工作痕跡管理制度

1、痕跡管理辦法為了加強公司所涉及項目文件的歸檔管理， 確保建設(shè)項目的 立項、設(shè)計、勘察、施工、竣工等全過程工程檔案的完整收集、 歸檔及利用，根據(jù)中華人民共和國檔案法等法律、法規(guī)，結(jié) 合公司實際，特制定本辦法。一、痕跡管理的概念 痕跡管理，是指公司所涉及各個項目及各項工作推進過程 中，從工作布置到工作落實全過程的各類有效文字記載。 它既是 公司檔案、 項目及工作資料管理的需要， 也是明確各工作人員工 作責任的需要。二、痕跡管理的內(nèi)容（一）、公司內(nèi)部及其他相關(guān)部門工作痕跡資料。 主要包括：（1）、公司內(nèi)部每周例會、總經(jīng)理辦公會及其他 工作會相關(guān)會議紀要；（ 2）、公司負責人及領(lǐng)導對某項工作的具體安排

2、 及批示；（3）、各部門工作交接單、印章審批單等文件。（二）、公司對外發(fā)文工作痕跡資料。主要包括：（1）、發(fā)文稿紙（須有經(jīng)辦人、部門負責人、公 司負責人簽字確認） 、收發(fā)文登記本； （2）、對外所發(fā)請示、情況說明等文件的原稿及紅頭文件等（三）、政府及其他相關(guān)單位和部門資料。 主要包括：政府及其他相關(guān)單位和部門所發(fā)通知、批示、相 關(guān)政策等文件。（四）、公司內(nèi)部各項工作推進工作中所涉及的痕跡資料。 主要包括：（ 1）、各項工作推進過程中各節(jié)點的工作記錄 （ 簽字蓋章工作匯報、工作簡報等） ； （2）、項目推進過程中報批所需的各類資料； （ 3 ）、選定各項目參與企業(yè)的各項資料（招標相 關(guān)請示、批復(fù)

3、、招標公告、各企業(yè)標書、評 標過程中及開標的相關(guān)記錄、中標通知書等 資料）；（4）、各項目土地組件報件資料；（5）、各項目修建性詳細規(guī)劃指導意見和修詳規(guī)的編 制、申報和申領(lǐng)工作推進過程中所上報資料和 最終所獲結(jié)果的相關(guān)資料；（6）、各項目的經(jīng)濟指標測算資料及結(jié)果相關(guān)資料；（7）、各項目的成本組價和控制工作相關(guān)資料（相關(guān) 會議紀要、批復(fù)、測算結(jié)果等） ；（8）、各項目開展審計工作所需的各項資料（發(fā)票、單據(jù)、憑證、項目合同或協(xié)議、相關(guān)會議紀要等）；（9）、各項目規(guī)劃、報批等相關(guān)資料；（10）、各項目立項工作相關(guān)資料及預(yù)審并上報項目 審定相關(guān)資料；（11）、各項目報批所需測評、評估資料（環(huán)境影響 報

4、告、礦產(chǎn)壓覆、地質(zhì)災(zāi)害報告及評估、可行 性研究報告、工程勘察和地震安全性評價等相 關(guān)資料）；五）公司對外所簽署各類合同、協(xié)議等痕跡資料。主要包括：（1）、各類業(yè)務(wù)合同蓋章簽署前經(jīng)審批通過后的印章審批單；（ 2）、各類合同、協(xié)議的原件、 上報備案的相關(guān)資料。（六）財務(wù)會計痕跡資料。主要包括： 各項財務(wù)活動中形成的報表、帳簿、憑證、工資花名冊 等相關(guān)財務(wù)資料。三、工作痕跡資料歸檔 凡是反映公司各項工作活動、具有查考利用價值、辦理完畢、應(yīng) 作為文書檔案保存的文件材料均屬歸檔范圍。具體包括以下幾個方 面：1 收進和發(fā)出的文件。 上級黨政機關(guān)頒發(fā)的公司要執(zhí)行的方針、 政策、法律、法令、命令、條例、規(guī)定、

5、決定、重要通知和通報；公司編制 和審批的各種計劃、 規(guī)劃、方案、統(tǒng)計報表、 普查材料、預(yù)算、決算； 重要總結(jié)、年鑒、匯編；各種合同、協(xié)議、證書；重要通知、指示、 決定、通報；重要問題的請示及批復(fù)。2 會議文件。公司召開的黨政、工、團及專業(yè)會議的文件，包括會議 請示與批復(fù)、通知、名單、日程、工作報告、年度計劃、年度總結(jié)、 統(tǒng)計材料、決定、決議、紀要、先進生產(chǎn)工作者的名單和模范事跡、 獎勵文件材料。參加上級機關(guān)和有關(guān)部門召開的會議帶回來的具有保 存價值的會議文件材料。3 內(nèi)部文件。公司在職能活動中形成的文件， 包括成立、 合并、撤銷、 更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料；公司房屋

6、買賣、土地征用、重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；重 要的電話記錄、工作職責、工作條例、章程、制度、歷史沿革、大事 記；干部任免、調(diào)配、 培訓、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、 聘任；黨員、團員、 干部、工人名冊、報表、紀律檢查、治安保衛(wèi)及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定 級、調(diào)資、退職、退休、離休、復(fù)員、轉(zhuǎn)業(yè)、撫恤、死亡等干部獎懲 等文件材料。四、痕跡管理的要求（一）痕跡管理的要點，是指反映 公司各項工作活動進度、 狀況、具有查考利用價值、對公司各項業(yè)務(wù)產(chǎn)生影響的各類相關(guān)資料。（二）痕跡管理的資料要真實，嚴禁弄虛作假；（三）各類工作痕跡資料需要相關(guān)部門或人員簽字、 蓋章的 正式材料；（四）各類資料的送達須有回執(zhí)并有接收對象的簽字或蓋 章；（五）痕跡管理資料列為長期保存資料，不得破損、遺失或 銷毀；（六）痕跡管理資料一般使用 A4 紙，用鋼筆或水筆書寫， 字跡工整、內(nèi)容齊全，使用統(tǒng)一的檔案袋（盒）保存。五、痕跡管理的實施 按照檔案管理辦法及痕跡管理制度的要求，及時檢 查及自查， 確保各工作環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的痕跡資料及時、 完整收集和 整理。痕跡資料產(chǎn)生后 5 個工作日內(nèi)由相關(guān)部門和人員收集整 理，根據(jù)工作需要進行復(fù)印留檔， 并將最終稿報送辦公室歸檔留 存管理。其中：各個獨立項目實行一戶一檔制，其他種類的