SZ2100300公文管理規(guī)定(Document 5頁)

1、最新資料推薦1.0總那么(nà me)1.1目的(mùdì)：為標準(biozhn)管理，統(tǒng)一公司行文標準和要求(yoqiú)，制定本規(guī)定。1.2定義：公文(gngwén)是指各中心/部門、分支機構(gòu)正式發(fā)布的令、決定、通知、通報、公告、批復(fù)、意見、報告、請示、會議紀要等內(nèi)部文件。1.3管理部門：人力資源中心負責公司公文的管理。1.4適用范圍：本規(guī)定適用于全公司。2.0公文種類2.1公司的公文按用途劃分為十類：2.1.1令適用于總經(jīng)理直接簽發(fā)的用于嘉獎、懲辦相關(guān)單位或人員的公文。2.1.2決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，人事任免，獎懲有

2、關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定等事項。2.1.3通知適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級或平級單位的公文，人事任免，傳達要求下級單位辦理和需要有關(guān)單位了解或者執(zhí)行的事項。2.1.4通報適用于表彰先進，批評落后，傳達重要精神或事項。2.1.5批復(fù)適用于答復(fù)下級單位請示事項。2.1.6意見適用于對重要問題提出建議和處理方法。2.1.7報告適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復(fù)上級單位的詢問。2.1.8請示(qngshì)適用于向上級單位請求(qngqiú)指示、批準。2.1.9會議紀要適用(shìyòng)于記錄、傳達會議情況和議定事項。2.

3、1.10函適用于平級單位或無隸屬(lìsh)關(guān)系的單位之間商洽或聯(lián)系工作、詢問和答復(fù)問題。2.2公文按層級(cén jí)劃分為三層：2.2.1公司級公文公司級公文是指由公司統(tǒng)一發(fā)布的公文，包括機構(gòu)調(diào)整、制度頒發(fā)、人事任免、獎懲、公司重大決定與活動、企業(yè)理念等，由總經(jīng)理或總經(jīng)理助理簽發(fā)。2.2.2中心/部門級公文中心/部門級公文是指各中心/部門業(yè)務(wù)范疇的公文，由中心主任或獨立部門經(jīng)理簽發(fā)。2.2.3分支機構(gòu)級公文分支機構(gòu)級公文是指分支機構(gòu)發(fā)布的日常公文，由分支機構(gòu)負責人簽發(fā)。3.0公文格式3.1公文一般由發(fā)文單位標識：發(fā)文字號、標題、正文、附件說明、簽發(fā)人、簽發(fā)日

4、期、主題詞、主送單位、抄送單位和附件等局部。3.1.1緊急公文應(yīng)當根據(jù)緊急程度，在公文首頁右上角標明“特急、“急件。3.1.2發(fā)文單位標識應(yīng)當使用發(fā)文單位全稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在后。3.1.3發(fā)文字號應(yīng)當包括單位簡稱或代碼、年份、序號。聯(lián)合行文，只標明主辦單位發(fā)文字號。3.1.4公文標題應(yīng)當準確簡要地概括主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應(yīng)當標明發(fā)文(f wén)單位。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。3.1.5主送單位指公文的主要(zhyào)受理單位，應(yīng)當使用全稱或者標準(biozhn)化簡稱(jinchng)。3.1.6公文如有附件，應(yīng)當注明(z

5、hù mín)附件順序和名稱。3.1.7簽發(fā)人要求簽署姓名，清晰可辨。簽發(fā)日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負責人的簽發(fā)日期為準。3.1.8公文如有附注(需要說明的其他事項)，應(yīng)當加括號標注。3.1.9公文應(yīng)當標注主題詞。3.1.10抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或了解公文的其他單位，應(yīng)當使用全稱或者標準化簡稱、統(tǒng)稱。3.1.1l文字從左至右橫排書寫。3.2編號規(guī)那么3.2.1公司級公文格式見SZ2100301由人力資源中心根據(jù)管理權(quán)限統(tǒng)一編號，編號格式為：RST總字年份第XXX號3.2.2中心/部門級公文格式見SZ2100302由各中心/部門自行編號，各機

6、構(gòu)根據(jù)業(yè)務(wù)工作需要和分類原那么，按規(guī)那么以26個英文字母進行區(qū)分，依次編號，編號格式為：總經(jīng)理辦公室 SZ總A字年份第XXX號法律事務(wù)部 SZ法A字年份第XXX號考核指導(dǎo)工作小組 SZ考A字年份第XXX號人力資源中心 SZ人A字年份第XXX號財務(wù)管理中心 SZ財A字年份第XXX號籌劃(chóuhuà)中心(zhngxn) SZ策A字年份(niánfèn)第XXX號營銷中心 SZ營A字年份(niánfèn)第XXX號技術(shù)(jìshù)管理中心 SZ技A字年份第XXX號方案管理部 SZ計A字年份第XXX號3.2.3分支

7、機構(gòu)級公文由各分支機構(gòu)編號，其中“部門簡稱取部門第一個漢字，編號格式為：3.2.3.1市場管理部格式見SZ2100303遼寧市場管理部 AS+部門簡稱+字+年份+第XXX號河北市場管理部 BS+部門簡稱+字+年份+第XXX號西北市場管理部 CS+部門簡稱+字+年份+第XXX號河南市場管理部 DS+部門簡稱+字+年份+第XXX號山東市場管理部 ES+部門簡稱+字+年份+第XXX號江蘇市場管理部 FS+部門簡稱+字+年份+第XXX號湖北市場管理部 GS+部門簡稱+字+年份+第XXX號四川市場管理部 HS+部門簡稱+字+年份+第XXX號浙江市場管理部 IS+部門簡稱+字+年份+第XXX號廣東市場管理

8、部 JS+部門簡稱+字+年份+第XXX號上海溢祥 YX+部門簡稱+字+年份+第XXX號3.2.3.2生產(chǎn)廠格式見SZ2100303深圳日化廠 AC+部門簡稱+字+年份+第XXX號匯中宜恒廠 BC+部門簡稱+字+年份+第XXX號3.2.3.3配貨站格式見SZ2100303沈陽配貨站 AP函年份(niánfèn)第XXX號蘭州配貨站 BP函年份(niánfèn)第XXX號鄭州配貨站 CP函年份(niánfèn)第XXX號重慶(zhòn qìn)配貨站 DP函年份第XXX號上海配貨站 EP函年份(niánf&#

9、232;n)第XXX號廣州配貨站 FP函年份第XXX號3.2.4聯(lián)合行文格式見SZ2100302的編號按主辦單位編號規(guī)那么編列。3.3字型、字體與間距標準3.3.1大標題：黑體二號加粗3.3.2小標題：黑體三號加粗3.3.3文檔號：宋體四號3.3.4正 文：宋體四號、小四號或五號3.3.5主題詞：黑體四號加粗3.3.6抄 送：宋體小四號3.3.7頁 碼：宋體五號3.3.8行間距：單倍行距3.3.9字間距：標準3.4公文用紙一般采用國際標準A4型(210mmx297mm)，左側(cè)裝訂，公文頁面上間距為20mm，下間距為15mm，左右間距均為25mm。3.5由于篇幅所限，發(fā)文單位標識等內(nèi)容與正文不能

10、在同一頁紙上出現(xiàn)的，應(yīng)于公文末頁第1-4行頂格處標識“此頁無正文 。3.6落款形式：發(fā)文單位空二行印制簽發(fā)人的職務(wù)、姓名，職務(wù)、姓名上方用頂劃線作簽字(qin zì)位置，發(fā)文單位名稱與簽發(fā)人職務(wù)、姓名之間相互對稱。簽發(fā)人職務(wù)、姓名下空一行標注發(fā)文年、月、日。3.7公文(gngwén)收尾包括主題詞、抄送、頁碼三局部(júbù)。3.7.1主題詞3.7.1.1為便于計算機檢索(jin su)和管理公文，文件應(yīng)包含主題詞。主題詞由類別詞和類屬詞兩局部(júbù)組成。3.7.1.2標引方法3.7.1.2.1一份文件的標引，除類別詞外最多

11、不超過5個主題詞。主題詞標在文件的抄送欄之上，頂格寫，每個主題詞之間空一格，。3.7.1.2.2標引順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內(nèi)容的詞，最后標反映文件形式的詞。3.7.1.2.3一份文件如有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進行標引，再對第二個主題內(nèi)容進行標引。3.7.1.2.4根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進行組配標引。3.7.2抄送單位：整個標注區(qū)域用二條等寬的平行實線作界線，平行實線的下面一條位于頁面上的最后一行。3.7.3頁碼：位于公文紙正面頁腳正中的位置，用阿拉伯數(shù)字標識：“第X頁 共X頁。4.0公文行文規(guī)那么4.1行文應(yīng)當確有必要，注重效用。4.2

12、行文關(guān)系根據(jù)隸屬(lìsh)關(guān)系和職權(quán)范圍確定。4.2.1屬于主管單位職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當直接(zhíji)報送主管單位處理，一般不得越級請示和報告。4.2.2屬于單位職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當由單位自行行文。非獨立運作部門未經(jīng)所屬中心/部門、分支機構(gòu)負責人簽批或授權(quán)(shòuquán)不得向外單位發(fā)文。4.3“請示(qngshì)應(yīng)當一文一事(yshì)；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應(yīng)當用抄送形式。“報告不得夾帶請示事項。4.4草擬公文應(yīng)注意以下事項：4.4.1符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的制度、規(guī)

13、定等，要切實可行并加以說明。4.4.2情況詳實，觀點明確，表達準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清晰，用詞標準，篇幅力求簡短。4.4.3公文應(yīng)當根據(jù)發(fā)文目的、發(fā)文單位職權(quán)、與主送單位的行文關(guān)系確定。4.4.4人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應(yīng)領(lǐng)先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當注明中文含義。日期應(yīng)具體到年、月、日。4.4.5結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、，第二層為“(一)，第三層為“1.，第四層為“(1)。4.4.6要求使用國家法定計量單位。4.4.7文內(nèi)使用非標準化簡稱，應(yīng)領(lǐng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當在第一次出現(xiàn)時注明中文含義。4.4.8公文中的數(shù)字(shùz

14、ì)，除日期、局部(júbù)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語及具有修辭色彩語句中作為(zuòwéi)詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其它應(yīng)使用阿拉伯數(shù)字。5.0發(fā)文辦理(bànl)流程5.1公司(n s)級公文5.1.1公司級公文由人力資源中心起草，統(tǒng)一格式并編號，公文反面由起草人、審核人及中心/部門負責人簽字確認，交簽發(fā)人簽發(fā)。5.1.2人力資源中心負責公文的編號、分發(fā)和登記。在印制公文前，復(fù)核審批簽發(fā)手續(xù)是否齊全、附件是否完整、格式是否標準，否那么不得下發(fā)。5.2中心/部門級公文5.2.1中心/部門單獨發(fā)文：屬中心/部門職權(quán)范

15、圍內(nèi)的事務(wù)，由相關(guān)中心責任人起草，由中心/部門負責人簽發(fā)：其中屬分管副總經(jīng)理權(quán)限的，必須由分管副總經(jīng)理簽發(fā)。 5.2.2中心/部門聯(lián)合發(fā)文；涉及其他單位職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，主辦中心/部門應(yīng)當與相關(guān)中心/部門聯(lián)合發(fā)文，并由主辦中心/部門起草，經(jīng)中心/部門審核后，交相關(guān)中心/部門共同簽發(fā)。5.2.2.1公文發(fā)布單位對以下情況承當責任：越權(quán)行文；公文內(nèi)容涉及其他中心/部門而未送交其他中心/部門會簽；與相關(guān)中心/部門未達成一致意見而自行發(fā)文；與現(xiàn)行制度或有關(guān)公文發(fā)生沖突：公文本身存在較大矛盾或失誤。5.2.2.2公文會簽單位對以下情況承當責任：越權(quán)審批；公文與現(xiàn)行制度或有關(guān)公文發(fā)生沖突；公文本身存在較大

16、矛盾或失誤。5.3總部各中心/部門向分支機構(gòu)發(fā)文應(yīng)嚴格遵循歸口管理原那么。5.3.1各中心/部門向市場管理部發(fā)文(f wén)，由營銷中心轉(zhuǎn)發(fā)。5.3.2各中心(zhngxn)/部門向生產(chǎn)廠、配貨站行文，由分管生產(chǎn)副總經(jīng)理簽批轉(zhuǎn)發(fā)。6.0收文辦理(bànl)流程 6.1各單位收到公文(gngwén)后，應(yīng)及時登記、傳達。6.2各單位收到公文后，應(yīng)當進行審核。重點為：是否應(yīng)由本單位辦理；是否符合(fúhé)行文規(guī)定；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定。6.3經(jīng)審核無誤的公文，應(yīng)及時提出擬辦意見送單位負責人批示或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上

17、部門辦理的，應(yīng)當明確主辦部門。6.4各單位對公文要及時傳達，特急件立即批復(fù)，急件當天批復(fù)，一般文件兩個工作日內(nèi)批復(fù)。確有困難的，應(yīng)及時向發(fā)文單位說明原因。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的公文，應(yīng)當及時退回發(fā)文單位并說明理由。6.5審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人簽字視為同意；沒有請示事項的，簽字表示閱知。6.6送單位負責人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，主辦人要負責催辦，做到緊急公文、重要公文跟蹤催辦，一般公文定期催辦。7.0公文歸檔及管理7.1公文發(fā)布完畢后，根據(jù)公司?檔案管理規(guī)定?和其他有關(guān)規(guī)定，發(fā)文部門應(yīng)及時存檔，個人不得保存公

18、文。公司級公文發(fā)布后原件由總經(jīng)理辦公室存檔。7.1.2中心/部門級公文發(fā)布后原件由中心/部門自行存檔。7.1.3分支機構(gòu)級公文發(fā)布后原件由分支機構(gòu)自行存檔。7.1.4聯(lián)合發(fā)布的公文，原件由主辦單位自行存檔。8.0其它(qít)8.1?協(xié)調(diào)(xiétiáo)便簽?格式(gé shi)見SZ2100304僅用于各中心/部門、分支機構(gòu)平級單位之間工作知會、協(xié)調(diào)(xiétiáo)往來，由各中心/部門、分支機構(gòu)自行編號、存檔。8.2總部各中心/部門以公司名義對外行文(xíngwén)，如業(yè)務(wù)致函、證明文書等統(tǒng)一使用公司信箋格式見