文件控制流程

1、文件控制程序文件編號(hào)：Z(H/J)C-4.2.3(4.4.5/4.4.5)-01版號(hào)：C/0生效日期：共5頁(yè)第1頁(yè)1 目的對(duì)公司一體化管理體系的文件進(jìn)行控制，確保與體系相關(guān)的部門(mén)及崗位均能方便及時(shí)地使用和獲取的文件的現(xiàn)行有效版本。2 范圍適用于本公司一體化管理體系(質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系和職業(yè)健康安全管理體系)文件的管理。3 職責(zé)3.1 管理部負(fù)責(zé)a) 組織編制管理手冊(cè)、相關(guān)的程序文件及其它管理體系文件；b) 所有管理體系文件的歸口管理和存檔，并負(fù)責(zé)審核程序文件。c) 管理體系電子版文件更改、備份及定期殺毒。d) 更改管理體系文件；組織文件評(píng)審。3.2 信息部負(fù)責(zé)文件管理系統(tǒng)的維護(hù)及企業(yè)防

2、火墻的管理。3.3 各職能部門(mén)負(fù)責(zé)按時(shí)編制完成本部門(mén)程序文件初稿及第三層次文件，及時(shí)獲取并傳遞相關(guān)的外來(lái)文件。3.4 各部門(mén)負(fù)責(zé)持有的紙質(zhì)文件的管理。3.5 管理者代表負(fù)責(zé)審核管理手冊(cè)，批準(zhǔn)程序文件和管理性作業(yè)文件。3.6 總工程師負(fù)責(zé)批準(zhǔn)技術(shù)性作業(yè)文件。3.7 總經(jīng)理負(fù)責(zé)制定管理方針和管理目標(biāo)，批準(zhǔn)管理手冊(cè)。4 程序4.1 管理體系文件的范圍管理體系文件包括：管理手冊(cè)(包括方針、目標(biāo))；管理體系程序文件；第三層次文件(包括管理性作業(yè)文件、技術(shù)性作業(yè)文件、記錄、外來(lái)文件、法律法規(guī)和其他要求及報(bào)告類(lèi)文件)。4.2 管理體系文件的形式管理體系文件分為電子媒介和紙質(zhì)媒介兩種形式，其中適于通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)布

3、的文件(如管理手冊(cè)、程序文件及法律法規(guī)等）以電子文件的方式通過(guò)公司的文件管理系統(tǒng)在公司內(nèi)發(fā)布，其它文件仍以紙質(zhì)文件的形式發(fā)放到各相關(guān)部門(mén)。4.3文件的編寫(xiě)與審批4.3.1 文件的格式（程序文件、作業(yè)文件）（文件1目的2范圍3職責(zé)4程序（工作內(nèi)容）5相關(guān)文件6記錄擬制：審核：注：中包括的內(nèi)容是可選項(xiàng)。記錄的格式：共5 頁(yè)第2 頁(yè)名稱(chēng)）文件編號(hào):版 號(hào):生效日期：共頁(yè) 第頁(yè)版號(hào)及修訂狀態(tài)批準(zhǔn)：修訂日期保存年限（記錄名稱(chēng)）表:（記錄編號(hào)）No（記錄表格）1.1.2 管理方針和管理目標(biāo)由總經(jīng)理制定并發(fā)布。1.1.3 管理手冊(cè)由管理部組織編寫(xiě)，管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)。1.1.4 程序文件由各相關(guān)部門(mén)

4、編寫(xiě)初稿，由管理部集中修改補(bǔ)充，統(tǒng)一格式和編號(hào)。修改完成后各相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)“程序文件會(huì)簽表”對(duì)文件進(jìn)行會(huì)簽，管理部對(duì)其審核。管理者代表批準(zhǔn)程序文件。1.1.5 作業(yè)性文件由各相關(guān)部門(mén)編寫(xiě)，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核。管理性作業(yè)文件由管理者代表批準(zhǔn)，技術(shù)性作業(yè)文件由總工程師批準(zhǔn)。1.1.6 記錄的格式由使用部門(mén)設(shè)計(jì)，管理部統(tǒng)一編號(hào)并審核，管理者代表批準(zhǔn)。1.1.7 文件編號(hào)原則1.1.7.1 管理手冊(cè)：GS_01XXXX年號(hào)第一層文件管理手冊(cè)代號(hào)一共5M3M1.1.7.2 管理體系程序文件的編號(hào)Z（H/J）C-XX-XX序號(hào)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)應(yīng)章節(jié)號(hào)質(zhì)量（環(huán)境/健康安全）程序文件代號(hào)1.1.7.3 作業(yè)文件及記錄的編號(hào)順序

5、號(hào)對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的章節(jié)號(hào)文件代號(hào)文件代號(hào)規(guī)定如下：Z（H/J）G :質(zhì)量（環(huán)境/健康安全）管理性文件Z（H/J） S:質(zhì)量（環(huán)境/健康安全）技術(shù)性文件Z（H/J） J :質(zhì)量（環(huán)境/健康安全）記錄的當(dāng)G 側(cè)， 左件的 中文側(cè) 號(hào)的右 編用中 件通號(hào) 文系編 :體件 汪全文Z（H/J）”聯(lián)合編號(hào)時(shí)表示質(zhì)量體系、環(huán)境體系和健康安Z、H或J”單獨(dú)編號(hào)時(shí)則表示相應(yīng)體系的文件。管理性文件；S代表技術(shù)性文件；J代表記錄。1.1.7.4 外來(lái)文件編號(hào)外來(lái)文件編號(hào)采用文件自帶的編號(hào)1.1.7.5 版號(hào)：X/Y,其中X代表版次，修改順序?yàn)椋ˋ,B,C）；Y代表修改次數(shù)，修改順序?yàn)椋?,1,2）。4.4 文件的發(fā)放管理

6、體系文件分為受控文件和非受控文件。受控文件指公司內(nèi)所有與管理體系有關(guān)的場(chǎng)所使用的和提供給認(rèn)證公司的文件，受控文件加蓋“受控”章并附有受控號(hào)。非受控文件是指提供給顧客或相關(guān)方的文件，不蓋“受控”章。4.4.1 受控文件的發(fā)放4.4.1.1 文件發(fā)放范圍由文件批準(zhǔn)人批準(zhǔn)。4.4.1.2 管理部對(duì)電子版文件加蓋電子“受控”印章，對(duì)紙質(zhì)文件加蓋普通“受控”印章，填寫(xiě)受控號(hào)后按批準(zhǔn)的文件發(fā)放范圍發(fā)放。4.4.1.3 管理部發(fā)放文件時(shí)要填寫(xiě)“文件發(fā)放范圍及文件發(fā)放、收回記錄”。4.4.1.4 文件更改后發(fā)放的，管理部應(yīng)收回或更新更改前的文件。收回的紙質(zhì)文件應(yīng)加蓋“作廢”章，需存檔或參考留存時(shí)，應(yīng)加蓋“作廢

7、備查”章；作廢的電子版文件由管理部留存、備份。4.4.1.5 文件使用部門(mén)如需增發(fā)文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)“文件需求申請(qǐng)表”提出申請(qǐng)報(bào)管理部，經(jīng)原文件批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后予以發(fā)放。4.4.1.6 記錄的發(fā)放執(zhí)行記錄控制程序o4.4.2 非受控文件的發(fā)放共5頁(yè)第4頁(yè)如需要發(fā)放非受控文件，由申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)“文件需求申請(qǐng)表”，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后由管理部登記發(fā)放。文件更改時(shí)非受控文件不在更改范圍內(nèi)。4.5 文件的保管4.5.1 管理部對(duì)電子媒介的文件設(shè)置專(zhuān)人專(zhuān)機(jī)進(jìn)行管理，每月定期對(duì)文件進(jìn)行備份殺毒；對(duì)紙質(zhì)管理體系文件要保存其原始樣本。管理部應(yīng)對(duì)受控文件編制“受控文件清單”。文件使用部門(mén)建立本部門(mén)“受控文件清單”，并由專(zhuān)人

8、負(fù)責(zé)將文件保管在指定場(chǎng)所以便于查閱、借閱。4.5.2 凡管理體系所涉及的崗位使用的文件都應(yīng)是現(xiàn)行有效版本。如文件丟失、破損，本部門(mén)管理員應(yīng)填寫(xiě)“文件需求申請(qǐng)表”交管理部，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后予以補(bǔ)發(fā)。4.5.3 管理體系文件不得擅自復(fù)制副本，如確有需要須經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后由管理部辦理。4.5.4 文件借閱時(shí)，借閱人填寫(xiě)“文件/記錄借閱登記表”，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后辦理借閱。4.6 文件的更改4.6.1 文件需要更改時(shí)，由相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)“文件更改申請(qǐng)表”報(bào)管理部，由管理部組織審核、更改，原文件審批人審批。4.6.2 審批完成后由管理部填寫(xiě)“文件更改通知單”并發(fā)放到原文件持有部門(mén)，各部門(mén)按要求對(duì)文件進(jìn)行

9、修改。4.6.3 圖紙的更改按設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)控制程序要求執(zhí)行。4.6.4 電子文件的更改由管理部執(zhí)行。紙質(zhì)文件更改需要手改時(shí)，更改人須用藍(lán)色或黑色墨跡的鋼筆、簽字筆或圓珠筆，不能使用鉛筆或其它墨跡；紙質(zhì)文件需換頁(yè)時(shí)由管理部統(tǒng)一更換。4.7 文件的修訂、評(píng)審體系運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)文件需修訂時(shí)，應(yīng)及時(shí)按本文件4.6條款執(zhí)行；每年年底管理部組織各部門(mén)填寫(xiě)“文件評(píng)審表”對(duì)體系文件的適宜性、充分性進(jìn)行評(píng)審，如文件需修訂按本文件4.6條款執(zhí)行。4.8 文件的換版4.8.1 文件更改內(nèi)容較多時(shí)，應(yīng)進(jìn)行換版（版號(hào)應(yīng)依次為A,B,C），管理部應(yīng)立即收回作廢文件，并于保留兩份作廢文件備查，備查文件上加蓋“作廢備查”章，其余文件

10、由管理者代表批準(zhǔn)后登記銷(xiāo)毀。4.8.2 備查的作廢文件保留期限為3年，到期后經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)由管理部銷(xiāo)毀。4.9 外來(lái)文件的控制4.9.1 各相關(guān)部門(mén)得到的外來(lái)文件，需要引用的要傳遞到管理部，由管理者代表確認(rèn)其適用性，適用文件經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)納入受控文件管理。4.9.2 管理部對(duì)適用的外來(lái)文件和資料統(tǒng)一編制受控號(hào)，加蓋“受控”章，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后發(fā)放到相關(guān)部門(mén)。4.9.3 各部門(mén)對(duì)收到加蓋“受控”章的外來(lái)文件應(yīng)納入本部門(mén)的受控文件進(jìn)行管理。4.9.4 接收外來(lái)文件的部門(mén)應(yīng)定期對(duì)獲取的外來(lái)文件進(jìn)行跟蹤，當(dāng)外來(lái)文件更改時(shí)，相關(guān)部門(mén)要及時(shí)通知管理部，管理部及時(shí)收回舊文件并將新版本分發(fā)放到相關(guān)部門(mén)。S5M5相關(guān)文件Z(H/J)C-4.2.3(4.5.3/-02Z(H/J)C-7.3(4.4.6/4.4.6)-086記錄Z(H/J)J-4.2.3Z(H/J)J-4.2.3Z(H/J)J-4.2.3Z(H/J)J-4.2.3Z(H/J)J-4.2.3Z(H/J)J-4.2.3Z(H/J)J-4.2.3Z(