物業(yè)管理服務檔案管理方案

1、第 部分物業(yè)管理服務檔案管理方案第一節(jié)檔案資料管理方案隨著建筑設計高科技專業(yè)化的發(fā)展， 信息成為管理資源中的重要因素，為此思蘭雅苑物業(yè)管理的檔案建立與管理， 必須采用先進的管理技術，通過檔案的集中化、有序化、信息化的科學程序，對物管區(qū)域內所有物業(yè)管理與服務項目，從主體到配套，從建筑到環(huán)境，從硬件到軟件等，都建立相應的管理檔案，并牢固樹立檔案管理財務觀、資源觀和服務觀，使檔案材料的管理真正為管理服務。檔案資料管理，設檔案管理員一人，有一定檔案資料管理經驗，精通電腦操作，工作責任心強。一、檔案資料管理運作流程收集整理歸檔利用1、檔案資料的收集：（ 1）設立檔案資料室，采取系統(tǒng)化、科學化、電腦化的先

2、進手段，由專職檔案管理員，建立相應的管理制度，對所有的檔案資料進行嚴格管理。（ 2）資料的收集，堅持內容豐富的原則，根據(jù)實體資料和信息資料的內容，以實際工作需要出發(fā)。信息資料的來源渠道；規(guī)劃設計到工程竣工驗收的全部工程技術，維修資料；物業(yè)構成的方面，到房屋主體，公共設施，小到一樹一木全有詳細的資料。2、資料的分類整理：收集的所有信息資料，統(tǒng)一由檔案管理員集中整理、分類。整理的重點是去偽存真，根據(jù)資料信息的來源，內容，表現(xiàn)形式的特點，做到條理清晰，分類合理。二、檔案資料的分類檔案資料外來檔案內部檔案業(yè)業(yè)住主主車保日驗房裝機意投消輛安常日綠規(guī)戶其屋修電見訴防管服服?；瘎澥占翱⑺S管設調回管理務務維

3、管家檔工檔修理備查訪理記管管修理庭案資案檔檔管分記檔錄理理檔檔檔料案案理析錄案檔檔檔案案案檔檔案案案案案三、資料的歸檔管理（ 1）歸檔就是根據(jù)資料本身的內存規(guī)律、聯(lián)系進行科學的分類與保存。根據(jù)實際需要，思蘭雅苑的資料歸檔由管理處保存，如：錄像帶、膠卷、照片、圖景等檔案按不同的業(yè)務性質編號，造冊，編輯并分柜保存，運用計算機的先進管理手段， 盡可能把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存，便于查找和調用。（ 2）檔案的出室、入室都有嚴格規(guī)定，出室必須具備資格的人員經登記后方可借出， 入室時，須由專人檢查，如有破損，立即修復，并視情追究有關人員的責任。檔案管理員需及時收回在外的文件資料，嚴防丟失。（ 3）

4、檔案管理環(huán)境必須做好三防工作，即防火、防潮、防變質。四、檔案資料的運用：充分發(fā)揮檔案資料的儲存和使用價值，所有管理處資料，如住戶資料、裝修資料、財務狀況等，隨時可以查閱調用，便于工作的監(jiān)察和檢查。第二節(jié)住戶檔案管理物業(yè)管理處在業(yè)主入住時應按規(guī)定程序， 指導、協(xié)助業(yè)主辦理相關手續(xù)，并同時進行業(yè)主檔案的登記和建立。在業(yè)主檔案登記和建立之前， 除進行相關的管理服務、 驗收房屋、交納費用、簽領鑰匙和物資等之外，須進行前期物業(yè)管理服務協(xié)議、物業(yè)管理服務合同、業(yè)主公約、裝修管理規(guī)定、住宅室內裝飾裝修管理服務協(xié)議、裝修現(xiàn)場注意事項、物業(yè)使用守則、治安責任書等事項的受理與簽訂。1、業(yè)主辦理入住流程圖交房通知物業(yè)管理處咨詢驗房收房簽定物業(yè)管理服務協(xié)議交納費用簽領鑰匙及物資建立檔案2、檔案的建立管理處在辦理業(yè)主入住手續(xù)的同時，向業(yè)主發(fā)放思蘭雅苑小區(qū)辦理入住手續(xù)情況登記表 ，指導業(yè)主填寫房號、姓名、聯(lián)系電話、人戶分離情況、入住手續(xù)、 住房面積、合同編號等并要求業(yè)主提供身份證復印件，在收集和整理業(yè)主資料后，分戶建立業(yè)主檔案。3、檔案的管理（ 1）物業(yè)管理處設資料管理員，對業(yè)主檔案按照樓棟、單元進行分類，實行統(tǒng)一管理；（ 2）業(yè)主檔案必須實行資料專人專管，除公司有關部門查閱、公安執(zhí)法部門因工作需要須持有證明調閱外，不得隨意向他人借閱