[計(jì)算機(jī)]用Excel做數(shù)據(jù)排序的常用方法與技巧

1、.在用Excel制作相關(guān)的數(shù)據(jù)表格時(shí)，我們可以利用其強(qiáng)大的排序功能，瀏覽、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)相關(guān)的數(shù)字。下面，我們以圖1所示的“員工基本情況登記表”為例，來(lái)全面體驗(yàn)一番Excel的排序功能。附件1.jpg (35.03 KB) 2006-11-24 10:22 AM 一、快速排序如果我們希望對(duì)員工資料按某列屬性(如“工齡”由長(zhǎng)到短)進(jìn)行排列，可以這樣cao作:選中“工齡”列任意一個(gè)單元格(如I3)，然后按一下“常用”工具欄上的“降序排序”按鈕即可(參見(jiàn)圖1)。小提示:如果按“常用”工具欄上的“升序排序”按鈕，則將“工齡”由短到長(zhǎng)進(jìn)行排序。如果排序的對(duì)象是中文字符，則按“漢語(yǔ)拼音”順序排序。如果排序的對(duì)

2、象是西文字符，則按“西文字母”順序排序。二、多條件排序如果我們需要按“學(xué)歷、工齡、職稱(chēng)”對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，可以這樣cao作:選中數(shù)據(jù)表格中任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)排序”命令，打開(kāi)“排序”對(duì)話框(圖2)，將“主要關(guān)鍵詞、次要關(guān)鍵詞、第三關(guān)鍵詞”分別設(shè)置為“學(xué)歷、工齡、職稱(chēng)”，并設(shè)置好排序方式(“升序”或“降序”)，再按下“確定”按鈕就行了。附件1.jpg (17.01 KB) 2006-11-24 10:23 AM 三、按筆劃排序?qū)Α靶彰边M(jìn)行排序時(shí)，國(guó)人喜歡按“姓氏筆劃”來(lái)進(jìn)行:選中姓名列任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)排序”命令，打開(kāi)“排序”對(duì)話框(參見(jiàn)圖2)，單擊其中的“選項(xiàng)”按鈕，打開(kāi)“排序選

3、項(xiàng)”對(duì)話框(圖3)，選中其中的“筆劃排序”選項(xiàng)，確定返回到“排序”對(duì)話框，再按下“確定”按鈕即可。小提示:如果需要按某行屬性對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，我們只要在上述“排序選項(xiàng)”對(duì)話框中選中“按行排序”選項(xiàng)即可。附件1.jpg (12.55 KB) 2006-11-24 10:23 AM 四、自定義排序當(dāng)我們對(duì)“職稱(chēng)”列進(jìn)行排序時(shí)，無(wú)論是按“拼音”還是“筆劃”，都不符合我們的要求。對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，我們可以通過(guò)自定義序列來(lái)進(jìn)行排序:先把相應(yīng)的職稱(chēng)序列按需要排序的順序輸入到相應(yīng)的單元格區(qū)域(如N2至N18)中(圖4);執(zhí)行“工具選項(xiàng)”命令，打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話框(圖5)，切換到“自定義序列”標(biāo)簽下，在“從單元格中導(dǎo)

4、入序列”右側(cè)的方框中輸入“$N$2:$N$18”(也可以用鼠標(biāo)選擇輸入)，然后單擊“導(dǎo)入”按鈕，將相應(yīng)的序列導(dǎo)入到系統(tǒng)中，確定返回。小提示:序列導(dǎo)入后，原來(lái)N2至N18區(qū)域中輸入的數(shù)據(jù)可以刪除，導(dǎo)入的序列在其他Excel文檔中均可直接使用。選中“職稱(chēng)”列任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)排序”命令，打開(kāi)“排序”對(duì)話框，單擊其中的“選項(xiàng)”按鈕，打開(kāi)“排序選項(xiàng)”對(duì)話框(參見(jiàn)圖3)，按“自定義排序次序”選項(xiàng)右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選中上述“導(dǎo)入”的序列，確定返回到“排序”對(duì)話框，再按下“確定”按鈕即可。附件1.jpg (15.28 KB) 2006-11-24 10:25 AM 五、用函數(shù)進(jìn)

5、行排序有時(shí)，我們對(duì)某些數(shù)值列(如“工齡、工資”等)進(jìn)行排序時(shí)，不希望打亂表格原有數(shù)據(jù)的順序，而只需要得到一個(gè)排列名次。對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，我們可以用函數(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)(以“工齡”為例):在“工齡”右側(cè)插入一個(gè)空白列(J列)，用于保存次序(圖6)，然后選中J2單元格，輸入公式:=RANK(I2,$I$2:$I$101)，然后再次選中J2單元格，將鼠標(biāo)移至該單元格右下角成“細(xì)十字線狀”時(shí)(這種狀態(tài)，我們通常稱(chēng)之為“填充柄”狀態(tài))，按住左鍵向下拖拉至最后一條數(shù)據(jù)為止，次序即刻顯示出來(lái)(圖6)。小提示:若要升序排序，可在公式最后增加一個(gè)“非零”參數(shù)，如將上述公式改為:=RANK(I2,$I$2:$I$101,1)。附件1.jpg (26.33 KB) 2006-11-24 10:26 AM 六、讓序號(hào)不參與排序當(dāng)我們對(duì)數(shù)據(jù)表進(jìn)行排序cao作后，通常位于第一列的序號(hào)也被打亂了，如何不讓這個(gè)“序號(hào)”列參與排序呢?我們?cè)凇靶蛱?hào)”列右側(cè)插入一個(gè)空白列(B列)，將“序號(hào)”列與數(shù)據(jù)表隔開(kāi)。用上述方法對(duì)右側(cè)的