文檔管理制度

1、XXXX有限公司文檔管理辦法0001編制：人力資源部審核：批準(zhǔn)：正式使用部門：2018 年 01 月 8 日發(fā)布 2018 年 01 月 8 日實(shí)施XXXX有限公司批準(zhǔn)XXXX有限公司文檔管理辦法目的為加強(qiáng)公司文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理， 完善公司的質(zhì)量管理制度， 便于文件的識別、 追溯和控制， 規(guī)范存檔，確保公司重要文件具有唯一編號， 保證公司文件體系有 效運(yùn)轉(zhuǎn)。范圍適用于本公司質(zhì)量管理體系要求的文件與外來文件、 資料識別，以及質(zhì)量管 理體系實(shí)施過程中有關(guān)質(zhì)量記錄的標(biāo)識。責(zé)任質(zhì)量負(fù)責(zé)人本企業(yè)各項(xiàng)質(zhì)量管理文件的起草、修訂、審核、分發(fā)、保管，以 及收集意見對各文件的修改、撤銷、替換、銷毀。各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)

2、本部門管理制度文件的具體執(zhí)行，在評審意見分歧較大 時(shí)，通過傳閱或會(huì)審提供意見和建議。總經(jīng)理負(fù)責(zé)對本制度的批準(zhǔn)與廢除、并督促各部門對本制度的實(shí)施。項(xiàng)目文檔編寫規(guī)范文檔版本管理1 文檔狀態(tài)變遷規(guī)則項(xiàng)目文檔狀態(tài)分為“草稿”、“正式”和“修改”三種。文檔剛建立時(shí)，其狀態(tài)為“草稿”。文檔通過評審后，其狀態(tài)變?yōu)椤罢健?。此后若更改文檔，其 狀態(tài)變?yōu)椤靶薷摹薄Ｐ薷耐戤呏匦峦ㄟ^評審時(shí)，其狀態(tài)又變?yōu)椤罢健薄? 文檔版本號文檔的版本號規(guī)則與文檔的狀態(tài)相關(guān)。（1）處于“草稿”狀態(tài)的文檔版本號格式為， YZ的數(shù)字范圍為 0199，隨 著文檔草稿的修正， YZ的取值應(yīng)遞增。 YZ 的初值和增幅由文檔創(chuàng)建人或修改人 自

3、己把握。（2）處于“正式”狀態(tài)的文檔版本號格式為， X 為主版本號，取值范圍為 19。Y 為次版本號，取值范圍為 09。文檔第一次成為“正式”文件時(shí)，版本號為。如果文檔的升級幅度較小，版本號 Y 值可適量增加， Y值增加一定程度， X 值將適量增加。檔文檔升級幅度較大時(shí)，才允許直接增大 X 值。（3）處于“修改”狀態(tài)的文檔版本號格式為，文檔正在修改時(shí)，一般只增 加 Z 值，值保持不變。當(dāng)文檔修改完畢通過評審，狀態(tài)成為“正式”時(shí)，將 Z 值設(shè)為 0，增加值。參見上述規(guī)則（ 2）。 文檔標(biāo)識項(xiàng)目所產(chǎn)生的文檔都有唯一、特定的編碼，其構(gòu)成如下：項(xiàng)目標(biāo)識- 文檔類型-日期標(biāo)號 -版本號/序號。其中：項(xiàng)目

4、標(biāo)志：本項(xiàng)目的標(biāo)識，表明本項(xiàng)目是“ XXXX”； 文檔類型：商務(wù)文檔 00，項(xiàng)目管理文檔 01，項(xiàng)目開發(fā)文檔 02。 日期編號：文檔創(chuàng)建日期； 版本號：本文檔的版本號。序號：四位數(shù)字編碼，指明該文檔在項(xiàng)目文檔庫的總序號。一個(gè)文檔編碼的例子為： 0015。項(xiàng)目文檔管理制度項(xiàng)目文檔按內(nèi)容分為三類，商務(wù)文檔，項(xiàng)目開發(fā)文檔，項(xiàng)目管理文檔其中，項(xiàng)目商務(wù)文檔有合同及附件、招標(biāo)書、投標(biāo)書、技術(shù)方案、談判會(huì)議 紀(jì)要、廠商報(bào)價(jià)清單、廠商技術(shù)方案、廠商授權(quán)書、財(cái)務(wù)的制度等；項(xiàng)目開發(fā)文 檔有需求規(guī)格說明書、 概要設(shè)計(jì)說明書、 詳細(xì)設(shè)計(jì)說明書、 測試記錄及測試報(bào)告 （單元測試、業(yè)務(wù)聯(lián)測）、用戶使用手冊、培訓(xùn)材料、項(xiàng)目

5、相關(guān)專業(yè)文檔、技術(shù) 驗(yàn)收報(bào)告、 業(yè)務(wù)驗(yàn)收報(bào)告及其它相關(guān)文檔； 項(xiàng)目管理文檔有項(xiàng)目章程、 項(xiàng)目管理 計(jì)劃、項(xiàng)目范圍說明書、 WB、S 項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度控制表、項(xiàng)目成本計(jì)劃、 成本估算表、項(xiàng)目人員配置計(jì)劃、項(xiàng)目例會(huì)紀(jì)要、演示文件。文檔的保密和安全。根據(jù)文檔安全管理需要，大致可劃分為三個(gè)保密級別 級：具有比較高的保密需求， 僅有文檔作者和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對文檔享有查閱 及使用權(quán)， 其他人員查閱需經(jīng)文檔作者和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人同意， 包括各種項(xiàng)目商務(wù)類 文檔、各類軟件授權(quán)許可。級：限制性保密需求文檔，只允許項(xiàng)目組內(nèi)部相關(guān)人員操作使用的文檔， 包括需求文檔、 系統(tǒng)分析設(shè)計(jì)文檔、 開發(fā)文檔、 測試文檔等開發(fā)文檔及

6、項(xiàng)目成本 相關(guān)管理文檔，如因工作和業(yè)務(wù)需要，須經(jīng)過嚴(yán)格地審批程序才能外發(fā)。級：一般保密性文檔， 正常業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)文檔及一般審批流轉(zhuǎn)文檔， 包括項(xiàng)目 計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度等。項(xiàng)目文檔歸檔 項(xiàng)目經(jīng)理必須在項(xiàng)目開發(fā)過程中，重視項(xiàng)目文檔的建立、整理、保存，并確 保項(xiàng)目歸檔文件的完整性、真實(shí)性、可靠性和匹配性。項(xiàng)目組文檔管理員在文檔管理服務(wù)器上生成文檔存放目錄， 項(xiàng)目組其他相關(guān) 人員僅設(shè)置只讀權(quán)限。 項(xiàng)目經(jīng)理或有關(guān)人員按文檔命名要求定期負(fù)責(zé)將項(xiàng)目文檔 提交給文檔管理員。文檔管理員審核后上傳至文檔管理服務(wù)器。項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人應(yīng)會(huì)同文檔管理員定期檢查文檔的質(zhì)量、 是否齊全、是否符合 命名規(guī)范等。項(xiàng)目文檔調(diào)閱 公司內(nèi)部人員

7、因工作需要調(diào)閱文檔，必須由借閱人填寫項(xiàng)目文檔借閱單 （見附件一） ，經(jīng)所在項(xiàng)目組經(jīng)理批準(zhǔn)后提交各項(xiàng)目組文檔管理員， 經(jīng)本組項(xiàng)目 經(jīng)理審核后，開放調(diào)閱權(quán)限。調(diào)閱的權(quán)限統(tǒng)一設(shè)置為： 只讀。 對于電子文檔的權(quán)限開放應(yīng)設(shè)置期限， 到期 后，調(diào)閱人的權(quán)限將被關(guān)閉。 對于紙質(zhì)文檔的調(diào)閱， 相關(guān)人員應(yīng)在借閱期內(nèi)及時(shí) 歸還。如需延期借閱，需重新辦理相關(guān)手續(xù)。第十條 項(xiàng)目文檔保存方式分為電子和紙質(zhì)，原則上應(yīng)以電子方式保存。電 子文件應(yīng)盡量轉(zhuǎn)換成 PDF格式，統(tǒng)一設(shè)置為“不能修改”模式，并視需要設(shè)置為 “不能打印”模式。應(yīng)確保相關(guān)電子文檔無病毒感染。第十一條 項(xiàng)目組文檔管理員應(yīng)按對項(xiàng)目文檔進(jìn)行清點(diǎn)，核準(zhǔn)無誤后正式

8、接 收移交的電子文檔和紙質(zhì)文檔， 并視作該項(xiàng)目歸檔工作的完成。 若發(fā)現(xiàn)有關(guān)清單 和文檔不符合歸檔規(guī)范要求的， 項(xiàng)目組文檔管理員有權(quán)要求對文檔重新進(jìn)行編制 和完善，直至符合歸檔規(guī)范。第十二條 項(xiàng)目組文檔管理員對項(xiàng)目文檔實(shí)施統(tǒng)一保管，并負(fù)責(zé)定期進(jìn)行刻 盤備份，保證歸檔項(xiàng)目文檔的安全可靠。檔案日常管理（一）借閱1、借閱手續(xù)：（1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)由其部門負(fù)責(zé)人出示書面 借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。（2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在借閱登記表上注 明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還。（3）檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，

9、填寫歸還日期， 取消借閱記錄。2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、 畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。3、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負(fù)責(zé)人書面 請示，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。4、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱 登記，不得私自授受。二）銷毀1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的 檔案銷毀清冊 報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀。 檔案銷毀清冊需 注明：銷毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時(shí)間。2、銷前，按照清冊清點(diǎn)；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單

10、 位負(fù)責(zé)人。檔案銷毀清冊需永久保管。3 、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未 了事項(xiàng)；正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、 經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。 應(yīng)單獨(dú)抽 出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。（三）移交1、需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制檔案移交登記表，報(bào)公司負(fù)責(zé) 人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。 檔案移交登記表需注明：移 交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時(shí) 間、移交原因。2、移交前，按照清冊清點(diǎn)；移交后，在清冊上簽字，檔案移交登記表一 式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。（四）保密1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔 案的完整和安全， 主動(dòng)做好檔案的提供利用工作。 任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入 內(nèi)。2 、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項(xiàng)工 作服務(wù)的思想，主動(dòng)，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。3、愛護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動(dòng)附件一 項(xiàng)目管理文檔借閱單項(xiàng)目文檔借閱單編號：借閱日期： 計(jì)劃歸還日期：借閱事由：序 文件編號及名稱媒質(zhì)密級實(shí)際歸還日期12