辦公室接待客人的禮儀知識

1、范文最新推薦辦公室接待客人的禮儀知識接待是指個人或單位以主人的身份招待客人，以達到某種目的的社會交往方式。下面是小編為大家搜集的辦公室接待 客人的禮儀知識，供大家參考。外單位客人到本單位來訪，無論是辦事、求助，還是取經(jīng)、調(diào)研等， 一般都是在辦公室進行。在辦公室里接待客人，有如下一套禮儀：早做準備，保持辦公室優(yōu)雅環(huán)境辦公室平時也應(yīng)保持優(yōu)雅、整潔的環(huán)境。如有客人來訪，則更應(yīng)保持較高水平的工作條件。客人來訪，一般是會早打招呼、早有約定的。得知客人來訪消息后， 應(yīng)告知有關(guān)部門早做準備，把辦公室收拾得干凈利落。窗戶要明亮， 桌椅要整潔，東西要整齊有序，空氣要清新。冬季要溫暖，夏季要涼 爽。茶水早備好，對

2、有的客人還可備些水果?？傊?，辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的辦公場所，是本單位的門面，反映出接待人 員的精神面貌和工作作風，代表著單位形象，必須認真布置。當然， 也不必豪華闊氣。如果來客較多，或客人規(guī)格較高，來訪的目的又比較嚴肅，也可以 在專門的會議室（會客室）接待。會議室（會客室）也應(yīng)早做準備，以迎 客人。準備好有關(guān)材料客人來訪前的準備工作，除了接待場合（辦公室或會議室、會客室） 精心布置外，還有一項重要任務(wù)就是材料的準備?？腿藖碓L，是參觀 本單位某某部門，還是了解、考察某項工作 ？是商洽某方面的問題， 還是研究相互合作事宜？務(wù)需心中有數(shù)。有關(guān)客人來訪的目的，一般 對方早已提前告知，應(yīng)根據(jù)雙方商定的會談事宜，

3、或客人的請求，讓 有關(guān)人員早做準備。需要什么數(shù)字、情況、資料，事先提供出來，該 打印的打印，該論證的論證，該先拿出初步意見的先統(tǒng)一內(nèi)部口徑。省得客人來后現(xiàn)找現(xiàn)查，或無法表態(tài)，顯得被動。工作人員禮貌接待客人到來，要抽調(diào)若干工作人員進行接待。接待的工作人員，有的 是服務(wù)、禮儀接待，比如引導(dǎo)、倒茶倒水、留飯宴請的熱情招待等；有的是工作需要接待，比如參加會談、介紹情況、參與商討等。無論負責哪方面的工作人員，都應(yīng)衣著整潔，走動輕盈，儀態(tài)大方， 待人彬彬有禮。風風火火，莽莽撞撞，衣帽不整，言談粗俗，是對客 人的不禮貌，也會使本單位大失體面。在與客人會談過程中，無關(guān)人員應(yīng)自動退避。至于禮儀、服務(wù)人員， 應(yīng)定

4、時敲門而進，倒茶續(xù)水，取換毛巾，進行熱情服務(wù) ；但服務(wù)不應(yīng) 影響主客雙方會談，要保持現(xiàn)場的安靜。服務(wù)完畢應(yīng)輕輕退出。送客若客人辦事已畢要走，一定送別。辦公室相關(guān)人員也要隨之送行?？腿巳糇詡滠囕v，工作人員可早些通知司機（或由客人方工作人員自 行通知）。若需本單位送回，需要早做車輛安排，勿使久等?？梢暻闆r，決定送至辦公室門口或單位大門口。送別時應(yīng)說些客氣 話：歡迎再來。歡迎常聯(lián)系。川接待不周，請多原諒等。接待工作是企業(yè)辦公室工作系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)，接 待工作水平高低能夠集中反映一個企業(yè)的整體形象，能夠展示出接待 人員的素質(zhì)和能力，同時對于推動工作開展也具有十分重要的作用。 下面是小編為大家搜集的簡析秘

5、書工作中的接待禮儀，供大家參考。一、接待前的準備工作(一)接待環(huán)境布置1、環(huán)境布置接待環(huán)境應(yīng)該清潔、整齊、明亮、美觀，沒有異味。前臺或會客室 可擺放花束、綠色植物，表現(xiàn)出歡迎您的氣氛，會使對方產(chǎn)生好感。 辦公桌上的文件、文具、電話等物要各歸其位、擺放整齊。不常用的 東西和私人物品，應(yīng)該放在抽屜里固定的地方，以便用時馬上能找到。 2、辦公用品準備(1)前廳。應(yīng)為客人準備座椅，讓客人站著等候是不恭敬的。座椅樣式應(yīng)該線條簡潔、色彩明快。還應(yīng)配有茶幾。(2)會客室。桌椅應(yīng)擺放整齊，桌面保持清潔沒有水漬、污漬。墻上可掛與環(huán)境 協(xié)調(diào)的畫。掛公司領(lǐng)導(dǎo)或國家領(lǐng)導(dǎo)的合影，或某次成功的大型公關(guān)活 動的照片，可提高

6、公司的可行度。桌上可放介紹公司情況的資料。另 外，茶具、茶葉、飲料要準備齊全。接待一般客人可用一次性紙杯， 接待重要客人還是用正規(guī)茶具為好。會客室應(yīng)具良好照明及空調(diào)設(shè) 備。要配備一部電話，復(fù)印機、傳真機等即便不放在會客室內(nèi)，也不 要離得太遠?？腿俗吆?，要及時清理會客室，清洗茶具、煙灰缸，換空氣，然后 關(guān)好門。否則，會使下一批客人感到不受重視。（二）前臺值班在前臺值班室，當沒有客人時，秘書應(yīng)做好：1、布置接待室2、了解上次活動安排3、填寫公司職員出入登記表4、填寫客人預(yù)約登記簿二、接待的基本禮儀（一）接待客人的基本禮儀秘書接待客人時應(yīng)該注意以下幾點：1、無論接待什么樣的客人，都需做到公平和禮貌，

7、應(yīng)按先來后到的 原則接待每一個客人。2、無論接待什么樣的客人，都要和顏悅色、千萬不能皺眉頭。3、接待客人時態(tài)度要鄭重，但說話要留有余地。4、對于有預(yù)約的客人要迅速轉(zhuǎn)達他的要求，不讓客人等候。5、為避免出錯，對于客人說的一些重要事項要確認一遍。6、盡快記住客人的相貌和姓名，了解他們與本公司的關(guān)系。7、要請客人填寫接待登記簿。8、上司沒確認要見的客人，就不要讓他進去。9、在不了解對方身份時，若對方問到上司在不在甚至上司的整個工 作日程安排，則不要直接回答在不在，而應(yīng)盡可能地從對方那里了解 一些有用信息。10、陌生客人來訪時，一定要注意聽清有關(guān)他的姓名、所在公司等 基本情況的介紹；根據(jù)情況的不同，對

8、來客的意圖和目的要打聽清楚， 但在打聽時不失禮儀。（二）介紹的禮儀在作介紹的過程中，介紹者與被介紹者的態(tài)度要熱情得體、舉止大 方，在整個介紹過程應(yīng)面帶微笑。一般情況下，介紹時，雙方應(yīng)當保 持站立姿勢，相互熱情應(yīng)答。1、自我介紹在某種場合自我介紹對秘書來說非常必要。介紹的內(nèi)容以具體場合 而定，公務(wù)場合除介紹自己以外還要介紹自己的職務(wù)。2、為他人作介紹當你要將某人介紹給別人時確認被介紹的雙方哪一方更應(yīng)該被尊重。按禮賓順序應(yīng)該是：向年長者引見年輕者，不論男女都是按這樣 的順序作介紹；向女士引見男士，向職位高的引見職位低的人，同時 連同雙方的單位、職稱一起簡單作介紹。在人數(shù)眾多的場合，如果其 中沒有職

9、位、身份特殊的人在場，又是年齡相仿的人聚會，則可按照 一定的次序一一介紹。為他人作介紹時，應(yīng)簡潔清楚，不能含糊其辭。 介紹時，還可簡要地提供一些情況，如雙方的職業(yè)、籍貫等等，便于 不相識的兩人相互交談。如果你是單獨介紹兩人相識，應(yīng)該事先了解 一下他們彼此是否都有想認識對方的愿望，免得造成不必要的尷尬。 在向他人介紹某人時，不可用手指指指點點，而應(yīng)有禮貌地以手掌示 意。在社交場合，國際通行的是女士優(yōu)先原則，即需要把男士介紹給女 士。被介紹者正確的做法應(yīng)是：如果原本是坐著，此時應(yīng)站起來， 走上前去，在距離對方一臂左右的距離站好，注視對方，面帶微笑， 待介紹以后，握手或點頭致意。3、被他人介紹（三）

10、握手的禮儀1、握手的姿式。一般地，握手的兩個人手掌相握呈垂直狀態(tài)，表示平等而自然的關(guān) 系，這是最穩(wěn)妥的握手方式。如要表示謙虛或恭敬，則可掌心向上同 他人握手。而如果是伸出雙手去捧接，就更是謙恭備至了。但切不可 掌心向下握住對方的手，這通常是傲慢無禮的表示。握手時應(yīng)伸出右 手，決不能伸左手與人相握。2、握手的順序。在上下級之間，應(yīng)先上級伸出手后，下級才能接握；在長幼之間，應(yīng) 長輩先伸手后，晚輩才能接握；在男女之間，應(yīng)女方先伸手后，男方才能接握。3、握手的力度也應(yīng)注意。一般情況，相互間握下即可。如果是熱烈握手，可以使勁搖晃幾下， 這是十分友好的表示4、握手的時間通常以三至五秒為宜， 除非關(guān)系親近的

11、人可以長時間 握手外，一般都是握一下即可。握手時應(yīng)兩眼注視對方的眼睛，表示 誠意。(四)交換名片1、名片的內(nèi)容名片分公務(wù)名片和社交名片(1)公務(wù)名片公務(wù)名片的主要內(nèi)容主要包括所在單位和部門、姓名、職務(wù)或職稱、地址、電話等聯(lián)絡(luò)方式。名片上數(shù)字不宜太多，名字在名片中應(yīng)該是 最大的幾個字，頭銜不應(yīng)太多。名片顏色最好為白色，顯樸素、大方公務(wù)名片上一般不印私人電話號碼。若不介意私人時間被打擾則可 以印。若他人名片上沒有私人電話號碼，則不必問對方。(2) 社交名片社交名片用于社交場合。隨身攜帶的名片應(yīng)放在名片盒或名片夾，不要直接放在衣袋或錢包里，這樣既不利于保存，也是對自己的不尊 重。女性可把名片放在手提

12、包里，男性可放在西服上衣內(nèi)側(cè)口袋里或 公文包內(nèi)。2、交換名片禮儀 (1)遞名片時機初次見面的人在做完自我介紹或被他人介紹后，便可遞交名片。告 辭是遞交名片也是常見。在談話時如果提及公司地址、 聯(lián)系方式等內(nèi) 容也可遞交名片。(3)遞名片禮儀一般來說，應(yīng)是來訪者、男性、身份低者先向被來訪者、女性、身 份高者遞名片，后者應(yīng)在接到名片是回贈對方自己定的名片。 遞交名 片時應(yīng)站起來(在餐桌上就免了)，以齊胸的高度遞上。雙手拿著名片 上方，讓名片上的字體正面朝向?qū)Ψ?，以便對方接過后就能馬上看清 楚。如果對方也同時拿出名片，來訪者、男性、身份低者應(yīng)使自己的 名片低于對方的名片，以示尊敬。如果對方不止一人，應(yīng)

13、按職位從高 到低或按位置從近到遠遞上。(4)接名片禮儀當別人站起來遞名片時，你應(yīng)該馬上站起來雙手接過。接收對方名 片后，不可立馬放進口袋，而應(yīng)看清楚對方姓名、身份。如果對方的 名字中某個字認不準的話，應(yīng)恭維地向?qū)Ψ秸埥獭０葑x完后要鄭重的 把它放在桌上，注意不要把文件壓在上面。如果在會談，可把名片按 對方座次擺在自己面前，便于名片與人對號，加深印象。如遇到自己 名片正好用完，無法回贈對方時，可說明原因，表歉意，并手寫姓名、 地址、聯(lián)絡(luò)方式送給對方。3、名片保存與整理事后把名片名片盒或名片夾，按一定次序把名片歸檔。三、日常接待要領(lǐng)(一)迎接、招待客人接待客人要注意以下幾點。1、客人要找的負責人不在

14、時要明確告訴對方負責人到何處去了，以及何時回本單位。請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我方負責人到對方單位去。2、客人到來時我方負責人由于種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與 等待時間，若客人愿意等待，應(yīng)該向客人提供飲料、雜志，如果可能， 應(yīng)該時常為客人換飲料。3、接待人員帶領(lǐng)客人到達目的地，應(yīng)該有正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿 勢。(1)在走廊的引導(dǎo)方法。接待人員在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)。(2)在樓梯的引導(dǎo)方法。當引導(dǎo)客人上樓時，應(yīng)該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若 是下樓時，應(yīng)該由接待人員走在前面，客人在后面，上下樓梯時，接 待人員應(yīng)該注意客人的安全。

15、(3)在電梯的引導(dǎo)方法。引導(dǎo)客人乘坐電梯時，接待人員先進入電梯，等客人進入后關(guān)閉電 梯門，到達時，接待人員按開的鈕，讓客人先走出電梯。4、客廳里的引導(dǎo)方法。當客人走入客廳，接待人員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下 后，才能行點頭禮后離開。如客人錯坐下座，應(yīng)請客人改坐上座（一 般靠近門的一方為下座）。（二）恭送客人1、幫助賓客確認所攜帶的行李物品，幫助賓客小心提送到車上。安 放好行李后，向賓客作一下交代，并施禮感謝光臨和致告別語，如祝 您旅途愉快，歡迎下次再來！、祝您一路平安，同時希望我們合作愉 快!等。2、幫賓客關(guān)車門時，時間要恰倒好處，不能太重，也不能太輕。太 重會驚嚇客人，太輕車門會關(guān)不

16、上。還要注意不要讓賓客的衣服裙褲 被車門夾住。3、車門關(guān)好后，不能馬上轉(zhuǎn)身就走，而應(yīng)等賓客的車輛啟動時，面 帶微笑，揮手告別，目送車子離開后才能離開。（三）接待預(yù)約客人在最初的問候之后，客人會做自我介紹，說出要見之人姓名，秘書 首先應(yīng)確定是否有預(yù)約。（四）給上司擋駕1、除個別極為特殊的情況外，上司在辦公室時應(yīng)向其請示，不要憑 自己個人判斷，將客人回絕，說上司不在。2、即便是在拒絕對方時，也應(yīng)該注意禮儀，說話留有余地（五）接待同時到訪的客人1、堅持先來后到，一視同仁原則2、可在接待先到客人的同時，微笑著請后到客人稍等。3、請先到客人作登記，然后問候后到客人。4、切記以貌取人 （六）接待不速之客1

17、、首先問明對方來意，若對方不說，則應(yīng)向其表明這是工作需要。2、如來訪客人點名要與某人員會談，就應(yīng)立即與當事人聯(lián)系。但是, 聯(lián)系好之前，不應(yīng)該給客人以肯定的答復(fù)。3、不要當著客人的面就給當事人打電話， 免得當事人拒絕接見時不 好找借口。要讓客人與秘書保持一定的距離，是客人聽不清秘書講話。4、要用委婉拒絕客人5、盡量不要讓客人在前臺久留。（七）接待上門投訴的客人1、把客人帶到會見室，為客人創(chuàng)造一個良好的接待環(huán)境。2、盡量滿足客人的情感需求和專業(yè)需求。（八）接待媒體記者1、要熱情配合，為其提供方便。2、對于所要報道的內(nèi)容要謹慎考慮，提供信息要實在。3、沒有把握的事情不擅自決定。4、要注意內(nèi)外有別，保

18、守公司秘密。秘書工作中的接待禮儀涉及的內(nèi)容很廣泛，需要秘書掌握好接待工 作的各個流程中的禮儀工作，靈活應(yīng)變，不斷積累經(jīng)驗，提高職業(yè)素 養(yǎng)。禮儀是人類為維系社會正常生活而要求人們共同遵守的最起碼的道德規(guī)范，它是人們在長期共同生活和相互交往中逐 漸形成，并且以風俗、習(xí)慣和傳統(tǒng)等方式固定下來。下面是小編為大 家整理的關(guān)于辦公室秘書必備的接待禮儀常識，僅供參考借鑒，希望可以幫助到大家。迎來送往，是社會交往接待活動中最基本的形式和重要環(huán)節(jié)，是表 達主人情誼、體現(xiàn)禮貌素養(yǎng)的重要方面。尤其是迎接，是給客人良好 第一印象的最重要工作。給對方留下好的第一印象，就為下一步深入 接觸打下了基礎(chǔ)。迎接客人要有周密的布

19、署，應(yīng)注意以下事項。（一）對前來訪問、洽談業(yè)務(wù)、參加會議的外國、外地客人，應(yīng)首先了解對方到達的車次、航班，安排與客人身份、職務(wù)相當?shù)娜藛T前去 迎接。若因某種原因，相應(yīng)身份的主人不能前往，前去迎接的主人應(yīng) 向客人作出禮貌的解釋。（二）主人到車站、機場去迎接客人，應(yīng)提前到達，恭候客人的到來， 決不能遲到讓客人久等。客人看到有人來迎接，內(nèi)心必定感到非常高 興，若迎接來遲，必定會給客人心里留下陰影，事后無論怎樣解釋， 都無法消除這種失職和不守信譽的印象。（三）接到客人后，應(yīng)首先問候一路辛苦了、歡迎您來到我們這個美 麗的城市、歡迎您來到我們公司等等。然后向?qū)Ψ阶髯晕医榻B，如果 有名片，可送予對方。注意送

20、名片的禮儀：1、當你與長者、尊者交換名片時，雙手遞上，身體可微微前傾，說 一句請多關(guān)照。你想得到對方名片時，可以用請求的口吻說：如果您 方便的話，能否留張名片給我2、作為接名片的人，雙手接過名片后，應(yīng)仔細地看一遍，千萬不要 看也不看就放入口袋，也不要順手往桌上扔（四）迎接客人應(yīng)提前為客人準備好交通工具，不要等到客人到了才 匆匆忙忙準備交通工具，那樣會因讓客人久等而誤事（五）主人應(yīng)提前為客人準備好住宿，幫客人辦理好一切手續(xù)并將客 人領(lǐng)進房間，同時向客人介紹住處的服務(wù)、設(shè)施，將活動的計劃、日 程安排交給客人，并把準備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料 送給客人。（六）將客人送到住地后，主人不要立

21、即離去，應(yīng)陪客人稍作停留， 熱情交談，談話內(nèi)容要讓客人感到滿意，比如客人參與活動的背景材 料、當?shù)仫L土人情、有特點的自然景觀、特產(chǎn)、物價等?？紤]到客人 一路旅途勞累，主人不宜久留，讓客人早些休息。分手時將下次聯(lián)系 的時間、地點、方式等告訴客人二、接待禮儀接待客人要注意以下幾點（一）客人要找的負責人不在時，要明確告訴對方負責人到何處去了， 以及何時回本單位。請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單 位，還是我方負責人到對方單位去（二）客人到來時，我方負責人由于種種原因不能馬上接見，要向客 人說明等待理由與等待時間，若客人愿意等待，應(yīng)該向客人提供飲料、 雜志，如果可能，應(yīng)該時常為客人換飲料（三）

22、接待人員帶領(lǐng)客人到達目的地，應(yīng)該有正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo) 姿勢。1、在走廊的引導(dǎo)方法。接待人員在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓 客人走在內(nèi)側(cè)。2、在樓梯的引導(dǎo)方法。當引導(dǎo)客人上樓時，應(yīng)該讓客人走在前面， 接待人員走在后面，若是下樓時，應(yīng)該由接待人員走在前面，客人在 后面，上下樓梯時，接待人員應(yīng)該注意客人的安全3、在電梯的引導(dǎo)方法。引導(dǎo)客人乘坐電梯時，接待人員先進入電梯, 等客人進入后關(guān)閉電梯門，到達時，接待人員按開的鈕，讓客人先走 出電梯。4、客廳里的引導(dǎo)方法。當客人走入客廳，接待人員用手指示，請客 人坐下，看到客人坐下后，才能行點頭禮后離開。如客人錯坐下座， 應(yīng)請客人改坐上座（一般靠近門的一方為

23、下座）。（四）誠心誠意的奉茶。我國人民習(xí)慣以茶水招待客人，在招待尊貴 客人時，茶具要特別講究，倒茶有許多規(guī)矩，遞茶也有許多講究。三、乘車禮儀（一）小轎車1、小轎車的座位，如有司機駕駛時，以后排右側(cè)為首位，左側(cè)次之, 中間座位再次之，前坐右側(cè)殿后，前排中間為末席。2、如果由主人親自駕駛，以駕駛座右側(cè)為首位，后排右側(cè)次之，左 側(cè)再次之，而后排中間座為末席，前排中間座則不宜再安排客人。3、主人夫婦駕車時，則主人夫婦坐前座，客人夫婦坐后座，男士要 服務(wù)于自己的夫人，宜開車門讓夫人先上車，然后自己再上車。4、如果主人夫婦搭載友人夫婦的車，則應(yīng)邀友人坐前座，友人之婦 坐后座，或讓友人夫婦都坐前座。5、主人親自駕車，坐客只有一人，應(yīng)坐在主人旁邊。若同坐多人， 中途坐前座的客人下車后，在后面坐的客人應(yīng)改坐前座，此項禮節(jié)最 易疏忽。6、女士登車不要一只先踏入車內(nèi)，也不要爬進車里。需先站在座位 邊上，把身體降低，讓愕部坐到位子上，再將雙腿一起收進車里，雙 膝一定保持合并的姿勢。（二）吉普車吉普車無論是主人