8、會展項目分解--精選文檔

1、如何制定展覽方案一、 基本事項1、 展覽會名稱或展覽項目名稱（會議項目）（全稱、中文、外文）2、 展覽日期3、 開館時間4、 會場地址5、 會場使用時間6、 展覽性質（貿易、批零、宣傳、招商、論壇）7、 觀眾性質和入場方式8、 展出者數量9、 展覽內容10、 展出目的11、 展出內容12、 展出面積、展出規(guī)模（參展數量）13、 主辦者14、 協(xié)辦者、贊助者、支持者15、 承辦者二、 總體安排1、 成立籌備組，籌備人員分工2、 制定工作方案3、 制定工作日程4、 指定費用預算5、 確定合作者，商量分工、落實方案、簽訂協(xié)議6、 召開籌備人員會議三、 設計實施1）設計1、 確定設計整體要求、風格、標

2、志、色調等2、 選擇或委托設計人員或設計公司并提出設計要求3、 場地或施工設計：平面設計、單元設計、施工設計、道具設計4、 宣傳設計：廣告、海報、資料袋、信封、信紙、網頁等5、 特殊設計：大門、裝飾、問訊臺、舞臺、主場展臺、發(fā)言臺等6、 內部審查、外部審查7、 修改設計8、 設計簽字9、 向參展公司提出設計施工方面要求2）施工1、選擇、委托施工公司1、 安排監(jiān)理施工3） 會場1、 確定面積2、 索取資料和圖紙3、 選擇場地、租用場地4、 基本設施：地面、照明、水電、空調、消防、音響設施5、 需要注意的事項：通道寬度、緊急出口、禁止明火、限高6、 展期的展場管理：保衛(wèi)、衛(wèi)生4） 展臺1、 基本設

3、施：尺寸、用料、地毯、板架、2、 租用設施：組合展具、展柜、展架、模型、模特兒3、 其他服務5） 辦公室、接待室、備餐室、休息室1、 家具：沙發(fā)、茶幾、辦公桌、椅子、備餐桌2、 用具：電話、傳真、計算機、復印機、打字機、冰箱、燒水器、爐子、茶具、咖啡具、備餐車6） 道具運輸（包括往返、裝箱、制作清冊）7） 施工安排1、 特殊道具制作：展板 、圖文、大門、特裝展臺、舞臺、問訊臺2、 現(xiàn)場施工含有搭建、展品布置、展臺拆除：時間、日期、人員、監(jiān)督、交接3、 展出期間展臺維護四、 展品運輸1） 參展公司1、 招展、宣傳、寄發(fā)申請表2、 確認申請，召開展出者籌備會議，發(fā)送、寄出相關資料：展會概況、聯(lián)系地

4、址、工作日程、運輸安排、設計要求、行政安排2） 展品1、 公司安排的展品、模型（尺寸、種類、范圍、數量）2、 統(tǒng)一征集、調轉、采購的展品3、 裝箱前測試將要操作演示的展品4、 準備或要求準備展品說明、包括技術數據說明、圖文說明5、 安排或要求安排包裝6、 大型展品，如：機械設備運抵展臺后安排組裝調試3） 運輸1、 安排運輸日程：展品集中日期、辦理單證、展品陸運發(fā)運日期、展品海運發(fā)運日期、辦理通過和保稅手續(xù)、展品運至展臺時間、空箱儲存、回運、回運展品道具時間、辦理結關、回運手續(xù)、回運發(fā)運時間2、 選擇運輸公司和代理：索報價、比價、談判、簽約3、 集中展品、理貨4、 租船：船名、船期5、 裝箱：集

5、裝箱、木套箱，落實箱源6、 安排裝車、裝船7、 國外運輸安排：通關、運至展館展臺、開箱清點、空箱存放和回運、結關、安排回程運輸8、 回國運輸安排：結關、港口至倉庫運輸、分運、開箱清點交接4） 有關手續(xù)及單證：參展者辦理、組織者審核、匯總1、 作清冊（15份），內容包括展品、免費樣品、宣傳品、接待品、贈送品、工具2、 做貨載衡量單（8份）參展者辦，組織者匯總3、 辦出口許可證，注意一般許可和特殊許可4、 做類別單5、 出具報關函、出口報關單等6、 辦運輸保險7、 辦商檢證（參展者辦）8、 辦普惠制證明9、 辦原產地證明或領事認證（組織者辦）10、 出具免征港務費函、包裝情況表，發(fā)委托裝船通知書1

6、1、 做裝船單12、 裝車、裝船后索要提貨單五、 宣傳廣告1、 宣傳文字2、 基本資料:a. 展會概要（單頁）b. 展會指南：公司簡介、（名稱地址）、展出內容、展品簡介、展臺號等，平面圖、會場地圖、導向圖、詢問地址等c. 信封信紙、資料袋3、 宣傳對象（貿易商、制造商、零售商、批發(fā)商、消費者等）4、 宣傳渠道（公關代理、廣告代理、使館、航空公司、貿易機構等）5、 宣傳方式A. 新聞：新聞招待會、記者接待室、新聞稿發(fā)布B. 刊物：在報紙、雜志、內部刊物刊登廣告、消息C. 海報、招牌廣告D. 直接發(fā)函：組織者和參展者都寄發(fā)，寄發(fā)給目標觀眾、工商團體、新聞機構等E. 電視、電臺、網絡；刊登廣告、消息

7、F. 會展記錄：攝影、攝像（開幕式、招待會、記者招待會、展場、洽談等）G. 會展目錄：填交登錄資料、刊登廣告6、 宣傳資料運輸：裝箱、造冊六、 展臺工作和貿易活動、展示活動1、 準備貨源、貨單、價格表、合同和成交條件、意見冊2、 印編詢問表、記錄表、統(tǒng)計表和其他表格3、 選擇培訓展臺人員、并交代展臺工作要求4、 布置展臺、檢查展臺文字、測試展品5、 介紹、演示展品6、 散發(fā)資料7、 接待觀眾、接待記者、接待貴賓8、 貿易洽談、貿易成交9、 調研：包括市場調研、展出設計布置和效果等10、 報告會、論壇、講座11、 統(tǒng)計、記錄12、 展臺管理：安排輪班、現(xiàn)場工作安排、管理，維護展臺環(huán)境和秩序，監(jiān)督

8、展臺人員的工作和效率，總結分析每天展出情況，采取必要的工作調整13、 評估總結14、 后續(xù)工作七、 儀式1、 開幕式/館日、招待會、新聞發(fā)布會日期、時間、地點、范圍、規(guī)模、程序、主賓、出席人（名單）、邀請（請柬、印刷、郵寄）、簽到（名片盒、簽到簿、簽字筆、胸花、胸牌）、儀式、講話（講話稿內容、審核、翻譯、設備）、剪裁（立桿、彩帶、剪刀、手套、托盤持彩托牌人、引導）、參觀（路線、引導、解說）、招待會、備餐（人數、標準、酒菜水內容）、資料（展會介紹、講話稿、貴賓名單）、禮品、其他人員安排2、 邀請安排a. 邀請函或請柬格式b. 印刷、寄發(fā)日程邀請范圍、名單收集篩選3、 人員安排a. 發(fā)言人b. 工

9、作人員4、 場地安排：大廳、貴賓室、簽到臺、租用布置5、 用具、資料：a. 用具：國歌、會歌、磁盤、U盤或樂譜、簽到簿、簽到筆、名片盒、佩花、裝飾花、彩帶、立桿、剪刀、手套、托盤b. 資料：儀式程序表、講話稿、展會介紹7、 其他安排：停車、貴賓引導、安全、保衛(wèi)、消防八、 交際1、 拜會：對象、日程、安排、資料、禮品2、 宴請：對象、日程、邀請、地點安排、酒菜水安排、座位安排、講話安排3、 禮品：購買、制作、包裝4、 聯(lián)系征求支持單位5、 發(fā)函致謝支持單位6、 禮品、招待品裝箱造冊九、 行政1、 會展團隊：設立會展管理體系、任命展會團隊管理人員，挑選展臺人員（推銷、技術等）、雇傭展臺服務人員（招待員、譯員、編制名單）2、 證件：辦理簽證、展會入場證等3、 交通：安排行期和路線，訂機、車、船票、向參展公司確認或自行安排4、 市內交通：某些區(qū)域與路段