商品監(jiān)控管理制度（財務(wù)篇）

1、.天馬行空官方博客： ；QQ:1318241189；QQ群：175569632第一節(jié) 商品監(jiān)控管理制度（財務(wù)篇）摘自永2004財（規(guī)）字第04009號為了作好商品進(jìn)、銷、存的管理工作，加強(qiáng)對存貨的分析，提高商品和資金的周轉(zhuǎn)速度，降低商品的物流費用及資金成本，減少存貨及資金的積壓，提高流動資金的使用效率，特制定本管理制度。一、相關(guān)人員崗位職責(zé)(一)財務(wù)經(jīng)理1、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、安排財務(wù)人員參與每月規(guī)定的商品盤點，加強(qiáng)對商品的監(jiān)督。2、對分公司所有商品實施監(jiān)控，確保公司每月盤點的商品數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、真實。3、督促存貨管理員履行工作職責(zé)，按時上報商品盤點差異報告。4、與分公司總經(jīng)理、物流、營銷部門協(xié)調(diào)，作好商品盤

2、點差異的分析、處理工作，并根據(jù)審批后的盤點差異匯總表及時進(jìn)行待處理財產(chǎn)損益處理。5、加強(qiáng)商品制度的建設(shè)與檢查工作，作好對相關(guān)崗位人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。6、作好新開門店商品流轉(zhuǎn)的指導(dǎo)工作，監(jiān)控好已關(guān)閉門店的財務(wù)與ERP處理情況。7、對于不及時向財務(wù)管理中心匯報盤點結(jié)果或盤點差異數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確給公司造成損失，由財務(wù)經(jīng)理承擔(dān)相應(yīng)損失；分公司的盤點數(shù)據(jù)的真實性由財務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)確認(rèn)。8、每月盤點后結(jié)合盤點日系統(tǒng)庫存總額與財務(wù)庫存商品總額進(jìn)行分析，并根據(jù)差異情況及時查找原因、及時調(diào)整。9、根據(jù)庫存管理員提供的庫存商品狀況分析，及時要求營銷部經(jīng)理處理滯銷機(jī)、殘次機(jī)、壞機(jī)，并監(jiān)控處理進(jìn)度。(二)存貨管理員1、加強(qiáng)商品

3、的基礎(chǔ)管理工作，作好商品管理的制度制定、執(zhí)行、檢查工作。2、商品監(jiān)控員負(fù)責(zé)對分公司所有門店及總倉的商品監(jiān)控，每月30或31日監(jiān)督門店及總倉是否按照正常流程進(jìn)行盤點。檢查每月30日或31日的ERP庫存數(shù)據(jù)與用友財務(wù)帳庫存商品進(jìn)行核對，找出差異原因，并進(jìn)行調(diào)整。備份每月最后一天的ERP庫存數(shù)據(jù)，便于查找差異。3、每月6號前向財務(wù)管理中心交上月分公司的盤點差異匯總表，并按盤點差異管理制度要求填報相關(guān)項目及內(nèi)容。每月進(jìn)行庫存商品分析，整理滯銷機(jī)、殘次機(jī)、壞機(jī)的數(shù)量，及時上報財務(wù)經(jīng)理。4、監(jiān)督檢查分公司商品臺賬操作規(guī)范的執(zhí)行情況，監(jiān)督檢查分公司臺賬以及會計商品核算制度的執(zhí)行情況，配合會計核算部完善商品的

4、核算工作。5、每月在財務(wù)賬上查詢相關(guān)責(zé)任人是否上交個人賠款，及時向財務(wù)經(jīng)理匯報沒有上交個人賠款人員的名單。6、每月到門店檢查保管帳是否建立健全，ERP保管帳和倉管實物是否相符，不少于兩次并形成書面記錄。7、加強(qiáng)對商品庫存結(jié)構(gòu)的分析，加強(qiáng)對滯銷商品的管理，減少庫存積壓，提高資金的使用效率。8、商品監(jiān)控員負(fù)責(zé)差異匯總報表的填制并上交分公司人事行政部，監(jiān)控處理結(jié)果；9、分析分公司門店每月盤點差異，及時處理，處理分公司門店每月盤點結(jié)果進(jìn)行分析，并負(fù)責(zé)提出處理意見和提請審批及負(fù)責(zé)執(zhí)行實施的跟蹤。（三）門店財務(wù)主管1、每周對主要商品進(jìn)行抽盤并留下書面記錄。2、每月監(jiān)督門店盤點工作是否正常開展，及時向分公司

5、財務(wù)部匯報門店商品管理的情況。3、每月匯總整理門店盤點差異匯總表，并將系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實盤數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，確保差異數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。4、盤點結(jié)束按時將盤點差異匯總表交給門店經(jīng)理審核后報分公司物流部經(jīng)理。5、監(jiān)控門店商品流轉(zhuǎn)是否按照總部和公司的規(guī)范要求進(jìn)行操作，監(jiān)控商品流轉(zhuǎn)過程中手續(xù)的健全性。6、及時把運輸單在電腦中勾對，核對在途商品與集中配送商品，對長期在途商品應(yīng)聯(lián)系相關(guān)部門人員，保證商品的安全完整。7、妥善保管每月門店簽字齊全的商品盤點資料，應(yīng)包含盤點封面、紙片、盤點差異表。8、監(jiān)督門店建立贈品手工帳和手機(jī)卡保管帳，每月進(jìn)行兩次抽查并形成書面記錄。二、商品監(jiān)控管理規(guī)定(一)進(jìn)貨監(jiān)控1、每月抽查門店和配送

6、中心進(jìn)貨訂單與實物貨物之間是否存在差異，單據(jù)填寫是否正確，進(jìn)貨記錄是否填寫齊全，并與倉管保管帳進(jìn)行核對檢查。2、每月核對ERP進(jìn)貨金額和財務(wù)商品采購帳，并對出現(xiàn)的差異進(jìn)行分析，查找原因，進(jìn)行處理。3、定期監(jiān)控ERP訂單進(jìn)貨單價與發(fā)票單價之間的差異是否及時、完整地在ERP或財務(wù)系統(tǒng)中及時進(jìn)行了調(diào)整，避免對當(dāng)期成本進(jìn)行影響。4、每月分析當(dāng)期進(jìn)貨與上期、去年同期之間的差異原因，并根據(jù)公司庫存提出合理的控制建議。(二)銷售監(jiān)控1、月末對已開票未提貨、聯(lián)銷、代銷商品進(jìn)行監(jiān)控，分析ERP保管帳與存貨帳之間存在差異的原因，以及影響金額。2、每月清理分公司與分公司之間的內(nèi)部調(diào)撥商品，同往來組一道要求雙方公司及

7、時對帳，對出現(xiàn)的差異及時查找原因，并按照往來對帳管理制度要求進(jìn)行處理。(三)退換貨監(jiān)控1、每月對門店和配送中心商品的退貨和換貨流程進(jìn)行監(jiān)控，檢查其是否按總部或公司要求流程操作，檢查退貨單是否經(jīng)供應(yīng)商簽字確認(rèn)。2、門店和配送中心應(yīng)在ERP系統(tǒng)建立壞機(jī)庫，庫存管理員和財務(wù)主管應(yīng)檢查倉管是否將所有壞機(jī)錄入ERP系統(tǒng)，并進(jìn)行帳實核對。3、檢查門店和配送中心是否建立壞機(jī)、滯銷機(jī)登記卡，并注有進(jìn)庫時間、原因、批準(zhǔn)人等信息，作好商品進(jìn)出庫單據(jù)簽收手續(xù)。(四)庫存監(jiān)控1、庫存管理管理員和財務(wù)主管每月參與商品的盤點，并嚴(yán)格按照公司下發(fā)的盤點制度要求對整個盤點過程的真實性、準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行監(jiān)控。2、每月及時處理

8、商品盤點差異，并跟蹤處理結(jié)果。3、每月核對ERP與財務(wù)系統(tǒng)庫存金額，對出現(xiàn)的差異及時查找原因、并列出清理計劃。針對出現(xiàn)的差異按以下方法進(jìn)行核查：1）業(yè)務(wù)傳票轉(zhuǎn)財務(wù)金額不一致。檢查業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)方案是否出現(xiàn)錯誤；出現(xiàn)操作人員手工調(diào)整現(xiàn)象；業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)出金額與財務(wù)轉(zhuǎn)入金額是否存在差異。2）業(yè)務(wù)結(jié)算的邏輯日和財務(wù)憑證日期不一致。主要是統(tǒng)計區(qū)間產(chǎn)生的差異。3）業(yè)務(wù)傳票未轉(zhuǎn)為正式的財務(wù)憑證。4）有些財務(wù)憑證直接在財務(wù)系統(tǒng)中填制，沒有在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行操作。出現(xiàn)此種情況應(yīng)先核對余額，再核對發(fā)生額；ERP中核對的每月系統(tǒng)結(jié)轉(zhuǎn)后進(jìn)行核對。(五)庫存分析1、每月6號向財務(wù)管理中心報送庫存狀況表和庫存周轉(zhuǎn)表。2、門店倉儲

9、主管每旬（每月10日、20日、30日）填報門店退殘旬報表，如實填寫退貨產(chǎn)品型號、退貨原因、殘次狀況（外傷、全損、產(chǎn)品質(zhì)量等）、退貨日期等情況，交財務(wù)主管審核后報分公司庫存管理員。3、庫存管理員將門店退殘旬報表審核后填制門店退殘商品處理反饋表交財務(wù)經(jīng)理，由財務(wù)經(jīng)理與總經(jīng)理、營銷、物流部經(jīng)理對滯銷商品、壞機(jī)、殘次機(jī)進(jìn)行分析，并提出清理原因、清理方式（調(diào)撥、降價、主力推銷、退供應(yīng)商等），規(guī)定最后清理期限、清理責(zé)任人等后下發(fā)到各門店執(zhí)行。庫存管理員將相關(guān)部門責(zé)任人簽字后門店退殘商品處理反饋表傳真至財務(wù)管理中心，財務(wù)管理中心庫存管理專員定期對處理結(jié)果進(jìn)行檢查。(六)在途商品監(jiān)控1、每周在系統(tǒng)中檢查調(diào)撥商

10、品是否及時進(jìn)行了清理，對于在途時間超過10天的應(yīng)及時查找原因、及時處理。2、每周檢查門店調(diào)出商品總倉配送中心是否及時進(jìn)行了驗收，對于超過10天未驗收的應(yīng)及時協(xié)調(diào)處理，要求進(jìn)行驗收，辦理相關(guān)手續(xù)。3、每周檢查門店商品調(diào)撥是否根據(jù)調(diào)撥單及時入帳，對于開出的調(diào)撥單超過3天未入帳，應(yīng)要求立即入帳。4、每周廠家直送商品業(yè)務(wù)訂單是否及時進(jìn)行了勾對，對于超過2天仍未勾對的，應(yīng)要求說明原因，及時處理。三、獎懲規(guī)定1、沒有按規(guī)定時間向財務(wù)管理中心上報相關(guān)表格的，每遲延一天罰款50元。2、調(diào)撥商品在途時間超過10天未進(jìn)行清理, 對庫存管理員罰款50元。3、沒有根據(jù)公司商品管理制度制定適宜細(xì)則，對財務(wù)經(jīng)理和庫存管理員罰款50元。4、盤點差異確定的應(yīng)收賠款未在30天內(nèi)收回，對庫存管理員和財務(wù)主管罰款50元。5、每月抽查倉管實物帳少于兩次并未留下記錄，對庫存管理員罰款50元。6、上報的盤點差異匯總表未按商品串號、商品盤虧、商品盤盈、商品被盜、前期遺留差異進(jìn)行分類填報，對庫存管理員罰款50元。7、月未核對業(yè)務(wù)帳存貨金額同財務(wù)帳存貨金額不一致，對財務(wù)經(jīng)理和庫存管理員罰款50元。8、未及時處理滯銷商品、壞機(jī)、殘次機(jī)的，對總經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理、營銷經(jīng)理、物流經(jīng)理罰款100元。9、沒有在次月5日內(nèi)提