學習目標與要求

1、20052005年年8 8月月學習目標與要求學習目標與要求學習目標與要求學習目標與要求學習目標與要求學習目標與要求 思思思思思思 考考考考考考 題題題題題題 使用總賬系統(tǒng)之前，應該已經建立賬套，并且在建立賬套使用總賬系統(tǒng)之前，應該已經建立賬套，并且在建立賬套后或在企業(yè)門戶中啟用總賬系統(tǒng)的操作，否則不能啟動總賬系后或在企業(yè)門戶中啟用總賬系統(tǒng)的操作，否則不能啟動總賬系統(tǒng)。統(tǒng)。注意注意 在啟動總賬系統(tǒng)前應先在系統(tǒng)管理中設置相應的賬套。在啟動總賬系統(tǒng)前應先在系統(tǒng)管理中設置相應的賬套。 在進入任何系統(tǒng)時，均必須先錄入有權利操作該賬套在進入任何系統(tǒng)時，均必須先錄入有權利操作該賬套的操作員，可以是操作員的編

2、碼，也可以是操作員的名稱，只的操作員，可以是操作員的編碼，也可以是操作員的名稱，只有當錄入正確的操作員后，系統(tǒng)才會列示該操作員可以操作的有當錄入正確的操作員后，系統(tǒng)才會列示該操作員可以操作的賬套。賬套。 系統(tǒng)啟用后，如果系統(tǒng)預置的系統(tǒng)啟用后，如果系統(tǒng)預置的“總賬系統(tǒng)啟用總賬系統(tǒng)啟用”參數與實參數與實際需要不符，應根據實際情況，在總賬系統(tǒng)使用之前通過設置際需要不符，應根據實際情況，在總賬系統(tǒng)使用之前通過設置總賬系統(tǒng)總賬系統(tǒng)“選項選項”正確選擇適合本單位的各種參數，以達到會正確選擇適合本單位的各種參數，以達到會計核算和財務管理的目的?？傎~系統(tǒng)計核算和財務管理的目的。總賬系統(tǒng)“選項選項”對話框包括憑

3、證、對話框包括憑證、賬簿、會計日歷和其他四個選項頁簽。賬簿、會計日歷和其他四個選項頁簽。 1. 1.憑證選項憑證選項 2. 2.憑證編號方式選項區(qū)域憑證編號方式選項區(qū)域 3. 3.賬簿選項賬簿選項 4. 4.會計日歷選項會計日歷選項 設置會計科目是會計核算的方法之一，是用戶將在會計核設置會計科目是會計核算的方法之一，是用戶將在會計核算和會計管理中所需要的會計科目在總賬系統(tǒng)中進行設置。它算和會計管理中所需要的會計科目在總賬系統(tǒng)中進行設置。它用于分門別類地反映企業(yè)經濟業(yè)務核算資料，為登記賬簿，編用于分門別類地反映企業(yè)經濟業(yè)務核算資料，為登記賬簿，編制財務會計報表奠定基礎，便于提供詳細、總括的核算信

4、息，制財務會計報表奠定基礎，便于提供詳細、總括的核算信息，便于經營管理者做出經營決策，制定經營目標。便于經營管理者做出經營決策，制定經營目標。注意注意 會計科目的設置必須滿足會計報表編制的要求。會計科目的設置必須滿足會計報表編制的要求。 會計科目的設置必須保持科目間的協(xié)調性和體系的完會計科目的設置必須保持科目間的協(xié)調性和體系的完整性。整性。 如果用戶所使用的會計科目基本上與所選行業(yè)會計制度規(guī)如果用戶所使用的會計科目基本上與所選行業(yè)會計制度規(guī)定的一級會計科目一致，則可以在建立賬套時選擇預置會計科定的一級會計科目一致，則可以在建立賬套時選擇預置會計科目。這樣，在會計科目初始設置時只需對不同的會計科

5、目進行目。這樣，在會計科目初始設置時只需對不同的會計科目進行修改，對缺少的會計科目進行增加處理即可。修改，對缺少的會計科目進行增加處理即可。 如果所使用的會計科目與會計制度規(guī)定的會計科目相差較如果所使用的會計科目與會計制度規(guī)定的會計科目相差較多，則可以在建立賬套時選擇不預置會計科目，這樣可以根據多，則可以在建立賬套時選擇不預置會計科目，這樣可以根據自身的需要自行設置全部會計科目。自身的需要自行設置全部會計科目。注意注意 增加會計科目時，要遵循先建上級再建下級的原則。增加會計科目時，要遵循先建上級再建下級的原則。 會計科目編碼的長度及每級位數要符合編碼規(guī)則。會計科目編碼的長度及每級位數要符合編碼

6、規(guī)則。編碼不能重復。編碼不能重復。 科目已經使用后再增加明細科目時，系統(tǒng)自動將上級科目已經使用后再增加明細科目時，系統(tǒng)自動將上級 科目的數據結轉到新增加的第一個明細科目上，以保證賬賬科目的數據結轉到新增加的第一個明細科目上，以保證賬賬 平衡。平衡。 如果要對已經設置完成的會計科目的名稱、編碼及輔助項如果要對已經設置完成的會計科目的名稱、編碼及輔助項目等內容進行修改，應在會計科目未使用之前在會計科目的修目等內容進行修改，應在會計科目未使用之前在會計科目的修改功能中完成。改功能中完成。注意注意 沒有會計科目設置權的用戶只能瀏覽會計科目，而不能進行修改。沒有會計科目設置權的用戶只能瀏覽會計科目，而不

7、能進行修改。 非末級會計科目不能再修改科目編碼。非末級會計科目不能再修改科目編碼。已經使用過的末級會計科目不能再修改科目編碼。已經使用過的末級會計科目不能再修改科目編碼。已有數據的會計科目，應先將該科目及其下級科目余額清零后再修已有數據的會計科目，應先將該科目及其下級科目余額清零后再修改。改。被封存的科目在制單時不可以使用。被封存的科目在制單時不可以使用。只有末級科目才能設置匯總打印，且只能匯總到該科目本身或其上只有末級科目才能設置匯總打印，且只能匯總到該科目本身或其上級科目。級科目。 只有處于修改狀態(tài)才能設置匯總打印和封存。只有處于修改狀態(tài)才能設置匯總打印和封存。 如果某些會計科目目前暫時不

8、需用或者不適合用戶科目體如果某些會計科目目前暫時不需用或者不適合用戶科目體系的特點，可以在未使用之前將其刪除。系的特點，可以在未使用之前將其刪除。注意注意 刪除科目后不能被自動恢復，但可通過增加功能來完成。刪除科目后不能被自動恢復，但可通過增加功能來完成。 非末級科目不能刪除。非末級科目不能刪除。 已有數據的會計科目，應先將該科目及其下級科目余額已有數據的會計科目，應先將該科目及其下級科目余額 清零后再刪除。清零后再刪除。被指定為現金銀行科目的會計科目不能刪除。如想刪除，被指定為現金銀行科目的會計科目不能刪除。如想刪除，必須先取消指定。必須先取消指定。 如果用戶原來有許多往來單位，并且個人、部

9、門、項目是如果用戶原來有許多往來單位，并且個人、部門、項目是通過設置明細科目來進行核算管理的，那么，在使用總賬系統(tǒng)通過設置明細科目來進行核算管理的，那么，在使用總賬系統(tǒng)后，最好改用輔助核算進行管理，即將這些明細科目的上級科后，最好改用輔助核算進行管理，即將這些明細科目的上級科目設為末級科目并設為輔助核算科目，同時將這些明細科目設目設為末級科目并設為輔助核算科目，同時將這些明細科目設為相應的輔助核算目錄。一個科目設置了輔助核算后，它所發(fā)為相應的輔助核算目錄。一個科目設置了輔助核算后，它所發(fā)生的每一筆業(yè)務將會同時登記在總賬和輔助明細賬上?？梢赃M生的每一筆業(yè)務將會同時登記在總賬和輔助明細賬上?？梢赃M

10、行輔助核算的內容主要有：部門核算、個人往來、客戶往來、行輔助核算的內容主要有：部門核算、個人往來、客戶往來、供應商往來及項目核算等。供應商往來及項目核算等。注意注意 輔助賬類必須設在末級科目上，但為了查詢或出賬方輔助賬類必須設在末級科目上，但為了查詢或出賬方便，可以將其上級和末級科目上同時設置輔助賬類。便，可以將其上級和末級科目上同時設置輔助賬類。 由于不啟用往來款系統(tǒng)，往來業(yè)務的核算在總賬系統(tǒng)由于不啟用往來款系統(tǒng)，往來業(yè)務的核算在總賬系統(tǒng)中進行，所以在設置供應商往來和客戶往來款項的輔助核算項中進行，所以在設置供應商往來和客戶往來款項的輔助核算項時，應不設置受控系統(tǒng)。如果默認了系統(tǒng)設置的受控系

11、統(tǒng)，則時，應不設置受控系統(tǒng)。如果默認了系統(tǒng)設置的受控系統(tǒng)，則往來科目應主要在往來款系統(tǒng)使用。往來科目應主要在往來款系統(tǒng)使用。 在開始使用計算機錄入憑證之前，應根據企業(yè)管理和核算在開始使用計算機錄入憑證之前，應根據企業(yè)管理和核算的要求在系統(tǒng)中設置憑證類別，以便將憑證按類別分別編制、的要求在系統(tǒng)中設置憑證類別，以便將憑證按類別分別編制、管理、記賬和匯總。系統(tǒng)提供了常用的憑證分類方式，用戶可管理、記賬和匯總。系統(tǒng)提供了常用的憑證分類方式，用戶可以從中選擇，也可以根據實際情況自行定義。如果選擇了以從中選擇，也可以根據實際情況自行定義。如果選擇了“收收款憑證款憑證 付款憑證付款憑證 轉賬憑證轉賬憑證”的

12、分類方式，應根據憑證分類的的分類方式，應根據憑證分類的特點進行相應限制條件的設置，以便提高憑證處理的準確性。特點進行相應限制條件的設置，以便提高憑證處理的準確性。注意注意 限制科目數量不限，科目間用英語狀態(tài)下的逗號分隔。限制科目數量不限，科目間用英語狀態(tài)下的逗號分隔。 填制憑證時，如果不符合這些限制條件，系統(tǒng)拒絕保填制憑證時，如果不符合這些限制條件，系統(tǒng)拒絕保存。存?？梢酝ㄟ^憑證類別列表右側的上下箭頭按鈕調整明細可以通過憑證類別列表右側的上下箭頭按鈕調整明細賬中憑證的排列順序。賬中憑證的排列順序。 該功能用來建立和管理在經營活動中所涉及到的貨幣結算該功能用來建立和管理在經營活動中所涉及到的貨幣

13、結算方式。結算方式最多可以分為方式。結算方式最多可以分為2 2級。級。注意注意 結算方式的編碼必須符合編碼原則。結算方式的編碼必須符合編碼原則。 結算方式的錄入內容必須唯一。結算方式的錄入內容必須唯一。票據管理的標志可以根據實際情況選擇是否需要。票據管理的標志可以根據實際情況選擇是否需要。 為了保證會計數據連續(xù)完整，并與手工賬簿數據銜接，賬為了保證會計數據連續(xù)完整，并與手工賬簿數據銜接，賬務系統(tǒng)第一次投入使用前還需要將各種基礎數據錄入系統(tǒng)。這務系統(tǒng)第一次投入使用前還需要將各種基礎數據錄入系統(tǒng)。這些基礎數據主要是各明細科目的年初余額和系統(tǒng)啟用前各月的些基礎數據主要是各明細科目的年初余額和系統(tǒng)啟用

14、前各月的發(fā)生額。其上級科目的余額和發(fā)生額由系統(tǒng)自動進行匯總。一發(fā)生額。其上級科目的余額和發(fā)生額由系統(tǒng)自動進行匯總。一般情況下，資產、費用類科目余額在借方，負債、所有者權益、般情況下，資產、費用類科目余額在借方，負債、所有者權益、收入、利潤類科目余額在貸方。如果是數量金額類科目還應輸收入、利潤類科目余額在貸方。如果是數量金額類科目還應輸入相應的數量和單價。入相應的數量和單價。 在輸入期初數據時，如果某一科目設置了輔助核算類別，在輸入期初數據時，如果某一科目設置了輔助核算類別，還應輸入輔助核算類別的有關初始余額。數據錄入完畢后，為還應輸入輔助核算類別的有關初始余額。數據錄入完畢后，為了保證數據的準

15、確性，滿足數據間的平衡關系，系統(tǒng)將自動對了保證數據的準確性，滿足數據間的平衡關系，系統(tǒng)將自動對數據進行校驗。數據進行校驗。 在開始使用總賬系統(tǒng)時，應先將各賬戶啟用月份的月初余在開始使用總賬系統(tǒng)時，應先將各賬戶啟用月份的月初余額和年初到該月的借貸方累計發(fā)生額計算清楚，并輸入到總賬額和年初到該月的借貸方累計發(fā)生額計算清楚，并輸入到總賬系統(tǒng)中。系統(tǒng)中。 如果是年初建賬，可以直接錄入年初余額；如果是在年中如果是年初建賬，可以直接錄入年初余額；如果是在年中建賬，則可錄入啟用當月建賬，則可錄入啟用當月( (如如4 4月月) )的期初余額及年初未用的月的期初余額及年初未用的月份份( (即即1 1月至月至3

16、3月月) )的借、貸方累計發(fā)生額，系統(tǒng)自動計算年初余的借、貸方累計發(fā)生額，系統(tǒng)自動計算年初余額。額。注意注意 如果某科目為數量、外幣核算，應錄入期初數量、外如果某科目為數量、外幣核算，應錄入期初數量、外幣余額，而且必須先錄入本幣余額，再錄入數量外幣余額。幣余額，而且必須先錄入本幣余額，再錄入數量外幣余額。 非末級會計科目余額不用錄入，系統(tǒng)將根據其下級明非末級會計科目余額不用錄入，系統(tǒng)將根據其下級明細科目自動匯總計算填入。細科目自動匯總計算填入。出現紅字余額用負號輸入。出現紅字余額用負號輸入。 修改余額時，直接輸入正確數據即可。修改余額時，直接輸入正確數據即可。 憑證記賬后期初余額變?yōu)闉g覽只讀狀

17、態(tài)，不能再修改。憑證記賬后期初余額變?yōu)闉g覽只讀狀態(tài)，不能再修改。 如果某科目涉及個人往來輔助核算，則需在系統(tǒng)打開的如果某科目涉及個人往來輔助核算，則需在系統(tǒng)打開的“個人往來期初個人往來期初”對話框中輸入相關信息。對話框中輸入相關信息。注意注意 只要求錄入最末級科目的余額和累計發(fā)生數，上級科只要求錄入最末級科目的余額和累計發(fā)生數，上級科目的余額和累計發(fā)生數由系統(tǒng)自動計算。目的余額和累計發(fā)生數由系統(tǒng)自動計算。 借貸方累計發(fā)生額直接錄入，期初余額在輔助項中錄借貸方累計發(fā)生額直接錄入，期初余額在輔助項中錄中。中。如果某科目涉及部門輔助核算，則必須按輔助項錄入如果某科目涉及部門輔助核算，則必須按輔助項錄

18、入期初余額。具體操作步驟參照個人往來科目期初余額的錄入。期初余額。具體操作步驟參照個人往來科目期初余額的錄入。 如果某科目涉及客戶及供應商輔助核算，則需在系統(tǒng)打開如果某科目涉及客戶及供應商輔助核算，則需在系統(tǒng)打開的的“客戶往來期初客戶往來期初”或或“供應商往來期初供應商往來期初”對話框中輸入相關對話框中輸入相關的信息。的信息。注意注意 在錄入往來科目期初余額時，往來單位必須是已經設在錄入往來科目期初余額時，往來單位必須是已經設置客戶及供應商檔案的單位，如果在錄入期初余額時還未設置置客戶及供應商檔案的單位，如果在錄入期初余額時還未設置這些檔案，則應先補設檔案資料再錄入余額。這些檔案，則應先補設檔

19、案資料再錄入余額。 如果使用應收應付系統(tǒng)，則應同時在應收應付系統(tǒng)中如果使用應收應付系統(tǒng)，則應同時在應收應付系統(tǒng)中錄入含客戶、供應商賬類的科目的明細期初余額，并將總賬與錄入含客戶、供應商賬類的科目的明細期初余額，并將總賬與應收應付系統(tǒng)余額進行對賬。應收應付系統(tǒng)余額進行對賬。 一般情況下，系統(tǒng)默認資產類科目余額為借方，負債及所一般情況下，系統(tǒng)默認資產類科目余額為借方，負債及所有者權益類科目的余額方向為貸方。但是在實際工作中，有一有者權益類科目的余額方向為貸方。但是在實際工作中，有一部分會計科目與原有的系統(tǒng)設置的余額方向不相一致，也沒有部分會計科目與原有的系統(tǒng)設置的余額方向不相一致，也沒有在建立會計

20、科目時對其進行相應的調整，如在建立會計科目時對其進行相應的調整，如“壞賬準備壞賬準備”、“累計折舊累計折舊”等科目的余額方向與同類科目默認的余額方向相等科目的余額方向與同類科目默認的余額方向相反。在錄入會計科目余額時，系統(tǒng)提供了調整余額方向的功能，反。在錄入會計科目余額時，系統(tǒng)提供了調整余額方向的功能，即在還未錄入會計科目余額時如果發(fā)現會計科目的余額方向與即在還未錄入會計科目余額時如果發(fā)現會計科目的余額方向與系統(tǒng)設置的方向不一致時可以將其方向調整。系統(tǒng)設置的方向不一致時可以將其方向調整。注意注意 總賬科目與其下級明細科目的余額方向必須一致?？傎~科目與其下級明細科目的余額方向必須一致。 余額的方

21、向應以科目屬性或類型為準，不以當前余額余額的方向應以科目屬性或類型為準，不以當前余額方向為準。方向為準。 期初余額及累計發(fā)生額輸入完成后，為了保證初始數據的期初余額及累計發(fā)生額輸入完成后，為了保證初始數據的正確性，必須依據正確性，必須依據“資產資產= =負債負債+ +所有者權益所有者權益+ +收入收入- -成本費用成本費用”的原則進行平衡校驗。的原則進行平衡校驗。注意注意 期初余額試算不平衡，可以填制憑證但不能記賬。期初余額試算不平衡，可以填制憑證但不能記賬。 已經記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能已經記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行執(zhí)行“結轉上年余額結轉上年余額”的功能

22、。的功能。 校驗工作由計算機自動完成，校驗完成后系統(tǒng)會自動生成校驗工作由計算機自動完成，校驗完成后系統(tǒng)會自動生成一個校驗結果報告，如果試算結果不平衡，則應依次逐項進行一個校驗結果報告，如果試算結果不平衡，則應依次逐項進行檢查、更正后，再次進行平衡校驗，直至平衡為止。檢查、更正后，再次進行平衡校驗，直至平衡為止。 在總賬系統(tǒng)中，當初始設置完成后，就可以開始進行日常在總賬系統(tǒng)中，當初始設置完成后，就可以開始進行日常業(yè)務處理了。日常業(yè)務處理的任務主要包括填制憑證、審核憑業(yè)務處理了。日常業(yè)務處理的任務主要包括填制憑證、審核憑證、記賬，查詢和打印輸出各種憑證、賬簿，進行月末處理等。證、記賬，查詢和打印輸

23、出各種憑證、賬簿，進行月末處理等。 記賬憑證是登記賬簿的依據，是總賬系統(tǒng)的唯一數據來源，記賬憑證是登記賬簿的依據，是總賬系統(tǒng)的唯一數據來源，填制憑證也是最基礎和最頻繁的工作。在使用計算機處理賬務填制憑證也是最基礎和最頻繁的工作。在使用計算機處理賬務后，電子賬簿的準確與完整完全依賴于記賬憑證，因而在實際后，電子賬簿的準確與完整完全依賴于記賬憑證，因而在實際工作中，必須確保準確完整地輸入記賬憑證。工作中，必須確保準確完整地輸入記賬憑證。 1. 1.輸入憑證頭部分輸入憑證頭部分 填制記賬憑證時，應先完成憑證頭部分的錄入。此項操作填制記賬憑證時，應先完成憑證頭部分的錄入。此項操作對于錄入各種類型的憑證

24、，其操作步驟都是類似的。對于錄入各種類型的憑證，其操作步驟都是類似的。注意注意 憑證類別為初始設置時已定義的憑證類別代碼或名稱。憑證類別為初始設置時已定義的憑證類別代碼或名稱。 采用自動編號時，計算機自動按月按類別連續(xù)進行編號。采用自動編號時，計算機自動按月按類別連續(xù)進行編號。 采用序時控制時，憑證日期應大于或等于啟用日期，但不能采用序時控制時，憑證日期應大于或等于啟用日期，但不能超過機內系統(tǒng)日期。超過機內系統(tǒng)日期。 在在“附單據數附單據數“處可以按處可以按EnterEnter鍵通過，也可以輸入單據數鍵通過，也可以輸入單據數量。量。 憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號均不能修改。憑證一旦保存，

25、其憑證類別、憑證編號均不能修改。 2. 2.輸入憑證正文部分輸入憑證正文部分 憑證頭部分完成后，接下來輸入憑證正文部分，這是填制憑證頭部分完成后，接下來輸入憑證正文部分，這是填制憑證的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)應根據具體經濟業(yè)務內容，采用不同的憑證的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)應根據具體經濟業(yè)務內容，采用不同的方式填制憑證，而且每張憑證要求借貸平衡。方式填制憑證，而且每張憑證要求借貸平衡。注意注意 正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能為正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能為空。每行摘要將隨相應的會計科目在明細賬、日記賬中出現?？铡Ｃ啃姓獙㈦S相應的會計科目在明細賬、日記賬中出現。新增分錄完成后，按回車鍵

26、，系統(tǒng)將摘要自動復制到下一分錄新增分錄完成后，按回車鍵，系統(tǒng)將摘要自動復制到下一分錄行。行。 科目編碼必須是末級的科目編碼?？颇烤幋a必須是末級的科目編碼。 金額不能為金額不能為“零零”，紅字以，紅字以“”號表示。號表示。 3. 3.輸入輔助核算信息輸入輔助核算信息 當輸入具有輔助核算的科目時，要求輸入相應的輔助信息。當輸入具有輔助核算的科目時，要求輸入相應的輔助信息。注意注意 當選擇支票控制，即該結算方式被設為支票管理時，當選擇支票控制，即該結算方式被設為支票管理時，銀行賬輔助信息不能為空，而且該方式的票號應在支票登記簿銀行賬輔助信息不能為空，而且該方式的票號應在支票登記簿中有記錄。中有記錄。

27、 輸入的結算方式、票號和發(fā)生日期將在進行銀行對賬輸入的結算方式、票號和發(fā)生日期將在進行銀行對賬時使用。時使用。 若當前分錄的金額為其他所有分錄的借貸方差額，則若當前分錄的金額為其他所有分錄的借貸方差額，則在金額處按在金額處按“=”=”鍵即可。鍵即可。 輸入憑證時，盡管系統(tǒng)提供了多種控制錯誤的手段，但誤輸入憑證時，盡管系統(tǒng)提供了多種控制錯誤的手段，但誤操作是在所難免的，記賬憑證的錯誤，必然影響系統(tǒng)的核算結操作是在所難免的，記賬憑證的錯誤，必然影響系統(tǒng)的核算結果。為更正錯誤，可以通過系統(tǒng)提供的修改功能對錯誤憑證進果。為更正錯誤，可以通過系統(tǒng)提供的修改功能對錯誤憑證進行修改。行修改。 對錯誤憑證進行

28、修改，可分為對錯誤憑證進行修改，可分為“無痕跡無痕跡”修改及修改及“有痕跡有痕跡”修改兩種。修改兩種。 “ “無痕跡無痕跡”修改，即不留下任何曾經修改的線索和痕跡。修改，即不留下任何曾經修改的線索和痕跡。下列兩種狀態(tài)下的錯誤憑證可實現無痕跡修改下列兩種狀態(tài)下的錯誤憑證可實現無痕跡修改: : (1) (1) 對已經輸入但未審核的機內記賬憑證進行直接修改；對已經輸入但未審核的機內記賬憑證進行直接修改； (2) (2) 已通過審核但還未記賬的憑證不能直接修改已通過審核但還未記賬的憑證不能直接修改, ,可以先可以先取消審核再修改。取消審核再修改。注意注意 若已采用制單序時控制，則在修改制單日期時，不能

29、若已采用制單序時控制，則在修改制單日期時，不能在上一張憑證的制單日期之前。在上一張憑證的制單日期之前。 若已選擇不允許修改或作廢他人填制的憑證權限控制，若已選擇不允許修改或作廢他人填制的憑證權限控制，則不能修改或作廢他人填制的憑證。則不能修改或作廢他人填制的憑證。 外部系統(tǒng)傳遞來的憑證不能在總賬系統(tǒng)中修改，只能外部系統(tǒng)傳遞來的憑證不能在總賬系統(tǒng)中修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進行修改。在生成該憑證的系統(tǒng)中進行修改。 “ “有痕跡有痕跡”修改，即留下曾經修改的線索和痕跡，通過保修改，即留下曾經修改的線索和痕跡，通過保留錯誤憑證和更正憑證的方式留下修改痕跡。如果已記賬憑證留錯誤憑證和更正憑證的方式

30、留下修改痕跡。如果已記賬憑證發(fā)現有錯，是不能再修改的，對此類錯誤的修改要求留下審計發(fā)現有錯，是不能再修改的，對此類錯誤的修改要求留下審計線索。這時可以采用紅字沖銷法或者補充登記法進行更正。線索。這時可以采用紅字沖銷法或者補充登記法進行更正。 如果需要沖銷某張已記賬的憑證，可以制作紅字沖銷憑證如果需要沖銷某張已記賬的憑證，可以制作紅字沖銷憑證的方法。的方法。注意注意 只能針對已記賬憑證制作只能針對已記賬憑證制作“紅字沖銷紅字沖銷”憑證。憑證。 制作紅字沖銷憑證將錯誤憑證沖銷后，需要再編制正制作紅字沖銷憑證將錯誤憑證沖銷后，需要再編制正確的藍字憑證進行補充。確的藍字憑證進行補充。 通過紅字沖銷法增

31、加的憑證，應視同正常憑證進行保通過紅字沖銷法增加的憑證，應視同正常憑證進行保存和管理。存和管理。 日常操作過程，若遇到某張憑證需要作廢時，可以使用日常操作過程，若遇到某張憑證需要作廢時，可以使用“作廢作廢/ /恢復恢復”功能，將這些憑證作廢。功能，將這些憑證作廢。注意注意 作廢憑證仍保留憑證內容及編號，只顯示作廢憑證仍保留憑證內容及編號，只顯示“作廢作廢”字樣。字樣。 作廢憑證不能修改，不能審核。作廢憑證不能修改，不能審核。 在記賬時，已作廢的憑證將參與記賬，否則月末無法在記賬時，已作廢的憑證將參與記賬，否則月末無法 結賬，結賬，但系統(tǒng)不對作廢憑證進行數據處理，即相當于一張空但系統(tǒng)不對作廢憑證

32、進行數據處理，即相當于一張空 憑證。憑證。 賬簿查詢時，找不到作廢憑證的數據。賬簿查詢時，找不到作廢憑證的數據。若當前憑證已作廢，可單擊若當前憑證已作廢，可單擊“制單制單”菜單中的菜單中的“作廢作廢/恢復恢復”選項，取消作廢標志，并將當前憑證恢復為有效憑證。選項，取消作廢標志，并將當前憑證恢復為有效憑證。 如果不想保留作廢憑證時，可以通過如果不想保留作廢憑證時，可以通過“憑證刪除憑證刪除/ /整理整理”功能，將其徹底刪除，并對未記賬憑證重新編號。功能，將其徹底刪除，并對未記賬憑證重新編號。注意注意 只能對未記賬的憑證作憑證整理。只能對未記賬的憑證作憑證整理。 已記賬憑證作憑證整理，應先取消記賬

33、，再作憑證整已記賬憑證作憑證整理，應先取消記賬，再作憑證整理。理。 在制單過程中，可以通過在制單過程中，可以通過“查詢查詢”功能對憑證進行查看，功能對憑證進行查看，以便隨時了解經濟業(yè)務發(fā)生的情況，保證填制憑證的正確性。以便隨時了解經濟業(yè)務發(fā)生的情況，保證填制憑證的正確性。注意注意 在在“填制憑證填制憑證”窗口中，單擊窗口中，單擊“查看查看”菜單中的選項菜單中的選項可以查看到當前科目最新余額、外部系統(tǒng)制單信息、聯(lián)查明細可以查看到當前科目最新余額、外部系統(tǒng)制單信息、聯(lián)查明細賬及查找分單等。賬及查找分單等。 如果憑證尚未記賬，則可以直接在填制憑證功能中查如果憑證尚未記賬，則可以直接在填制憑證功能中查

34、看?？础?審核憑證是指由具有審核權限的操作員按照會計制度規(guī)定，審核憑證是指由具有審核權限的操作員按照會計制度規(guī)定，對制單人填制的記賬憑證進行合法性檢查。其目的是防止錯誤對制單人填制的記賬憑證進行合法性檢查。其目的是防止錯誤 及舞弊。及舞弊。注意注意 在確認一批憑證無錯誤時可以單擊在確認一批憑證無錯誤時可以單擊“審核審核”菜單中的菜單中的“成批審核憑證成批審核憑證”功能，可以完成成批審核的操作。功能，可以完成成批審核的操作。 作廢憑證不能被審核，也不能被標錯。作廢憑證不能被審核，也不能被標錯。 審核人和制單人不能是同一個人。審核人和制單人不能是同一個人。 憑證一經審核，不能被修改、刪除，只有取消

35、審核簽憑證一經審核，不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可操作。字后才可操作。 已標錯的憑證不能被審核，需先取消標錯后才能審核。已標錯的憑證不能被審核，需先取消標錯后才能審核。 記賬是以會計憑證為依據，將經濟業(yè)務全面、系統(tǒng)、連續(xù)記賬是以會計憑證為依據，將經濟業(yè)務全面、系統(tǒng)、連續(xù) 地記錄到具有賬戶基本結構的賬簿中去的一種方法。地記錄到具有賬戶基本結構的賬簿中去的一種方法。 記賬憑證經審核后，即可以進行登記總賬、明細賬、日記記賬憑證經審核后，即可以進行登記總賬、明細賬、日記賬及往來賬等操作。本系統(tǒng)記賬采用向導方式，使記賬過程更賬及往來賬等操作。本系統(tǒng)記賬采用向導方式，使記賬過程更加明確，記賬工作

36、由計算機自動進行數據處理，不用人工干預。加明確，記賬工作由計算機自動進行數據處理，不用人工干預。注意注意 記賬范圍可輸入數字、記賬范圍可輸入數字、“”和和“，”。 第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，不能記賬。第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，不能記賬。 上月未結賬，本月不能記賬。上月未結賬，本月不能記賬。未審核憑證不能記賬，記賬范圍應小于等于已審核范圍。未審核憑證不能記賬，記賬范圍應小于等于已審核范圍。 作廢憑證不需審核可直接記賬。作廢憑證不需審核可直接記賬。注意注意 在設置過程中，如果發(fā)現某一步設置錯誤，可單擊在設置過程中，如果發(fā)現某一步設置錯誤，可單擊“上上 一步一步”返回后進行修改。

37、如果不想再繼續(xù)記賬，可單擊返回后進行修改。如果不想再繼續(xù)記賬，可單擊“取消取消”，取消本次記賬工作。取消本次記賬工作。 記賬過程一旦斷電或其它原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動記賬過程一旦斷電或其它原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動 調用調用“恢復記賬前狀態(tài)恢復記賬前狀態(tài)”恢復數據，然后再重新記賬。恢復數據，然后再重新記賬。 在記賬過程中，不得中斷退出。在記賬過程中，不得中斷退出。 如果由于某種原因，事后發(fā)現本月已記賬的憑證有錯誤且如果由于某種原因，事后發(fā)現本月已記賬的憑證有錯誤且必須在本月進行修改，利用必須在本月進行修改，利用“恢復記賬前狀態(tài)恢復記賬前狀態(tài)”功能，將本月功能，將本月已記賬的憑證恢復到未記賬狀

38、態(tài)，進行修改、審核后再進行記已記賬的憑證恢復到未記賬狀態(tài)，進行修改、審核后再進行記賬。賬。注意注意 如果選擇的是恢復至本月月初，需要輸入會計主管的口如果選擇的是恢復至本月月初，需要輸入會計主管的口令后，系統(tǒng)才開始進行恢復工作。令后，系統(tǒng)才開始進行恢復工作。 對于已結賬的月份，不能恢復記賬前狀態(tài)。對于已結賬的月份，不能恢復記賬前狀態(tài)。 如果再按如果再按CTRL+HCTRL+H鍵，隱藏恢復記賬前狀態(tài)功能。鍵，隱藏恢復記賬前狀態(tài)功能。 科目賬查詢主要包括查詢總賬、余額表、明細賬和多欄賬等?？颇抠~查詢主要包括查詢總賬、余額表、明細賬和多欄賬等。通過科目賬查詢可以總括地了解總賬、明細賬、多欄賬科通過科目

39、賬查詢可以總括地了解總賬、明細賬、多欄賬科 目及目及余額表的期初余額、本期發(fā)生額和期末余額的情況。余額表的期初余額、本期發(fā)生額和期末余額的情況。 總賬通常被定義為三欄式，即借貸余三欄賬。在電算化方總賬通常被定義為三欄式，即借貸余三欄賬。在電算化方式下，通過三欄式總賬查詢功能，不但可以查詢各總賬科目的式下，通過三欄式總賬查詢功能，不但可以查詢各總賬科目的年初余額、各月發(fā)生額合計和月末余額，而且還可查詢所有二年初余額、各月發(fā)生額合計和月末余額，而且還可查詢所有二至五級明細科目的年初余額、各月發(fā)生額合計和月末余額等。至五級明細科目的年初余額、各月發(fā)生額合計和月末余額等。注意注意 科目范圍為空時，系統(tǒng)

40、認為查詢所有科目?？颇糠秶鸀榭諘r，系統(tǒng)認為查詢所有科目。 如果需查詢一至三級科目，可選擇級次范圍如果需查詢一至三級科目，可選擇級次范圍“1-3”1-3”，如果需，如果需 查詢所有末級科目，則應選中查詢所有末級科目，則應選中“末級科目末級科目”復選框。復選框。 如果需查看明細賬還可在如果需查看明細賬還可在“總賬查詢總賬查詢”窗口中單擊窗口中單擊“明細明細”按按鈕。鈕。 如果需查詢包含未記賬憑證的總賬，則應選中如果需查詢包含未記賬憑證的總賬，則應選中“包含未記賬憑包含未記賬憑證證”復選框。復選框。 可將查詢條件保存到可將查詢條件保存到“我的賬簿我的賬簿”中。中。 余額表查詢與總賬查詢基本相似，主要

41、用于查詢和統(tǒng)計各余額表查詢與總賬查詢基本相似，主要用于查詢和統(tǒng)計各級科目的本月發(fā)生額、累計發(fā)生額和余額等，可輸出某月或某級科目的本月發(fā)生額、累計發(fā)生額和余額等，可輸出某月或某幾個月的所有總賬科目或明細科目的期初余額、本期發(fā)生額、幾個月的所有總賬科目或明細科目的期初余額、本期發(fā)生額、累計發(fā)生額、期末余額等?？梢苑謩e按會計科目的類型和金額累計發(fā)生額、期末余額等?？梢苑謩e按會計科目的類型和金額區(qū)間等方式查詢。此處主要介紹未記賬余額表的查詢。區(qū)間等方式查詢。此處主要介紹未記賬余額表的查詢。注意注意 輸入輸入“科目編碼科目編碼”時可以使用通配符時可以使用通配符“？”，如：？如：？0101表示查一級為任何

42、編碼，二級為表示查一級為任何編碼，二級為0101的科目。的科目。 通配符使用時只能是某個級次編碼都用通配符使用時只能是某個級次編碼都用“？”，不能在，不能在某個級次的編碼一個用某個級次的編碼一個用“？”一個用編碼。一個用編碼。 明細賬查詢與總賬查詢的操作步驟基本相同，主要用于查明細賬查詢與總賬查詢的操作步驟基本相同，主要用于查詢二至五級明細科目的年初余額、各月發(fā)生額合計和月末余額詢二至五級明細科目的年初余額、各月發(fā)生額合計和月末余額等。明細賬的查詢格式主要有普通明細賬、按科目排序明細賬、等。明細賬的查詢格式主要有普通明細賬、按科目排序明細賬、月份綜合明細賬。普通明細賬是按科目查詢，按發(fā)生日期排

43、序月份綜合明細賬。普通明細賬是按科目查詢，按發(fā)生日期排序的明細賬；按科目排序明細賬是按非末級科目查詢，按其有發(fā)的明細賬；按科目排序明細賬是按非末級科目查詢，按其有發(fā)生額的末級科目排序的明細賬；月份綜合明細賬是按非末級科生額的末級科目排序的明細賬；月份綜合明細賬是按非末級科目查詢，包含非末級科目總賬數據及末級科目明細數據的綜合目查詢，包含非末級科目總賬數據及末級科目明細數據的綜合明細賬，使各級科目的數據關系一目了然。明細賬，使各級科目的數據關系一目了然。 1. 1.普通明細賬普通明細賬 普通明細賬查詢主要用于平時按科目范圍查詢各賬戶的明普通明細賬查詢主要用于平時按科目范圍查詢各賬戶的明細發(fā)生情況

44、，及按任意條件組合查詢明細賬。在查詢過程中可細發(fā)生情況，及按任意條件組合查詢明細賬。在查詢過程中可以包含未記賬憑證。以包含未記賬憑證。注意注意 在明細賬查詢窗口中可以聯(lián)查到相應科目的總賬及記在明細賬查詢窗口中可以聯(lián)查到相應科目的總賬及記賬憑證等。賬憑證等。 在總賬系統(tǒng)的強大的查詢功能中，除了能夠查詢總賬、明在總賬系統(tǒng)的強大的查詢功能中，除了能夠查詢總賬、明細賬和日記賬之外，系統(tǒng)還提供了輔助賬的查詢和管理功能。細賬和日記賬之外，系統(tǒng)還提供了輔助賬的查詢和管理功能。 在總賬系統(tǒng)中，如果在定義會計科目時，把某科目賬類定在總賬系統(tǒng)中，如果在定義會計科目時，把某科目賬類定認為部門輔助核算，系統(tǒng)則對這些科

45、目除了進行部門核算外，認為部門輔助核算，系統(tǒng)則對這些科目除了進行部門核算外，還提供了橫向和縱向的查詢統(tǒng)計功能，為企業(yè)管理者輸出各種還提供了橫向和縱向的查詢統(tǒng)計功能，為企業(yè)管理者輸出各種會計信息，真正體現了會計信息，真正體現了“管理管理”的功能。的功能。注意注意 在在“部門總賬部門總賬”界面，用鼠標單擊界面，用鼠標單擊“明細明細”可聯(lián)查部可聯(lián)查部門明細賬。門明細賬。 個人往來輔助賬主要涉及個人往來輔助賬余額表及明細賬。個人往來輔助賬主要涉及個人往來輔助賬余額表及明細賬。注意注意 在個人往來兩清自動勾對后，單擊在個人往來兩清自動勾對后，單擊“返回返回”按鈕可以按鈕可以顯示勾對結果。顯示勾對結果。

46、用鼠標單擊用鼠標單擊“總賬總賬”按鈕可以查詢個人往來總賬情況；按鈕可以查詢個人往來總賬情況；單擊單擊“憑證憑證”按鈕可以查詢相應的憑證情況按鈕可以查詢相應的憑證情況 期末會計業(yè)務是指會計人員將本月所發(fā)生的日常經濟業(yè)務期末會計業(yè)務是指會計人員將本月所發(fā)生的日常經濟業(yè)務 全部登記入賬后，在每個會計期末都需要完成的一些特定的會全部登記入賬后，在每個會計期末都需要完成的一些特定的會 計工作，主要包括：期末轉賬業(yè)務、試算平衡、對賬、結賬以計工作，主要包括：期末轉賬業(yè)務、試算平衡、對賬、結賬以 及期末會計報表的編制等。由于各會計期間的許多期末業(yè)務均及期末會計報表的編制等。由于各會計期間的許多期末業(yè)務均 具

47、有較強的規(guī)律性，因此由計算機來處理期末會計業(yè)務，不但具有較強的規(guī)律性，因此由計算機來處理期末會計業(yè)務，不但 可以規(guī)范會計業(yè)務的處理還可以大大提高處理期末業(yè)務的工作可以規(guī)范會計業(yè)務的處理還可以大大提高處理期末業(yè)務的工作 效率。效率。 轉賬憑證的定義提供了自定義轉賬憑證、對應結轉、結轉轉賬憑證的定義提供了自定義轉賬憑證、對應結轉、結轉銷售成本及結轉期間損益等。銷售成本及結轉期間損益等。 由于各個企業(yè)情況不同，必然會造成各個企業(yè)對各類成本由于各個企業(yè)情況不同，必然會造成各個企業(yè)對各類成本費用的分攤結轉方式的不同。在電算化方式下，為了實現各個費用的分攤結轉方式的不同。在電算化方式下，為了實現各個企業(yè)不

48、同時期期末會計業(yè)務處理的通用性，用戶可以自行定義企業(yè)不同時期期末會計業(yè)務處理的通用性，用戶可以自行定義自動轉賬憑證以完成每個會計期末的固定會計業(yè)務的自動轉賬。自動轉賬憑證以完成每個會計期末的固定會計業(yè)務的自動轉賬。自定義轉賬憑證功能可以完成對各種費用的分配、分攤、計提、自定義轉賬憑證功能可以完成對各種費用的分配、分攤、計提、稅金的計算及期間損益轉賬憑證的設置等。稅金的計算及期間損益轉賬憑證的設置等。注意注意 轉賬序號是指自定義轉賬憑證的代號，轉賬序號不是轉賬序號是指自定義轉賬憑證的代號，轉賬序號不是 憑證號，轉賬序號可以任意定義，但只能輸入數字、字母，憑證號，轉賬序號可以任意定義，但只能輸入數

49、字、字母， 不能重號。不能重號。 轉賬憑證號在執(zhí)行自動轉賬時由系統(tǒng)生成，一張轉賬轉賬憑證號在執(zhí)行自動轉賬時由系統(tǒng)生成，一張轉賬 憑證對應一個轉賬序號。憑證對應一個轉賬序號。 1. 1.定義借方轉賬分錄信息定義借方轉賬分錄信息 注意注意 科目缺省，取對方所有科目的金額之和?？颇咳笔。Ψ剿锌颇康慕痤~之和。 如果使用應收、應付系統(tǒng)，在總賬系統(tǒng)中，不能按客戶、如果使用應收、應付系統(tǒng)，在總賬系統(tǒng)中，不能按客戶、供應商輔助項進行結轉，只能按科目總數進行結轉。供應商輔助項進行結轉，只能按科目總數進行結轉。 如果公式的表達式明確，可直接輸入公式。如果公式的表達式明確，可直接輸入公式。 2. 2.定義貸方

50、轉賬分錄信息定義貸方轉賬分錄信息注意注意 輸入公式時，如果公式的表達式不太明確，可采用向導輸入公式時，如果公式的表達式不太明確，可采用向導方式輸入金額公式。方式輸入金額公式。 函數公式中，選擇期初、期末時，方向一般為空，避函數公式中，選擇期初、期末時，方向一般為空，避免由于出現反向余額時發(fā)生取數錯誤。免由于出現反向余額時發(fā)生取數錯誤。 如果輸入常數的窗口沒有打開，可以單擊如果輸入常數的窗口沒有打開，可以單擊“上一步上一步”按按鈕返回后，再單擊鈕返回后，再單擊“下一步下一步”按鈕重新打開。按鈕重新打開。 對應結轉不僅可以進行兩個科目一對一的結轉，還可以進對應結轉不僅可以進行兩個科目一對一的結轉，

51、還可以進行科目的一對多結轉。對應結轉的科目可以是上級科目，但其行科目的一對多結轉。對應結轉的科目可以是上級科目，但其下級科目的科目結構必須一致下級科目的科目結構必須一致( (相同明細科目相同明細科目) )。 注意注意 對應結轉只結轉期末余額。對應結轉只結轉期末余額。 一張憑證可定義多行，轉出科目及輔助項必須一致，一張憑證可定義多行，轉出科目及輔助項必須一致，轉入科目及輔助項可不相同。轉入科目及輔助項可不相同。 如果同一憑證轉入科目有多個，并且若同一憑證的結轉如果同一憑證轉入科目有多個，并且若同一憑證的結轉系數之和為系數之和為1 1，則最后一筆結轉金額為轉出科目余額減當前憑證，則最后一筆結轉金額為轉出科目余額減當前憑證已轉出的余額。已轉出的余額。 本功能用于在一個會計期間終了將損益類科目的余額結轉本功能用于在一個會計期間終了將損益類科目的余額結轉到本年利潤科目中，從而及時反映企業(yè)利潤的盈虧情況。到本年利潤科目中，從而及時反映企業(yè)利潤的盈虧情況。 注意注意 損益科目與本年利潤科目都有輔助核算，則輔助賬類損益科目與本年利潤科目都有輔助核算，則輔助賬類必須相同。必須相同。 本年利潤科目必須為末級科目，且為本年利潤入賬科本年利潤科目必須為末級科目，且為本年利潤入賬科目的下級科目。目的下級科目。 在定義完成轉賬憑證后，每月月末只需執(zhí)行本功能即可快在定義完成轉賬憑證后