文件編寫注意事項

1、體系文件編寫體系文件編寫培訓培訓目 錄一 體系文件的重要性二 體系文件的架構三 文件的結構四 流程圖繪制五 編寫文件五忌六 文件的審查、批準七 手冊范例八 程序文件范例九 工作指導書范例一體系文件編寫的重要性一體系文件編寫的重要性體系文件在體系建立和運行的過程中扮演著相當重要的角色：(1)符合標準要求在條文中，要求組織“建立體系，形成文件，加以實施和保持”。(2)工作的依據(jù)建立體系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持一致和穩(wěn)定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作時出現(xiàn)不一致的工作方式和標準，或者由于口頭交待溝通工作的方式和方法欠明確和清楚。 (3)提升管理技術水平的基礎當所有的工

2、作要求都文件化后，公司即可在此基礎上通過日常工作不斷地完善管理和技術支持的要求。（4）防止經(jīng)驗的流失書面化的運行體系亦可避免由于人員的流失而導致經(jīng)驗的流失，從而造成運作上的困難。（5）改善人際關系由于工作的依據(jù)全部在書面上有明確的指令，在執(zhí)行上大大減少了口頭式的命令和溝通，同時降低了同事之間的磨擦的機會。（6）增強員工的責任心和榮譽感執(zhí)行工作人員透過文件知道自己的工作權責和內(nèi)容，明確了自己的工作范圍從而提升了工作的責任心和榮譽感。二體系文件的架構二體系文件的架構（一）、目前建立的體系文件，一般企業(yè)均將其架構分為四個層次，即： 一階文件：手冊 二階文件：程序 三階文件：運作指導書 四階文件：表單

3、或表格文件結構的劃分完全取決于一間公司的規(guī)模、人員的數(shù)量同時亦需考慮公司未來的擴充和發(fā)展等。 （二）、文件架構的說明1手冊對于一個國家來說，憲法是他的根本大法，任何法律的制訂都必須依憲法的要求來擬制，而對于一間公司來說，手冊即是公司在管理制度上的根本大法，它會敘述公司在體系運行上的大綱要求，簡言之，手冊即要求我們應該要做哪些工作。2程序書程序即是明確工作進行規(guī)定的途徑，亦就是說，針對手冊要求要做的工作和要求程序需詳細描述此工作如何來做。文件化的程序通常包括在活動的目的和范圍；做什么事情和由誰來做；何時、何地和由誰來做；應使用什么工具、設備和文件，如何對活動進行控制和記錄等。3運行指導書工作指導

4、書是工作的明確指示，它需詳細敘述某一具體的工作如何來執(zhí)行和操作。4表單格式化的記錄清晰明了，易于保管，所以在編撰文件時，就應適當?shù)脑O計用以做記錄的表格，值得注意的是大量的或設計復雜的表格會令工作復雜化，降低效率，所以設計表格應力求共用，在表達明白的前提下，精簡填定項目和內(nèi)容。一般來說，一項工作涉及到多個部門則在編制文件時寫成程序，例如糾正和預防措施程序等，而工作只和自己部門有關的作業(yè)在編制文件時做成運行指導書的格式。 三、文件的結構三、文件的結構一份文件的結構往往視乎文件內(nèi)容的需要，一份文件一般完整結構有： 1目的 2范圍 3權責 4定義 5作業(yè)內(nèi)容/文件內(nèi)容 6附件現(xiàn)將文件結構應敘述的內(nèi)容做

5、一詳細敘述：1目的應敘述編制此文件的作用和目的，即“做這件事是為了什么”？2范圍規(guī)定此文件應用的場合和時機，范圍的界定直接決定文件的功能范圍，所以編寫時應注意它的涵蓋性。3權責即在文件運行中相關單位及人員所擔負的權責，一般在文件敘述時常會就相關人員擔負的權責略為敘述，但是亦有公司只敘述和此文件有關的主導部門和相關部門的權責。4定義亦即名詞解釋，針對文件中用到的專業(yè)術語、英文縮寫的做明確說明，會令文件內(nèi)容更清楚明白。5作業(yè)內(nèi)容即工作執(zhí)行的方法、過程和要求，一般將作業(yè)內(nèi)容的編寫分為兩個部份。（1）以流程為導向：通常以流程圖的形式描述工作進行和程序，會更容易了解文件內(nèi)容，但是并非每份文件都需流程圖，

6、完全視乎文件類型。 (2)以職責為導向；通常以公司職責為主，進行敘事性描述。6參考文件資料用以索引文件中所提到或引用的文件資料，在索引文件時，最好將文件的編號同時附在文件名之后會易查找，但是不可將文件版本附上。7附件一般用以對應文件內(nèi)容中所提及的記錄及所使用的表單，公司所有的表單都應從此而來，最好將表單的編號標在名稱后。以上是一份文件的完整結構，但是并非所有的文件都應依循此固定的結構，鑒于文件的內(nèi)容的需要可適當?shù)娜コ恍┎贿m用的項目，但是為了整齊亦可統(tǒng)一文件結構。四流程圖繪制四流程圖繪制在編制文件的過程中，適當?shù)刂谱饕恍┝鞒虉D，會更容易理解文件內(nèi)容和加深印象，流程圖的制做不拘形式，最主要的是能

7、做到清楚明了即可。1 流程圖常將用的符號 體系文件編寫體系文件編寫例一：培訓流程培訓需求培訓實施培訓考核培訓計劃培訓總結分析例二： 培訓流程執(zhí)行項目 執(zhí)行人 記錄培訓需求 各部門 培訓申請單培訓計劃 人事 培訓計劃培訓實施 人事、各部門 簽到表 培訓教材培訓考核 人事、部門長 培訓評估表 培訓總結分析 人事 總結報告例二流程圖將執(zhí)行項目，執(zhí)行人及使用的記錄分開注明，易看易懂，也是制做流程圖的常用方法之一。總之，使用流程圖的目的就是清晰明了、一目了然，如果有些工作太過復雜和繁瑣，當制成流程圖時或許不容易看明白，所以應注意流程圖使用的時機。五、編寫文件的五忌五、編寫文件的五忌（一）、忌簡單草率，未

8、將所有的工作要求都納入體系（二）、忌過于彈性化，失去可操作性。（三）、忌理想主義化，導致無法實施。（四）、忌部門主義化，導致其他部門無法配合。（五）、忌咬文嚼字，理解困難。六、文件的審查、批準六、文件的審查、批準文件制做完成后交回其部門主管或總經(jīng)理審核后即可頒布使用，但是對于規(guī)模較大的公司，這種做法欠妥當，因為部門專業(yè)化的一些文件由本部門自行審批可能沒有問題，但是非部門專業(yè)化涉及諸多部門工作內(nèi)容的由制做部門核準使用，掩蓋了其他部門的要求的意見，在使用中難免會對其他部門造成困擾，甚至引起磨擦，所以對于文件的審查和核準，許多公司規(guī)定了不同審查和核準方式，例： 文件審查、核準權限 文件類別 審 查

9、核 準 手冊 管理者代表 總經(jīng)理 程序 管理者代表 總經(jīng)理 指導書/表單 部門主管 總經(jīng)理 一般來說結合相關部門主管審查文件最主要的作用是提出適合于其部門的意見，并加以修訂補充，以使文件的內(nèi)容更完善和更具操作性。七手冊的編制為編制好手冊，應注意與它有關的如下幾方面。1. 作用（1） 明確組織各部門及全體員工的職責及其相互關系。（2） 向組織員工和相關方展示本組織管理的總框架。（3） 向組織各相關人員提供操作執(zhí)行管理體系的規(guī)范 依據(jù)。（4） 向組織各相關人員提供查詢所需文件與記錄的途徑。2. 內(nèi)容根據(jù)ISO的要求，作為手冊，其內(nèi)容應包括：（1） 方針、目標、指標和管理方案，實施與運行直至評審等。

10、（2） 與管理、執(zhí)行、審核或評審有關的機構的人員的職責、權限及相互關系。（3） 管理體系要素的描述。（4） 程序文件的結構、說明與查詢路徑。（5） 關于手冊評審、修改和控制的規(guī)定。3. 結構與格式（1） 目錄。（2） 前言。包括：組織概況，服務流程，組織簡介，手冊梗概，手冊和體系文件的適用范圍與應用領域等。（3） 正文。包括：方針，目標與指標，管理方案，實施與運行，組織結構于職責，培訓意識與能力，信息交流，管理體系文件，文件控制，體系運行與控制，檢查糾正措施，監(jiān)測與測量，不符合糾正與預防措施，記錄，管理體系審核等。（4） 手冊管理規(guī)定。（5） 使用的標準術語。（6） 手冊要求。標準要求：對應的

11、程序文件名稱，程序適用的內(nèi)容與范圍，該程序的主管部門及相關部門的職責與任務，對該過程的控制，及要求等。（7） 附錄。4. 編制方法（1） 先分散，后集中。（2） 先員工，后評審組。（3） 先程序文件，后手冊和操作指導文件。構成手冊的每一部分，都可制成如表34所示的環(huán)境方針文件化格式來表示：八.管理體系程序文件的編制1. 定義所謂程序，是指為進行某些活動所規(guī)定的途徑；所謂程序，是指將組織的方針、目標、指標和方案轉化成為具體的指導；所謂管理體系程序文件，是指為完成體系要求的活動所規(guī)定的方法。管理體系的程序文件所要回答的問題，主要包括：（1） 活動的目的和范圍。（2） 采用的材料、設備、文件。（3）

12、 對活動進行的控制與記錄。（4） 做什么、為何做、何時做、哪里做、誰來做、怎么做。2. 格式內(nèi)容作為程序文件的正文內(nèi)容，同樣應是ISO所規(guī)定的4.14.6內(nèi)容；其具體格式為封面、目錄、正文、修改程序的規(guī)定或說明等。3. 編制的方法步驟（1） 清理和綜合分析組織原有規(guī)章制度、管理及其運行情況。（2） 制訂程序文件明細表。（3） 分工負責進行編寫。（4） 組長匯總和總編。具體編制時，可將每一程序文件表格化，示例如表35。管理體系文件示例管理體系文件示例文件名稱 文件編號 頁碼制定部門 編制日期版次 程 序九九. .作業(yè)指導書和其它文件的編寫作業(yè)指導書和其它文件的編寫指導書，或是檢查性文件，是具體、

13、詳細的操作說明性文件，是有效實施管理體系的一個關鍵部分，也是企業(yè)整個管理體系不可分割和缺少的一部分；它必須按操作步驟順序進行編寫，來不得半點含糊。它的編寫可先交由經(jīng)過培訓的相關人員來完成，然后由組長進行修改、完善和統(tǒng)編。其它文件包括：各類圖示，表格，報告，組織結構設計，使之簡單明了、直觀易懂。制訂作業(yè)指導書，必須注意以下方面： 1. 要求（1） 寫下作業(yè)程序，使相關員工可獲得，并可監(jiān)測、記錄和更新。（2） 作業(yè)指導適用于日?；顒雍桶才?，以及異常的作業(yè)和緊急狀態(tài)。（3） 當事人發(fā)生變化時，行動應繼續(xù)和保持。（4） 要有監(jiān)測和控制的安排與活動。（5） 承包商、供應商和其它實施活動安排。（6） 產(chǎn)品、過程和其它改變程序等。（7） 完成方針和方案所需的其它要求。2. 分類從不同的