如何管理好公路工程管理檔案

1、如何管理好公路工程管理檔案 (一)提升公路檔案管理的服務(wù)性 管理檔案最核心的意義便是為公路工作提供優(yōu)良的依據(jù)。公路檔案管理部門應(yīng)該樹立優(yōu)質(zhì)服務(wù)意識(shí)，不斷提升自己的服務(wù)質(zhì)量和水平。同時(shí)，管理人員應(yīng)不斷強(qiáng)化管理的責(zé)任心，采用積極主動(dòng)的工作心態(tài)，不斷探尋管理的最正確渠道，改善目前的服務(wù)質(zhì)量。以最正確的工作狀態(tài)來提升管理的效率，為相關(guān)部門樹立優(yōu)良的信譽(yù)和形象。 (二)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式。 隨著社會(huì)信息化和檔案工作現(xiàn)代化步伐的加快，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心必須向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移，將信息化建設(shè)納進(jìn)到檔案管理之中，使檔案管理工作規(guī)范化、透明化、專業(yè)化。各單位應(yīng)加大資金投入力度，大力改善檔案管理工作的軟硬

2、件設(shè)施，盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提升檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。 (三)做好檔案的安全保密管理工作 首先，應(yīng)該強(qiáng)化單位內(nèi)的人員素養(yǎng)管理，保證其對(duì)檔案事項(xiàng)等進(jìn)行嚴(yán)格保密，不泄露檔案內(nèi)容，以保證內(nèi)容的安全性。關(guān)于一些已經(jīng)批準(zhǔn)外借的檔案，應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行監(jiān)護(hù)，并跟借閱的相關(guān)人員或單位簽訂應(yīng)遵守的規(guī)范，應(yīng)該保留好檔案，禁止在其上亂涂亂畫，堅(jiān)持其整潔性，另外，在檔案歸還的時(shí)候?yàn)榱吮ＷC其完好無損，應(yīng)該強(qiáng)化檢查工作。如果檔案借出去之后還必須要延期借閱的，應(yīng)該辦理相關(guān)的審批手續(xù)，并登記清楚，防止檔案的遺失。另外，還應(yīng)強(qiáng)化方案存放環(huán)境的管理，例如，堅(jiān)持檔案庫的干凈，并按時(shí)對(duì)庫中的

3、溫度和濕度等進(jìn)行測(cè)量，防止各種生物蟲害的影響，如果庫房環(huán)境不合適儲(chǔ)存檔案，則應(yīng)該及時(shí)向上級(jí)反應(yīng)，并及時(shí)改換地方儲(chǔ)存。 (四)統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn) 依據(jù)同一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行文檔整理、資料記錄以及工作交接，檢查機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢查也會(huì)節(jié)省時(shí)間。不僅要對(duì)管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，還應(yīng)對(duì)管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善，使檔案管理更加規(guī)范。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在工作前也應(yīng)設(shè)立明確的檔案收集范圍、整理要求、檢查標(biāo)準(zhǔn)，如果檔案管理檢查未符合要求，應(yīng)該要求重新返工。我國目前的工作方法太過古板，大部分還使用文字紙張進(jìn)行編輯，使資料堆積過多，查找困難。普及計(jì)算機(jī)檔案管理也是提升工作效率的有效方法，用新技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)定工作任務(wù)，讓新技術(shù)普及每個(gè)工程項(xiàng)目。 2提升公路

4、工程檔案質(zhì)量的措施 1.重視公路項(xiàng)目檔案的完整性、原始性積存控制。公路檔案是直接反映公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作質(zhì)量和工程質(zhì)量的重要載體，檔案原件是解決工程質(zhì)量、經(jīng)濟(jì)糾紛的重要依據(jù)和憑證，因此儲(chǔ)存公路建設(shè)的工程檔案原件的重要性不言而喻。而公路工程檔案歸檔文件材料內(nèi)容完整齊全，是保證真實(shí)反映項(xiàng)目全貌的依據(jù)。確保項(xiàng)目檔案的完整性，必須重視工程前期工作階段和工程的初開工階段有關(guān)文件材料的收集工作。工程開工初期，因工程項(xiàng)目管理制度、控制措施、各方人員尚未完全到位，極易造成對(duì)已形成的文件資料管理無序而導(dǎo)致散失。浙江省某高速公路連接線工程曾出現(xiàn)項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等前期文件資料的散失狀況。設(shè)備儀器文件資料(外文資料)

5、、照明線路圖、標(biāo)志標(biāo)線、綠化工程、監(jiān)控、收費(fèi)設(shè)備、服務(wù)區(qū)設(shè)施等極容易被忽略，也必須加以重視。 由于我國南方各省地形地貌因素，使公路線形復(fù)雜，沿線大橋、隧道較多，故涉及工程質(zhì)量的隱蔽性、關(guān)鍵性部位的照片檔案因其形式簡單、直觀，記錄真實(shí)、迅速，具有較強(qiáng)的客觀性、透明性和不可替代性，其價(jià)值是文字資料無法比擬和替代的。反映公路工程的重大事件、事故，必須有完整的文字和照片等材料，因此照片的收集應(yīng)成為公路工程檔案管理的重要內(nèi)容之一。為此，聲像、光盤檔案的收集，必須提到議事日程;公路項(xiàng)目中設(shè)有科研課題時(shí)，應(yīng)重視其后續(xù)收集和歸檔;大型工程項(xiàng)目形成的檔案內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量多，既要重視項(xiàng)目主線構(gòu)造物所形成的檔案內(nèi)容，

6、又要關(guān)注其支線、匝道、連結(jié)線所形成內(nèi)容的收集歸檔工作，以免項(xiàng)目部分內(nèi)容散失。 2.重視完工圖的質(zhì)量。完工圖是工程項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際反映，是公路項(xiàng)目檔案的重要內(nèi)容，完工圖質(zhì)量是驗(yàn)收檔案的重點(diǎn)核心部分。項(xiàng)目參建各單位應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行，按時(shí)提交合格完工圖;工程項(xiàng)目完工驗(yàn)收前，建設(shè)單位應(yīng)組織參建單位負(fù)責(zé)人、工程技術(shù)人員和有關(guān)檔案人員，依據(jù)完工圖的檢查程序和要求，對(duì)完工圖的編制質(zhì)量與整理狀況，進(jìn)行徹底檢查，發(fā)現(xiàn)不準(zhǔn)確的要及時(shí)進(jìn)行修改和補(bǔ)充，以保證完工圖質(zhì)量。 對(duì)變更執(zhí)行程序不規(guī)范和各別變更通知單內(nèi)容涉及多個(gè)專業(yè)、數(shù)個(gè)卷(冊(cè))、多份圖紙，易造成完工圖修改到位困難，以及一些完工圖編制不規(guī)范、質(zhì)量差等問題，均應(yīng)加以規(guī)范

7、、統(tǒng)一控制。同時(shí)要重視完工圖的更改依據(jù)，項(xiàng)目變更文件資料的收集，大型公路建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)統(tǒng)一編制項(xiàng)目變更文件一覽表，以備長期查考利用。 3公路工程檔案的作用分析 (一)宣揚(yáng)教育作用 公路檔案是公路員工各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)原始記錄，它表達(dá)了形成的意圖，留下了當(dāng)事人行為的痕跡，反映了公路員工當(dāng)時(shí)的各項(xiàng)活動(dòng)狀況，是編寫公路史，大事記的寶貴材料。利用這些內(nèi)容豐富的檔案，通過檔案儲(chǔ)存的反映企業(yè)過去榮譽(yù)和成績的實(shí)物，如獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)品等，有助于擴(kuò)展企業(yè)知名度，加強(qiáng)公路員工的榮譽(yù)感、自豪感、使命感和凝集力。 (二)科研的參照作用 公路檔案真實(shí)地記錄了各個(gè)時(shí)期公路建設(shè)變化的狀況，成果，經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，形成了大量的工程管理類、

8、制定類、施工類、監(jiān)督類、決算類等技術(shù)文件，按科學(xué)的方法對(duì)這些文件資料的收集、整理、編制和規(guī)范，一方面為日后的養(yǎng)護(hù)和擴(kuò)建、改建提供及時(shí)準(zhǔn)確的基礎(chǔ)性資料;另一方面，綜合各方面對(duì)公路運(yùn)營后的評(píng)價(jià)，經(jīng)研究整理后及時(shí)反饋給有關(guān)部門，幫助他們優(yōu)化制定和施工方案，節(jié)約投資，促進(jìn)公路事業(yè)的發(fā)展。 (三)企業(yè)發(fā)展的借鑒作用 檔案工作企業(yè)管理中的作用主要表現(xiàn)在： 一是可為企業(yè)提供先進(jìn)的科技信息和管理動(dòng)態(tài)。現(xiàn)代社會(huì)是信息社會(huì)，科技發(fā)展步伐快，知識(shí)更新的周期短，檔案管理通過開發(fā)檔案信息資源，以圖書、雜志、情報(bào)資料、電子郵件等形式，為企業(yè)及時(shí)提供最新科技動(dòng)態(tài)和先進(jìn)的經(jīng)營管理理念。二是圍繞企業(yè)資產(chǎn)和資金管理、質(zhì)量管理、成本管理、技術(shù)革新、市場(chǎng)營銷、民主管理等方面，為企業(yè)經(jīng)營管理提供積極服務(wù)。檔案作為企業(yè)的一面鏡子，代表著企業(yè)不同時(shí)期的經(jīng)營管理水平，幫助企業(yè)不斷去粗取精，去偽存真。借助檔案，通過對(duì)企業(yè)經(jīng)營管理各個(gè)方面各個(gè)環(huán)節(jié)工作的不斷總結(jié)、反思，探究出符合企業(yè)實(shí)際的先進(jìn)的經(jīng)營管理模式。 (四)法律的憑證作用 公路檔案的憑證作用主要表現(xiàn)在維護(hù)公路路產(chǎn)路權(quán)，處理案件糾紛等多方面，為維護(hù)公路路產(chǎn)路權(quán)，以法治路，依法查處各種違章案件，利用侵占，毀壞公路路產(chǎn)路權(quán)的案件所形成的有關(guān)文件等檔案材料，是公路執(zhí)法部門處理案件糾紛的重要憑證。如果沒有開展檔案記錄，處理案件糾紛時(shí)，就拿不出法律憑證，就會(huì)給我們