高校二級(jí)學(xué)院科研秘書職能定位與管理方法探析

1、高校二級(jí)學(xué)院科研秘書職能定位與管理方法探析高校二級(jí)學(xué)院科研秘書職能定位與管理方法探析大學(xué)主要有三大功能,即人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)。科學(xué)研究是大學(xué)的重要職能,也是人才培養(yǎng)的重要載體。隨著我國(guó)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,高校逐漸成為科學(xué)技術(shù)研究的主力軍,科研管理工作量急劇上升,因此許多高校都實(shí)行了科研工作校、院兩級(jí)的管理模式,二級(jí)學(xué)院科研秘書管理崗位由此而生。一、科研秘書崗位職能定位科研秘書的工作職責(zé)是在科技處、院系直接領(lǐng)導(dǎo)下,依據(jù)一定的科研管理政策、管理原則,運(yùn)用科學(xué)有效的管理手段,組織協(xié)調(diào)各種科研活動(dòng),順利完成科研管理。主要負(fù)責(zé)院系各類科研項(xiàng)目的通知、申報(bào)、管理、審核、協(xié)調(diào)項(xiàng)目實(shí)施,處理各種科研

2、日常事務(wù)?？蒲忻貢鴧f(xié)助分管科研院長(zhǎng)進(jìn)行常規(guī)科研管理工作,并按照學(xué)校和科技處的規(guī)章制度及文件精神,執(zhí)行和科研相關(guān)的各項(xiàng)任務(wù)。具體工作有:隨時(shí)關(guān)注各級(jí)部委網(wǎng)站通知,及時(shí)落實(shí)科技處等部門下發(fā)的通知、文件;負(fù)責(zé)項(xiàng)目申報(bào)與結(jié)題、課題開發(fā)等資料整理工作;負(fù)責(zé)科研資料的建檔、歸檔工作;負(fù)責(zé)草擬科研工作相關(guān)的計(jì)劃、總結(jié)、辦法和制度;負(fù)責(zé)各類學(xué)術(shù)活動(dòng)的組織安排和服務(wù)工作;為校、院相關(guān)申報(bào)結(jié)題提供科研佐證支持;完成年終科研工作量的統(tǒng)計(jì)、計(jì)算工作。二、科研秘書應(yīng)具備的素質(zhì) 1.強(qiáng)烈的事業(yè)心與飽滿的工作熱情。作為二級(jí)學(xué)院的科研服務(wù)窗口,科研秘書應(yīng)具有良好的道德修養(yǎng)、負(fù)責(zé)的工作態(tài)度與良好的敬業(yè)精神。在工作過(guò)程中,時(shí)刻遵

3、循“以人為本”的管理理念,熱情服務(wù)、平等待人。工作中保持實(shí)事求是、謙虛謹(jǐn)慎的辦事作風(fēng)。2.較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)與人際交往能力。二級(jí)學(xué)院的科研秘書作為校院行政部門與科研工作者的紐帶,隨時(shí)啟到“上令下達(dá)、下情上奏、協(xié)調(diào)左右”的作用。3.扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)與良好的業(yè)務(wù)技能。科研秘書的服務(wù)對(duì)象多為各學(xué)科領(lǐng)域中學(xué)歷層次高、知識(shí)范圍廣的科研人員。只有不斷充實(shí)與完善自身管理領(lǐng)域的學(xué)科專業(yè)知識(shí),才能夠與他們進(jìn)行深入溝通。此外,由于科研秘書的崗位特點(diǎn),決定了科研秘書不僅要熟悉科研管理過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié),同時(shí)也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化管理工具和服務(wù)手段的學(xué)習(xí),并具有一定的文學(xué)功底和文字處理能力。4.遵守保密原則和高超檔案管理能力。科研

4、秘書在管理當(dāng)中,時(shí)常會(huì)接觸到一些內(nèi)部信息與保密文件,其中涉及到課題的前沿領(lǐng)域與科研當(dāng)中的機(jī)密,需要其能嚴(yán)守保密信息。科研檔案是科研工作內(nèi)容、方法和效果的真實(shí)體現(xiàn),也是科研狀況的原始記錄。對(duì)此,科研秘書應(yīng)在日常工作中注重檔案信息的收集、歸類與整理。三、二級(jí)學(xué)院科研秘書管理的現(xiàn)狀在高?？蒲谢顒?dòng)中,二級(jí)學(xué)院科研秘書隊(duì)伍作為高校科研管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié),直接影響到高?？蒲兴降母叩汀Ｈ欢?高校二級(jí)學(xué)院現(xiàn)有的 科研秘書隊(duì)伍現(xiàn)狀在隊(duì)伍穩(wěn)定性、人員專業(yè)素質(zhì)等方面仍存在問(wèn)題。1.對(duì)科研秘書工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。部分學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及科研人員對(duì)于科研秘書工作重要性認(rèn)識(shí)不足,認(rèn)為科研秘書只是傳達(dá)學(xué)?？蒲泄芾聿块T通知、統(tǒng)計(jì)學(xué)

5、院科研信息的跑腿打雜角色,長(zhǎng)此以往,會(huì)影響科研秘書的工作熱情。同時(shí),科研秘書自身也容易有“為他人做嫁衣裳”而引起心理不平衡,導(dǎo)致缺乏工作積極性和主觀參與意識(shí),甚至易產(chǎn)生對(duì)科研工作產(chǎn)生抵觸心理等等。2.二級(jí)學(xué)院科研秘書專業(yè)素質(zhì)不高。二級(jí)學(xué)院科研秘書的來(lái)源渠道不一,有些學(xué)院由于編制有限甚至是由臨時(shí)招聘的臨時(shí)工擔(dān)任?？蒲忻貢膶I(yè)背景、學(xué)歷層次及知識(shí)結(jié)構(gòu)差異較大,素質(zhì)良莠不齊,有些非學(xué)科方向的科研秘書,缺乏對(duì)各種信息的準(zhǔn)確收集、分析和處理能力。3. 二級(jí)學(xué)院科研秘書隊(duì)伍穩(wěn)定性差,變動(dòng)大。長(zhǎng)期以來(lái),高校科研活動(dòng)的核心都是科研人員,而科研秘書的工作卻常常被忽略。因此,各二級(jí)學(xué)院在科研秘書崗位的設(shè)置和人員

6、配備上就相對(duì)比較隨意,有安排即將退休的老同志兼任的、有新分配卻又由于個(gè)人問(wèn)題很快調(diào)離的,這種科研秘書頻繁更換的現(xiàn)象,勢(shì)必導(dǎo)致學(xué)院科研工作的脫節(jié),從而影響學(xué)院科研工作的正常運(yùn)行。四、科研秘書的管理方法探析學(xué)院的科研管理工作涉及的面很廣,事情繁雜。科研秘書除了提高自身素質(zhì)和具備一定的奉獻(xiàn)精神外,還必須通過(guò)制度和有效的管理方法提高科研管理能力。 1.健全管理制度,營(yíng)造積極向上的工作氛圍。學(xué)校在充分了解基層學(xué)院科研秘書工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上,逐步健全科研管理制度,理順管理方法,完善激勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,為其提供一個(gè)良好的工作環(huán)境。強(qiáng)化他們的主動(dòng)性與創(chuàng)造力,提高工作效率,營(yíng)造積極向上的工作氛圍。2.建立科學(xué)的培訓(xùn)制度

7、,提高管理水平。學(xué)?？刹扇《唐谂嘤?xùn)班、工作座談會(huì)、研討會(huì)或報(bào)告會(huì)等途徑對(duì)科研秘書開展有計(jì)劃和系統(tǒng)性的培訓(xùn),使其逐漸適應(yīng)崗位要求。也可聘請(qǐng)有科研管理經(jīng)驗(yàn)的專家介紹管理方法,不定期組織院際、校際間科研秘書的工作交流,3.設(shè)立專職崗位,實(shí)現(xiàn)科研秘書工作的專職化與專業(yè)化。從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度上看,科研秘書工作效果的好壞將會(huì)對(duì)二級(jí)學(xué)院的科研管理水平和外部形象產(chǎn)生不可估量的影響。因此,只有讓科研秘書從各種繁瑣的雜務(wù)中理清出來(lái),完善對(duì)科研管理工作的認(rèn)識(shí),專心搞好科研服務(wù)工作,實(shí)現(xiàn)工作的專職化與專業(yè)化,促進(jìn)科研水平的穩(wěn)步提高。4.建立科研秘書隊(duì)伍的長(zhǎng)效管理機(jī)制,完善激勵(lì)措施。要擁有一支穩(wěn)定的科研管理隊(duì)伍,只有建立起長(zhǎng)效的管理機(jī)制,有計(jì)劃的培養(yǎng)后備人才隊(duì)伍。健全考核和獎(jiǎng)懲措施,對(duì)工作業(yè)績(jī)突出的科研秘書委以重任,提高自我效能感,真正實(shí)現(xiàn)自