【程序文件】信息溝通控制程序

1、.編號：MY2- 003信息溝通控制程序共4頁 第4頁版本號：A頁版號：01鶴山市美業(yè)棉紡織企業(yè)有限公司文 件 名 稱：信息溝通控制程序 編 制： 審 批： 修訂記錄 頁 號頁 版修 改 內(nèi) 容批 準 人修 改 日 期1 目的及時、準確地收集、傳遞及反饋有關(guān)信息，做好信息的管理。2 范圍適用于公司內(nèi)部信息的溝通與處理，以及與外部各方的信息交流。3 職責3.1 各職能部門負責對相關(guān)信息的收集。3.2 各部門負責工作范圍內(nèi)信息的傳遞與溝通。3.3 管理者代表負責統(tǒng)籌公司對內(nèi)、對外相關(guān)信息的傳遞與處理；負責建立信息庫，保存和質(zhì)量管理相關(guān)的信息。3.4 辦公室負責緊急信息的處理。4 工作內(nèi)容4.1 信

2、息的分類4.1.1 外部信息a. 質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、認證機構(gòu)等監(jiān)測或檢查的結(jié)果及反饋的信息。b. 質(zhì)量管理、法律、法規(guī)、條例、產(chǎn)品標準等政策法規(guī)標準類信息。c. 顧客、供方、計量檢測單位、媒體等有關(guān)方面反饋的信息及其投訴等。d. 各部門直接從外部獲取的有關(guān)質(zhì)量改進、技術(shù)、質(zhì)量管理等方面的外部信息。4.1.2 內(nèi)部信息a. 質(zhì)量方針、目標及完成情況、測量和監(jiān)控記錄、內(nèi)部審核與管理評審報告以及體系正常運行時的其它記錄等正常信息。b. 體系內(nèi)部審核的不合格報告，糾正和預防措施處理單等不合格信息。c. 緊急信息，如出現(xiàn)重大質(zhì)量事故等情況下的信息與記錄。d. 員工建議等其它內(nèi)部信息。4.2 信息的收集、處

3、理與溝通工具信息可采用書面資料、質(zhì)量記錄、公告欄、內(nèi)部刊物、討論交流、電子媒體、聲像設(shè)備通訊、互聯(lián)網(wǎng)等溝通的工具或方式予以傳遞。4.2.1 外部信息的收集與處理4.2.1.1 管理者代表和辦公室負責質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、質(zhì)量檢測中心、認證機構(gòu)等監(jiān)督檢查結(jié)果及反饋信息的收集。由辦公室傳遞到公司相關(guān)部門，當監(jiān)測或檢查結(jié)果出現(xiàn)不符合情況時，按照改進控制程序的要求進行處理。4.2.1.2 政策法規(guī)、標準類的資料信息由辦公室、品管部等部門負責收集、更新、整理，由辦公室文控員保存，詳見文件控制程序。4.2.1.3 經(jīng)營部、品管部負責與原材料供應商、計量所等服務供方進行信息溝通，對其提供的產(chǎn)品質(zhì)量進行監(jiān)控。4.2

4、.1.4 經(jīng)營部負責與顧客的信息溝通，以滿足顧客各方面要求。4.2.1.5辦公室負責與公司上級主管部門、媒體等溝通，了解相關(guān)的信息。4.2.1.6 對來自上述相關(guān)方投訴的處理按改進控制程序的規(guī)定進行。當對方要求時，應在一周內(nèi)給予解決或答復。上述相關(guān)方反饋的其它信息，可由對應部門以信息聯(lián)絡處理單的形式傳遞給管理者代表組織處理。4.2.1.7 各部門直接從外部獲取的其它類信息，如質(zhì)量改進技術(shù)，質(zhì)量管理信息等，一周內(nèi)以信息聯(lián)絡處理單反饋到辦公室，由其負責分類、整理，根據(jù)需要傳遞到相關(guān)部門。4.2.2 內(nèi)部信息的收集與處理4.2.2.1 正常信息的處理各部門依據(jù)相關(guān)文件的規(guī)定直接收集并傳遞日常正常信息

5、，管理者代表按照相應程序文件的規(guī)定向有關(guān)部門傳遞質(zhì)量方針目標及法律法規(guī)等信息。4.2.2.2 不符合信息的處理，按改進控制程序的規(guī)定進行處理。4.2.2.3 緊急信息（如出現(xiàn)重大質(zhì)量事故時）由發(fā)現(xiàn)部門迅速傳遞給辦公室組織處理。4.2.2.4 其它內(nèi)部信息，提供者可以信息聯(lián)絡處理單反饋給管理者代表進行處理。4.3 信息庫的建立和應用4.3.1 管理者代表負責建立公司的信息庫，不斷匯集各方面反饋的信息，按照信息載體不同（如紙、磁碟、光碟、膠片、聲像制品等），提供相應適宜的環(huán)境分別存放，統(tǒng)一保存并參照圖書分類的方式，進行整理分類，確保已獲取信息的完整性和可用性。4.3.2 管理者代表根據(jù)合同評審、設(shè)計開發(fā)、采購、生產(chǎn)、檢驗等不同過程的需要，提供各部門所需信息相應的拷貝，各部門也可根據(jù)索引，向管理者代表調(diào)閱所需的信息，管理者代表負責組織各部門對上述各類信息進行歸納、分析，尋找體系持續(xù)改進的機會。4.4 對體系運行過程中各類記錄的控制，詳見質(zhì)量記錄控制程序。4.5 各部門健全收發(fā)文制度，對接收傳遞