文檔管理個(gè)人工作總結(jié)

1、文檔管理個(gè)人工作總結(jié)wtt收集整理的文檔管理個(gè)人工作總結(jié)，僅供參考，大家一起 來看看吧。1、生成期文件的管理生成期的文件，處于制作接收處理與發(fā)出的過程中，需要檢 閱文件或發(fā)給其他部門及外單位。因此，需要建立非文件負(fù)責(zé)人 也能隨時(shí)找出文件的管理系統(tǒng)。對此類文件的管理，可建立以下 一個(gè)流程：文件f文件套f雜志匣f文件柜。按事由用文件夾對文件進(jìn)行分類；按照一件事一個(gè)文件套的 原則，每個(gè)人準(zhǔn)備若干個(gè)文件套；按類別或內(nèi)容將使用中的文件 整理到文件套；可以用文件套的顏色對文件類別進(jìn)行區(qū)分。將文 件套收集到輕便雜志匣中；把文件套整齊地?cái)[放在輕便雜志匣里 并立于桌面上；責(zé)任人外出或離職時(shí)，務(wù)必將輕便雜志匣放到

2、“使用中文件柜”上；用標(biāo)簽紙制作雜志匣的標(biāo)簽，可做到整潔 美觀并易于分類；由于可看到文件夾的標(biāo)簽，還易于檢索；每個(gè) 人都應(yīng)該備有“使用中的輕便雜志匣"，并在標(biāo)簽處填入人名。 將輕便雜志匣放在文件柜里；將辦公室用的文件柜的部分空間劃 分出來，作為“使用中的文件柜"，可使辦公室每個(gè)人每天的工 作一目了然，方便工作交接及管理，并可臨時(shí)性地存放文件資 料；使用開放式文件架，檢索管理都很方便，避免文件私有化。2、保存期文件的管理有些保管在辦公室里的文件過了幾年后利用率就會下降，這 樣的文件可分為保存型文件和保管型文件。對此類文件建議建立 一個(gè)“保存中心”的形式進(jìn)行文件的永久保存和定期

3、保存。保存 型文件在性質(zhì)上分為永久保存和定期保存兩類，把需要定期保存 的文件轉(zhuǎn)移到保存型文件盒，保存型文件夾，保存型文件箱中， 并標(biāo)明“作廢日期”，文件保存到期后立即廢棄扔掉或銷毀。而 對于需永久保存的文件資料，可以仍舊使用原有的保管型文件夾 紙型文件盒等原型保管文件夾，不過，如果使用保存型文件夾將 會更經(jīng)濟(jì)一些。如果把利用率低的'保存型文件仍舊放在辦公室, 將造成辦公室的擁擠膨脹，浪費(fèi)空間，防礙高效的管理。因此， 建議選擇經(jīng)濟(jì)的地方建立“保存中心”。3、文件的廢棄保管型文件隨著時(shí)間的流逝，其利用價(jià)值會降低，如果不及 時(shí)清理，就會泛濫成災(zāi)。堅(jiān)決要扔掉不需要與過期的文件，減少 文件的數(shù)量，有效利用辦公空間，節(jié)約費(fèi)用。參照之前所述的文 件管理方法，對于文件的廢棄，可按照一下的方法進(jìn)行：按文件進(jìn)行廢棄；按文件夾進(jìn)行廢棄；按項(xiàng)目進(jìn)行廢棄；按顏色進(jìn)行廢棄。隨著計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā) 展，電子文件大量產(chǎn)生。對于電子文件的管理，需要注意以下幾 個(gè)方面。1、對電子文件要進(jìn)行分門別類地管理，要進(jìn)行科學(xué)的分類。 通過分類標(biāo)引組合，使電子文件存儲處于一種有序狀態(tài)。2、對電子文件要定期及時(shí)的進(jìn)行備份。以避免由于技術(shù)故障 導(dǎo)致的文件丟失。3、