茶的禮儀21給客人斟茶的注意事項(xiàng)給客人斟茶的注意事項(xiàng)n當(dāng)桌子上放有資料文件時(shí)，不要勉強(qiáng)客人當(dāng)桌子上放有資料文件時(shí)，不要勉強(qiáng)客人收拾整理，而應(yīng)說(shuō)：收拾整理，而應(yīng)說(shuō)：“茶放這兒行嗎？茶放這兒行嗎？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。并等待客人的回答，按客人意愿行事。n開(kāi)會(huì)時(shí)，如果出席者眾多，可請(qǐng)同事幫忙，開(kāi)會(huì)時(shí)，如果出席者眾多，可請(qǐng)同事幫忙，一人端著茶盤(pán)，另一人專為客人上茶。一人端著茶盤(pán)，另一人專為客人上茶。22n茶溢出來(lái)了！這時(shí)不要驚慌，不忙亂，茶溢出來(lái)了！這時(shí)不要驚慌，不忙亂，先道歉，后擦拭。切記：斟茶

7、時(shí)，務(wù)必先道歉，后擦拭。切記：斟茶時(shí)，務(wù)必帶上干凈毛巾。帶上干凈毛巾。n有茶和糕點(diǎn)時(shí)，要先將糕點(diǎn)放在客人左有茶和糕點(diǎn)時(shí)，要先將糕點(diǎn)放在客人左手邊，再將茶置于客人正中略偏右手側(cè)。手邊，再將茶置于客人正中略偏右手側(cè)。n洽談時(shí)間較長(zhǎng)，在一至一個(gè)半小時(shí)內(nèi)，洽談時(shí)間較長(zhǎng)，在一至一個(gè)半小時(shí)內(nèi)，應(yīng)更換茶葉。應(yīng)更換茶葉。給客人斟茶的注意事項(xiàng)給客人斟茶的注意事項(xiàng)23上茶時(shí)的七個(gè)程序上茶時(shí)的七個(gè)程序n兩手端茶盤(pán)，盤(pán)子高度位于胸部?jī)墒侄瞬璞P(pán)，盤(pán)子高度位于胸部n敲門(mén)，并說(shuō)：敲門(mén)，并說(shuō)：“對(duì)不起！對(duì)不起！”進(jìn)入接待室進(jìn)入接待室n止步立正，輕輕點(diǎn)頭致意止步立正，輕輕點(diǎn)頭致意n將茶盤(pán)的一端置于桌子側(cè)面將茶盤(pán)的一端置于桌子側(cè)

8、面24n桌上不能放盤(pán)時(shí)，則左手拿盤(pán)，右手取茶壺桌上不能放盤(pán)時(shí)，則左手拿盤(pán)，右手取茶壺n用毛巾擦凈茶壺底，兩手從下方托住毛巾用毛巾擦凈茶壺底，兩手從下方托住毛巾n上茶結(jié)束后，左手拿茶盤(pán)，使盤(pán)緊靠左腋下；上茶結(jié)束后，左手拿茶盤(pán)，使盤(pán)緊靠左腋下；走到門(mén)口時(shí)，再次向客人點(diǎn)頭致意，退出接待走到門(mén)口時(shí)，再次向客人點(diǎn)頭致意，退出接待室。室。上茶時(shí)的七個(gè)程序上茶時(shí)的七個(gè)程序25 會(huì)間的組織服務(wù)會(huì)間的組織服務(wù)1、簽到簽到2、安排就座安排就座3、做好會(huì)議記錄和錄音做好會(huì)議記錄和錄音4、會(huì)場(chǎng)服務(wù)會(huì)場(chǎng)服務(wù)26 簽到簽到 n簽到形式簽到形式 薄式薄式卡片式卡片式代簽代簽n簽到時(shí)的接待工作簽到時(shí)的接待工作 27游戲：會(huì)議

9、排座游戲：會(huì)議排座28安排就座安排就座 n要適合會(huì)議性質(zhì)要適合會(huì)議性質(zhì)n讓報(bào)告者坐中央讓報(bào)告者坐中央n會(huì)議主持人的座位會(huì)議主持人的座位n秘書(shū)的座位秘書(shū)的座位29做好會(huì)議記錄做好會(huì)議記錄 n會(huì)議記錄構(gòu)成會(huì)議記錄構(gòu)成 n會(huì)議記錄方式會(huì)議記錄方式 n會(huì)議記錄寫(xiě)作會(huì)議記錄寫(xiě)作 30小組討論小組討論n設(shè)計(jì)會(huì)議記錄表格（設(shè)計(jì)會(huì)議記錄表格（5分鐘）分鐘）31 會(huì)議名稱會(huì)議名稱 時(shí)間時(shí)間 主席主席 會(huì)議目的會(huì)議目的 出席人數(shù)出席人數(shù) 缺席人數(shù)缺席人數(shù) 缺席理由缺席理由 會(huì)議內(nèi)容會(huì)議內(nèi)容和決議事項(xiàng)和決議事項(xiàng) 決議事項(xiàng)決議事項(xiàng) 的實(shí)施的實(shí)施 實(shí)施項(xiàng)目實(shí)施項(xiàng)目 負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人 或部門(mén)或部門(mén) 完成期限完成期限 出席人出席人 蓋蓋 章章 特別事項(xiàng)特別事項(xiàng) 32點(diǎn)評(píng)點(diǎn)評(píng)n根據(jù)錄像的內(nèi)容，點(diǎn)評(píng)這位秘書(shū)的根據(jù)錄像的內(nèi)容，點(diǎn)評(píng)這位秘書(shū)的緊急情況處理技巧。緊急情況處理技巧。33會(huì)場(chǎng)服務(wù)會(huì)場(chǎng)服務(wù) n轉(zhuǎn)接電話轉(zhuǎn)接電話n突發(fā)狀況突發(fā)狀況 n建議休息建議休息 n協(xié)助上司掌握、控制會(huì)議進(jìn)程協(xié)助上司掌握、控制會(huì)議進(jìn)程 34會(huì)議的善后處理會(huì)議的善后處理1、會(huì)場(chǎng)清理、會(huì)場(chǎng)清理2、印發(fā)會(huì)議記錄、印發(fā)會(huì)議記錄3、資金、資金4、會(huì)議的總結(jié)工作、